Efektywność szkoleń – jak ją zwiększyć?

efektywność szkoleń

Jako trener, przez wszystkie lata mojej aktywności zawodowej, spotykałem się już ze stwierdzeniami “szkolenia w firmach nic nie dają” lub “miękkie szkolenia są niepotrzebne”. Pojawiały się też takie argumenty jak “miły czas, ale nic z tego nie wyniosłem, nie rozwinąłem swojego potencjału” oraz “gdyby nie firma, to sam bym się nie zapisał”.

Myślę, że takie przekonania powstają właśnie po szkoleniach, o których efektywność nikt się nie zatroszczył Te niedopatrzenia mogły wystąpić po stronie samego trenera, ale też organizacji, która decyduje się na zorganizowanie szkolenia. Działania rozwojowe w firmie są skuteczne tylko wtedy, gdy zadba się o kilka ważnych aspektów. W tym artykule opiszę co może zrobić trener oraz firma, aby wzmocnić efektywność szkoleń.

EFEKTYWNOŚĆ SZKOLEŃ –
Co może zrobić trener, aby ją zwiększyć?

Ile powinno trwać szkolenie?

Bardzo duży wpływ na skuteczność szkolenia ma jego długość i plan. Bez względu na to, czy mówimy o szkoleniu online czy offline, dostosowanie czasu trwania do jego specyfiki i zakresu tematycznego jest niezwykle ważne, jeżeli zależy Ci na efektywności tej formy edukacji. Pamięć człowieka jest ulotna. Długotrwałe skupienie na trudnych zagadnieniach męczy uczestników szkoleń, spada ich koncentracja oraz zdolność do przyswajania nowej wiedzy. To trochę jak w tym powiedzeniu, że pamięć ma się dobrą, ale krótką

Dotyczy to samego procesu zdobywania informacji i tego, że zbyt duża ilość nowej wiedzy może się rozmyć lub po prostu może przeładować uczestników szkolenia. Jednak ta zasada dotyczy też wiedzy, która znika wraz z upływem czasu. Przypomnij sobie szkolenie, w którym brałeś udział w ubiegłym roku – ile z niego pamiętasz? Z przyswojonych informacji nie zostanie za wiele, jeżeli nie zostaną one przełożone na praktykę.

Teoria i praktyka podczas szkoleń

Prezentowane podczas szkoleń strategie czy techniki bywają trudne do przeniesienia na praktykę. Przez to mogą nawet podważać skuteczność prezentowanej metody. W ten sposób łatwo można stracić autorytet i uwagę uczestników szkolenia, ponieważ ta sytuacja prowadzi do oporu grupy i zatrzymania się w martwym punkcie. 

Chodzi również  o to, aby uczestnicy mieli przekonanie o korzyściach, jakie przyniesie im wiedza, którą zdobywają podczas szkolenia. Czasami pracownicy nie widzą związku między przekazywanymi im informacjami, a zwiększeniem efektywności ich codziennej pracy, a przy wybitnie źle dobranym zakresie tematycznym, może u nich wystąpić poczucie straty czasu i zamętu w myślach.

Dodatkowo zwykłe szkolenie może nie być efektywne dla pracowników o wysokim poziomie kompetencji. Takim osobom więcej pożytku przyniósłby mentoring, coaching lub doradztwo. Podczas szkolenia mogą oni więcej zaoferować innym uczestnikom, niż sami na nim zyskają. Dlatego ważne jest, aby ustalając zakres tematyczny, uwzględnić poziom kompetencji pracowników i ich potrzeby.

Szkolenie: Efektywny system pracy zdalnej i home office - Zobacz korzyści

Znasz potrzeby uczestników szkolenia?

podcast o rozwoju firmy i biznesie
Podcast dla przedsiębiorców i managerów

Grupa grupie nierówna, a każdy uczestnik ma swój bagaż potrzeb rozwojowych i osobistych, na które odpowiedzią ma być szkolenie. Niestety, dla wielu przychodzi ono nie w porę: albo pracownik już wcześniej, na własną rękę zdobył wiedzę przekazywaną podczas szkolenia, albo nie jest ona dopasowana do jego stanowiska, doświadczenia, albo specyfiki pracy. 

