Efektywne spotkania zespołowe – jak się do nich przygotować

Czy podczas regularnych spotkań biznesowych w firmie twoi pracownicy wydają się mało zainteresowani tematem lub niezbyt chętnie uczestniczą w organizowanych zebraniach? Często brak zaangażowania jest widoczny na pierwszy rzut oka, widać ziewnięcia lub irytację, jednak nie do końca wiadomo, jak temu zapobiec, a służbowe spotkanie musi się odbyć według sztywnej agendy. Jeżeli szukasz rozwiązania i praktycznych wskazówek, które pozwolą zwiększyć efektywność spotkań w twojej organizacji – ten artykuł jest dla Ciebie.

Wewnętrzne spotkania np. zespołów handlowych, produkcyjnych lub grup projektowych, nie muszą być nudne i rozległe w czasie. Dzięki odpowiedniemu zaplanowaniu spotkania, uważnemu przeprowadzaniu go i wykorzystywaniu nowych narzędzi wspierających współpracę online, można sprawić, że firmowe spotkania staną się siłą napędową w osiąganiu celów biznesowych.

Nawigacja po artykule:

• Pro Meeting Tools – koncepcja zarządzania efektywnością spotkań zespołowych
• Rola spotkań zespołowych w firmie
  • Przedstaw sprecyzowany, zrozumiały dla pracowników cel spotkania
  • Odpowiednio dobierz uczestników spotkania zespołowego
  • Przystosuj miejsce do przeprowadzenia zebrania zespołu
  • Efektywne spotkania służbowe online
  • Zbuduj przestrzeń do wymiany poglądów, zadbaj o dynamikę spotkania zespołowego
  • Określ ramy czasowe przebiegu spotkania i dbaj o ich przestrzeganie
• Konflikt w trakcie spotkania zespołowego
• Jakie rodzaje spotkań biznesowych warto realizować?
• Spotkania facylitacyjne w firmie
  • Kiedy warto zastosować facylitację?

Pro Meeting Tools – koncepcja zarządzania efektywnością spotkań zespołowych

Koncepcją, która pozwala osiągać ponadprzeciętne rezultaty w organizowaniu zebrań służbowych lub spotkań z pracownikami jest Pro Meeting Tools. To autorski model pracy, który pozwoli wynieść spotkania służbowe w waszej organizacji na inny poziom i sprawić, że staną się one efektywne i produktywne. Tę koncepcję można metaforycznie rozumieć jak przygotowanie statku kosmicznego, który zabiera uczestników spotkania na zupełnie inną orbitę, dającą im inną, szerszą perspektywę.

Poniżej znajdziesz model PRO MEETING TOOLS w formie prostej checklisty ułatwiającej przygotowanie, prowadzenie i podsumowanie różnego rodzaju spotkań biznesowych prowadzonych w waszej organizacji.

Przed spotkaniem:

✅ End in mind – zaczynaj spotkanie z wizją jego końca
✅ Preparing – odpowiednio przygotuj agendę
✅ Tea & coffee – zadbaj o odpowiedni catering

W trakcie spotkania:

✅ Opening agenda – zacznij spotkanie od określenia agendy i celów spotkania
✅ Roles & rules – na spotkaniu ustal jasne zasady i przypisz role poszczególnym uczestnikom
✅ Motivation – zadbaj o motywację uczestników spotkania
✅ Engaging – angażuj uczestników spotkania
✅ Timing – pilnuj czasu i agendy spotkania
✅ Intervals – zadbaj o odpowiednie przerwy w trakcie spotkań
✅ No to killing idea – zadbaj o taki przebieg spotkania, aby nie blokować kreatywności
✅ Group thinking methods – stosuj metody wspierające pracę grupową
✅ Openness to conflict – umiejętnie zarządzaj konfliktami interesów na spotkaniu

Po spotkaniu:

✅ Overview – rób krótkie podsumowania w trakcie spotkania i na koniec
✅ List To Do – zakończ spotkanie listą rzeczy do zrobienia
✅ Synergy – zadbaj o synergię wszystkich elementów

