Prowadząc firmę przez lata, trudno znaleźć przedsiębiorstwo, które na jakimś etapie nie zetknęło się z trudną sytuacją finansową. Niezależnie od tego, czy jest ona spowodowana czynnikami zewnętrznymi, czy wewnętrznymi, działania, które należy podjąć, wymagają spokoju, analizy, ale i odwagi. Dzięki takiemu podejściu sytuacją kryzysową będzie łatwiej zarządzać. Sam w swojej historii prowadzenia firmy doradczej przeszedłem niejeden kryzys, więc znam uczucie stresu, które towarzyszy niełatwej sytuacji. Zapraszam do przeczytania artykułu, który powstał na bazie moich doświadczeń w prowadzeniu firmy oraz obserwacji firm, z którymi pracuję jako konsultant.
- Zaangażowanie pracowników w poszukiwanie oszczędności
- Oszczędności w firmie: zacznij od samej góry
- Analiza wynagrodzeń w kontekście wartości dodanej dla firmy
- Utrzymaj kapitał ludzki
- Outsourcing, centralizacja, decentralizacja
- Ograniczenie inwestycji do niezbędnego minimum
- Renegocjacja długoterminowych umów i zobowiązań
- Sprzedaż za gotówkę lub na krótki termin
- Windykacja należności
- Renegocjacja warunków wynajmu i praca zdalna
- Optymalizacja stanów magazynowych
Na początek warto przypomnieć, że każda firma powinna znać swój minimalny poziom krytyczny gotówki – najmniejszą ilość środków, która jest niezbędna do przetrwania. Ten poziom gotówki powinien obejmować wszystkie podstawowe wydatki, takie jak płace, koszty wynajmu i inne stałe zobowiązania. Przeanalizowanie struktury kosztów może też ujawnić, które wydatki są nieefektywne i nie przynoszą odpowiednich zwrotów z inwestycji. Szybka reakcja pozwoli na uwolnienie zasobów, które można przeznaczyć na ważniejsze potrzeby.
Warto dążyć do posiadania zapasu gotówki, który pozwoli przetrwać firmie kilka miesięcy bez generowania przychodów. Standardowo zaleca się, aby firmy miały zapas gotówki pokrywający od 3 do 6 miesięcy kosztów stałych. Taka sytuacja, choć skrajna, jest obrazowa i stanowi dobry wskaźnik finansowej kondycji firmy. Wielkość zapasu gotówki nie jest jednoznacznie określona i zależy od specyfiki branży. Posiadanie zapasu gotówki w firmie jest nie tylko strategicznym zabezpieczeniem, ale także narzędziem, które może znacząco zwiększyć jej konkurencyjność, stabilność i zdolność do szybkiego reagowania na zmieniające się warunki rynkowe.
Zaangażowanie pracowników w poszukiwanie oszczędności
Kiedy pojawiają się trudności finansowe, wszyscy jadą na tym samym wózku: właściciele, menedżerowie i pracownicy (a nawet klienci). Dlatego warto skorzystać z okazji i poprosić menedżerów oraz pracowników poszczególnych działów o wypracowanie pomysłów na oszczędności w firmie. Pracownicy często mają cenne spostrzeżenia na temat obszarów, w których można zredukować koszty bez uszczerbku dla jakości produktów czy usług. Ich zaangażowanie w proces oszczędnościowy może przynieść nieoczekiwane korzyści i poprawić morale zespołu.
Kiedy w 2008 roku w firmie DuPont zaczęto przygotowania do walki z kryzysem, jej zamówienia spadły o 30%. Dyrektor generalny firmy zwołał wszystkich dyrektorów z prośbą o analizę sytuacji. W tej firmie zawsze były przygotowane plany na takie niespodziewane sytuacje, jednak zaskoczenie było spore. Po analizie, która trwała kilka dni, opracowano plan działania. Zebrano 17 zespołów roboczych, które opracowały strategię. Dziesięć dni po uruchomieniu planu, każdy z pracowników miał spotkanie ze swoim kierownikiem w celu omówienia pomysłów na uzdrowienie sytuacji.
