Efektywne spotkania zespołowe

Dążąc do rozwoju firmy, prowadzisz regularne spotkania zespołowe, jednak twoi pracownicy wydają się być mało zainteresowani tematem lub niezbyt często uczestniczą w organizowanych zebraniach. Czasem zauważasz brak zaangażowania, ziewnięcia lub inne przejawy ukrywanego znudzenia, jednak nie jesteś pewien jak temu zapobiec. Szukasz rozwiązania i praktycznych wskazówek, które pozwolą na zwiększenie efektywności zebrań w Twojej firmie? Ten artykuł jest dla Ciebie.

Prowadzenie spotkań nie musi być nudne. Zabierz swój zespół w kosmos:) Osiągaj ponadprzeciętne rezultaty na spotkaniach dzięki zastosowaniu modelu Pro Meeting Tools, do którego opracowałem metaforą statku kosmicznego, który zabiera uczestników spotkania na zupełnie inną orbitę, dającą inną, szerszą perspektywę.

Pro Meeting Tools to uporządkowana koncepcja zarządzania spotkaniami obejmująca trzy etapy::

Przed spotkaniem:

✅ End in mind – zaczynaj spotkanie z wizją jego końca
✅ Preparing – odpowiednio przygotuj agendę
✅ Tea & coffee – zadbaj o odpowiedni catering

W trakcie spotkania:

✅ Opening agenda – zacznij spotkanie od określenia agendy i celów spotkania
✅ Roles & rules – na spotkaniu ustal jasne zasady i przypisz role poszczególnym uczestnikom
✅ Motivation – zadbaj o motywację uczestników spotkania
✅ Engaging – angażuj uczestników spotkania
✅ Timing – pilnuj czasu i agendy spotkania
✅ Intervals – zadbaj o odpowiednie przerwy w trakcie spotkań
✅ No to killing idea – zadbaj o taki przebieg spotkania, aby nie blokować kreatywności
✅ Group thinking methods – stosuj metody wspierające pracę grupową
✅ Openness to conflict – umiejętnie zarządzaj konfliktami interesów na spotkaniu

Po spotkaniu:

✅ Overview – rób krótkie podsumowania w trakcie spotkania i na koniec
✅ List To Do – zakończ spotkanie listą rzeczy do zrobienia
✅ Synergy – zadbaj o synergię wszystkich elementów

efektywne spotkania firmowe
Koncepcja modelu Pro Meeting Tools Maciej Sasin

Rola spotkań zespołowych w firmie

Zebrania zespołowe zazwyczaj organizowane są ze względu na podjęcie ważnej decyzji, próbę rozwiązania problemu, poinformowanie pracowników o nowych działaniach lub przebiegu aktualnych. Możliwość uczestnictwa w takim spotkaniu pozwala na wyrażenie swojego zdania na dany temat, przeprowadzenia burzy mózgów, przedstawienia sugestii i pomysłów, odnośnie danego projektu lub planów rozwojowych. Intensywniejsze zebrania są zazwyczaj przeprowadzane wśród grup projektowych, stworzonych na czas przebiegu biznesowego konceptu.

efektywne prowadzenie spotkań offline i online
Jedyny podręcznik prowadzenia spotkań jakiego potrzebujesz

Z drugiej strony zebrania stałych zespołów w dobrej kulturze organizacyjnej firmy odbywają są cyklicznie w różnych odstępach czasu. Charakter przeprowadzonego spotkania zależy nie tylko od tematu, ale również specyfiki funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zazwyczaj nudne, nieudane narady wynikają z kilku podstawowych błędów, na które warto zwrócić uwagę. Oto kilka porad jak im przeciwdziałać.

