Kultura organizacyjna firmy – jak ją kształtować w praktyce?

Kultura organizacyjna może przyczynić się do rozkwitu organizacji lub być źródłem jej największych trudności. Z jednej strony może stać na drodze do efektywnego realizowania celów, a z drugiej przyczyniać się do rozpadu więzi wewnątrz i z klientami organizacji. Każdy kto zetknął się z mocno ukształtowaną kulturą, wie jak trudno ją zmieniać. Jak kształtować pożądaną kulturę organizacyjną, aby przyczyniała się do budowania pożądanego klimatu wewnątrz firmy?

Nawigacja po artykule:

• Czym jest kultura organizacyjna?
• Kształtowanie kultury organizacyjnej
• Elementy kształtujące kulturę organizacyjną
• Wpływ kultury organizacyjnej na zachowanie pracowników
• Narzędzia kształtowania kultury organizacyjnej
• Komunikacja w kształtowaniu kultury organizacji
• Ludzie w kształtowaniu kultury organizacji

Wiele organizacji konstytuuje swoją wizję, misję, wartości, strategię na warsztatach strategicznego rozwoju. Często jednak na zakomunikowaniu rezultatów pracownikom i klientom na stronie www, kończy się aktywność z nią związana. Traktuje się te dokumenty, jakby był to kolejny punkt na check-liście do odhaczenia przez zarządzających. Zazwyczaj brakuje czasu, wytrwałości, a także umiejętności w promowaniu odpowiednich postaw na niższych poziomach organizacji lub zamiast tego wdraża się procedurę wg której pracownicy powinni postępować. Jednak nie tak powinno wyglądać świadome kształtowanie kultury organizacyjnej w firmach.

Czym jest kultura organizacyjna w firmie?

Dla mnie osobiście kultura organizacyjna to zespół świadomych i nieuświadomionych postaw, norm, które są aprobowane, oczekiwane, czy też tolerowane wewnątrz firmy. W pierwszej kolejności kluczowy wpływ na nią mają założyciele organizacji i kadra zarządzająca: preferowane przez nich wartości, przekonania, a często także, ich wewnętrzne poczucie misji. To właśnie formułowane przez nich oczekiwania i standardy, sposób komunikowania się, relacje i zasady funkcjonujące wewnątrz organizacji wpływają na tworzenie się kultury. Im więcej konsekwencji w działaniu, im więcej świadomego modelowania postaw organizacyjnych, tym bardziej wyrazista i przewidywalna staje się kultura firmy.

Wpływ zarządzających na jej funkcjonowanie daje się zaobserwować w trakcie projektów konsultingowych, kiedy to mam możliwość rozmowy z osobami z wszystkich poziomów organizacji. Mam okazję do porównania działań, których oczekują managerowie z tymi, które realnie przejawiają pracownicy i tym co oni mówią o firmie. W organizacjach o silnie zarysowanej kulturze obserwuję spójność na wszystkich poziomach, przejawiający się w tym, że pracownicy dosłownie cytują słowa leaderów, kierując się ich przesłaniem w relacjach wewnątrz firmy, jak i z klientami. Członkowie zespołów powielają też wzorce zachowania, które wcześniej zostały zamodelowane przez managerów wyższego szczebla. To zjawisko jest naprawdę ważne. Może przejawiać się w rutynowych działaniach: od sposobu porządkowania dokumentów w firmie, przez charakterystyczny sposób prowadzenia rozmowy z Klientem, po sposoby postępowania wobec sytuacji konfliktowych i rozwiązywania sytuacji problemowych.

Kształtowanie kultury organizacyjnej firmy

Jednym z najważniejszych narzędzi kształtowania kultury organizacyjnej jest styl zarządzania managerów zatrudnionych w firmie i ich elastyczność w podejściu do pracowników. We współczesnych organizacjach od pracowników wymaga się dużo większej ilości kompetencji, niż jeszcze dekadę temu. Praca staje się coraz bardziej interdyscyplinarna, wymagająca nieustannego uczenia się, zdobywania informacji i praktycznego ich wykorzystania. Styl zarządzania ewoluuje od dyrektywnego do upełnomocniającego, czy coachingowego. Umiejętność słuchania pracowników, wykorzystywanie ich zaangażowania i kreatywności staje się konieczne i jest elementem budującym kulturę organizacyjną.

