Praca zdalna pomaga w zwiększaniu efektywności pracy, ale trzeba się jej nauczyć, jak każdej kompetencji ważnej w przyszłości. Praca zdalna, dobrze zoptymalizowana, może dać efekty w lepszym zarządzaniu czasem i koncentracji na zadaniu, przez ograniczenie niepotrzebnych rozpraszaczy. Artykuł dostarcza informacji z jakich narzędzi warto korzystać, aby pracować efektywniej, tak samodzielnie jak i w zespole.
Na naszej stronie powstaje przegląd i ranking rozwiązań do pracy zdalnej i zarządzania wiedzą w firmach MŚP. Zapraszamy do jego obserwowania, ponieważ będą systematycznie pojawiać się opisy aplikacji, środowisk pracy, które pomagają w zarządzaniu i rozwoju firmy.
Praca zdalna w środowisku biurowym Google i Microsoft
Wszystkie aplikacje, które znamy z Microsoft Office, są dostępne także w formule online i to bezpłatnie w Google Workspace (G suite), a w Microsoft w wersji płatnej Office 365. Do narzędzi Google mamy dostęp posiadając telefon na Androidzie lub przez przeglądarkę. Prezentacje, dokumenty, arkusze kalkulacyjne, konferencję, ankiety, ale także wiele innych przydatnych aplikacji możemy wykorzystywać zupełnie za darmo lub za opłatą w wersji rozszerzonej. Jest także wersja biznesowa G Suite, która daje jeszcze więcej możliwości w zakresie ilości przechowywanych danych, bezpieczeństwa i dodatkowych aplikacji.
Dzięki aplikacjom możliwe jest ograniczenie komunikacji mailowej, a przede wszystkim, sprawna komunikacja nawet z wykorzystaniem maila. Najważniejszą zaletą tych rozwiązań jest to, że komunikacja w zespole przebiega dużo płynniej, niż z wykorzystaniem maila i tradycyjnych dokumentów. W Google Docs można nawet prowadzić czat z osobami prowadzącymi pracę nad dokumentem.
Ważne jest zdecydować się na jedną środowisko pracy, aby pracować w maksymalnym komforcie. Jednakże Google Docs umożliwia łatwą konwersję plików z jednej do drugiej wersji.
Przykładowe działania, które można wykonywać wspólnie i zdalnie dzięki narzędziom pracy online:
- wspólne edytowanie, opiniowanie dokumentów takich jak umowy, oferty, prezentacje, plany, procesy, projekty, agendy, pomysły – można jednocześnie pracować na tym samym dokumencie, prowadzić wewnętrzny czat, komentować swoją pracę czy też delegować sobie zadania poprzez oznaczenie w dokumencie (powiadomienie przychodzi na mail)
- udostępnianie szablonów dla wszystkich pracowników – wszelkie aktualne szablony są udostępniane wszystkim pracownikom, dzięki czemu nie ma obaw o niekształcenie
- udostępnianie dokumentów poprzez linki – jeśli potrzebujemy się odwołać do innego dokumentu wystarczy wstawić link – nawet jeśli miejsce dokumentu się zmieni link nadal będzie aktywny – można dzięki temu zachować porządek na wspólnym dysku
- przechowywanie dużych plików bez konieczności ich przesyłania mailem, czy innymi narzędziami
- organizując spotkanie można w kalendarzu umieścić link do agendy i tworzyć w jednym miejscu podsumowania – możemy też zapraszać gości i sprawdzać ich dostępność w danym czasie
- raportowanie pracy – praca nad wspólnych dashboard’ach (tablicach wyników i postępów)
- tworzenie instrukcji pracy i udostępnianie ich zainteresowanym pracownikom
- zarządzanie wiedzą i informacją w organizacji
- zbieranie opinii poprzez ankiety online np. w kontekście organizowanej imprezy integracyjnej
Praca zdalna – wideokonferencje – spotkania online
Telekonferencje, wideokonferencje, webinaria z użyciem komunikatorów typu Skype, Zoom, Google Meet, a nawet smartfonów to narzędzia, które jeszcze nie zyskały dużej popularności. W pracy konsultanta bardzo często współpracuję w rozproszonym środowisku. Telekonferencja jest bardzo użytecznym narzędziem, które bywa bardziej efektywne niż spotkanie bezpośrednie, ponieważ ograniczenia techniczne i czasowe wymuszają na nas uporządkowanie rozmowy i koncentrację na celu. Co więcej, można ją zapisać i wrócić do niej po jakimś czasie.
Zastanów się, czy spotkanie online na najlepsze rozwiązanie – czasem lepiej, jeśli to fizycznie możliwe, zrobić spotkanie tradycyjne (gdy dotyczy konfliktów, relacji interpersonalnych, złożonych problemów), telekonferencję (kiedy spotkanie jest krótkie lub nie ma dostępu do dobrego łącza) czy też pracować asynchronicznie na wspólnych dokumentach.
