Specyfika pracy wirtualnych zespołów opisana została w artykule „Trudności w zarządzaniu zespołem rozproszonym”. W poniższym artykule znajdziecie praktyczne sposoby i narzędzia, które mają kluczowy wpływ na wzrost zaangażowania pracowników zespołów wirtualnych.
Relacja z pracownikami w zespołach rozproszonych
Czynnikiem, który istotnie wpływa na efektywność pracy i zaangażowanie pracowników jest bez wątpienia relacja jaka jest między nimi a menadżerem. Odpowiednio zbudowana daje możliwość na autentyczny feedback, sprzyja dzieleniu się pomysłami i zgłaszaniu trudności, którym można zawczasu zapobiec. Poznanie pracownika pozwala na dostosowanie sposobu motywacji i zaplanowania ścieżki rozwoju w firmie. Taki pracownik stanie się bardziej zaangażowany gdy będzie osobiście związany z zespołem i szefem, nawet gdy nie pracują w tym samym miejscu.
Szkolenie: Strategia budowania efektywnych zespołów PRO TEAM TOOLS
Zainwestowanie w budowanie i pielęgnowanie relacji w zespole rozproszonymi będzie wiązało się z jego sukcesem. Efekt ten można określić zdaniem: żaden z nas nie wie tyle, ile wiemy wszyscy razem. To, co możemy dostać od swojego zespołu, to bez wątpienia ich spostrzeżenia i pomysły. Warto jest je analizować na bieżąco i wykorzystywać. Wpływa to zdecydowanie na poziom zaangażowania pracowników i na ich poczucie udziału w projekcie.
Kontakt telefoniczny w zespołach rozproszonych
Rozmowa telefoniczna może stanowić formę okazania wsparcia, zainteresowania i sposób na motywowanie do osiągania postępów w pracy. Warto jest postawić na naturalność tego typu telefonów – może zdarzyć się sytuacja, że podczas jednego z nich dowiemy się więcej niż z kilku maili.
Zdarza się, że menedżerowie kontaktują się z pracownikami tylko gdy jest kryzys. Nie powinno się doprowadzić do sytuacji w której widok Twojego imienia na wyświetlaczu telefonu powoduje strach lub zdenerwowanie. Myśli typu “znowu czegoś chce”, “o kurde, zrobiłem coś źle” nie budzą emocji po których pracownik jest otwarty na rozmowę. Jeżeli zarządzasz zespołem rozproszonym, to częstość i rodzaj kontaktu są o wiele ważniejsze niż w przypadku zespołów stacjonarnych, gdzie relacja tworzy się nawet w kolejce po kawę. To samo poczucie przynależności, można wprowadzić z pracownikami pracującymi zdalnie.
Jak wykorzystać rozmowę telefoniczną do budowania zaangażowania:
- Zapytaj jak mija dzień lub czy potrzebują pomocy w jakimś zadaniu;
- Zapytaj: “Nad czym teraz pracujesz i czego ode mnie, w związku z tym, potrzebujesz?”;
- Poproś o konsultację swojego pomysłu, aby pracownik poczuł się ważny – zazwyczaj pyta się o opinię tylko tych osób, które są w pobliżu – przełam ten schemat;
- Jeśli wyznaczyłeś ważne zadanie, zadzwoń wcześniej i zapytaj jak idzie jego wykonanie – działaj zanim pojawi się potencjalne zagrożenie;
- Zadzwoń z gratulacjami lub podziękowaniem w kontekście większych, a nawet mniejszych sukcesów – to dużo bardziej skuteczna forma niż podziękowanie mailowe.
Wideokonferencje jako element budowania zaangażowania w zespołach rozproszonych
Kolejnym pomocnym narzędziem są wideorozmowy. Oczywistym atutem takiego rodzaju kontaktu jest zdecydowanie możliwość obserwowania reakcji i zachowania osoby, z którą rozmawiamy. Z mowy niewerbalnej można wyczytać więcej niż ze słów. Celem cyklicznych wideorozmów może być sprawozdanie – co zrobili od ostatniego spotkania, czego dokonali. Istotnym jest, aby pracownicy wiedzieli nawzajem o swoich działaniach i rezultatach. Wyeliminuje to sytuacje “domyślanie się” jaki wkład pracy wnoszą pracownicy w innych lokalizacjach oraz jego umniejszania przez pozostałych pracowników. Dodatkowo, rozmowy te stanowić mogą czynnik motywujący.
Czaty i komunikatory w pracy zdalnej
Czaty i komunikatory stały się nieodłącznym elementem pracy zdalnej. Nie zależnie, czy jest to bardziej rozbudowany Slack, czy zwykły Massenger, musimy zwracać uwagę na jakość komunikacji, która w tej formie jest bardzo skrótowa i dobrze się sprawdza do potwierdzania prostych informacji, przesyłania linków, niezobowiązującej rozmowy podtrzymującej relację, niż do omawiania złożonych zagadnień.