Przedstaw sprecyzowany, zrozumiały dla pracowników cel spotkania

Jeśli planujesz zebranie, warto byś objaśnił cel jego uczestnikom. To pozwoli na wstępne merytoryczne przygotowania. Jeśli jest to nowy temat, uczestnicy mogą przyjść już z gotowymi pomysłami lub otwartymi umysłami do wspólnej burzy mózgów. Jeśli jest to kolejne spotkanie, informacja o temacie pozwoli im na przygotowanie analizy dotychczasowych działań lub podsumowania. Na początku przedstaw cel i powód oraz oczekiwany wynik spotkania i pilnuj, aby nie odbiegać od niego w trakcie dyskusji.

Szkolenie: Efektywne prowadzenie spotkań zespołowych
Checklisty. do zarządzania

Odpowiednio dobierz uczestników spotkania zespołowego

Zapraszając na spotkanie osoby, które niekoniecznie są związane z tematem marnujemy ich czas i spowalniamy pracę zespołu. Dobierając uczestników zwróć uwagę na ich związek z podejmowanym tematem oraz to, co mogą wnieść do przeprowadzonej dyskusji. Skieruj swoją uwagę również na typy osobowościowe, jakie mają uczestniczyć w dyskusji. Jeśli znasz dobrze swoich pracowników, wiesz jak monitorować przebieg rozmowy, tak by każdy miał szansę się w niej udzielać bez zbędnych komplikacji.

Poznaj naszą strategię przygotowywania i prowadzenia spotkań zespołowych:

Przystosuj miejsce do przeprowadzenia zebrania zespołu

Zbyt mała liczba krzeseł, złe usytuowania i słaba akustyka pomieszczenia może negatywnie wpłynąć na przebieg spotkania. Pamiętaj o tym, by znalazło się miejsce dla każdego z uczestników, sprawdź również czy osoby siedzące w oddaleniu będą dobrze słyszeć Twoje wypowiedzi. Nie izoluj, pozwól na swobodną interakcję, ale również nie usadzaj osób w ciasnocie, gdyż każdy posiada swoją indywidualną przestrzeń, którą niekoniecznie chciałaby naruszać w towarzystwie siedzącej bardzo blisko osoby. Zwróć uwagę na to czy w pomieszczeniu znajduje się stół, czy uczestnicy mogą swobodnie notować informacje ważne do zapamiętania. Jeśli cel spotkania wiąże się z przedstawieniem wyników lub innych ekspertyz, zaopatrz się w rzutnik lub tablicę, na której będziesz mógł prezentować treści.

Szkolenie: Efektywne prowadzenie spotkań zespołowych

Zbuduj autorytet przed słuchaczami

Za przebieg przeprowadzonego zebrania odpowiada nie tylko cała grupa ale przede wszystkim osoba przeprowadzająca zebranie. Jeśli nie jesteś osobą doświadczoną, poproś eksperta o wsparcie z zakresu wystąpień publicznych i prowadzenia spotkań zespołowych. Coaching również sprzyja rozwijaniu swoich umiejętności autoprezentacji oraz pewności siebie.

Zbuduj przestrzeń do wymiany poglądów, zadbaj o dynamikę spotkania zespołowego

podcast o rozwoju firmy i biznesie
Podcast dla przedsiębiorców i managerów

Dobrze przeprowadzone spotkania sprzyjają polepszeniu komunikacji w grupie, również przekazywaniu informacji pomiędzy menadżerami, a pracownikami. Stąd poprzez dobre monitorowanie, budowanie przestrzeni, w której każdy będzie mógł wyrazić swoją opinię doceniamy każdego z pracowników i pokazujemy, że ich zdanie liczy się w rozwoju firmy, zyskując tym samym ich lojalność. Jeśli uczestnicy nie znają się, poświęć chwilę by przedstawić każdego, taki zabieg pozwala na swobodę, zmniejszając tym samym poczucie wyobcowania członków nowo utworzonej grupy. Tego typu działanie zwiększa świadomość wpływu na sytuację przedsiębiorstwa oraz integrację z wyznaczonym celem, misją firmy. Co najważniejsze: wzajemne motywowanie się i inspirowanie powinno być częścią efektywnych spotkań biznesowych, dlatego tak ważne jest zbudowanie pozytywnej atmosfery.