Webinaria z kolei to forma szkolenia, która może być przydatna do przekazywania wiedzy merytorycznej i może być odtwarzana wielokrotnie przez wiele osób. Coraz więcej firm dociera do klientów poprzez tę właśnie formę sprzedaży usług. Webinaria są również stosowane do szkolenia pracowników.
Monitorowanie postępów pracy zdalnej i nie tylko
Jeżeli rozliczasz pracę swoją lub innych na podstawie przepracowanych godzin lub zlecasz komuś zadania w takim modelu – Harvest jest narzędziem rejestrującym czas, które pomoże zachować kontrolę nad czasem pracy. Możesz używać go również do monitorowania swoich aktywności w celu optymalizacji czasu jaki na nie przeznaczasz. Podobne narzędzie to Toggl. W aplikacji do zarządzania projektami Kanbanchii można monitorować czas spędzany nad zadaniem w projekcie i porównywać realnie spędzony czas z założonym. Zaczynając zadanie włączamy stoper, a przerywając je lub kończąc, zatrzymujemy go. System zlicza poświęcony czas na zadania.
Udostępnianie i nagrywanie ekranów
W pracy zdalnej, ale i nie tylko,warto korzystać z możliwości nagrywania z kamery+desktopu. Takie narzędzia przydają się do tworzenia filmów instruktażowych, dzielenia się wiedzą w organizacjach, np. w kontekście onboardingu i dzielenia się dobrymi praktykami.
Cloudapp działa w chmurze, więc po zakończeniu nagrywania, od razu mamy link do udostępnienia innym. Umożliwia prostą edycję video, nakładanie CTA czy podkreślanie ważnych elementów na ekranie. Warto rozważyć jeszcze Teamviewer w opcji desktopowej.
Lista zadań, kalendarz, notatki
Najlepiej posługiwać się jednym kalendarzem elektronicznym, który umożliwia planowanie wydarzeń, zadań i ustalanie priorytetów. Ważna jest także możliwość współdzielnia i kalendarza między sobą oraz tworzenia kontekstow dla różnego rodzaju spraw, po to, aby nie zaśmiecać sobie widoku.
Na przykład w kalendarzu Google można w danym wydarzeniu podpiąć pliki do Google Drive, umieścić miejsce spotkania i odeślę nas od razu do mapy Google, a jednocześnie jak będziemy mogli zaprosić kogoś na wideokonferencje. o takich wydarzeniach można informować wiele osób jednocześnie dodając ich wydarzenia w kalendarzu. dobrym rozwiązaniem jest również kolorystyczne oznaczanie różnego rodzaju typów wydarzeń umieszczonych w kalendarz, na przykład kolor żółty to mogą być wszystkie telefony do wykonania danego dnia.
W kalendarzu warto korzystać także z przypomnień, które, w szczególnie waznych kwestiach w zaprogramowanym czasie pojawiają się na desktopie lub na komórce.
Z kalendarzem warto zsynchronizować także swoje notatki. Generalnie, nasza pamięć jest zawodna i dobrze zapisywać każdy warty uwagi pomysł lub informację. Tak w kontekście konkretnego wydarzenia jak i rzeczy do zrobienia, ale przede wszystkim w kontekście ciekawych idei, które przychodzą nam do głowy przez często w nieoczekiwanym momencie.
Komunikatory w pracy zdalnej
W pracy zdalnej warto zwiększyć dostępność komunikacyjną poprzez zastosowanie komunikatorów typu Slack, Messenger, Teams, czy Discord popularny wśród graczy komputerowych.. Umożliwiają one komunikację w wydzielonym zakresie w tzw. pokojach. Można tam umieścić komunikację np. w kontekście imprezy integracyjnej, spraw biurowych, spotkań wewnętrznych, itp. Google Chat umożliwia w ramach czatu przydzielać sobie zadania i pliki, dzięki czemu można prowadzić mikro projekty.
Aplikacje do zarządzania osobistymi informacjami
Do zarządzania sobą w czasie i organizacji informacji warto używać takich aplikacji jak: polskie Nozbe, Remember The Milk, czy Evernote. Umożliwiają one agregowanie wszystkich ważnych dla nas informacji takich jak listy zadań, notatki, zdjęcia, zadania, projekty, plany, zakupy, itp. Są kombajnami do zarządzania potrzebnymi informacjami za pomocą zsynchronizowanych urządzeń laptop, tablet, smartfon.
Zarządzanie projektami z aplikacjami mobilnymi w pracy zdalnej
Oddzielna grupa aplikacje które pomagają nam w pracy zdalnej to te które służą do lepszego zarządzania projektami. Większość z tych narzędzi to tablice oparte o metodę kanban: takie jak Trello, Asana, Redmine, itp. pisaliśmy o tym w innym artykule więc powyżej daję tylko link do artykułu.
Generalnie aplikacje te służą do wspólnej pracy nad projektami, umożliwiając sprawną komunikację, delegowanie zadań, kreowanie pomysłów i zarządzanie listami zadań.
