Jak unikać przerywania w pracy? Wskazówki także dla home office.

Przerywanie pracy to jeden z największych kosztów, które powoduje, że praca jest nieefektywna, a jednocześnie daje bardzo nieuświadomionych strat… Przerywana praca może zajmować nam nawet 50% więcej czasu, niż praca wykonywana od A do Z. W tym artykule podzielę się wskazówkami, jak sobie radzić z przerywaniem pracy?

Budując Efektywny System Pracy, musimy zadbać o koncentrację uwagi w swojej pracy. W tej koncepcji ważne jest, aby zadbać w swojej pracy o uważność, tak na siebie jak i na innych. Najważniejsze jest, aby być skoncentrowanym na pracy i dosłownie, nie dać sobie przerwać.

Odłącz się – bądź offline choćby na 15 minut

Warto choć chwilę znaleźć na pracę naprawdę głęboką i odłączyć się od świata maili, powiadomień i telefonów, aby zwiększyć swoją wydajność i przepracować chwilę w spokoju, bez przerywania pracy. Mało jest takich stanowisk w firmie, które to uniemożliwiają. Uważam że, trzeba zawalczyć o ten czas dla siebie.

Zbadaj, kiedy ludzie są najmniej aktywni i wtedy pracuj nad trudnymi tematami

W każdej firmie, specyfikacja pracy, są chwile w których otoczenie mniej lub bardziej nas angażuje. W jednym są to godziny poranne w innych popołudniowe A w niektórych te w środku dnia kiedy na przykład wszyscy idą na lunch. Warto zbadać ten temat w swojej specyfice pracy i pracować głęboko wtedy, kiedy jest najmniejsza szansa na przerwanie.

Wyłącz powiadomienia maili na pulpicie

Badania pokazują, że nawet obecność telefonu komórkowego w pobliżu jest już czynnikiem rozpraszający, a co dopiero notyfikacje, które nieustannie bombardują nas co kilka minut. Wejdź do ustawień swojego telefonu i wyłącz częstotliwość modyfikacji, albo ustal tylko te, które są dla ciebie najistotniejsze. To samo zrób w swoim komputerze, ogranicz powiadomienia typu push, powiadomienia maili na pulpicie, czy inne formy rozpraszaczy.

Kiedy ktoś będzie próbował przerwać tobie ważną pracę…

…poproś by chwilę poczekał lub powiedz, że za chwilę podejdziesz do niego. W Polsce często mamy taką kulturę pracy, że jak ktoś nas prosi o pomoc, to my od razu mu jej udzielamy. Czasem jest to dobre, ale bardzo często wytrąca nas to z rytmu pracy i oddała od osiągnięcia celu. W takich sytuacjach warto asertywnie odmówić pomocy w danej chwili informując kiedy będziemy dostępni i będziemy tej pomocy mogli udzielić bezstratnie dla swoich obowiązków.

Umów się ze współpracownikami, aby Tobie nie przeszkadzano

Ustalcie zasady komunikacji i współpracy: warto ustalić wraz ze współpracownikami, kiedy możemy sobie “przeszkadzać”, a kiedy wolelibyśmy, aby tego nie robić. W niektórych firmach takim znakiem, sygnałem, są słuchawki założone na uszy, kartka informacyjna czy kubek symbolizujący to, że aktualnie jesteśmy w trakcie głębokiej pracy. Koniecznie trzeba, wspólnie z zespołem w którym pracujemy, wypracować zasady, kiedy możemy się komunikować, a kiedy potrzebujemy chwili skupienia. Wprowadźcie godziny ciszy w zespole, w trakcie których organizujemy spotkań, nie przerywamy sobie, mamy czas na wykonywanie swojej pracy.

Wprowadźcie czas na wspólne omawianie kwestii

Jeśli pracujesz jako menedżer, na pewno otrzymujesz wiele pytań od swojego zespołu w ciągu dnia. Zwróć uwagę na to, że udzielasz odpowiedzi jednej osobie, która może być ważna także dla innych członków zespołu. Staraj się zorganizować pracę i spotkania wewnątrz zespołu w taki sposób, aby odpowiadać na pytania pracowników, tak aby wszyscy słyszeli odpowiedź. Dlatego warto w ciągu dnia zrobić 2,3 spotkania trwające około 15 minut w trakcie których zbierzesz pytania i odpowiedź na nie zbiorczo, tak, aby zarządzać wiedzą w organizacji i uczyć pracowników samodzielnego rozwiązywania problemów lub przekazywać wiedzy na temat case study.

Wyrób nawyk finalizacji rozpoczętego zadania lub jego części

Przejdź do miejsca, w którym nikt nie będzie Tobie przeszkadzał. To bardzo ważna umiejętnością, szczególnie w naszych współczesnych czasach, która polega na wyrobieniu sobie nawyku dokańczania otwartych spraw. Oznacza to, że kiedy robią coś staram się to zrobić do końca tak żeby nie musieć powracać do tej czynności po raz kolejny kropka powrót do tej czynności może nas kosztować dużo energii i podwójnej pracy.

Podzielcie się pracą tak…

aby jedna osoba mogła pracować w skupieniu, a inna brała rozpraszacze na siebie. W niektórych zespołach, oprócz swojej pracy, którą członkowie zespołu mają do wykonania, są też odebrania telefonu i obsługa klientów wewnętrznych. Warto umówić się, że na przykład, że przez dwie godziny jedna osoba będzie pełnić dyżur i będzie robić te czynności, które przerywają pracę, to znaczy: odbierać telefony i obsługiwać klientów. Wszyscy inni mogą wtedy w skupieniu wykonywać swoją pracę. Oczywiście, warto wymieniać się co, na przykład, dwie godziny w tych rolach po to żeby każdy miał czas na pracę w skupieniu.

Zmień godziny pracy na bardziej optymalne

Co jakiś czas przyjdź do biura wcześniej lub później i zostań zostań dłużej. W niektórych sytuacjach warto rozważyć czy do pracy nie przychodzi troszkę wcześniej lub zostać trochę dłużej aby można było w spokoju wykonywać swoją pracę. Wielu menedżerów w których znam właścicieli firm wstaję nawet od 4:00 czy 5:00 rano po to żeby wykonać w skupieniu pracę którą normalnie w ciągu dnia przerwano by iim kilkukrotnie

Pracuj home office od czasu do czasu

Warto też umożliwić pracownikom pracę zdalną w home office lub z innego miejsca, które byłoby dla nich wygodne. Oczywiście taką możliwość należy dać, tym pracownikom, którym możemy zaufać i mieć pewność, że rzeczywiście będą przykłada się do swojej pracy i realizować założone cele.

Podsumowanie

Podsumowując, mamy wiele możliwości na to aby ograniczyć wpływ przerywania w pracy. Pamiętajmy że przelewanie wydłuża wykonywaną pracę nawet o 100%. więc jeśli wykonujemy czynności złożone wymagające kreatywnego myślenia dbajmy o higienę pracy osobistej w innym stopni w innym wypadku będziemy przeżywać frustracje i rozczarowania.

Maciej Sasin
Konsultant rozwoju organizacji

Założyciel firmy Akademia Rozwoju Kompetencji specjalizującej się w rozwoju organizacji. Autor książek Budowanie zaangażowania, Efektywny system pracy oraz Skuteczna sprzedaż. Pomagam firmom budować zaangażowanie pracowników.

Drodzy Państwo,

realizujemy szkolenia i coachingi w formie ON-LINE, dzięki czemu nie musicie rezygnować z planów rozwojowych. Bezpiecznie Was wspieramy.

Zapraszamy do kontaktu.