Dużo zależy też od kultury organizacji, w której realizujesz szkolenie. Bywa też tak, że w organizacji istnieją już tak silnie zakorzenione nawyki, że trudno jest je zmienić lub wdrożyć nowo zdobytą wiedzę w praktykę. Nawet aktywne szkolenie nie nauczy wiele, jeśli będzie oderwane od rzeczywistości jego uczestników i nie będą oni mieli okazji przetestować nowych umiejętności w swojej pracy.

Przygotowując szkolenie należy skupić się na tym, aby prezentowane techniki miały przełożenie na codzienne obowiązki pracowników, oraz na to, aby były one zgodne z ich potrzebami. W trakcie opracowywania zakresu tematycznego,  dobrze jest również dowiedzieć się także, jak wygląda aspekt zarządzania wiedzą w firmie i wdrażania zmian.

Uczenie nie jest procesem jednostronnym

Do sukcesu nie ma windy, droga zawsze prowadzi schodami…To sentencja, która silnie we mnie wybrzmiewa, gdy myślę o procesie nauki. Wielu z nas chciałoby przeskoczyć od razu na poziom wysokiej kompetencji, opanować nowe zagadnienie w ułamku sekundy, pójść na skróty. Prosty przykład – czy masz na swoim koncie przeczytane wszystkie lektury szkolne, czy może znajdzie się tam jakieś streszczenie?

Pamiętaj też, że oprócz Twoich starań w podnoszeniu efektywności szkoleń, ważne jest także nastawienie samych uczestników. Sam niejednokrotnie spotkałem się na sali szkoleniowej z postawą „No słucham, czego mnie niby teraz nauczysz trenerze”. Ta postawa zakłada, że uczenie się jest jednostronnym procesem. W takim przypadku, jakiekolwiek starania trenera mogą być chybione. To właśnie uczestnik powinien czuć szczególną odpowiedzialność za zmiany i być świadomym, że to również od niego zależy, na ile efektywny będzie to dla niego czas.

Szkolenie sprzedażowe w Twojej organizacji - Kliknij po więcej szczegółów

Wzmacnianie efektywności po szkoleniu

Elementem, o którym nie można nie wspomnieć, gdy mówi się o efektywności szkoleń jest Follow up. Czyli swego rodzaju zahartowanie – utrwalenie zdobytych umiejętności, możliwość rozwiania wątpliwości, które sprawiają nam trudność w praktycznym zastosowaniu danej metody, utrzymanie efektów osiągniętych podczas szkolenia. Jest to niezwykle istotny krok pracy rozwojowej, który jest często niedoceniany lub zwyczajnie pomijany.

Warto przeznaczyć więcej środków na to, aby postawić kropkę nad „i”. Kluczem jest uczenie się przez doświadczanie, a nie sztywne klepanie teorii. Jeśli po szkoleniu uczestnicy nie wykorzystują wiedzy w codziennych zadaniach, zostaje ona zapomniana. W związku z czym rekomenduje łączenie wielu form rozwojowych np. coachingu, mentoringu, e-learningu, które będą mogły wytworzyć realna zmianę w efektywności, ale też poczuciu kompetencji pracowników i budowaniu ich zaangażowania w oparciu o mocne strony.

Dlaczego pracownicy fałszują wskaźniki? - Przeczytaj artykuł o efektywności pracowników

O tym powinien pamiętać każdy trener!

Aby szkolenie było efektywne musimy pamiętać o jego formie, czasie trwania i celności zakresu tematycznego. Wpływ ma także nastawienie uczestników oraz nasze nastawienie do tego zadania. W kwestiach szkoleń należy myśleć out of the box. Dotyczy to samych aktywnych metod szkoleniowych, stosowanych na sali lub online, np. odgrywanie scenek, ćwiczenia, wykorzystywanie grywalizacji lub inne, niezliczone narzędzia. Jednak to myślenie poza utartymi schematami i kreatywność, ma o wiele szersze znaczenie.

