• Home
  • Czytelnia
  • Kaizen a innowacja – jak zarządzać czasem i zmianą w świecie VUCA

Kaizen a innowacja – jak zarządzać czasem i zmianą w świecie VUCA

zarządzanie czasem

VUCA to akronim od słów zmienny (Volatility), niepewny (Uncertainty), złożony (Complexity) i niejednoznaczny (Ambiguity). To właśnie tymi cechami charakteryzuje się obecny świat. Tempo przekształceń jest duże, wzrasta uczucie niepokoju, a organizacje muszą sprawnie zarządzać czasem i elastycznie reagować na zmiany, aby utrzymać się na rynku. Pozostaje pytanie, którą strategię wybrać i która okaże się skuteczna — innowacyjna rewolucja czy metoda małych kroków?

Czym jest podejście Kaizen?

Kaizen (z japońskiego zmiana na lepsze, ciągła poprawa) to strategia biznesowa, którą od lat wykorzystują światowe korporacje, ponieważ pozwala ona realizować zamierzone cele, sprawnie zarządzać czasem oraz utrzymywać wysoką efektywność firm. W największym uproszczeniu można powiedzieć, że metodzie tej przyświeca idea rozwijania się poprzez stawianie małych kroków. Dlaczego zmiana może przebiegać prościej, gdy przeprowadzimy ją zgodnie z założeniami kaizen? Ponieważ bazuje ona na mniejszych i łatwiejszych do zrealizowania etapach, przez to stanowi pewną odwrotność do innowacyjności. „Nawet najdłuższa podróż zaczyna się od jednego kroku” – Lao Cy

Innowacyjne podejście do zarządzania czasem i zmianą

Innowacja to drastyczna, często rewolucyjna, nagła zmiana. W życiu osobistym to ten moment, w którym stwierdzamy, że zmieniamy nasze życie i podejmujemy radykalne decyzje. Przechodzimy na rygorystyczne diety, gwałtownie rzucamy nałogi, wystawiamy się na nieprzyjemne sytuacje w celu przewalczenia naturalnej nieśmiałości lub fobii. W świecie biznesowym będą to te duże zmiany przeprowadzane najczęściej odgórnie przez kadrę zarządzającą np. zmiana struktury firmy, modyfikacja strategii i modelu sprzedaży. W uproszczeniu można powiedzieć, że innowacja to marsz pod górę najkrótszą trasą, technika kaizen to wybranie schodów.

Kaizen a innowacja

Jak mózg reaguje na gwałtowne zmiany?

Mózg jest skonstruowany w taki sposób, że nowe sytuacje zawsze generują pewien stopień lęku. Zdarza się tez tak, że ten stres paraliżuje nas przed jakimkolwiek działaniem lub rozsądnym zarządzaniem czasem. Unikamy tematu, który budzi nasz niepokój, uciekamy przed nim. Odwlekamy kwestię nauki nowego programu, zrzucenia kilku kilogramów, przeanalizowania swojej relacji, czy rzucenia papierosów. Jesteśmy zmęczeni danym tematem, zanim zaczniemy zastanawiać się jak go zmienić. A nawet gdy znajdujemy w sobie siłę, nasza kora mózgowa jest osłabiona przez lęk, a to uniemożliwia nam planowe i twórcze podejście do tematu zmiany i racjonalnego zarządzania swoim czasem.

I rzeczywiście, czasami innowacja przynosi niewiarygodny sukces. Na pewno słyszałaś/eś historie swoich przyjaciół o tym, jak skutecznie rzucili palenie z dnia na dzień lub jak schudli 10 kilogramów dzięki nowatorskiej i restrykcyjnej diecie. W czasie padnemii COVID-19 wszyscy mogliśmy obserwować firmy, które w rewolucyjnie krótkim czasie zmieniły swój model pracy lub wprowadziły z dnia na dzień nowe, cyfrowe produkty. Jednak należy pamiętać, że dla większości z nas, a także dla wielu organizacji, tak drastyczne podejście do tematu zmiany utartych nawyków może skończyć się fiaskiem.

Kaizen czy innowacja – które podejście wybrać?

Z powyższego akapitu można wyciągnąć wniosek, że innowacje są złe i zbyt gwałtowne. Sytuacja nie jest jednak tak czarno-biała. Nagła zmiana na lepsze – innowacja – może być powodem do dumy i zwiększenia poczucia swojej wartości. W świecie VUCA niektóre zmiany należy przeprowadzać natychmiastowo i szybko, by móc reagować na różne sytuacje. Z innowacyjnego podejścia należy jednak korzystać tylko wtedy, gdy ta strategia ma szanse zadziałać lub gdy jest ona jedynym i koniecznym wyjściem. Nie jest to bowiem jedyny sposób na osiąganie celów.

Mniej rewolucyjnym i bardziej długotrwałym procesem wprowadzania zmian może być właśnie technika Kaizen, która polega na podejmowaniu małych, przystępnych kroków w stronę rozwoju. W kwestii zarządzania czasem, możesz zacząć od poświęcenia jednej minuty dziennie na wdrożenie nowego nawyku. Wtedy zmiana jest tak mała, że nie ma szans, aby się nie powiodła. Znika wewnętrzny opór i po niedługim czasie chce się postawić kolejny krok.

Technikę kaizen można stosować za pomocą m. in. takich strategii:

  • stawianie sobie drobnych pytań, aby zapoczątkować w głowie nowe procesy myślowe;
  • wprowadzanie niewielkich zmian, aby rozwijać nowe zdolności i nawyki;
  • podejmowanie małych działań, które zakończą się wygraną;
  • skupianie się na rozwiązywaniu drobnych problemów, nawet zmagając się z dużymi kryzysami;
  • dawanie sobie i innym małych nagród;
  • dostrzeganie niewielkich, pozytywnych elementów, które wcześniej ignorowaliśmy.

Czego wymaga od Ciebie sytuacja?

Każda zmiana, również ta na lepsze budzi naturalny lęk. Jest to reakcja silnie zakorzeniona w fizjologii ludzkiego mózgu. I to właśnie ten lęk często jest przyczyną niepowodzenia innowacyjnych sposobów na osiąganie celów. Technika kaizen pozwala oswoić i zminimalizować lęk przed zmianą, a w dodatku pozwalają podchodzić twórczo do napotkanych barier. Gdy trzeba działać szybko i zdecydowanie – nie bój się innowacji. Natomiast gdy zależy Ci na długotrwałym wyniku, dobrostanie pracowników i masz duży zasób czasu – wtedy wybierz metodę małych kroków.

Chcesz wzmocnić swoją efektywność osobistą oraz osiągnąć większą skuteczność w zarządzaniu czasem z wykorzystaniem technik Kaizen i ESP?

Kliknij tu i zobacz szkolenia, które oferujemy!

Newsletter

Bądź na bieżąco, zapisz się do bezpłatnego newslettera