Przerywanie pracy to jeden z największych kosztów, które powoduje, że praca jest nieefektywna. Przerywana praca może zajmować nam nawet 100% więcej czasu, niż praca wykonywana od A do Z. W tym artykule podzielę się wskazówkami, jak sobie radzić z przerywaniem pracy?
Budując Efektywny System Pracy, musimy zadbać o koncentrację uwagi w swojej pracy. W tej koncepcji ważne jest, aby zadbać w swojej pracy o uważność, tak na siebie jak i na innych. Najważniejsze jest, aby być skoncentrowanym na tu i teraz, i dosłownie, nie dać sobie przerwać.
Odłącz się – bądź offline choćby na 15 minut
Warto choć chwilę znaleźć na pracę naprawdę głęboką (wymagającej skupienia i koncentracji) i odłączyć się od świata maili, powiadomień i telefonów, aby zwiększyć swoją wydajność i przepracować chwilę w spokoju, bez przerywania. Mało jest takich stanowisk w firmie, które to uniemożliwiają. Uważam że, trzeba zawalczyć o ten czas dla siebie.
Zbadaj, kiedy ludzie są najmniej aktywni i wtedy pracuj nad trudnymi tematami
W każdej firmie, specyfice pracy, są chwile w których otoczenie mniej lub bardziej nas angażuje. W jednym są to godziny poranne w innych popołudniowe, a w niektórych te w środku dnia kiedy wszyscy idą na lunch. Warto zbadać ten temat w swojej specyfice pracy i pracować głęboko wtedy, kiedy jest najmniejsza szansa na przerwanie.
Wyłącz powiadomienia maili na pulpicie
Badania pokazują, że nawet obecność telefonu komórkowego w pobliżu jest czynnikiem rozpraszający, a co dopiero notyfikacje, które nieustannie bombardują nas co kilka minut. Wejdź do ustawień swojego telefonu i wyłącz częstotliwość notyfikacji, albo pozostaw tylko te, które są dla ciebie najistotniejsze. To samo zrób w swoim komputerze, ogranicz powiadomienia typu „push”, powiadomienia maili na pulpicie czy inne rodzaje rozpraszaczy.
Kiedy ktoś będzie próbował przerwać tobie ważną pracę…
…poproś by chwilę poczekał lub powiedz, że np. za 20 minut podejdziesz do niego. W Polsce często mamy taką kulturę pracy, że jak ktoś nas prosi o pomoc, to my od razu mu jej udzielamy. Czasem jest to dobre, ale bardzo często wytrąca nas z rytmu pracy i oddała od osiągnięcia celu. W takich sytuacjach warto asertywnie odmówić pomocy w danej chwili informując kiedy będziemy dostępni i będziemy tej pomocy mogli udzielić bezstratnie dla swoich obowiązków.
Umów się ze współpracownikami, aby Tobie nie przeszkadzano
Ustalcie zasady komunikacji i współpracy: warto ustalić ze współpracownikami, kiedy możemy sobie „przeszkadzać”, a kiedy wolelibyśmy, aby tego nie robić. W niektórych firmach takim znakiem-sygnałem, są słuchawki założone na uszy, kartka informacyjna czy kubek symbolizujący to, że aktualnie jesteśmy w trakcie głębokiej pracy. Koniecznie trzeba wypracować zasady, kiedy możemy się komunikować, a kiedy potrzebujemy chwili skupienia. Wprowadźcie godziny ciszy w zespole, w trakcie których nie organizujecie spotkań, nie przerywamy sobie, mamy czas na wykonywanie swojej pracy.
Wprowadźcie czas na wspólne omawianie kwestii
Jeśli pracujesz jako menedżer, na pewno otrzymujesz wiele pytań od swojego zespołu w ciągu dnia. Zwróć uwagę na to, że udzielasz odpowiedzi jednej osobie, która może być ważna także dla innych członków zespołu. Staraj się zorganizować pracę i spotkania wewnątrz zespołu w taki sposób, aby odpowiadać na pytania pracowników, tak aby wszyscy słyszeli odpowiedź. Dlatego warto w ciągu dnia zrobić krótkie spotkania trwające np. 15 minut w trakcie których zbierzesz pytania i odpowiesz na nie zbiorczo tak, aby zarządzać wiedzą w zespole i przy okazji uczyć pracowników samodzielnego rozwiązywania problemów lub przekazywać wiedzę na temat case study.
Wyrób nawyk finalizacji rozpoczętego zadania lub jego części
Finalizacja spraw to bardzo ważna umiejętność, szczególnie w naszych współczesnych czasach, która polega na wyrobieniu sobie nawyku dokańczania otwartych spraw. Oznacza to, że kiedy robię coś, staram się to zrobić do końca tak, żeby nie musieć powracać do tej czynności po raz kolejny. Powrót do tej czynności może nas kosztować dużo energii i podwójnej pracy.
Podzielcie się pracą tak…
…aby jedna osoba mogła pracować w skupieniu, a inna brała rozpraszacze na siebie. W niektórych zespołach, oprócz swojej pracy, którą członkowie zespołu mają do wykonania, są też do odebrania telefony i obsługa klientów. Warto umówić się że, na przykład, przez dwie godziny jedna osoba będzie pełnić dyżur i będzie robić te czynności, które przerywają pracę. Wszyscy inni mogą wtedy w skupieniu wykonywać swoją pracę bez obawy, że będą ją musieli przerwać.
Zmień godziny pracy na bardziej optymalne
W niektórych sytuacjach warto rozważyć czy do pracy nie przychodzić troszkę wcześniej lub zostać trochę dłużej, aby można było w spokoju wykonywać ważną pracę. Wielu menedżerów w których znam, właścicieli firm, wstaję nawet od 4:00 czy 5:00 rano po to, żeby wykonać w skupieniu pracę, którą normalnie w ciągu dnia przerywano by im kilkukrotnie.
Pracuj home office od czasu do czasu
Warto też umożliwić pracownikiem pracę zdalną w home office lub z innego miejsca, które byłoby dla niego wygodne. Oczywiście, taką możliwość należy dać, tym pracownikom, którym możemy zaufać i mieć pewność, że rzeczywiście będą przykłada się do swojej pracy i realizować założone cele.
Podsumowanie
Podsumowując, mamy wiele możliwości na to aby ograniczyć wpływ przerywania w pracy. Pamiętajmy że przerywanie wydłuża wykonywaną pracę nawet o 100%. więc jeśli wykonujemy czynności złożone wymagające kreatywnego myślenia dbajmy o higienę pracy osobistej w innym stopni w innym wypadku będziemy przeżywać frustracje i rozczarowania.
Maciej Sasin
Konsultant rozwoju organizacji
Założyciel firmy Akademia Rozwoju Kompetencji specjalizującej się w rozwoju organizacji. Autor książek Budowanie zaangażowania, Efektywny system pracy oraz Skuteczna sprzedaż. Pomagam firmom budować zaangażowanie pracowników.