Tworzenie notatek głosowych zamienianych na tekst
Jedno z najprostszych, a bardzo skutecznych ułatwiających pracę funkcjonalności, jestem możliwość głosowego pisania notatek. W ten sposób można zaoszczędzić dużo czasu, pisząc treści nawet na komórce w jakimś notatniku a następnie przenosząc się do dokumentu właściwego. Można tutaj wykorzystać Google Keep lub pisać bezpośrednio w dokumentach Google, które można sobie zainstalować na komórce.
Asystent Google do Twoich usług
Asystent Google może znaleźć dla nas informacje w Internecie takie jak wskazówki dojazdu, piosenki, informacje pogodowe, czy po prostu odpowiedzi na zapytania. Przytrzymując dłużej przycisk główny smartfona możemy uzyskać dostęp do asystenta. to oprogramowanie cały czas się rozwija więc warto sięgać do niego i eksperymentować z nowymi funkcjami. Bardzo dobrze sprawdza się w trakcie jazdy samochodem, ponieważ nie trzeba zdejmować ręki z kierownicy na długo. Można wybrać numer telefonu, napisać głosowo SMS, czy też wybrać wskazówki dojazdu.
Pocket – aplikacja do gromadzenia artykułów znalezionych w sieci
Ciekawym narzędziem do zarządzania informacjami pozyskanymi z internetu jest aplikacja Pocket. Ma ona swoją wersję przeglądarkowa i na smartfona. Działanie aplikacji polega na tym, że czytając artykuł w sieci chcemy go zachować na przyszłość, klikamy przycisk w przeglądarce lub udostępnij w smartfonie i jest już on zapisany w naszej kieszonce. możemy otagować poszczególne artykuły i wracać do nich wtedy kiedy będziemy mieli w potrzebowali. W wersji na telefon jest także możliwość odsłuchiwania artykułów. Czytanie możliwe jest przez różnego rodzaju głosy, które możemy sobie sami wybrać. Automat czyta całkiem dobrym akcentowaniem, nawet w języku polskim
Aplikacje do tworzenia grafik
Dużą oszczędnością czasu dla amatorskich grafików jest tworzenie prostych grafik w programach Canva, czy Snappa, Działają one na zasadzie kopiuj – wklej, złap i upuść, w oparciu o tysiące szablonów dostępnych w aplikacji. można też tworzyć krótkie filmy z wykorzystaniem dostępnych tam fragmentów. Fajny przegląd programów do grafik znajdziesz w linku..
Pomiar czasu spędzonego w sieci
Jeśli chcemy dobrze zarządzać swoim czasem, warto abyśmy mierzyli czas spędzony w internecie i w aplikacjach smartfona. Programy do mierzenia aktywności w sieci pokażą nam gdzie tak naprawdę czas ucieka nam przez palce. wartością wylądować się z swoją prawdziwą obecnością w sieci bo często nie doceniamy tego, ile tam czasu spędzamy.
Wspólna kreatywna praca zdalna na wspólnej tablicy
Jamboard od Google umożliwia wspólną kreatywną pracę, dostępna online do współpracy w zespole. Bardzo fajne narzędzie z przyszłością, które na pewno będzie się rozwijać. Takich narzędzi można znaleźć więcej, np. Whiteboard od Microsoft, czy Miro oferująca różne ciekawe formaty prowadzenia spotkań i facylitacji.
Opaski fit do mierzenia aktywności ruchowej i snu
Warto także zainteresować się opaskami synchronizowanymi z aplikacjami na telefon komórkowy, które pozwolą nam monitorować aktywność fizyczną i jakość naszego snu. To dwa bardzo ważne aspekty wpływające na jakość naszego życia. Jeśli nie widzimy tego jak naprawdę się ruszamy w ciągu dnia i jak długo naprawdę śpimy oraz jaka jakość jest z tego snu, trudno motywować się do zmian.
Aplikacje do stosowania techniki pomodoro
Pomodoro to technika pracy, która pozwala utrzymać koncentrację na zadaniach. Pracuje się w rytmie około: 20 min. pracy / 5 min przerwy / 20 min. pracy / 5 minut przerwy/ 20 minut pracy/15 min. przerwy. W utrzymaniu tego rytmu pomaga nam aplikacja. Ten sposób myślenia warto dopasować jednak do siebie i swojej specyfiki pracy. Ważne jest, aby zarządzać pracą i zadaniami, dbając o przerwy.
Podsumowanie
Ten artykuł będzie cały czas uaktualniany o nowe narzędzia więc zachęcam do powrotu tutaj.
Maciej Sasin
Konsultant rozwoju organizacji
Założyciel firmy Akademia Rozwoju Kompetencji specjalizującej się w rozwoju organizacji. Autor książek Budowanie zaangażowania, Efektywny system pracy oraz Skuteczna sprzedaż. Pomaga firmom budować zaangażowanie pracowników.
