Informacja zwrotna w pracy managera

Informacja zwrotna, popularnie nazywana feedback’iem, to dzielenie się z ludźmi spostrzeżeniami o wykonywanych przez nich działaniach, w taki sposób, aby miało to wpływ na zwiększenie ich kompetencji oraz samoświadomości.

Stosowanie informacji zwrotnej w pracy managera przynosi duże korzyści

 

Każdy człowiek potrzebuje informacji zwrotnej na swój temat. Chce wiedzieć jak jest postrzegany on i jego praca w środowisku społecznym i zawodowym. Jeśli w jego otoczeniu brakuje tego typu informacji, czuje się niepewnie, a nawet może zacząć odczuwać frustrację, spowodowaną brakiem wiedzy o tym, jak odbierana jest jego praca. W niektórych sytuacjach pracownik zaczyna robić „wszystko”, aby zostać zauważonym, przejawia nawet te zachowania, które nie są aprobowane, tylko po to, aby ktoś wreszcie się nim zainteresował.

Co powoduje brak informacji zwrotnej?

  • Pracownik nie wie co robi dobrze, a co źle
  • Nie wie, w którym kierunku ma się rozwijać
  • Pojawia się niepewność o przyszłość
  • Rodzi się frustracja, jeśli taka sytuacja trwa zbyt długo, powoduje brak zaangażowania
  • Spada motywacja do pracy: po co się starać skoro nikt tego nie zauważa?
  • Pracownik ma nierealistyczną ocenę sytuacji
  • Może mieć poczucie, że jego praca jest mało ważna
Szkolenie Zarządzanie zespołem

Zasady przekazywania informacji zwrotnej przez managera dla pracowników:

1. Przekazywana z pozytywną intencją.

Aby informacja zwrotna była wartościowa, wymaga od managera okazywania szczerego zainteresowania i troski o odbierającego tę informację – udziela jej się po to, aby wesprzeć pracownika w rozwoju, a nie aby mu udowodnić, że jest niekompetentny.

2. Przekazywana w odpowiednim czasie.

Ważne jest aby zwrócić uwagę na to, kiedy przekazujesz informację zwrotną. Nie warto robić tego w przelocie, pośpiechu, czy w stresującej sytuacji. Zadbaj od dobrą atmosferę w trakcie rozmowy.

3. Oczekiwana przez odbiorcę.

Najskuteczniejsza informacja zwrotna dociera do odbiorcy, który jej oczekuje. Zgoda stanowi platformę dla otwartości i przekazywania informacji zwrotnej w dobrej atmosferze. Stwórz takie środowisko pracy, w którym informacja zwrotna będzie czymś zupełnie naturalnym i oczekiwanym.

4. Odnosi się do konkretnych zachowań i faktów.

Dobra informacja zwrotna jest konkretna i dotyczy zaobserwowanych przypadków i zachowań. Przedstawianie niejasnych określeń, niesie za sobą więcej szkód, niż korzyści. Najbardziej przydatna informacja jest bezpośrednia i otwarta. Aby to osiągnąć, mów w swoim imieniu, bazując na faktach, unikając insynuacji i domysłów.

Szkolenie: Zarządzanie przez cele i wskaźniki

5. Uwzględnia poziom emocji.

Skuteczna informacja zwrotna wymaga więcej, niż tylko stwierdzenia faktów, warto otwarcie wyrażać odczucia (pozytywne jak i negatywne) tak, aby odbiorca mógł poznać w pełni odmienny punkt widzenia.

6. Unikaj kategorycznego osądzania i oceniania.

Mów ze swojej perspektywy. Jeśli chcesz oceniać, należy wyraźnie powiedzieć, że jest to subiektywna ocena, a następnie opisać sytuację tak, jak ją widzisz i pozwolić, aby osoba zainteresowana przyjęła ocenę.

7. Dobrze zsynchronizowana w czasie.

Najbardziej przydatna informacja zwrotna przekazywana jest odbiorcy nastawionemu na jej wysłuchanie, skoncentrowanemu na konkretnym wydarzeniu, którego informacja ta dotyczy. Gromadzenie uwag przez dłuższy czas bez ich przekazania, może doprowadzić do niejasności i zmniejszyć skuteczność informacji zwrotnej w momencie jej przekazu. Odbiorca, po prostu, nie będzie pamiętać czego dotyczyła konkretna uwaga.

8. Przydatna w życiu.

Najbardziej przydatna informacja zwrotna skupia się wokół zachowań, na które odbiorca ma wpływ. Informacja zwrotna dotycząca spraw, które znajdują się poza kontrolą odbiorcy, nie jest tak przydatna i efektywna.

9. Sprawdzona i wyjaśniona.

Przekazywana informacja zwrotna powinna być sprawdzona i uzasadniona, a jednocześnie wolna od niedomówień, manipulacji.

Podsumowanie

Przekazywanie konstruktywnych informacji zwrotnych to sztuka, którą trzeba doskonalić w roli managera. Współcześnie, kiedy managerowie i pracownicy mają coraz mniej czasu na wspólne spotkania i rozmowy, wartościowa informacja zwrotna może dodać motywacji i energii do działania. Warto także pamiętać, żeby uwzględniać w trakcie jej przekazywania, tak pozytywne, jak i negatywne aspekty zachowań pracowników

Zapraszamy do lektury fragmentu  książki Budowanie zaangażowania

Maciej Sasin
trener, coach, konsultant rozwoju organizacji
Akademia Rozwoju Kompetencji
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk za zgodą autora.

 

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA!

NEWSLETTER

Zapisz się już dziś do naszego newsletter'a a otrzymasz darmowy fragment książki "Skuteczna sprzedaż. Model, który zwiększy Twoje zyski" autorstwa Macieja Sasina!

Send this to a friend