Pozwolę sobie na metaforę, w której trener jest niczym jednoosobowa orkiestra, która musi precyzyjnie zagrać na kilku instrumentach. W jego szkoleniu muszą wybrzmieć cele firmy, interesy jej pracowników, odpowiednia atmosfera i dobrze dopracowany materiał. Musi on dobrać rytm, tempo i tonację, która będzie sprzyjała procesowi nauki.
Mam nadzieję, że po tym tekście będziesz mógł/mogła zagrać naprawdę udane koncerty 🙂

EFEKTYWNOŚĆ SZKOLEŃ –
Jak organizacja może o nią zadbać?

Czy szkolenia to strata czasu?

Rozważania na temat tego, co może zrobić organizacja, aby zwiększyć efektywność szkoleń dla pracowników należy zacząć od pytania, czy szkolenia są efektywne. Szkolenie w organizacji to zazwyczaj jeden, dwa, czasem trzy dni. Nauka jest procesem, i każdy jej etap powinien być zaplanowany i dostosowany do potrzeb uczestników. Podczas jednorazowego szkolenia trudno jest nauczyć się nowej umiejętności, ponieważ do tego potrzebna jest praktyka, o której więcej napiszę w dalszej części. Nie oznacza to jednak, że szkolenia to strata czasu.

Szkolenie to czas, który może zainspirować, zwrócić uwagę na dany aspekt lub pokazać go w innym świetle. Szkolenia pomagają wejść w stan autorefleksji, a także spotkać się z odmiennymi punktami widzenia.  Mogą zainspirować, zasiać ziarno niepokoju, pozwalają zobaczyć w nowym świetle swój sposób bycia, czy działania. Właśnie dlatego efektywność szkoleń powinna być na wysokim poziomie, aby mogły one stanowić inspirację dla uczestników i stać się początkiem udanych zmian. 

Szkolenia dopasowane do pracowników

Pierwszym, co może zrobić organizacja, aby zwiększyć efektywność organizowanych szkolenia jest skonsultowanie jego programu z pracownikami. Nie można postawić uczestników szkolenia przed faktem dokonanym, w którym dopiero na sali szkoleniowej dowiadują się, czego będą się uczyli. Brak poczucia wpływu na zakres materiału może powodować opór. Pracownicy mogą poczuć się potraktowani w sposób niekompetentny i niepartnerski. 

Szkolenie powinno odpowiadać nie tylko na cele organizacji, ale także być połączone z potrzebami i oczekiwaniami pracowników. To właśnie oni wiedzą, jakie aspekty sprawiają im najwięcej trudności w codziennej pracy, z jakimi wyzwaniami się mierzą i gdzie widzą swoje obszary do rozwoju. Szkolenie nie powinno być jedynie odpowiedzią na “braki” w kompetencjach. Może ono być świetnym sposobem na rozwijanie potencjału pracownika i pielęgnowanie jego mocnych stron.

Oczekiwania firmy wobec szkolenia

Przed przystąpieniem do szkolenia lub jakiegokolwiek innego działania rozwojowego, organizacja powinna wiedzieć, jakie efekty chce osiągnąć i w jaki sposób planuje osiągnąć ten cel. Tak naprawdę to właśnie cel powinien przyświecać organizacji podczas planowania działań rozwojowych, a nie odwrotnie. Również pracownik powinien wiedzieć jakie są oczekiwania firmy względem szkolenia, aby sam mógł ocenić na ile było ono przydatne i czy przyniosło efekty. Jednym ze sposobów sprawdzenia, czy szkolenie spełniło oczekiwania firmy może być rozmowa z przełożonym.

Lider rozmawiając z pracownikiem może dowiedzieć się, czego ten się nauczył, jak ocenia to działanie i czy wiej, jak przełożyć zdobyta wiedzę na praktykę. Taka rozmowa podbija rangę działań rozwojowych, a także pobudza motywację i zaangażowanie pracowników. Można również poprosić pracownika, aby przekazał wiedzę ze szkolenia innym zainteresowanym np. podczas regularnych spotkań, na których pracownicy dzielą się wiedzą. Jest to także jasny sygnał, że przełożonemu oraz organizacji zależy na rozwoju pracownika i traktują ten obszar z dużą uwagą.

