Komunikacja w organizacji jako proces kontraktowania

Czytelne, jasne, konkretne i zrozumiałe dla wszystkich zasady mogą wydawać się oczywistym kluczem do sukcesu w relacjach. Dlaczego zatem tak często dochodzi do nieporozumień na różnych płaszczyznach naszego zawodowego funkcjonowania? Umiejętność konstruowania dobrych zasad wydaje się prosta: Co? Gdzie? Kiedy? Po co? Z kim? W jakim celu? Na kiedy? Co może się nie udać? Na co powinniśmy uważać? Co jest istotne? I co jeszcze? I co jeszcze?

“Żeby się zakontraktować trzeba wiedzieć kim jest drugi człowiek” Eric Berne.

Kluczowe zasady komunikacji w kontraktowaniu i komunikacji w organizacji

O czym należy pamiętać, aby ustalone zasady żyły i funkcjonowały razem z nami, a nie stały się jedynie bezużytecznymi słowami i nieefektywnym działaniem?

Kontrakt, czyli jasno sprecyzowane obustronne zobowiązanie się do podjęcia działań zmierzających w określonym kierunku. Dobry kontrakt zapobiega grom psychologicznym. Przykład stron w kontrakcie trójstronnym: firma szkoleniowa – uczestnicy szkolenia – organizacja. Przykład stron kontraktu wielostronnego: trener – hr manager – dyrektor – zespół – prezes. Kontrakt można zawierać z samym sobą, z drugim człowiekiem i z organizacją, a ilość łączenia tych możliwości jest nieograniczona.

Szkolenie: Analiza Transakcyjna w zarządzaniu

Kontraktowanie jako fundament analizy transakcyjnej

Kontraktowanie jest nieodłączną częścią koncepcji Analizy Transakcyjnej, której 3 podstawowe założenia to: 1) Ludzie są OK, 2) Każdy ma zdolność do myślenie, 3) Każdy ma zdolność do podejmowania decyzji, do decydowania o swoim życiu. Innymi słowy AT zakłada, że ludzie to jednostki w pełni autonomiczne, eksperci od własnego życia. Dlaczego odwołanie do koncepcji i autonomia wszystkich stron kontraktu jest istotna w procesie kontraktowania?

  1.  Jedną z podstawowych zasad umożliwiającą wypracowanie efektywnych wspólnych zasad, z których obie strony będą chętnie korzystać jest pozostanie w Pozycji Życiowej Ja Jestem Ok -Ty Jesteś Ok. W trakcie kontraktowania się należy pamiętać, że mam prawo zarówno do wprowadzania zasad, przyjmowania zasad, ale również do nie zaakceptowania zasad, które nam nie odpowiadają – takie samo prawo ma każda ze stron kontraktu i to jest Ok.
  2.  Efektywny i dobry proces kontraktowania może zachodzić jedynie pomiędzy Stanami Ja Dorosły (więcej o Stanach Ja znajdziesz tu). Po czym poznać czy strony kontraktu są w Stanie Ja Dorosły? Takie osoby będą odwoływać się do faktów, reagować autentycznie na tu i teraz, będą na bieżąco zbierać i przetwarzać informacje. Trafną metaforą podawaną w literaturze jest porównanie osoby w Stanie Ja Dorosły do pracującego komputera – liczą się fakty i analiza aktualnych danych tu i teraz.

O możliwości rozpoczęcia ustalania zasad decyduje przyjęcie zasady autonomii przez wszystkie strony kontraktu.

Zapraszamy do lektury fragmentu  książki Budowanie zaangażowania

3 poziomy procesu kontraktowania się w komunikacji

Zapamiętaj: Proces kontraktowania odbywa się na wszystkich 3 poziomach zawsze i jednocześnie! Potrzeby niewypowiedziane nie będą realizowane!

