Ocenianie pracowników: jak to robić właściwie?

System oceniania jest to sposób zbierania informacji o pracownikach, umożliwiający zidentyfikowanie ich zachowań, warunkujących efektywność pracy oraz, wykorzystywania tych informacji do motywowania, a szerzej, do skutecznego zarządzania. Systematycznie przeprowadzany system oceny sprzyja rozwojowi pracowników, jak i całego przedsiębiorstwa. Pozwala wykryć i skorygować powstałe nieprawidłowości, a także motywuje do doskonalenia posiadanych umiejętności. 

Ocenianie pracowników powinno być systemowe i zorientowane na:

  • wizję pożądanych wzorców zachowań członków organizacji;
  • sformułowanie celów odsłaniających korzyści dla klientów i pracowników;
  • wizję zmian, które zamierza realizować przedsiębiorstwo;

Zapraszamy do lektury fragmentu  książki Budowanie zaangażowania

Ocena pracowników pełni trzy bardzo ważne funkcje w zarządzaniu personelem:

  • psychologiczną: dającą pracownikowi informację zwrotną o jego pracy;
  • ekonomiczną: zwiększającą wydajność pracownika w nachodzącym okresie;
  • organizacyjną: usprawniającą komunikację, procesy, poprzez planowanie i wprowadzanie zmian;
 Szkolenie Prowadzenie rozmów motywująco-rozwojowych 

Pamiętaj, że przedmiotem oceny pracowników są cechy, zachowania jak i osiągnięcia pracowników. Powinny być oparte na faktach, jak i na ciągłym monitorowaniu pracy, dzięki czemu można przygotować rzetelną ocenę dokonań pracowników. Niestety w rzeczywistości oceniający skupiają się na negatywach, a nie na sukcesach i pozytywach. Powoduje, to że rozmowy oceniające nie są lubiane przez pracowników.

Co zrobić, aby pracownicy nie obawiali się oceniania?

Kluczem do pozytywnego przebiegu i odbioru oceny pracowników jest przygotowanie. Oznacza to, że zawczasu muszą być przemyślane i określone cele do osiągnięcia oraz inne aspekty istotne dla firmy, przez które będą oceniane postawy i działania. Firma musi mieć pewność, że ludzie rozumieją kryteria oceny i wiedzą, czego się od nich oczekuje. W przeciwnym razie nie spełnią stawianych im wymagań. Współpracownicy powinni mieć umiejętność prowadzenia konstruktywnej krytyki, której celem jest progres związany z lepszym wykonywaniem działań i szansy, jaka wiąże się z kompetentnym ocenianiem ich pracy. Pracownicy powinni dostrzec szansę w rzetelnym feedbacku i podpowiedź związaną ze swoją aktywnością na przyszłość.

Przyzwyczajaj pracowników do oceny

Pracownicy muszą przywyknąć do poddawania się ocenie. Pomoże im w tym bieżące ocenianie i udzielanie informacji zwrotnej przez menedżera. Nie zaniedbuj tego obszaru, ponieważ może mieć to negatywne i długofalowe skutki w przyszłości. Codzienne odbieranie informacji zwrotnej powinno stać się mentalnym nawykiem. Buduje to otwarte i wartościowe relacje między pracownikami, a menadżerami i pozostałymi członkami zespołu. Kultura informacji zwrotnej jest fundamentem sukcesu np. w Netfix.

Określaj jasne cele, zasady i kryteria ocen

Tylko jasne, wszystkim znane i zaakceptowane zasady oraz cele sprzyjają ocenie. Jasność w tym obszarze jest nie do przecenienia. Zaniedbania w tym zakresie mogą spowodować poczucie zagrożenia i braku bezpieczeństwa. Przede wszystkim, jeśli pracownicy nie będą wiedzieli, dokąd mają zmierzać, trudno się spodziewać, aby tam doszli. Poza tym, mogą nawet nie zorientować się, że osiągnęli cel, jeżeli go nie znali, bądź jest on dla nich niezrozumiały, zbyt trudny, czy pozostający w sprzeczności z ich oczekiwaniami. Zaangażowanie w ocenę i wskazywanie zarówno mocnych, jak i słabych stron bez względu na ostateczny wydźwięk informacji zwrotnej to kluczowa kwestia.

 Szkolenie: Zarządzanie przez cele i wskaźniki 

Udzielaj konstruktywnych informacji zwrotnych

Ogólnikowe stwierdzenia typu „Narobiłeś zamieszania”, „Musisz jeszcze nad tym popracować”, i to padające wiele dni, czy tygodni po zdarzeniu, nie mają żadnej siły oddziaływania. Udzielanie informacji zwrotnych to sztuka, która warto opanować, pamiętając o tym, żeby informacja zwrotna nie mówiła więcej o nas, niż o samym pracowniku. Staraj się udzielać indywidualnych ocen pracowników, stosując formę 1 na 1. Personalizuj informacje w sposób najbardziej przystępny dla danej osoby i piastowanego przez nią stanowiska.

Angażuj pracowników do samooceny

Warto zaangażować pracowników w proces wytyczania celów i oceny ich wyników. Dzięki temu poznają je, lepiej zrozumieją i szybciej zaakceptują, jak również mogą je uznać za swoje. Zanim wydasz swoją opinię o sytuacji, zapytaj pracownika jak on widzi obszar o którym rozmawiacie, Być może dzięki temu lepiej zrozumiesz szerszy kontekst i wyzwania z którymi się mierzy i zmienisz swoją perspektywę.

Wciąż popularne oceny okresowe odchodzą do lamusa. Coraz częściej w zamian tego rodzaju narzędzi, stosuje się wspólne planowanie ścieżki rozwoju zawodowego. Zarówno pracownik, jak i menadżer ma swoją rolę w określaniu poszczególnych celów i obowiązków. Konsekwencją tej metody, jest nie tylko uwzględnianie celów przedsiębiorstwa, ale również zwrócenie uwagi na ważną rolę każdej osoby w funkcjonowaniu organizacji.

Podsumowanie

Mało kto lubi i chce być oceniany, z drugiej strony potrzebujemy oceny. Bez informacji zwrotnej o sobie nie jesteśmy w stanie rozwijać i zmieniać: siebie, działu, firmy. Oceniając bądź obiektywny i przygotowany. Koncentruj się na faktach, zagwarantuj poczucie bezpieczeństwa i zaangażuj pracownika w ten proces. Systematycznie przyzwyczajaj osoby zatrudnione w firmie do otrzymywania informacji zwrotnej. Wskaż korzyści i przedstaw je osobie ją otrzymującej.

Zapraszamy do lektury fragmentu  książki Budowanie zaangażowania

Maciej Sasin
trener, coach, konsultant rozwoju organizacji
Akademia Rozwoju Kompetencji
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk za zgodą autora.

lub

Drodzy Państwo,

realizujemy szkolenia i coachingi w formie ON-LINE, dzięki czemu nie musicie rezygnować z planów rozwojowych. Bezpiecznie Was wspieramy.

Zapraszamy do kontaktu.