Szkolenie: Efektywne prowadzenie spotkań zespołowych

Przeszkody: często uczestnicy niechętnie wyrażają swój głos, gdyż dotychczas mogli być niedoceniani lub obawiają się opinii ze strony całego zespołu lub zwierzchnictwa. Dając im przestrzeń do wypowiedzi oraz wsłuchując się w ich zdanie zdobywasz zaufanie, które pozwala podnieść poziom dyskusji. Dzięki szczerości i zaufaniu uzyskujemy niezbędne wskazówki, a czasami wysłuchujemy ciekawych pomysłów.

Określ ramy czasowe przebiegu spotkania i dbaj o ich przestrzeganie

Spóźniając się na spotkanie ukazujemy brak szacunku dla uczestników, sytuacja wygląda podobnie ze strony przeciwnej, dlatego w łagodny, aczkolwiek stanowczy sposób oczekuj punktualności, wyjaśniając że masz na uwadze czas uczestników oraz swój. Przeciągane spotkania zazwyczaj powodują nerwowe zerkanie w zegarek oraz brak skupienia, dlatego zawsze staraj się zmieścić w czasie. Przed zebraniem przygotuj się, tworząc ramy czasowe, w których znajdzie się czas na objaśnienie tematu, przestrzeń do dyskusji oraz podsumowanie. Pilnuj czasu, gdy temat schodzi z zamierzonego kursu, podsumuj i wracaj do tematu, mając na względzie upływ czasu.

Konflikt w trakcie spotkania zespołowego

Nawet w różnorodnej, najbardziej zgranej grupie może pojawić się sytuacja konfliktowa. Zjawisko konfliktu wiąże się również z naturalnym procesem powstawania grup formalnych i nieformalnych. Jako menadżer pełnisz rolę osoby monitorującej taką sytuacje. Jeśli wśród uczestników wystąpi otwarta różnica zdań nie przejmuj się – każdy konflikt można efektywnie przekuć na zrozumienie i pozytywne wnioski, kwestia przeprowadzenia tego w sposób rozsądny. W razie konfliktu pomiędzy członkami grupy – zachowaj dystans, utrzymując spokojny i stanowczy ton wypowiedzi.

Szkolenie: Efektywne prowadzenie spotkań zespołowych

Czasem warto otrząsnąć grupę z emocji przypominając o celu spotkania oraz oczekiwaniach ze strony firmy. W występującym konflikcie nie dopuszczaj by osoby mówiły o nieobecnych uczestnikach. Jeśli sprawa jest na tyle poważna, zorganizuj osobne spotkanie lub skorzystaj ze szkolenia, pozwalającego na usprawnienie komunikacji oraz rozwiązywanie sytuacji konfliktowych w grupie. W innych przypadkach, bardziej łagodnych przypadkach dyskusji skup się na rozwiązaniach, a nie problemach, zachęcaj uczestników do poszukiwania korzystnych dla zespołu opcji.

Na sam koniec zebrania…

Po każdym zebraniu poświęć kilka minut na jego ocenę i autorefleksję podejmowanych działań. Dzięki temu doskonalisz swoje umiejętności i wiesz jakie poprawki wprowadzić przy kolejnym zebraniu. Na koniec spotkania pytaj uczestników czego by oczekiwali na następnych, co pozwoliłaby im na osiągnięcia większego zaangażowania z ich strony i jak wyobrażają sobie kolejne zebrania.

Jakie spotkania w firmie warto realizować?

