Delegowanie zadań – kilka praktycznych porad

Wskazówki dotyczące delegowania zadań pracownikom

Delegowanie zadań to jedno z najważniejszych narzędzi, którym dysponuje menadżer. Nieumiejętne jego wykorzystywanie, prowadzi do spadku efektywności całego zespołu, a przede wszystkim, zmusza jego samego do wytężonej pracy…

Podział obowiązków przez umiejętne delegowanie zadań

Delegowanie zadań to dzielenie się odpowiedzialnością menadżera z pracownikami. Ten kto tego nie potrafi, zawsze będzie spóźniony, a jego pracownicy nigdy nie dojrzeją do samodzielnej pracy. Doprowadzić to może do tego, że na każdym kroku będą się oglądać na menadżera. Prędzej, czy później będą się pytać o wszystko, przez co oduczą się samodzielnego myślenia. Oczywiście taki menadżer będzie się czuł niezbędny w firmie i dziale w którym pracuje. Aby skutecznie zarządzać zespołem i wykorzystywać w pełni jego potencjał, menedżer musi umiejętnie delegować zadania. Oto kilka praktycznych porad w tym zakresie.

Delegowanie zadań na spotkaniu

efektywne prowadzenie spotkań offline i online
Wszystko czego potrzebujesz o spotkaniach

Spotkania zespołu często nie kończą się efektywnie, ponieważ brakuje na nich dookreślenia zadań, delegowania ich, a następnie sprawnego monitoringu wspólnie ustalonych decyzji i działań. To sprawia, że sprawy zespołowe nie idą do przodu i rozwlekają się do granic możliwości. Warto pamiętać o tym, że każde spotkanie powinno się zakończyć ustaleniem: co ma być zrobione, kto ma to zrobić i na kiedy ma być zrobione, a następnie monitorować efekty wypracowanych decyzji.

Matryca delegowania i możliwości podejmowania decyzji przez pracownika

 Szkolenie: Zarządzanie przez cele i wskaźniki 

W zależności od sytuacji, czyli potencjalnego wpływu na biznes i ryzyka podejmowanej decyzji można wyróżnić 4 możliwości zabezpieczania się przed potencjalnymi błędami pracowników, nie zawsze gotowych do podjęcia odpowiedzialności za decyzje. Warto określić pracownikowi ramy w których:

  1. Pracownik może podejmować samodzielne decyzje,
  2. Pracownik może podejmować samodzielne decyzje, ale poinformować o niej managera
  3. Pracownik może podejmować decyzje, ale najpierw powinien się skonsultować z managerem lub mentorem
  4. Pracownik nie może podejmować decyzji.

Z czasem, z rozwojem kompetencji pracownika możliwość samodzielnego podejmowania decyzji w coraz ważniejszych kwestiach i obarczonych ryzykiem, powinna być rozszerzana.

Deleguj tak wcześnie, jak to możliwe!

Nie zwlekaj z informacją o wykonaniu zadania. Im szybciej poinformujesz pracownika, tym będziesz miał większe szanse na jego realizację. Nie przechowuj zadań w szufladzie, czy w swojej głowie. Dziel się nimi jak najszybciej. Jest to jedna z podstawowych zasad zarządzania czasem: to co można zlecić, należy bezzwłocznie przekazać do realizacji.

Tu znajdziesz narzędzia do delegowania zadań

Stosuj buforowanie

Im większy bufor ustalisz, tym większe prawdopodobieństwo, że zadanie będzie wykonane w terminie lub przed nim. Jeśli zadanie ma być zrobione na wtorek, jeśli jest to możliwe, poinformuj pracownika, że zadanie jest na piątek. Będziesz miał odpowiedni czas na poprawki i opanowanie występowanie sytuacji kryzysowych.

Deleguj odpowiednio do zdolności i możliwości pracowników

Z mojego doświadczenia wynika, że rzucanie na głęboką wodę to nie jest dobry pomysł. Czasem się sprawdza, to fakt, ale ryzyko jest za duże. Unikaj eksperymentów, przekazując zadanie osobom z odpowiednimi kompetencjami. Nie zarzucaj pracowników zadaniami ponad ich fizyczne możliwości. W ten sposób doprowadzisz tylko do niepotrzebnych napięć, pomyłek lub zaniedbań.

podcast o rozwoju firmy i biznesie
Posłuchaj podcastu dla przedsiębiorców i managerów