Oszczędności w firmie: zacznij od samej góry
W obliczu trudnej sytuacji finansowej niezbędne jest podjęcie działań oszczędnościowych, które zaczynają się od najwyższego szczebla zarządzania. Jest to odpowiedzialne zachowanie, ale i mobilizujące dla wszystkich pracowników. W takich okolicznościach nie może być świętych krów: każdy dział i każda osoba powinna być gotowa do przeanalizowania swojej roli i kosztów z nią związanych.
Redukcja kosztów powinna obejmować również wynagrodzenia kadry zarządzającej, które często stanowią znaczną część budżetu firmy. Przykładem może być tymczasowa redukcja wynagrodzeń wyższego kierownictwa, co nie tylko przyniesie bezpośrednie oszczędności, ale również wyśle sygnał do całej organizacji o powadze sytuacji. Oczywiście, sami właściciele firmy oraz członkowie rodziny powinni zadeklarować obniżenie swoich zarobków, ograniczenie dywidend itp. Taka postawa działa pozytywnie na wszystkich pracowników.
Analiza wynagrodzeń w kontekście wartości dodanej dla firmy
Analiza wynagrodzeń pod kątem wartości, jaką wnoszą poszczególne stanowiska, jest niezbędna. Wynagrodzenia powinny być adekwatne do realnie generowanej wartości dla firmy. Może to oznaczać konieczność restrukturyzacji zespołów i dostosowania wynagrodzeń do aktualnych warunków rynkowych oraz efektywności pracowników. Celem jest zapewnienie, że każda złotówka wydana na wynagrodzenia przynosi odpowiedni zwrot w postaci wartości dodanej dla firmy. Często okazuje się, że polityka wynagrodzeń nie jest uporządkowana i wymaga pilnej zmiany. Każdy, kto majstruje przy wynagrodzeniach, musi zdawać sobie sprawę, że może to być poruszanie się po polu minowym, więc zalecam ostrożność.
Utrzymaj kapitał ludzki
Jednym z pomysłów na redukcję kosztów jest poproszenie pracowników o wykorzystanie zaległych urlopów. W miarę możliwości warto także rozważyć przejście pracowników na urlop bezpłatny. Dzięki temu firma może zmniejszyć bieżące wydatki na wynagrodzenia, nie tracąc jednocześnie cennego kapitału ludzkiego. Pamiętaj, że zwalnianie pracowników oznacza często pozbywanie się najważniejszych zasobów firmy. Wykwalifikowany pracownik to nie tylko koszt, który może wynosić kilkadziesiąt tysięcy złotych, ale również trudność w odbudowie tego kapitału ludzkiego po kryzysie. Zatrzymanie i motywowanie obecnych pracowników jest kluczowe, ponieważ odbudowa kadr po kryzysie może nie tylko być kosztowna, ale także opóźnić rozwój firmy na wiele lat.
Ferdynand Porsche na pytanie „Co łatwiej wymienić, maszyny czy ludzi?” odpowiedział:
„Maszyny! Kupujesz je, programowanie zajmuje trochę czasu, aż w końcu zaczynają działać. Spróbuj ponownie zatrudnić ludzi, znowu ich wyszkolić, rozwinąć relacje i odtworzyć kulturę… Jak długo to zajmie?”.
Tak właśnie myśli i działa zarząd firmy Aksam, produkującej m.in. Paluszki Beskidzkie. Jak zapewnia Andrzej Rasiński, dyrektor generalny Aksam, w wywiadzie dla portalu Money.pl: „Nie planujemy zwolnień czy redukcji zatrudnienia, pracownicy będą pracowali rotacyjnie, a wynagrodzenia będą utrzymane. Wykorzystamy wszelkie zasoby oraz dostępne środki i będziemy bardzo ciężko pracowali, aby tak było”.
Wsparcie dostawców, kontrahentów i samych konsumentów dla firmy przerosło oczekiwania wszystkich obserwatorów tej trudnej sytuacji. Jednakże nie każda firma, mimo szczerych chęci, może sobie pozwolić na takie podejście. Można wtedy umówić się z pracownikami na chwilowe obniżenie pensji tam, gdzie ma to uzasadnienie, na przykład w przypadku postojowego, czasowego obniżenia podstawy wynagrodzenia czy zawieszenia premii. Transparentna komunikacja na temat konieczności tych kroków i zapewnienie, że są one tymczasowe, może pomóc w utrzymaniu zaangażowania pracowników i zminimalizowaniu negatywnego wpływu na morale zespołu.
