Informacja zwrotna, popularnie nazywana feedback’iem, to dzielenie się z ludźmi spostrzeżeniami o wykonywanych przez nich działaniach, w taki sposób, aby miało to wpływ na zwiększenie ich kompetencji oraz samoświadomości. Tego typu wiadomość zwrotna jest niezwykle ważnym narzędziem pracy managera, poniżej znajdziesz kluczowe zasady przekazywania odpowiedzi zwrotnej dla pracowników.
Każdy człowiek potrzebuje informacji zwrotnej na swój temat. Chce wiedzieć jak jest postrzegany on i jego praca w środowisku społecznym i zawodowym. Jeśli w jego otoczeniu brakuje tego typu informacji, czuje się niepewnie, a nawet może zacząć odczuwać frustrację, spowodowaną brakiem wiedzy o tym, jak odbierana jest jego praca. W niektórych sytuacjach pracownik zaczyna robić „wszystko”, aby zostać zauważonym, przejawia nawet te zachowania, które nie są aprobowane, tylko po to, aby ktoś wreszcie się nim zainteresował.
Co powoduje brak informacji zwrotnej?
- Pracownik nie wie co robi dobrze, a co źle
- Nie wie, w którym kierunku ma się rozwijać
- Pojawia się niepewność o przyszłość
- Rodzi się frustracja, jeśli taka sytuacja trwa zbyt długo, powoduje brak zaangażowania
- Spada motywacja do pracy: po co się starać skoro nikt tego nie zauważa?
- Pracownik ma nierealistyczną ocenę sytuacji
- Może mieć poczucie, że jego praca jest mało ważna
Szkolenie Zarządzanie zespołem
Informacja zwrotna a ocena pracowników
Informacja zwrotna jest jednym z najważniejszych zarządzi stosowanych w trakcie rozwoju i oceny pracy pracownika, a jednocześnie powinna być powiązana z celami stawianymi pracownikom i wskaźnikami mierzonym w firmie. To swego rodzaju tercet wspierający organizację w realizacji strategii biznesowej firmy.
Czytaj także: O wskaźnikach i dashboardach w zarządzaniu Systemy ocen okresowych w firmie Ocenianie pracowników - jak to robić właściwie
Zasady przekazywania informacji zwrotnej przez managera dla pracowników:
1. Przekazywana z pozytywną intencją.
Aby informacja zwrotna była wartościowa, wymaga od managera okazywania szczerego zainteresowania i troski o odbierającego tę informację – udziela jej się po to, aby wesprzeć pracownika w rozwoju, a nie aby mu udowodnić, że jest niekompetentny.
2. Przekazywana w odpowiednim czasie.
Ważne jest aby zwrócić uwagę na to, kiedy przekazujesz informację zwrotną. Nie warto robić tego w przelocie, pośpiechu, czy w stresującej sytuacji. Zadbaj od dobrą atmosferę w trakcie rozmowy. Unikaj sytuacji, w której udzielasz informacji zwrotnej szczególnie pod wpływem silnych, negatywnych emocji.
3. Oczekiwana przez odbiorcę.
Najskuteczniejsza informacja zwrotna dociera do odbiorcy, który jej oczekuje. Zgoda stanowi platformę dla otwartości i przekazywania informacji zwrotnej w dobrej atmosferze. Stwórz takie środowisko pracy, w którym informacja zwrotna będzie czymś zupełnie naturalnym i oczekiwanym.
4. Odnosi się do konkretnych zachowań i faktów.
Dobra informacja zwrotna jest konkretna i dotyczy zaobserwowanych przypadków i zachowań. Przedstawianie niejasnych określeń, niesie za sobą więcej szkód, niż korzyści. Najbardziej przydatna informacja jest bezpośrednia i otwarta. Aby to osiągnąć, mów w swoim imieniu, bazując na faktach, unikając insynuacji i domysłów.
5. Uwzględnia poziom emocji.
Skuteczna informacja zwrotna wymaga więcej, niż tylko stwierdzenia faktów, warto otwarcie wyrażać odczucia (pozytywne jak i negatywne) tak, aby odbiorca mógł poznać w pełni odmienny punkt widzenia. Powiedz jakie emocje tobie towarzyszą: jestem zły/a, jestem zdenerwowany/a, jestem dumny/a, itp.
6. Unikaj kategorycznego osądzania i oceniania.
Mów ze swojej perspektywy. Jeśli chcesz oceniać, należy wyraźnie powiedzieć, że jest to subiektywna ocena, a następnie opisać sytuację tak, jak ją widzisz i pozwolić, aby osoba zainteresowana przyjęła ocenę. Używaj sformułowań: z mojej perspektywy, ja widzę to…, podobało mi się…,
7. Dobrze zsynchronizowana w czasie.
Najbardziej przydatna informacja zwrotna przekazywana jest odbiorcy nastawionemu na jej wysłuchanie, skoncentrowanemu na konkretnym wydarzeniu, którego informacja ta dotyczy. Gromadzenie uwag przez dłuższy czas bez ich przekazania, może doprowadzić do niejasności i zmniejszyć skuteczność informacji zwrotnej w momencie jej przekazu. Odbiorca, po prostu, nie będzie pamiętać czego dotyczyła konkretna uwaga.
8. Przydatna w życiu.
Najbardziej przydatna informacja zwrotna skupia się wokół zachowań, na które odbiorca ma wpływ. Informacja zwrotna dotycząca spraw, które znajdują się poza kontrolą odbiorcy, nie jest tak przydatna i efektywna. Warto się koncentrować na polu wpływu odbiorcy.
9. Sprawdzona i wyjaśniona.
Przekazywana informacja zwrotna powinna być sprawdzona i uzasadniona, a jednocześnie wolna od niedomówień, manipulacji. Unikajmy posługiwania się plotkami, domysłami, wyrwanymi z kontekstu informacjami. Dając feedback przygotuj dobrze opisane fakty, unikając ogólników, które mogą postawić odbiorcę w niekomfortowej sytuacji.
Feedback – kiedy wiadomość zwrotna jest istotna
Otrzymanie odpowiedzi zwrotnej od managera jest szczególnie ważne w kontekście rozwoju osobistego i zawodowego, jednak nie tylko. Dobrze sformułowana wiadomość zwrotna, przekazana w odpowiednim miejscu i czasie, pozwala między innymi rozwiązywać zespołowe konflikty. Dzięki odpowiedzi zwrotnej możemy lepiej zrozumieć punkty widzenia innych osób oraz znaleźć konstruktywne sposoby na rozwiązanie sporów. Kolejnym ważnym aspektem, w którym wiadomość zwrotna może być pomocna, jest zwiększanie wydajności i efektywności zespołu. Informacja zwrotna pozwala bowiem świadomie pracować nad poprawą naszych umiejętności i podejść.
Podsumowanie
Przekazywanie konstruktywnych informacji zwrotnych to sztuka, którą trzeba doskonalić w roli managera. Współcześnie, kiedy managerowie i pracownicy mają coraz mniej czasu na wspólne spotkania i rozmowy, wartościowa informacja zwrotna może dodać motywacji i energii do działania. Warto także pamiętać, żeby uwzględniać w trakcie jej przekazywania, tak pozytywne, jak i negatywne aspekty zachowań pracowników
Zapraszamy do lektury fragmentu książki Budowanie zaangażowania
Maciej Sasin
trener, coach, konsultant rozwoju organizacji
Akademia Rozwoju Kompetencji
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk za zgodą autora.