Delegując bierz pod uwagę aspekty motywacyjne i rozwojowe

Delegowane to świetny sposób na rozwijanie pracowników, ograniczanie możliwości wypalenia zawodowego, jak również, utrzymywanie motywacji na wysokim poziomie. Niestety, część menedżerów dzieli przekonanie, że tylko oni poradzą sobie z trudnymi zadaniami, więc nie angażują innych. Niektórzy kierownicy przechowują swoje zadania w głowie, czekając aż ich pomysł się dookreśli. Jest to często popełniany błąd: menedżer czeka, aż sam wymyśli wszystkie rozwiązania, a pracownik tylko je biernie wykona. W ten sposób nie w pełni wykorzystuje się potencjał pracownika i nie rozwija jego potencjału.

Zaangażuj pracownika

Pytaj jakie on ma pomysły, jakie widzi zagrożenia, co zrobiłby inaczej. Konsultowanie zwiększa zaangażowanie i kreatywność. Jest elementem budowania partnerskiej relacji. Doceniaj i wspieraj zaangażowanie w projekt, czy zadanie. czytaj więcej o rozwoju pracowników.

 Szkolenie: Strategia budowania zaangażowania pracowników PRO ACTIVE TOOLS 

Sprawdzaj jak pracownik zrozumiał zadanie

W delegowaniu zadań kluczowe jest to, jak pracownik je odebrał. Nie licz na to, że Twoje intencje będą zrozumiane w 100%. Aby uniknąć nieporozumień i rozczarowań, możesz zastosować jeden prosty zabieg: poproś pracownika, aby powiedział swoimi słowami, jak widzi wykonanie zadania. Oszczędzisz wydatkowanie swojej energii, na błędy wynikające z natury komunikacji.

Ustal sposób i częstotliwość monitorowania wykonania zadania

Bez tego elementu zadanie może nie być wykonane w zadowalający sposób. Jeśli nie będziesz monitorował, możesz utracić kontrolę nad terminami i jakością. Monitorując pracownika utrzymujesz również jego motywację – nie odkłada zadania na ostatnią chwilę, ale wie, że musi rozłożyć je w czasie.

 Szkolenie Zarządzanie zespołem 

Wyjaśnij nadrzędny sens zadania

Mało kto lubi robić rzeczy bez znaczenia. Menedżerowie często zapominają o tym, aby przedstawić jasny cel, intencję zlecanych działań. Niektóre zadania nie są motywujące. Często jest to tzw. „brudna robota”, którą ktoś jednak musi to zrobić. Wtedy szczególnie ważne jest wyjaśnienie „wyższego celu” działania. Daje to motywację i ochotę do działania do wydajniejszego działania.

W tym zakresie warto zainspirować się ideą Simona Sineka, który pisze, że warto zaczynać swoją aktywność od „Dlaczego?”, a w następnej kolejności szukać „co?”, a na końcu dopiero odpowiadać na pytanie „jak?”. Niestety, wielu managerów w tym względzie zaczyna od „co” lub „jak”, pomijając aspekt „dlaczego?”.

Nie zapomnij o wsparciu w rozwiązywaniu trudności

Niektóre zadania mogą budzić lęk pracownika. To naturalna obawa przed nieznanym. Pokaż, że w razie trudności pracownik może na Ciebie liczyć, zapisz pracownika na szkolenie lub udostępnij możliwość coachingu lub mentoringu.. W ten sposób ograniczysz stres, który może blokować efektywne wykonanie zadania.

Nie zapomnij uczcić sukcesu pracownika

Po wykonaniu zadania i zweryfikowaniu jego jakości, pracownikowi należy się informacja zwrotna, podziękowanie i zmotywowanie go do pracy w przyszłości. Jest to pole częstych zaniedbań, dlatego właśnie nie można zapominać o potrzebie pracownika, jaką jest zauważenie jego wkładu w pracę. Oczywiście, wszystko zależy od poziomu trudności zadania, ale nigdy nie należy odbierać sobie możliwości zmotywowania pracownika, a pracownikowi poczucia dumy ze swoich dokonań.

Zapraszamy do lektury fragmentu  książki Budowanie zaangażowania

W celu zapoznania się z naszą ofertą, zapraszamy Państwa do kontaktu telefonicznego lub klikając na poniższy formularz zgłoszeniowy:

lub

Maciej Sasin
trener, coach, konsultant rozwoju organizacji
Akademia Rozwoju Kompetencji
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk za zgodą autora