Outsourcing, centralizacja, decentralizacja
Ważnym krokiem w redukcji kosztów jest dokładna analiza procesów biznesowych i określenie,
które z nich można outsourcować, a które wymagają centralizacji lub decentralizacji. Outsourcing może przynieść znaczne oszczędności, zwłaszcza w obszarach takich jak IT, księgowość czy nawet obsługa klienta (call center), gdzie zewnętrzni dostawcy mogą zaoferować lepsze ceny dzięki skali swojej działalności.
Z drugiej strony, centralizacja działań, takich jak zakupy (np. poprzez udział w grupach zakupowych) czy logistyka, może prowadzić do lepszego wykorzystania zasobów i redukcji kosztów poprzez eliminację potencjalnych marnotrawstw. Z kolei decentralizacja może być korzystna w przypadkach, gdy lokalne oddziały mają większą elastyczność i lepiej reagują na specyficzną sytuację w swojej lokalizacji. Chodzi o to, aby w miarę możliwości, nie podcinać skrzydeł tym częściom firmy, które dobrze funkcjonują, a w sytuacji kryzysowej utrzymanie firmy spoczywa na ich barkach.
Skrócenie lub wydłużenie godzin pracy różnych placówek może przynieść oszczędności, zwłaszcza jeśli zostanie dostosowane do faktycznego zapotrzebowania klientów. Analiza ruchu klientów oraz kosztów operacyjnych pozwoli na optymalne dostosowanie godzin otwarcia, co może skutkować znacznymi oszczędnościami.
Ograniczenie inwestycji do niezbędnego minimum
Najczęściej pierwsze kroki w kryzysie, jeśli chodzi o redukcję kosztów, kierowane są do działu HR, sprzedaży i marketingu. Należy jednak robić to z rozwagą, aby nie wylać dziecka z kąpielą, szczególnie że to od pracowników i wartości sprzedaży zależy być albo nie być organizacji. W trakcie kryzysu należy przede wszystkim zadbać o kluczowych pracowników i aktualnych klientów oraz utrzymać dobre relacje w obu tych kwestiach.
W obliczu niepewności finansowej konieczne jest ograniczenie planowanych inwestycji do takiego minimum, które nie przyczyni się do jeszcze większych problemów. Jeśli nie ma pewności co do ich realizacji lub spodziewanych korzyści, lepiej odłożyć je na później. Inwestycje, które są już w toku, mogą zostać wstrzymane do czasu poprawy sytuacji rynkowej. Warto również monitorować rynek pod kątem optymalnych cen zakupu, co pozwoli na korzystniejsze warunki zakupu w przyszłości.
Renegocjacja długoterminowych umów i zobowiązań
Renegocjacja długoterminowych umów z dostawcami i partnerami biznesowymi może przynieść wymierne korzyści finansowe. Warto podjąć rozmowy w duchu wspólnego interesu i długofalowych korzyści, argumentując, że obniżenie kosztów teraz pozwoli na stabilność i dalszą współpracę w przyszłości. Może to obejmować obniżenie stawek, wydłużenie terminów płatności lub inne korzystne warunki finansowe.
Sprzedaż za gotówkę lub na krótki termin
Bezpieczną strategią w trudnych czasach jest sprzedaż wyłącznie za gotówkę lub na krótki termin sprawdzonym odbiorcom. Znam także przedsiębiorców, którzy działają na przedpłatach, mimo że nie jest to standardem w ich branży. Warto również rozważyć ubezpieczenie należności lub skorzystanie z faktoringu, co zabezpieczy firmę przed ryzykiem niewypłacalności kontrahentów. Taka strategia minimalizuje ryzyko związane z opóźnieniami w płatnościach i pomaga utrzymać płynność finansową.
