• Home
  • Czytelnia
  • Rola checklisty w zwiększaniu efektywności i lepszej organizacji pracy

Rola checklisty w zwiększaniu efektywności i lepszej organizacji pracy

checklista w biznesie

Jak zwiększyć skuteczność działań, będąc pod presją czasu? Wykorzystując checklisty! Pierwsze zastosowanie checklist przypisuje się lotnictwu, które zaczęło je stosować w sytuacjach awaryjnych i kryzysowych, zapobiegając możliwym wypadkom. Kiedy pilot samolotu zauważa świecące się kontrolki ostrzegawcze lub wykonuje czynności rutynowe w trakcie lotu, korzysta z checklist napisanych specjalnie na te okoliczności. Od odpowiedniego zachowania zależy bezpieczeństwo pasażerów – w checklistach piloci znajdują konkretne wskazówki, jak postępować w ważnych sytuacjach.

Checklista jest przydatna wszędzie tam, gdzie robimy coś ważnego i nie chcemy pominąć żadnego z obszarów działań. Sprawdza się także kiedy opracowujemy proces optymalnego postępowania. Dobrym sposobem na zastosowanie checklisty, jest sprawdzenie siebie w obszarach, nad którymi aktualnie pracujemy, a chcesz mieć pewność, że nie pominąłeś/aś żadnego ważnego aspektu w danym kontekście.

checklisty dla biznesu
Ebook do nabycia w naszym sklepie

Checklisty powstają na bazie doświadczeń: dobrych i tych złych. Dają możliwość usystematyzowania złożonych obszarów wiedzy i umiejętności. Checklisty koncentrują się na kluczowych aspektach danego problemu, a nie są szczegółowymi instrukcjami postępowania. Rzucają światło tam, gdzie należy skierować uwagę w danym kontekście.

Checklisty przydają się szczególnie wtedy, kiedy musimy w dość krótkim czasie zająć się złożoną czynnością, na przykład zaplanować strategię sprzedażową lub strategię budowania zaangażowania pracowników, i chcemy uwzględnić wszystkie ważne obszary. Mają zastosowanie także do bardziej rutynowych zadań, takich jak prowadzenie spotkań, wystąpień publicznych czy telemarketingu. Zaletą korzystania z checklist jest koncentracja na ważnych aspektach obszaru, nad którym aktualnie pracujemy, z praktycznej i strategicznej perspektywy. Checklisty to narzędzia do zadań specjalnych :-).

Checklisty jako narzędzie zarządzania i dzielenia się wiedzą

Checklisty są ważnym narzędziem wspierającym w rozwoju firmy w zarządzaniu wiedzą i procesami. Warto pomyśleć o stworzeniu w firmie księgi standardów i checklist, które zebrane w jednym miejscu będą służyć jako podpowiedź pracownikom w realizacji codziennych zadań, usprawniania procesów wewnętrznych czy upowszechniania wiedzy organizacyjnej. 

W jakich kontekstach warto robić checklisty:
  1. Kiedy chcesz zamodelować wykonywanie konkretnych działań w organizacji, np: zasady rezerwowania hoteli, standard obsługi klienta, proces realizacji usługi serwisowej.
  2. Chcesz uniknąć wielokrotnego popełniania tych samych błędów, powtarzania czynności, marnotrawstwa wynikającego z nieoptymalnego wykonywania pracy.
  3. Zależy ci na popełnieniu jak najmniejszej ilości błędów: audyt, pakowanie wysyłki, przekazywanie dużej ilości dokumentów (odbiory), tworzenie umów, przygotowanie ofert.
  4. Istnieje ryzyko pominięcia ważnych aspektów wykonywanych działań wpływających na bezpieczeństwo, np. w trakcie przeglądu i naprawy samochodu, przygotowania się na wyjazd zagraniczny, tworzenia złożonej oferty, przygotowywanie projektu.
  5. Gdy czynność wykonujesz niezbyt często i nie są to dla ciebie rutynowe zadania, np. rozmowy kwalifikacyjne, wdrożenie pracownika, wyjazd na targi, organizacja konferencji, szkolenia, okresowe czynności takie jak przeglądy.
  6. Tam gdzie masz do zrealizowania zadania wieloetapowe, składające się z licznych szczegółów, takie jak: kampanie sprzedażowe i marketingowe, projekty budowlane, organizację imprez.
  7. Kiedy zrealizowałeś/aś projekt pierwszy raz i wiesz, że za jakiś czas będziesz realizować podobny, jak najszybciej wyciągnij z niego lekcje – stwórz na jego bazie opis optymalnych kroków do jego ponownej realizacji w przyszłości.
  8. Uczysz się nowych umiejętności i chcesz zweryfikować poprawność ich wykonania.
  9. Kiedy chcesz delegować zadanie, przeprowadzić instruktaż, warto przygotować checklistę dla współpracownika – nie będzie potrzeby powtarzania procesu uczenia zbyt wiele razy – ona ciebie wyręczy.
  10. Kiedy wyjeżdżasz w teren, na serwis i chcesz mieć pewność, że masz wszystkie dokumenty i  narzędzia spakowane, aby móc wykonać pracę na miejscu.
  11. Do sprawdzenia siebie w jakimś obszarze w trakcie projektowania, określania wymagań, tworzenia standardów pracy, procesów, itp.
  12. Tworząc checklisty  staraj się zachować chronologię kroków optymalnego postępowania realizującego zadania.
  13. Stosuj checklisty do momentu w którym opanujesz daną czynność, umiejętność, proces lub wtedy, kiedy działasz pod wpływem stresu i presją czasu.
  14. Cały czas optymalizuj checklisty wraz z nabywanym doświadczeniem, rozwojem firmy czy zmianami w procesach.

Roli checklisty nie da się przecenić – ratują życie, oszczędzają czas, porządkują wiedzę, poprawiają jakość produkcji. Warto się zaprzyjaźnić z checklistami i znajdować zastosowanie dla nich tam, gdzie zależy nam na produktywnosci.

Maciej Sasin

Konsultant rozwoju organizacji. Założyciel firmy Akademia Rozwoju Kompetencji specjalizującej się w rozwoju organizacji. Rozwojem organizacji zajmuje się od 15 lat. Autor książek Budowanie zaangażowania, Efektywny system pracy oraz Skuteczna sprzedaż. Model, który zwiększy Twoje zyski. Pomagam firmom budować zaangażowanie pracowników.