Poziom Administracyjny

Na tym poziomie ustalane są wszystkie zasady formalne między stronami takie jak zasady porządkowe, które dają strukturę, godziny rozpoczęcia i zakończenia, przerwy, czy miejsce spotkania. Poziom administracyjne w literaturze jest nazywany również poziomem proceduralnym.

Poziom profesjonalny

Tu określamy cel i sposób dochodzenia do celu. Na poziomie profesjonalny ustalamy wszystkie kwestie merytoryczne i to w jaki sposób mamy ze sobą współpracować – czyli jakie kompetencje powinny posiadać wszystkie ze stron i jakie konkretnie pełnią role. Cel, sposób jego osiągnięcia i potrzebne kompetencje powinny być wyrażone w sposób zrozumiały dla wszystkich stron kontraktu.

Poziom psychologiczny

Poziom psychologiczny to poziom niejawny, który ujmuje wszystkie doświadczenia stron kontraktu, to co się dzieje w relacjach pomiędzy osobami, na tym poziomie znajdują się oczekiwania i przekonania. Poziom psychologiczny występuje zawsze i jest najbardziej odczuwalny jeśli coś nie działa na poziomie proceduralnym lub administracyjnym. To ten poziom zabezpiecza przed grami psychologicznymi (więcej o grach znajdziesz tu) a jednocześnie wszystkie gry rozgrywają się na poziomie ukrytym, psychologicznym. To tutaj znajdziemy wszystko to, co niewypowiedziane!

Zasady dobrego kontraktu wg. Steinera

Aby kontrakt był korzystny dla wszystkich stron warto przestrzegać 4 zasad:

Obopólna zgoda

Kontrakt to wspólne ustalenia wszystkich stron. Zasada obopólnej zgody zakłada, że każda potrzeba jaka ma zostać zrealizowana została jasno przedstawiona i zrozumiana przez wszystkich. Przykładowe wyrażenia, które powinny zwrócić twoją uwagę: przecież to oczywiste, zawsze tak robiliśmy, to wiadomo – Pamiętaj: Potrzeby niewypowiedziane nie będą realizowane!

Wynagrodzenie

Ta zasad zakłada, że dobrze ustalony kontrakt przyniesie korzyści zarówno dla jednej jak i drugiej strony. Ustalenie jakich korzyści oczekują strony kontraktu jest jednym z elementów może być zarówno elementem poziomu administracyjnego – wynagrodzenie, jaki i profesjonalnego – nabycie konkretnych kompetencji.

Kompetencje i zasoby

W trakcie ustalania zasad to jeden z ważniejszych punktów. Pod hasłem kompetencje kryją się m.in. możliwości finansowe i czasowe stron kontraktu, motywacje, zasoby czy umiejętności, a więc wszystko to co jest niezbędne do osiągnięcia określonego celu.

Legalność celu

Cel jaki ustalą strony musi być zgodny z prawem i przepisami np. danej organizacji.

Podsumowanie:

  1. Proces kontraktowania zachodzi nie tylko podczas ustalenia zasad dużych wydarzeń ale przede wszystkiem podczas codziennej komunikacji.
  2. Kontraktujemy się tylko ze Stanu Ja Dorosły – Dorosły
  3. Kontraktujemy się z Pozycji życiowej Ja OK – Ty OK.
  4. Przyjmujemy autonomię wszystkich ze stron kontraktu.
  5. Ustalmy zasady na wszystkich poziomach kontraktu – zawsze!
  6. Przestrzegamy 4 Zasad Dobrego Kontraktu wg. Steinera.
  7. Pamiętamy: Potrzeby nie wypowiedziane nie będą realizowane!

Edyta Jurek
konsultant ds. szkoleń,
Akademia Rozwoju Kompetencji

Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk za wiedzą i zgodą autora.

lub

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA!

NEWSLETTER

Zapisz się już dziś do naszego newsletter'a a otrzymasz darmowy fragment książki "Skuteczna sprzedaż. Model, który zwiększy Twoje zyski" autorstwa Macieja Sasina!

Send this to a friend