Zarządzanie sobą w czasie jest łatwiejsze, kiedy zbudowaliśmy odpowiedni Efektywny System Pracy. ESP to coś więcej niż ustalanie priorytetów. To przede wszystkim skuteczne zarządzanie zadaniami czy informacjami, które są niezbędne do wykonywania naszych działań.
Skuteczne nawyki zarządzania czasem i zadaniami w modelu PRO TIME TOOLS
Efektywny System Pracy składa się 12 kompetencji wg modelu Pro Time Tools, które pomagają w utrzymaniu motywacji i efektywności działań.
Proaktywność w zarządzaniu czasem
Proaktywność to umiejętność wzięcia odpowiedzialności za swoje działania i za swoją pracę. To sztuka przejmowania kontroli nad przyszłością poprzez działania, które mogą nas na nią przygotowywać. Takie działania to przeciwdziałanie ryzykom, odpowiednie planowanie, branie pod uwagę różnych scenariuszy itp. Dzięki proaktywności możemy przeciwdziałać potencjalnym trudnościom przyszłości.
Szkolenie: PRO TIME TOOLS zarządzanie czasem i sobą w czasie w XXI wieku
Ania, właścicielka niewielkiej agencji PR, zauważyła, że klienci często proszą o zmiany w kampaniach na ostatnią chwilę, co dezorganizowało pracę zespołu. Postanowiła działać proaktywnie. Raz w miesiącu organizuje spotkanie z kluczowymi klientami, aby wspólnie omówić strategię i zaplanować harmonogram działań z dużym wyprzedzeniem. Dzięki temu jej zespół ma jasno określone priorytety, a niespodziewane zmiany zdarzają się rzadziej.
Rezultat? Klienci są bardziej zadowoleni, a zespół Ani pracuje w spokojniejszym rytmie, zachowując wysoką efektywność.
Samoświadomość w zarządzaniu czasem
Wiele problemów związanych z trudnościami z organizowaniem i planowaniem czasu pracy wynika z braku świadomości swojego podejścia do zarządzania czasem. Rozpoznanie pewnych schematów i mechanizmów, według których działamy i postępujemy można uchronić nas przed potencjalnymi trudnościami, takimi jak prokrastynacja, perfekcjonizm, brak asertywności czy nieumiejętność delegowania zadań.
Kamil, menedżer w małej firmie IT, nie mógł zrozumieć, dlaczego zawsze kończy dzień z poczuciem, że nie zrealizował najważniejszych zadań. Po warsztatach z samoświadomości odkrył, że spędza zbyt dużo czasu na gaszeniu „pożarów” i udzielaniu odpowiedzi na drobne pytania zespołu. Rozpoczął eksperyment – pierwsze dwie godziny każdego dnia blokuje w kalendarzu na strategiczne planowanie i najważniejsze zadania, informując zespół, że w tym czasie odpowiada tylko na pilne sprawy.
Efekt? Kamil czuje, że ma kontrolę nad czasem, a jego zespół nauczył się większej samodzielności.
Organizacja w system pracy
Kolejnym aspektem, który wpływa na naszą nieefektywność pracy jest brak systematyczności w zarządzaniu informacjami, które na co dzień nam spływają. Umiejętne kategoryzowanie spraw, dobre zarządzanie pocztą elektroniczną i wszystkimi innymi źródłami napływu informacji powodują, że tracimy mniej czasu na poszukiwanie niezbędnych w danej chwili informacji, ale także pozwalają utrzymać koncentrację na rzeczach najważniejszych.
Maria prowadzi małą firmę cateringową. W ciągu dnia otrzymuje dziesiątki telefonów i e-maili z zamówieniami, przez co czasami zdarzały się pomyłki w dostawach. Wprowadziła prosty system organizacji: każde zamówienie zapisuje w aplikacji, która automatycznie generuje listy zakupów i harmonogram dostaw. Dodatkowo wprowadziła zasadę „zero papieru” – wszystkie informacje przechowywane są w jednym systemie.
Dzięki temu Maria nie tylko unika błędów, ale też oszczędza dwie godziny dziennie, które może poświęcić na rozwój firmy.
Trenowanie swoich nawyków, a zarządzanie czasem
Optymalizacja systemu pracy co do efektywnego systemu pracy nie może obyć się bez wykształcenia nawyków, które ten system wspierają. Mówi się, że drugą naturą człowieka są właśnie nawyki, dlatego musimy zadbać o te nawyki, które wspierają nas w realizacji celów.
Tomek, młody przedsiębiorca prowadzący sklep internetowy, przez lata miał problem z odkładaniem trudnych decyzji na później. Po przeczytaniu książki o budowaniu nawyków wprowadził zasadę „zjedzenia żaby” – każdego dnia zaczyna pracę od wykonania najbardziej wymagającego zadania. W pierwszym tygodniu było to stresujące, ale po miesiącu zauważył, że działa bardziej efektywnie, a trudne sprawy przestały być dla niego paraliżujące.