Patrick Lencioni sugeruje, aby w organizacjach wprowadzić rytm 4 rodzajów spotkań, które różnią się od siebie omawianymi obszarami, a które mają znaczący wpływ na jakość komunikacji rozwój organizacji w zgodzie z jej strategicznymi celami. Pozwalają one utrzymać rytm życia organizacyjnego i uwagę na kluczowych kwestiach. Są to spotkania w formie:

  • codziennej odprawy
  • taktycznego spotkania tygodniowego 
  • comiesięczne spotkania strategiczne
  • kwartalne spotkania wyjazdowe

Ja do tego dodaję spotkania roczne jak i okazjonalne, na które może pojawić zapotrzebowanie w zespole. 

Briefing, codzienna odprawa

Codzienna odprawa –  5 – 15 minutowe spotkania mające na celu wymianę kluczowych informacji i informowanie o bieżących wydarzeniach jak najbliżej miejsca pracy. Omówienie także wydarzeń z poprzedniego dnia. Nie są one wymagane w każdej specyfice pracy,  ale  są one potrzebne na przykład wtedy, kiedy mamy wymianę pracowników na zmianie, albo pracujemy w dynamicznie zmiennym środowisku jak na przykład na produkcji i przy wytwarzaniu oprogramowania (metodyka SCRUM). 

Codzienna odprawa powinna mieć uporządkowaną strukturę, użyteczny cel i odpowiednią dynamikę. Warto jednak eksperymentować i usprawniać przebieg spotkania na bazie doświadczeń. Dokumentacja tych spotkań nie powinna być obszerna. W zależności od potrzeb spotkania mogą być prowadzone raz lub nawet kilka razy dziennie, np. na początku dnia, w środku i na koniec dnia pracy. To nie jest miejsce na szczegółowe rozwijanie kwestii problemowych, ale czas przeznaczony na komunikację: szybką rundę wymiany informacji, określania swoich potrzeb, wskazywania zagrożeń dla wykonywanej pracy.

Spotkania w firmach są bardzo kosztowną formą spędzania czasu. Jeśli zbierzemy na 2 godziny 10 pełnoetatowych menedżerów, którzy zarabiają 10.000zł brutto (około 6.900zł netto), firma „wyda” na takie spotkanie dobrze ponad 1300zł.

Przykładowa struktura spotkania:

  1. Omówienie kwestii z poprzedniego spotkania.
  2. Omówienie planu dnia.
  3. Zagrożenia dla realizacji planu dnia.
  4. Potrzeby współpracowników w kontekście realizacji planu.
  5. Przekazanie kluczowych informacji.
  6. Rozdział zadań wynikający ze spotkania.

Cotygodniowe spotkania firmowe

Cotygodniowe spotkania taktyczne – powinno ono trwać około 45 do 90 minut i powinni być na nią bez niej wszyscy członkowie zespołu. Może też, odbywać się co dwa tygodnie,  ważne jest, aby było systematyczne i prowadzone w taki sam sposób. 

  • Każde spotkanie może zaczynać się od sprawdzenia tego co się udało zrobić, a co nie, od poprzedniego spotkania 
  • Spotkanie powinno też zawierać w sobie szybką rundę wszystkich członków zespołu obejmujących wypowiedzi na temat 2-3 priorytetów. 
  • Elementem tego spotkania powinno być też analiza kluczowych działań, rezultatów, wskaźników, omówienie sytuacji z klientami, które są ważne z perspektywy strategicznej w firmie. Takie omówienie nie powinno   zajmować 5 do 10 minut. Lencioni sugeruje, aby agenda spotkania powstawała spontanicznie w oparciu o przedstawione przez pracowników priorytety (tę kwestię pozostawiam jednak do rozważenia)
  • Jeśli na tym spotkaniu pojawiają się kwestie strategiczne należy odłożyć się do spotkania miesięcznego wchodzenie w nadmierne szczegóły 
  • Kwestie którymi trzeba się tu zająć, to działania taktyczne mające na celu realizację bieżących celów: produkcyjnych, sprzedażowych, obsługi klienta, czy marketingu. Na tych spotkaniach uczestnicy zajmują się identyfikacją Bieżących problemów i ich usuwaniem

Comiesięczne spotkania firmowe

Comiesięczne spotkanie strategiczne – to spotkanie mające na celu dyskutowanie i analizowanie strategicznych tematów dla funkcjonowania, firmy bez wchodzenia w szczegóły operacyjne. 