Szkolenie: Efektywne prowadzenie spotkań zespołowych

Rola spotkań zespołowych w firmie

Zebrania zespołowe – online jak i offline – zazwyczaj organizowane są ze względu na podjęcie ważnej decyzji, wypracowanie wspólnego rozwiązania problemu, poinformowanie pracowników o nowych działaniach lub przebiegu aktualnych. Możliwość uczestnictwa w takim spotkaniu pozwala na wyrażenie swojego zdania na dany temat, przeprowadzenia burzy mózgów, przedstawienia sugestii i pomysłów, odnośnie danego projektu lub planów rozwojowych. Intensywniejsze zebrania zespołu są zazwyczaj przeprowadzane wśród grup projektowych, przemysłowych lub handlowych, których celem jest stworzenie konkretnego usprawnienia, produktu lub procedury.

Z drugiej strony zebrania stałych zespołów w dobrej kulturze organizacyjnej firmy odbywają są cyklicznie w różnych odstępach czasu. Charakter przeprowadzonego spotkania zależy nie tylko od tematu, ale również specyfiki funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zazwyczaj nudne, nieudane narady wynikają z kilku podstawowych błędów, których można uniknąć, przygotowując efektywne spotkania służbowe.

Przedstaw sprecyzowany, zrozumiały dla pracowników cel spotkania

Jeśli planujesz zebranie, warto byś objaśnił cel jego uczestnikom. To pozwoli na wstępne merytoryczne przygotowania. Jeśli jest to nowy temat, uczestnicy mogą przyjść już z gotowymi pomysłami lub otwartymi umysłami do wspólnej burzy mózgów. Jeśli jest to kolejne spotkanie, informacja o temacie pozwoli im na przygotowanie analizy dotychczasowych działań lub podsumowania. Na początku przedstaw cel i powód oraz oczekiwany wynik spotkania i pilnuj, aby uczestnicy nie odbiegali od niego w trakcie dyskusji. Cel sprawia, że wiemy, jak powinna wyglądać agenda spotkania i w jakim kierunku powinno ono zmierzać, aby było skuteczne.

Równie ważna jest agenda spotkania. Mówiąc prościej, jest to plan zebrania z konkretnie określonym przebiegiem rozmów, kolejności omawianych tematów, a także celów, które należy osiągnąć na spotkaniu służbowym zespołu. Agenda nadaje strukturę spotkaniom firmowym, bez względu na to, czy mówimy o rozmowach 1:1, burzach mózgów, czy zebraniach w ramach danego działu np. handlowego lub produkcyjnego. Agenda przydaje się nie tylko prowadzącym spotkanie, ale także uczestnikom, którzy mogą przygotować się do rozmowy w oparciu o przedstawioną agendę.

Odpowiednio dobierz uczestników spotkania zespołowego

Zapraszając na spotkanie osoby, które niekoniecznie są związane z tematem, marnujemy ich czas i spowalniamy pracę zespołu. Dobierając uczestników, zwróć uwagę na ich związek z podejmowanym tematem oraz to, co mogą wnieść do przeprowadzonej dyskusji. Skieruj swoją uwagę również na typy osobowościowe, jakie mają uczestniczyć w dyskusji, a także na to, czy wszystkie osoby decyzyjne zaangażowane w temat, będą obecne na zebraniu. Jeśli znasz dobrze swoich pracowników, wiesz jak monitorować przebieg rozmowy, tak by każdy miał szansę się w niej udzielać bez zbędnych komplikacji.

---

Wolisz słuchać?
Posłuchaj podcastów z cyklu „Prowadzenie spotkań firmowych”

---

Przystosuj miejsce do przeprowadzenia zebrania zespołu

Zbyt mała liczba krzeseł, złe usytuowania i słaba akustyka pomieszczenia może negatywnie wpłynąć na przebieg spotkania. Pamiętaj o tym, by znalazło się miejsce dla każdego z uczestników, sprawdź również, czy osoby siedzące w oddaleniu będą dobrze słyszeć wypowiedzi współpracowników. Nie izoluj, pozwól na swobodną interakcję, ale również nie usadzaj osób w ciasnocie, gdyż każdy posiada swoją indywidualną przestrzeń, którą niekoniecznie chciałaby naruszać w towarzystwie siedzącej bardzo blisko osoby. Zwróć uwagę na to, czy w pomieszczeniu znajduje się stół, czy uczestnicy mogą swobodnie notować informacje ważne do zapamiętania. Jeśli cel spotkania zespołu wiąże się z przedstawieniem wyników lub innych ekspertyz, zaopatrz się w rzutnik lub tablicę, na której będziesz mógł prezentować treści.