Obecnie Tomek uważa, że to jedna z najważniejszych zmian, które pomogły mu rozwinąć biznes.
Aplikacje wspierające efektywność i zarządzanie czasem
Żyjemy w czasach technologicznej rewolucji. Tak naprawdę nie ma obszarów życia, w których nie weszły w jakikolwiek sposób aplikacje wspierające zarządzanie czasem. Ważne jest w tym gąszczu możliwości wybrać to, co dla nas najważniejsze i wspomagające w realizacji naszych celów. Otwórzmy się na elektroniczny kalendarz czy na różnego rodzaju programy wspierające tworzenie listy zadań albo na współdzielenie plików itp.
Ewa, właścicielka butiku odzieżowego, przez lata zarządzała zadaniami „na kartkach”. Chaos narastał, gdy sklep rozwinął sprzedaż online. Po wprowadzeniu aplikacji Asana, gdzie każde zadanie – od zamówień u dostawców po obsługę klientów – ma swoje miejsce, wszystko się zmieniło. Teraz Ewa widzi, co jest zrobione, co w toku, a co wymaga jej uwagi. Dzięki aplikacji odzyskała czas na tworzenie nowych kolekcji i rozwój relacji z klientami.
Uważność a zarządzanie czasem
To, czego na co dzień nam brakuje to właśnie uważności na wykonywanie zadań, które stoją przed nami. Co więcej – brakuje nam także ważności na innych ludzi, którzy przekazują nam kluczowe informacje, a my nie podejmujemy żadnych działań z nim związanych. Zatem musimy ćwiczyć uważność na siebie, na swoje odczucia i emocje, aby dobrze nimi zarządzić, a także na innych ludzi, z którymi współpracujemy.
W tym kontekście ważne jest również, aby nie wykonywać niepotrzebnie zbyt wiele zadań w jednym czasie, ponieważ podzielność uwagi jest mitem. Robiąc jedną rzecz na raz jesteśmy najbardziej efektywni.
Piotr, szef niewielkiej drukarni, podczas jednego z zadań zorientował się, że popełnił błąd, bo pracował w pośpiechu, rozmawiając jednocześnie przez telefon i odpowiadając na maile. Postanowił eksperymentować z uważnością. Przez tydzień wyłączał wszystkie powiadomienia i skupiał się tylko na jednej czynności naraz. Ku jego zdziwieniu, praca zaczęła iść szybciej, błędów było mniej, a on sam czuł się spokojniejszy. Teraz zachęca pracowników, by stosowali tę zasadę podczas realizacji kluczowych zamówień.
Elastyczność w zarządzaniu czasem
Nie da się przetrwać we współczesnych czasach bez planu. Wszystko tak szybko się zmienia. Bardzo trudno jest wytrwać w realizacji planów bez korekcji. Chcąc nie chcąc, lubiąc nie lubiąc musimy się do tego przyzwyczaić i na to nastawić, a przede wszystkim zaakceptować.
Małgosia prowadzi małą firmę szkoleniową. Pewnego dnia kluczowy klient odwołał szkolenie na ostatnią chwilę, co mogło oznaczać stratę finansową. Dzięki wcześniejszemu przygotowaniu planu awaryjnego – w tym liście potencjalnych klientów – w ciągu godziny udało się zaproponować szkolenie innej firmie. Zamiast stracić czas i środki, Małgosia zrealizowała to samo szkolenie dla innej grupy.
Terminy i planowanie w zarządzaniu czasem
Pomimo elastyczności nie da się funkcjonować bez odpowiedniego ćwiczenia naszych planów w przyszłości. Musimy tę umiejętność doprowadzić do takiego poziomu, który pozwoli nam unikać trudnych sytuacji: spiętrzeń wąskich gardeł czy wykonywania pracy nierozsądnie bez zachowania odpowiedniej kolejności.
Agnieszka prowadzi firmę zajmującą się dekoracją wnętrz. Pewnego razu, podczas realizacji kilku projektów jednocześnie, doszło do spiętrzenia zadań – dostawca opóźnił materiały, a ekipa remontowa nie mogła zacząć pracy. Klienci byli niezadowoleni, a Agnieszka musiała tłumaczyć się z opóźnień. Po tej sytuacji wprowadziła zasadę „buforowania terminów” – przy każdym etapie realizacji projektu dodaje rezerwowy czas na wypadek opóźnień. Dodatkowo organizuje cotygodniowe spotkania zespołu, by omówić stan projektów i wykryć potencjalne wąskie gardła. W jednym z projektów klient zażądał dużych zmian w ostatniej chwili – dzięki buforowi czasowemu zmiany zostały wprowadzone, a zespół uniknął pracy pod presją. Rezultat? Agnieszka zyskała spokój, a jej firma – reputację punktualności i solidności.