  • Tematyka tego zebrania powinno obejmować tylko kilka wybranych obszarów.  
  • Spotkanie to może trwać nawet około jednego dnia, w zależności od ilości poruszanych kwestii
  • Na każdy temat warto przeznaczyć około dwóch godzin,  aby przepracować  go przepracować  i podjąć dobre decyzje
  • Czasem warto robić zebrania strategiczne ad-hoc poza ustalonym trybem miesięcznym, jeśli wymaga tego sytuacja, na przykład reakcja na działania konkurencji. Zebranie takie powinno odbyć się poza spotkaniem taktycznym, jako dodatkowa aktywność 
W firmie Netflix co miesiąc odbywało się consumer service meeting, na którym debatowano na temat najnowszych badań i testów konsumenckich, często wspierając się na temat interpretacji wyników. Celem spotkań jest rozważanie, jak można lepiej dostarczyć wartość klientom firmy. To bardzo dobre podejście ukierunkowujące na klienta i jego potrzeby. Patty MaCord, Powerful

Kwartalne spotkania strategiczne

Kwartalne spotkania wyjazdowe – ma na celu oderwanie pracowników od bieżących spraw  zajmujących im głowę. Ważnym celem jest także umocnienie jedności zespołu kierującego organizacją. To czas spojrzenia na firmę przez pryzmat długofalowych celów. Tematy, które warto poruszać  po  powinny być związane z:

  • kompleksowa ocena strategii – analiza stopnia realizacji bieżącej strategii, uwzględnienie kontekstu branży, nowych wyzwań, 
  • ocena kadry managerskiej  – dokonywanie oceny i samooceny działań managerów w perspektywie realizowanych celów
  • ocena pracowników w kontekście efektywności, rozwoju i przeciwdziałania rotacji w firmie (odejściu najlepszych pracowników
  • ocena sytuacji w branży i działań konkurencji – zebranie informacji docierających do pracowników z różnych kierunków i podjęcie decyzji o koniecznych działaniach

Należy na tych spotkaniach zrezygnować długich monotonnych prezentacji, na rzecz pracy warsztatowej i zespołowej w podgrupach, pracując nad tematami ważnymi strategicznie dla organizacji. Wiele podpowiedzi znajdziesz w części o group thinking methods

Spotkania facylitacyjne w firmie

Facylitacyjne spotkania roczne i podsumowujące w firmach – Lencioni nie wspomina o tego typu spotkaniach, ale uważam, że warto je robić po to, aby uczcić zakończony rok, zastanowić się nad przyszłością firmy. Te spotkania warto łączyć z integracją dzieleniem się wiedzą i poszukiwaniem wyzwań na przyszłość.

Proces facylitacji umożliwia zaangażowanie pracowników z wielu różnych szczebli organizacji do pracy nad wyzwaniem stojącym przed organizacją, przyszłością organizacji, czy też dużą zmianą organizacyjną. Facylitacja to proces kierowania grupą, zespołem, w formie warsztatowej, mający na celu poprowadzenie uczestników do osiągnięcia założonego celu. Tym celem może być opracowanie strategii, rozwiązanie problemu, pobudzenie kreatywności, zaangażowanie ludzi w proces podejmowania decyzji. Wielkość facylitowanej grupy może liczyć od kilku do kilkudziesięciu osób, a nawet więcej.

W w jednej z firm realizowałem z zespołem facylitację mającą na celu usprawnienie komunikacji wewnętrznej pomiędzy marketingiem i sprzedażą, gdzie oba działy pracowały nad lepszą komunikacją wewnętrzną, ale także nad lepszą prezentacją wartości produktu dla klienta.