Szkolenie: Efektywne prowadzenie spotkań zespołowych

Za przebieg przeprowadzonego zebrania odpowiada nie tylko członkowie zespołu, ale przede wszystkim osoba przeprowadzająca zebranie. Jeśli nie masz doświadczenia lub chcesz wzmocnić swoje umiejętności prowadzenia efektywnych zebrań w pracy, poproś eksperta o wsparcie z zakresu wystąpień publicznych i prowadzenia spotkań zespołowych. Coaching również sprzyja rozwijaniu swoich umiejętności autoprezentacji oraz pewności siebie.

Efektywne spotkania służbowe online – kiedy spotkanie zespołu może być skuteczne?

Zdalne spotkania służbowe i zawodowe jeszcze niedawno były jedynie ułatwieniem komunikacji z pracownikami rozsianymi w różnych lokalizacjach, obecnie stały się codziennością dla wielu organizacji, które odnajdują się w digitalowym środowisku pracy. Próżnego rodzaju spotkania biznesowe – nawet te produkcyjne – mogą obecnie odbywać się za pomocą programów do komunikacji, dzielenia się wiedzą i zarządzania projektami na odległość. Aby efektywnie zaplanować spotkania zespołu online, pamiętaj o klarownej komunikacji i tym, aby każdy pracownik wiedział, pod jakim linkiem odbędzie się spotkanie, ile potrwa, czego będzie dotyczyła i jak powinien się do niego przygotować.

Zbuduj przestrzeń do wymiany poglądów, zadbaj o dynamikę spotkania zespołowego

Dobrze przeprowadzone spotkania zespołu sprzyjają polepszeniu komunikacji w grupie, a także w przekazywaniu informacji pomiędzy menadżerami, a pracownikami. Stąd poprzez dobre monitorowanie, budowanie przestrzeni, w której każdy będzie mógł wyrazić swoją opinię, doceniamy każdego z pracowników i pokazujemy, że ich zdanie ma bezpośredni wpływ na rozwój firmy. Jeśli uczestnicy nie znają się, poświęć chwilę, by przedstawić każdego, taki zabieg pozwala na swobodę, zmniejszając tym samym poczucie wyobcowania członków nowo utworzonej grupy. Co najważniejsze: wzajemne motywowanie się i inspirowanie powinno być częścią efektywnych spotkań biznesowych, dlatego tak ważne jest zbudowanie pozytywnej atmosfery.

Przeszkody: często uczestnicy niechętnie wyrażają swój głos, gdyż dotychczas mogli być niedoceniani lub obawiają się krytyki ze strony całego zespołu lub zwierzchnictwa. Dając im przestrzeń do wypowiedzi oraz wsłuchując się w ich zdanie, zdobywasz zaufanie, które pozwala pogłębić dyskusję. Dzięki szczerości i zaufaniu uzyskujemy niezbędne wskazówki, a czasami wysłuchujemy ciekawych pomysłów.

Określ ramy czasowe przebiegu spotkania i dbaj o ich przestrzeganie

Spóźniając się na spotkanie biznesowe, okazujemy brak szacunku dla uczestników i członków zespołu. Sytuacja wygląda podobnie ze strony przeciwnej, dlatego w łagodny, aczkolwiek stanowczy sposób oczekuj punktualności, wyjaśniając że masz na uwadze czas uczestników oraz swój. Przeciągane spotkania zazwyczaj powodują nerwowe zerkanie w zegarek oraz brak skupienia, dlatego zawsze staraj się zmieścić w czasie. Przed zebraniem służbowym przygotuj się, tworząc ramy czasowe, w których znajdzie się przestrzeń na objaśnienie tematu, przestrzeń do dyskusji oraz podsumowanie. Pilnuj czasu, gdy temat schodzi z zamierzonego kursu, podsumuj i wracaj do tematu. Pamiętaj też o przerwach, które pozwolą utrzymać skupienie i zaangażowanie pracowników w przebieg spotkania.