Wszelkie złożone kwestie, ale także te konfliktowe, warto omawiać w formie telefonicznej lub wideokonferencji. Skrótowe komunikaty na czacie mogą doprowadzić do nieporozumień i konfliktów, dbajmy o i jakość.
O komunikacji w formie mailowej, która również jest częścią pracy zdalnej pisaliśmy też w artykule o komunikacji w organizacji.
Feedback w zespołach rozproszonych
Zdarzają się zespoły, w których feedback oparty jest jedynie na negatywnych lub neutralnych informacjach. Maile zwrotne np. na przesłany raport polegają na stwierdzeniu “ok”, wskazywaniu braków lub wytykaniu błędów, które się w nim pojawiły. Zbudowanie informacji zwrotnej, która byłaby bardziej personalna zajmuje praktycznie tyle samo czasu co klasyczna odpowiedź “ok”, “przyjąłem”. Wystarczy dodać zdanie odnoszące się bezpośrednio do działań, efektów, podejścia osoby, która przesłała nam ten raport. Przykładami tego typu informacji zwrotnych może być “gratuluje pomysłu”, “bardzo przejrzyste sprawozdanie” lub “trafne uwagi, dziękuję za zaangażowanie”. Warto jest doceniać wykonane zadania, nawet gdy są one typowe dla danego stanowiska. Powoduje na uruchomienie łańcucha zdarzeń, w którym feedback wpływa na satysfakcję z pracy, satysfakcja na zaangażowanie, a zaangażowanie na efektywność. Pracownik, którego pochwalimy za spostrzegawczość w sporządzonym raporcie, będzie miał poczucie docenienia i dobrze wykonanej pracy. W kolejnych zadaniach będzie używał spostrzegawczości jako swojej mocnej strony, ponieważ została ona zauważona i zaowocowała pozytywnym feedbackiem.
Wspólne dokumenty – konsultacje pomysłów w zespołach rozproszonych
Sposobem na ulepszenie współpracy w zespołach rozproszonych i zbudowanie zaangażowania może być tworzenie wspólnych dokumentów zawieszonych na chmurze. Umieszczenie ogólnodostępnego pliku, w którym zbierane są potencjalne rozwiązania dotyczące wspólnie realizowanego projektu lub choćby imprezy integracyjnej. Wszyscy członkowie zespołu mogą je komentować, modyfikować i omawiać. Możesz być moderatorem tego pliku, zapraszać współpracowników do wypowiedzi na temat zaproponowanych pomysłów. Tutaj też, tak jak w przypadku maili, liczy się szybkość reagowania. Pamiętaj by odpowiadać na bieżąco. Brak reakcji na maile jak i na pomysły może być odebrany jako brak zainteresowania.
Checklista Remote Work Tools
Poniżej znajdziesz checklistę obszarów, o które warto zadbać w trakcie wdrażania pracy zdalnej:
RIGHT PEOPLE – właściwi ludzie – odpowiedzialni i proaktywni
Engagement – zarządzanie w pracy zdalnej powinno być jeszcze mocniej angażujące
Meetings online & offline – prowadzenie efektywnych i angażujących spotkań
Online tools – wybór narzędzi do pracy zdalnej ułatwiający współpracę
Time management – zarządzanie sobą w czasie home office
E-learning – dostarczenie niezbędnej wiedzy w sposób zdalny
Wide open communication – ciągła i szybka komunikacja z pracownikami
On goals focused – koncentracja na celu i zadaniach, a nie na czasie pracy
Responsibility – budowanie poczucia odpowiedzialności u członków zespołu
Key metrics – opomiarowanie pracy zdalnej
Transparency – budowanie transparentnej organizacji w oparciu o jasne zasady pracy i współpracy
Openness – otwartość na zmiany i informację zwrotną
Ownership – budowanie poczucia odpowiedzialności za obszar pracy
Lessons learned – nieustanne uczenie się z doświadczeń
Social needs – dbanie o potrzebę przynależności członków zespołu
Podsumowanie
Pracownik działający zdalnie będzie zaangażowany jeżeli poczuje, że jest częścią realizowanego projektu i przyczynia się do kreowania swojego miejsca pracy oraz funkcjonowania całego zespołu.
Kluczem do zaangażowania pracowników zespołów wirtualnych jest relacja, rozumiana jako częstotliwość i forma kontaktu. Czyli parafrazując Adele Faber: należy przeanalizować jak mówić do pracowników, żeby nas słuchali, jak słuchać, żeby pracownicy do nas mówili.
Zapraszamy do lektury fragmentu książki Budowanie zaangażowania
Joanna Tymczyj
Asystent ds. marketingu i sprzedaży
Redakcja: Maciej Sasin
Akademia Rozwoju Kompetencji
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk za zgodą autora