Zdalne zarządzanie zespołem rozproszonym - Zobacz zakres szkolenia

Liderzy mają wpływ na efektywność szkoleń

Słyszałem o sytuacjach, w których pracownik wraca z entuzjazmem ze szkolenia i jest zmotywowany, aby wprowadzać nową wiedzie do organizacji, jednak spotyka się z oporem ze strony przełożonych. Bywało też tak, że wiedza zdobyta na szkoleniu była podważana przez współpracowników, którym ochoczo wtórował lider zespołu. To kadra zarządzająca powinna jako pierwsza przełamać opór wobec zmian i zastępowania starych metod nowymi, bardziej efektywnymi. Firmowa rutyna nie jest zła, jednak powinna być stale ulepszana i dopasowywana do zmieniającego się świata. 

Innym zagrożeniem, który wpływa na efektywność szkoleń, jest sytuacja, w które szkolenie ma niejako zastąpić managera. Gdy lider nie chce zająć się jakimś tematem, np. trudnościami w komunikacji z pracownikiem, wysyła go na szkolenie, aby to trener “załatwił ten temat”. W najbardziej niezrozumiałych dla mnie sytuacjach zdarza się tak, że pracownik oddelegowany na jakieś szkolenie, jest szczerze zaskoczony jego tematyką. Odbiera wtedy takie działanie jako zakamuflowany komunikat: trudno się z tobą pracuje, nie jestem z ciebie zadowolony, robisz coś źle.

Opór ze strony uczestników szkoleń

Bardzo często nowe sposoby działania nie są akceptowane, ponieważ nie są zgodne z systemem wartości i tożsamości uczestników. Osoby biorące udział w szkoleniu mogą nie czuć się gotowe na wprowadzanie zmian, które proponuje im trener. Z taką sytuacją najczęściej dostrzegałem pracując z zespołami sprzedażowymi. Na sali szkoleniowej spotykałem osoby, które nie chciały sprzedawać i nie czuły się silne w tej roli, jednak byli nakłaniani do pracy w takim charakterze, w wyniku przekształceń w firmie.

Źródłem oporu we wprowadzaniu nowych technik pracy jest wewnętrzna potrzeba pozostawienia rzeczy “takimi jakie są”, czyli innymi słowy utrwalanie status quo. Bardzo łatwo przyzwyczajamy się do utartych wzorców zachowań i sposobu myślenia. Nawet jeżeli na poziomie deklaracji godzimy się na zmianę i jej chcemy, to nie oznacza to automatycznie, że przyjdą nam one z łatwością. Badania wykazały, że uczestnicy tradycyjnego szkolenia zapominają ponad 80 procent informacji, których nauczyli w ciągu 90 dni Umysł człowieka potrzebuje nawet 60 dni, aby utrwalić nowy nawyk – a kto z nas ma tyle czasu na świadomą naukę?

Współpraca z zewnętrzną firmą szkoleniową

Rozpoczynając współpracę z zewnętrzną firmą szkoleniową należy zrobić konkretny research sprawdzający doświadczenie, opinie i referencje wybranego dostawcy usług rozwojowych. Dobrze jest zbadać know how, czyli to z jakich źródeł i technik czerpie organizacja, jak podchodzi do organizowanych przez siebie szkoleń i na jakich założeniach działa. 

Trzeba też pamiętać o tym, że dobry trener powinien mieć doświadczenie sięgające poza sale szkoleniowe. Powinien znać realia pracy w organizacji oraz trudności z jakimi mierzą się szeregowi pracownicy oraz kadra menedżerska. Nie oznacza to, że musi być najlepszym liderem, czy handlowcem, ale powinna za nim stać praktyka, a nie tylko czysta teoria. 

