Zarządzanie sobą w czasie jest łatwiejsze, kiedy zbudowaliśmy odpowiedni Efektywny System Pracy. ESP to coś więcej niż ustalanie priorytetów. To przede wszystkim skuteczne zarządzanie zadaniami czy informacjami, które są niezbędne do wykonywania naszych działań. Efektywny System Pracy składa się 12 kompetencji wg modelu Pro Time Tools, które pomagają w utrzymaniu motywacji i efektywności działań.
Pro aktywność w zarządzaniu czasem
Proaktywność to umiejętność wzięcia odpowiedzialności za swoje działania i za swoją pracę. To sztuka przejmowania kontroli nad przyszłością poprzez działania, które mogą nas na nią przygotowywać. Takie działania to przeciwdziałanie ryzykom, odpowiednie planowanie, branie pod uwagę różnych scenariuszy itp. Dzięki proaktywności możemy przeciwdziałać potencjalnym trudnościom przyszłości.
Szkolenie: PRO TIME TOOLS zarządzanie czasem i sobą w czasie w XXI wieku
Samoświadomość w zarządzaniu czasem
Wiele problemów związanych z trudnościami z organizowaniem i planowaniem czasu pracy wynika z braku świadomości swojego podejścia do zarządzania czasem. Rozpoznanie pewnych schematów i mechanizmów, według których działamy i postępujemy można uchronić nas przed potencjalnymi trudnościami, takimi jak prokrastynacja, perfekcjonizm, brak asertywności czy nieumiejętność delegowania zadań.
Organizacja w system pracy
Kolejnym aspektem, który wpływa na naszą nieefektywność pracy jest brak systematyczności w zarządzaniu informacjami, które na co dzień nam spływają. Umiejętne kategoryzowanie spraw, dobre zarządzanie pocztą elektroniczną i wszystkimi innymi źródłami napływu informacji powodują, że tracimy mniej czasu na poszukiwanie niezbędnych w danej chwili informacji, ale także pozwalają utrzymać koncentrację na rzeczach najważniejszych.
Trenowanie swoich nawyków, a zarządzanie czasem
Optymalizacja systemu pracy co do efektywnego systemu pracy nie może obyć się bez wykształcenia nawyków, które ten system wspierają. Mówi się, że drugą naturą człowieka są właśnie nawyki, dlatego musimy zadbać o te nawyki, które wspierają nas w realizacji celów.
Aplikacje wspierające efektywność i zarządzanie czasem
Żyjemy w czasach technologicznej rewolucji. Tak naprawdę nie ma obszarów życia, w których nie weszły w jakikolwiek sposób aplikacje wspierające zarządzanie czasem. Ważne jest w tym gąszczu możliwości wybrać to, co dla nas najważniejsze i wspomagające w realizacji naszych celów. Otwórzmy się na elektroniczny kalendarz czy na różnego rodzaju programy wspierające tworzenie listy zadań albo na współdzielenie plików itp.
Uważność a zarządzanie czasem
To, czego na co dzień nam brakuje to właśnie uważności na wykonywanie zadań, które stoją przed nami. Co więcej – brakuje nam także ważności na innych ludzi, którzy przekazują nam kluczowe informacje, a my nie podejmujemy żadnych działań z nim związanych. Zatem musimy ćwiczyć uważność na siebie, na swoje odczucia i emocje, aby dobrze nimi zarządzić, a także na innych ludzi, z którymi współpracujemy.
W tym kontekście ważne jest również, aby nie wykonywać niepotrzebnie zbyt wiele zadań w jednym czasie, ponieważ podzielność uwagi jest mitem. Robiąc jedną rzecz na raz jesteśmy najbardziej efektywni.
Elastyczność w zarządzaniu czasem
Nie da się przetrwać we współczesnych czasach bez planu. Wszystko tak szybko się zmienia. Bardzo trudno jest wytrwać w realizacji planów bez korekcji. Chcąc nie chcąc, lubiąc nie lubiąc musimy się do tego przyzwyczaić i na to nastawić, a przede wszystkim zaakceptować.
Terminy i planowanie w zarządzaniu czasem
Pomimo elastyczności nie da się funkcjonować bez odpowiedniego ćwiczenia naszych planów w przyszłości. Musimy tę umiejętność doprowadzić do takiego poziomu, który pozwoli nam unikać trudnych sytuacji: spiętrzeń wąskich gardeł czy wykonywania pracy nierozsądnie bez zachowania odpowiedniej kolejności.
Otwartość i kreatywność, a zarządzanie czasem
Aby dobrze planować trzeba pozwolić sobie na elastyczność. Musimy być otwarci i kreatywni, tak w trakcie planowania, jak i wykonywania swojej pracy. Natomiast, jeżeli jesteśmy zestresowani, to brakuje nam dostępu do swoich zasobów, przez co trudno o kreatywność w poszukiwaniu rozwiązań. Otwartość jest istotna, ponieważ dzięki niej możemy spojrzeć na sprawy inaczej i mniej schematycznie, przez co wykonywanie pracy może być bardziej płynne.
Listy i checklisty w zarządzaniu czasem
Efektywne zarządzanie sobą w czasie nie byłoby możliwe bez używania list zadań i checklist ułatwiających wykonywanie mniej rutynowych czynności. Ważne jest, aby nie trzymać spraw w głowie, ale spisywać je i umieszczać w odpowiednim miejscu tak, aby przeglądać je na bieżąco i mieć do nich dostęp także z telefonu. Przeglądanie spraw ułatwia koncentrowanie uwagi na nich i nie pozwala zapominać o ważnych rzeczach.
Stres-odporność w pracy
Ostatnią kompetencją składającą się na efektywny system pracy jest zdolność radzenia sobie ze stresem. Tak naprawdę wszystkie wcześniej wymienione kompetencje i postawy przyczyniają się do większej efektywności w radzeniu sobie z nim. Obecność stresu w trakcie wykonywania zadań odbiera nam bardzo dużą część naszych zdolności poznawczych, a nawet inteligencji. Oczywiście, jeśli nie są duże może to działać mobilizująco, ale jeśli przekracza nasze osobiste dopuszczalne granice, staje się ciężarem dla naszego ciała, a przede wszystkim dla mózgu.
Podsumowanie
Budowanie efektywnego systemu pracy to dbałość o szereg postaw i kompetencji, które przyczyniają się do zwiększenia naszej osobistej efektywności i produktywności. Systematyczna praca nad nimi sprawia, że nasz umysł jest bardziej zrelaksowany i gotowy na różnego rodzaju wyzwania codziennego dnia. System pracy jest indywidualny dla każdego, kto go tworzy, ale jednocześnie oparty na tych samych zasadach. Jeśli chcesz wdrożyć powyższe zasady, zapraszamy na szkolenie z tego zakresu.
Maciej Sasin
Konsultant rozwoju organizacji
Założyciel firmy Akademia Rozwoju Kompetencji specjalizującej się w rozwoju organizacji. Autor książek Budowanie zaangażowania, Efektywny system pracy oraz Skuteczna sprzedaż. Pomaga firmom budować zaangażowanie pracowników.