Konflikt w trakcie spotkania zespołowego

Nawet w najbardziej zgranej grupie może pojawić się sytuacja konfliktowa. Zjawisko konfliktu może mieć wiele przyczyn i wiązać się również z naturalnym procesem powstawania grup formalnych i nieformalnych. Jako menadżer zespołu pełnisz funkcję osoby monitorującej występowanie takich sytuacji. Jeśli wśród uczestników wystąpi otwarta różnica zdań nie przejmuj się – każdy konflikt można efektywnie przekuć na zrozumienie i pozytywne wnioski. Cała sztuka polega na tym, aby umieć wykorzystać pozytywne strony konfliktów. W sytuacji sporu pomiędzy członkami grupy – zachowaj dystans, utrzymując spokojny i stanowczy ton wypowiedzi.

Czasem warto otrząsnąć grupę z emocji przypominając o celu spotkania oraz oczekiwaniach ze strony firmy. W przebiegu konfliktu nie pozwalaj na to, by osoby mówiły o nieobecnych uczestnikach. Jeśli sprawa jest na tyle poważna, zorganizuj osobne spotkanie lub skorzystaj ze szkolenia, pozwalającego na usprawnienie komunikacji oraz rozwiązywanie sytuacji konfliktowych w grupie. W innych, łagodniejszych przypadkach konfliktów, skup się na rozwiązaniach, a nie problemach – zachęcaj uczestników zespołu do poszukiwania korzystnych dla zespołu opcji.

Na sam koniec zebrania…

Po każdym zebraniu zespołu poświęć kilka minut na jego ocenę i autorefleksję podejmowanych działań. Dzięki temu doskonalisz swoje umiejętności i wiesz jakie poprawki wprowadzić przy kolejnym zebraniu. Na koniec spotkania pytaj uczestników, czego by oczekiwali na następnych, co pozwoliłaby im na osiągnięcia większego zaangażowania z ich strony i jak wyobrażają sobie kolejne zebrania.

Szkolenie: Efektywne prowadzenie spotkań zespołowych

Jakie rodzaje spotkań biznesowych warto realizować?

Patrick Lencioni sugeruje, aby w organizacjach wprowadzić rytm 4 rodzajów spotkań, które różnią się od siebie omawianymi obszarami, a które mają znaczący wpływ na jakość komunikacji rozwój organizacji w zgodzie z jej strategicznymi celami. Poniżej wymienione rodzaje spotkań biznesowych pozwalają utrzymać rytm życia organizacyjnego i skoncentrować uwagę na kluczowych kwestiach. Są to spotkania w formie:

• codziennej odprawy zespołu
• taktycznego spotkania tygodniowego 
• comiesięczne spotkania strategiczne
• kwartalne spotkania wyjazdowe

Do wyżej wymienionych rodzajów spotkań biznesowych warto dodać zebrania roczne oraz okazjonalne, na które może pojawić zapotrzebowanie w zespole. 

Inne rodzaje spotkań biznesowych w organizacjach

• spotkanie integracyjne – mają one na celu zgranie zespołów i lepsze poznanie się, które pozwoli lepiej na co dzień współpracować
• spotkania jubileuszowe – podkreślają one związek z firmą i budują poczucie tożsamości wokół firmy
• spotkania świąteczne  – budują poczucie jedności i wspólnotę przeżyć pracowników firmy 
• spotkania coachingowe – mające na celu autodiagnozę sytuacji w zespole oraz podjęcie kroków zaradczych pod okiem wyspecjalizowanego coacha

Spotkania facylitacyjne w firmie

Facylitacyjne spotkania roczne i podsumowujące w firmach – Lencioni nie wspomina o tego typu spotkaniach, ale uważam, że warto je robić po to, aby uczcić zakończony rok, zastanowić się nad przyszłością firmy. Te spotkania warto łączyć z integracją dzieleniem się wiedzą i poszukiwaniem wyzwań na przyszłość.