Windykacja należności
Ściąganie zaległych należności to kluczowy element zarządzania płynnością finansową. W przypadku problemów z płatnościami ze strony kontrahentów, warto korzystać z usług firm windykacyjnych. Profesjonalna windykacja może przyspieszyć odzyskanie środków i pozwolić na skupienie się na bieżącej działalności. Jeśli działania windykacyjne są prowadzone wewnętrznie, należy przygotować odpowiednio osoby zajmujące się tym obszarem — mało profesjonalne podejście może zniszczyć długotrwale budowane relacje z kontrahentami.
Renegocjacja warunków wynajmu i praca zdalna
Koszty wynajmu biur mogą stanowić znaczną część wydatków firmy. Renegocjacja warunków wynajmu lub poszukiwanie tańszych alternatyw to skuteczny sposób na oszczędności. Warto również rozważyć przestawienie części pracowników na tryb pracy zdalnej, co może znacznie obniżyć koszty związane z utrzymaniem biur. Wiele firm (szczególnie w dobie COVID-19) z sukcesem przeszło na pracę zdalną.
Jeśli firma jest właścicielem budynku, warto rozważyć podnajem części przestrzeni innym firmom. Wynajem powierzchni, która nie jest aktualnie potrzebna, może przynieść dodatkowe dochody i zredukować koszty związane z utrzymaniem nieruchomości. To rozwiązanie pozwala na efektywniejsze wykorzystanie dostępnych zasobów.
Motywowanie pracowników do przejścia ze spotkań i wyjazdów służbowych offline na online to skuteczny sposób na ograniczenie kosztów logistycznych. Jeśli spotkania offline są niezbędne, warto poprosić pracowników o optymalizację wydatków — obniżenie budżetu na podróże, wybór tańszych apartamentów zamiast hoteli czy korzystanie z bardziej ekonomicznych środków transportu. Tego typu działania mogą znacząco zmniejszyć wydatki na delegacje.
Optymalizacja stanów magazynowych
Obniżenie stanów magazynowych do niezbędnego minimum to kolejny sposób na redukcję kosztów. Nadmierne zapasy generują dodatkowe koszty związane z magazynowaniem i mogą prowadzić do strat wynikających z przeterminowania lub uszkodzenia towarów. Przemyślana polityka zarządzania zapasami pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów i ograniczenie niepotrzebnych wydatków.
Ograniczenie asortymentu i skoncentrowanie się na najważniejszych kategoriach produktów to skuteczna strategia redukcji kosztów. Warto przeanalizować, które produkty przynoszą największe zyski, i skoncentrować się na ich sprzedaży, eliminując jednocześnie mniej rentowne linie produktowe. Taka koncentracja może poprawić efektywność operacyjną i zredukować koszty związane z zarządzaniem szerokim asortymentem.
Podsumowanie
Regularna analiza wszystkich wydatków firmy to podstawa efektywnego zarządzania kosztami. Warto dokładnie prześledzić, które wydatki można obniżyć, ale należy robić to ostrożnie, aby nie wylać dziecka z kąpielą. Kluczowe jest, aby nie obniżać kosztów, które są niezbędne dla jakości usług czy produktów. Obniżanie kosztów w firmie wymaga przemyślanych i strategicznych działań. Kluczem jest zachowanie równowagi między redukcją wydatków a utrzymaniem kluczowych zasobów i jakości usług. Dzięki zaangażowaniu całego zespołu i odpowiedniej analizie można osiągnąć znaczące oszczędności, które pozwolą firmie przetrwać trudne czasy i przygotować się na przyszły rozwój.
Autor: Maciej Sasin
Konsultant rozwoju firm. Założyciel firmy Akademia Rozwoju Kompetencji specjalizującej się w rozwoju organizacji. Mentor w aplikacji biznesowej Ask Mentor. Autor książek „Budowanie zaangażowania pracowników”, „Efektywny system pracy”, „Skuteczna sprzedaż. Model, który zwiększy Twoje zyski”, „Checklisty dla biznesu”, „Pro Meeting Tools. Prowadzenie spotkań offline i online” i „Jak mądrze rozwijać firmę i nie zwariować”. Pomaga firmom budować zaangażowanie pracowników i zwiększać świadomość biznesową.