W innym projekcie, w którym uczestniczyłem, jedna z dużych prywatnych uczelni w Polsce zrealizowała warsztat z pracownikami wszystkich szczebli organizacji w obliczu nadchodzącego niżu demograficznego. Pracując metodą future search, która polega na wspólnym przyglądaniu się przyszłości, teraźniejszości i przyszłości, wypracowuje się działania na które można zaimplementować w firmie w przyszłości. Wiele z tych działań, pomysłów które uczestnicy wypracowali doświadczyła na własnej skórze moja żona, która po kilku latach od warsztatu zaczęła i skończyła studia na tej uczelni, między innymi dzięki tym rozwiązaniom, które na warsztacie zostały zapoczątkowane.

Inna duża firma produkująca piwo zaangażowała 300 swoich pracowników w kreatywne poszukiwania sposobów realizacji jej strategii i radzenia sobie z nowymi wyzwaniami na rynku. Trochę inną metodę wykorzystał Starbucks, który zaprosił swoich partnerów z kawiarni na całym świecie, aby pomogli opracować plan naprawczy firmy w kryzysie w 2009 roku, a przy okazji pomogli usuwać straty po huragania Katrina. 

W firmie Rockwell Automation stosuje się metodę zwaną akwarium. Polega ona na tym, że doświadczeni pracownicy prowadzą dyskusję na ważny temat (siedząc w kręgu), a inni pracownicy przysłuchują się jej, tworząc zewnętrzny krąg. Od czasu do czasu pracownicy z zewnętrznego kręgu są zapraszani do środka. Sesje tego typu są prowadzone kilka razy do roku w różnych lokalizacjach. Dialog opiera się na zasadach, które można streścić słowami: „opowiadaj o własnych błędach, aby inni mogli się z nich uczyć”, „bądź otwarty na inne punkty widzenia — nie spieraj się — rozmawiaj”, „odkładaj swoje indywidualne interesy i przekonania”, „zaakceptuj niepewność”, „bądź przywódcą, który podąża za zespołem”.

Kiedy warto zastosować facylitację?

  • Kiedy wspólnie z zespołem chcemy zmierzyć się z nadchodzącą, niepewną przyszłością
  • Kiedy chcemy zaplanować działania, projekty, wydarzenia, czy zmiany
  • Kiedy wprowadzamy zmiany w organizacji i chcemy do nich zaangażować wielu pracowników
  • Kiedy chcemy poprawić komunikację wewnętrzną, rozwiązać istniejące napięcia, usprawnić współpracę w organizacji
  • Kiedy planujemy wdrożyć nowy system, np, CRM, ERP

Inne rodzaje spotkań, których organizację warto wziąć pod uwagę:

  • spotkanie integracyjne – mają one na celu zgranie zespołów i lepsze poznanie się które pozwoli lepiej na co dzień współpracować
  • spotkania jubileuszowe – podkreślają one związek z firmą i budują poczucie tożsamości wokół firmy
  • spotkania świąteczne  – budują poczucie jedności i wspólnotę przeżyć pracowników firmy 
  • spotkania coachingowe – mające na celu autodiagnozę sytuacji w zespole oraz podjęcie kroków zaradczych pod okiem wyspecjalizowanego coacha

Jeśli potrzebujesz bardziej dogłębnych informacji, porad w zakresie prowadzenia spotkań biznesowych zachęcamy do kontaktu z naszymi trenerami oraz konsultantami.

Artykuł jest częścią narzędziownika:

https://www.ark-doradztwo.pl/czytelnia-ark/pro-meeting-tools-organizacja-i-prowadzenie-spotkan-offline-i-online/

Maciej Sasin
Akademia Rozwoju Kompetencji
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk za zgodą autor

W celu zapoznania się z naszą ofertą, zapraszamy Państwa do kontaktu telefonicznego lub klikając na poniższy formularz zgłoszeniowy:

lub