Proces facylitacji umożliwia zaangażowanie pracowników z wielu różnych szczebli organizacji do pracy nad wyzwaniem stojącym przed organizacją, przyszłością organizacji, czy też dużą zmianą organizacyjną. Facylitacja to proces kierowania grupą, zespołem, w formie warsztatowej, mający na celu poprowadzenie uczestników do osiągnięcia założonego celu. Tym celem może być opracowanie strategii, rozwiązanie problemu, pobudzenie kreatywności, zaangażowanie ludzi w proces podejmowania decyzji. Wielkość facylitowanej grupy może liczyć od kilku do kilkudziesięciu osób, a nawet więcej.

W w jednej z firm realizowałem z zespołem facylitację mającą na celu usprawnienie komunikacji wewnętrznej pomiędzy marketingiem i sprzedażą, gdzie oba działy pracowały nad lepszą komunikacją wewnętrzną, ale także nad lepszą prezentacją wartości produktu dla klienta.

W innym projekcie, w którym uczestniczyłem, jedna z dużych prywatnych uczelni w Polsce zrealizowała warsztat z pracownikami wszystkich szczebli organizacji w obliczu nadchodzącego niżu demograficznego. Pracując metodą future search, która polega na wspólnym przyglądaniu się przyszłości, teraźniejszości i przyszłości, wypracowuje się działania na które można zaimplementować w firmie w przyszłości. Wiele z tych działań, pomysłów które uczestnicy wypracowali doświadczyła na własnej skórze moja żona, która po kilku latach od warsztatu zaczęła i skończyła studia na tej uczelni, między innymi dzięki tym rozwiązaniom, które na warsztacie zostały zapoczątkowane.

Inna duża firma produkująca piwo zaangażowała 300 swoich pracowników w kreatywne poszukiwania sposobów realizacji jej strategii i radzenia sobie z nowymi wyzwaniami na rynku. Trochę inną metodę wykorzystał Starbucks, który zaprosił swoich partnerów z kawiarni na całym świecie, aby pomogli opracować plan naprawczy firmy w kryzysie w 2009 roku, a przy okazji pomogli usuwać straty po huragania Katrina. 

W firmie Rockwell Automation stosuje się metodę zwaną akwarium. Polega ona na tym, że doświadczeni pracownicy prowadzą dyskusję na ważny temat (siedząc w kręgu), a inni pracownicy przysłuchują się jej, tworząc zewnętrzny krąg. Od czasu do czasu pracownicy z zewnętrznego kręgu są zapraszani do środka. Sesje tego typu są prowadzone kilka razy do roku w różnych lokalizacjach. Dialog opiera się na zasadach, które można streścić słowami: „opowiadaj o własnych błędach, aby inni mogli się z nich uczyć”, „bądź otwarty na inne punkty widzenia — nie spieraj się — rozmawiaj”, „odkładaj swoje indywidualne interesy i przekonania”, „zaakceptuj niepewność”, „bądź przywódcą, który podąża za zespołem”.

Kiedy warto zastosować facylitację?

• Kiedy wspólnie z zespołem chcemy zmierzyć się z nadchodzącą, niepewną przyszłością
• Kiedy chcemy zaplanować działania, projekty, wydarzenia, czy zmiany
• Kiedy wprowadzamy zmiany w organizacji i chcemy do nich zaangażować wielu pracowników
• Kiedy chcemy poprawić komunikację wewnętrzną, rozwiązać istniejące napięcia, usprawnić współpracę w organizacji
• Kiedy planujemy wdrożyć nowy system, np, CRM, ERP

Maciej Sasin
Akademia Rozwoju Kompetencji
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk za zgodą autor

W celu zapoznania się z naszą ofertą, zapraszamy Państwa do kontaktu telefonicznego lub klikając na poniższy formularz zgłoszeniowy:

lub