Otwartość i kreatywność, a zarządzanie czasem
Aby dobrze planować trzeba pozwolić sobie na elastyczność. Musimy być otwarci i kreatywni, tak w trakcie planowania, jak i wykonywania swojej pracy. Natomiast, jeżeli jesteśmy zestresowani, to brakuje nam dostępu do swoich zasobów, przez co trudno o kreatywność w poszukiwaniu rozwiązań. Otwartość jest istotna, ponieważ dzięki niej możemy spojrzeć na sprawy inaczej i mniej schematycznie, przez co wykonywanie pracy może być bardziej płynne.
Krzysztof, właściciel większej drukarni, miał problem z coraz bardziej wymagającymi terminami realizacji zamówień. Klienci oczekiwali szybszych realizacji, a Krzysztof czuł się przytłoczony. Pewnego dnia wpadł na pomysł, by zaprosić pracowników na kreatywne warsztaty. Podczas spotkania zespół burzą mózgów szukał rozwiązań, które usprawnią pracę drukarni. Jeden z pracowników zaproponował reorganizację procesu druku – na przykład jednoczesne drukowanie mniejszych zamówień w jednej serii zamiast realizowania ich pojedynczo. Dzięki temu czas produkcji skrócił się o 20%, a drukarnia mogła przyjmować więcej zamówień. Dodatkowo Krzysztof nauczył się, że w sytuacjach stresowych warto zrobić krok wstecz, spojrzeć na problem z innej perspektywy i poprosić zespół o wsparcie. Ta otwartość pomogła mu wyjść z kryzysu, a firma zyskała nowe procedury i lojalnych klientów.
Listy i checklisty w zarządzaniu czasem
Efektywne zarządzanie sobą w czasie nie byłoby możliwe bez używania list zadań i checklist ułatwiających wykonywanie mniej rutynowych czynności. Ważne jest, aby nie trzymać spraw w głowie, ale spisywać je i umieszczać w odpowiednim miejscu tak, aby przeglądać je na bieżąco i mieć do nich dostęp także z telefonu. Przeglądanie spraw ułatwia koncentrowanie uwagi na nich i nie pozwala zapominać o ważnych rzeczach.
Kasia, właścicielka salonu kosmetycznego, zaczęła używać checklisty dla każdego klienta, zawierającej informacje o zabiegach i preferencjach. Dzięki temu jej zespół wie dokładnie, czego oczekują klienci, co skraca czas obsługi i zwiększa zadowolenie. Jedna z klientek powiedziała, że czuje się, jakby była najważniejszą osobą w salonie, bo nikt nigdy nie zapomina o jej ulubionych produktach.
Stres-odporność w pracy
Ostatnią kompetencją składającą się na efektywny system pracy jest zdolność radzenia sobie ze stresem. Tak naprawdę wszystkie wcześniej wymienione kompetencje i postawy przyczyniają się do większej efektywności w radzeniu sobie z nim. Obecność stresu w trakcie wykonywania zadań odbiera nam bardzo dużą część naszych zdolności poznawczych, a nawet inteligencji. Oczywiście, jeśli nie są duże może to działać mobilizująco, ale jeśli przekracza nasze osobiste dopuszczalne granice, staje się ciężarem dla naszego ciała, a przede wszystkim dla mózgu.
Janek, właściciel warsztatu samochodowego, zawsze miał problem z opanowaniem stresu w sytuacjach kryzysowych. Podczas jednego z warsztatów nauczył się techniki oddechowej 4-7-8. Następnym razem, gdy klient pojawił się z reklamacją, zamiast reagować emocjonalnie, wykonał kilka oddechów, co pomogło mu zachować spokój. Rozmowa przebiegła spokojnie, a klient docenił profesjonalne podejście.
Efektywność zorganizacji czasu i zadań w pracy
Efektywny system pracy zaczyna się od wypracowania dobrych nawyków i świadomego kształtowania swoich codziennych działań. To nie jednorazowe działanie, ale proces, który wymaga systematyczności i otwartości na zmiany. Dobre nawyki, takie jak regularne planowanie, priorytetyzowanie zadań czy umiejętne zarządzanie czasem, stają się fundamentem systemu, który nie tylko zwiększa produktywność, ale także redukuje stres i pozwala lepiej radzić sobie z wyzwaniami.
Budowanie efektywnego systemu pracy to dbałość o szereg postaw i kompetencji, które przyczyniają się do zwiększenia naszej osobistej efektywności i produktywności. Systematyczna praca nad nimi sprawia, że nasz umysł jest bardziej zrelaksowany i gotowy na różnego rodzaju wyzwania codziennego dnia. System pracy jest indywidualny dla każdego, kto go tworzy, ale jednocześnie oparty na tych samych zasadach. Jeśli chcesz wdrożyć powyższe zasady, zapraszamy na szkolenie z tego zakresu.
Maciej Sasin
Konsultant rozwoju organizacji
Założyciel firmy Akademia Rozwoju Kompetencji specjalizującej się w rozwoju organizacji. Autor książek Budowanie zaangażowania, Efektywny system pracy oraz Skuteczna sprzedaż. Pomaga firmom budować zaangażowanie pracowników.