Oferta firmy szkoleniowej

Czytając oferty szkoleniowe różnych firm należy wyczulić się na wszystkie obietnice, które brzmią za pięknie, by mogły być prawdziwe. Czerwona lampka powinna zapalić się po każdym zdaniu, w którym firma szkoleniowa obiecuje nam “poznanie tajemnej wiedzy”, “receptę na wszystkie trudności”, “metodę, która pozwala radzić sobie we wszystkich sytuacjach”. Takie zdania nie mają przełożenia na rzeczywistość i są jedynie zabiegiem marketingowym. Dlatego należy zwracać uwagę na koloryzowanie w ofertach i oczekiwać konkretów.

Przeglądając oferty warto też zwracać uwagę na wartości, na których koncentruje się firma szkoleniowa. Dobrze jest zastanowić się nad tym ile w nich jest rzetelności i profesjonalnego podejścia bazującego na faktach, a ile manipulacji i zabiegów PR-owych. Oczywiście nie wszystko widoczne jest w ofercie lub na stronie internetowej, dlatego przed szkoleniem warto jest zobaczyć się z trenerem, który ma je przeprowadzić.

Przygotowanie do szkolenia

Współpracując z zewnętrzną firmą szkoleniową należy dopilnować, aby przygotowywany przez nią program szkolenia był dostosowany do poziomu kompetencji, oczekiwań pracowników, a także celów, które postawiła firma. Tylko wtedy szkolenie ma szansę stać się spójnym elementem przemyślanej strategii rozwojowej w organizacji, i nie stanowić jedynie jednorazowej interwencji. 

Równie ważny jest dobór narzędzi, jakie proponuje firma szkoleniowa. Jeżeli daje ona możliwość wybrania interesujących nas modułów szkolenia jest to znak, że jej także zależy na efektywności i nie przywiązuje się do utartych schematów działania. To również świadectwo skoncentrowania na potrzebach organizacji i na korzyściach dla uczestników. Jednak co za dużo, to niezdrowo i w przypadku zdobywania nowej wiedzy skuteczniejsza okazuje się być metoda kaizen. Przeładowane konspekty szkoleń, które łączą wiele tematów, narzędzi i technik wyglądają zachęcająco, jednakże nie zawsze okazują się efektywne. 

Dofinansowanie szkoleń - Zobacz więcej


Dopasowanie trenera do grupy

Wybierając trenera, który ma poprowadzić szkolenie w naszej organizacji, nie możemy zdać się na przypadek. Warto jest zadać sobie pytanie, czy osoba, z którą chcemy współpracować będzie potrafiła zbudować autorytet w grupie, czy posiada odpowiednie kompetencje, oraz czy pasuje do uczestników, z którymi będzie pracować. Dobrze jest też upewnić się, że dany trener sprawdzi się w branży, w której działacie.

Nie bez znaczenia jest styl pracy trenera, wykorzystywane przez niego techniki, a nawet takie aspekty, jak poziom znajomości nowoczesnych rozwiązań technologicznych – szczególnie ważny, gdy pracuje się z młodym zespołem. W tym punkcie nie chodzi jednak wyłącznie o wiek, wygląd, ilość certyfikatów lub doświadczeń. Chodzi też o osobowość trenera, jego cechy np. asertywność, elastyczność, poczucie humoru. 

Szkolenie i co jeszcze…

Dobrą firmę szkoleniową poznasz po tym, że jej celem nie będzie “odbębnienie” kilku godzin na sali z grupą i wystawienie faktury. Profesjonalni specjaliści zajmujący się rozwojem patrzą na budowanie kompetencji jak na proces, który nie kończy się od razu po wyjściu z sali szkoleniowej. Trzeba pamiętać, że szkolenie nie jest rozwiązaniem na wszystkie bolączki, z którymi mierzy się organizacja. 

Firmy czasami potrzebują innych, np. bardziej rozbudowanych rozwiązań, w których osoba trenera łączy się z rolą mentora, coacha i doradcy, który pomaga przejść transformację. Samo podtrzymanie efektów szkolenia, np. w formie Follow up, będzie znakiem, że trenerowi zależy na efektywności i przywiązuje on prawdziwą wagę do rozwoju pracowników organizacji.

Maciej Sasin
trener, coach, konsultant rozwoju organizacji
Akademia Rozwoju Kompetencji
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk za zgodą autora.

lub