Kultura organizacyjna przejawia się w tym, co ludzie w firmie naprawdę myślą, mówią i robią w kontekście swoich działań i decyzji które podejmują w codziennej pracy. Powoduje, że utożsamiają się z jej celami lub czują wobec niej dystans. Połączenie celów organizacji i celów pracowników sprzyja budowaniu zaangażowania. Jeśli managerom uda się zbudować most pomiędzy tymi celami, mają szansę aby stworzyć z pracy coś się więcej niż tylko miejsce zarabiania pieniędzy, ale da poczucie przynależności i wyższego celu.

Elementy kształtujące kulturę organizacyjną

W perspektywie kształtowania kultury organizacyjnej przez managerów firmy, ważne jest tworzenie szerszej świadomości zrozumienia zadań i wyzwań, które stoją przed zespołami. Ważne jest, aby wiedzieć nie tylko co jest do zrobienia, ale jakie to zadanie ma wpływ na innych: współpracowników, działy, dostawców, czy klientów. Członkowie organizacji powinni mieć świadomość nie tylko tego co ma być zrobione, ale jaki jest wyższy cel ich pracy, w jaki sposób ich działania łączą się z celami organizacji, jej strategią i misją.

Jednym z najbardziej kształtujących kulturę organizacyjną jest spójność tego co się mówi i tego co się rzeczywiście później się dzieje. Brak spójności to jeden z powodów utraty zaufania wewnątrz firmy i osłabiania więzi między zarządzającymi, a pracownikami. Konsekwencja w działaniu daje pracownikom poczucie stabilizacji i pewność tego co się wydarzy, nawet w trudnych sytuacjach. W kształtowaniu kultury organizacyjnej ma to duże znacznie, ponieważ rzeczywiście wskazuje

 Szkolenie: Zarządzanie bez przymusu 

Wpływ kultury organizacyjnej na zachowanie pracowników w firmie

Im bardziej konkretnie sformułujemy oczekiwania i standardy postępowania w organizacji, tym większy wpływ na realne zachowania pracowników. Jeśli oczekujemy od swoich pracowników uczciwego nastawienia na klienta, to musimy wiedzieć jakich konkretnie działań od nich oczekujemy, np. wtedy, gdy pojawi się konflikt pomiędzy interesem firmy, a interesem Klienta: doradzać mu rozwiązanie droższe, czy rezygnować z zarobku i doradzać optymalne dla potrzeb Klienta, ale tańsze? Są to dylematy przed którymi realnie stają pracownicy każdego dnia: realizować wyznaczony target, czy koncentrować się na wartościach i misji firmy? Pracownicy organizacji o silnie zakorzenionej kulturze organizacyjnej nie mają trudności w odpowiedzi na to pytanie i wiedzą co robić.  Jeszcze w innym kontekście, jeśli oczekujemy od pracowników pomysłów na usprawnienia i chcemy budować kulturę kreatywności, nie możemy zwlekać z rozpatrywaniem ich pomysłów lub biurokratyzować proces, aby był on zniechęcający dla pracownika. Osłabia to jego zaangażowanie i motywację do zgłaszania pomysłów na usprawnienia w firmie w przyszłości.

Narzędzia kształtowania kultury organizacyjnej

Szkolenia pracowników są jednym z realnych narzędzi kształtowania kultury organizacyjnej. Mają one realne przełożenie wtedy, kiedy to czego się uczy jest następnie wymagane w trakcie wykonywania codziennych obowiązków. Jest wiele organizacji, które tak podchodzą do rozwoju pracowników: szkoląc kształtują pewien powtarzalny wzorzec zachowania pracowników np. w relacji manager – pracownik, czy pracownik – Klient. Tak dzieje się w kulturze zarządzania KAIZEN, gdzie pracownicy postępują w spójny sposób wobec swojej pracy, rozwiązywania problemów, czy prowadzenia roboczych spotkań.

Szkolenie: Strategia budowania zaangażowania pracowników PRO ACTIVE TOOLS 

W kształtowaniu kultury organizacyjnej dużą rolę pełni konstruktywna informacja zwrotna. W skrócie można powiedzieć, że to, na co się zwraca uwagę, to się robi. Częste i otwarte komunikowanie swoich oczekiwań, bezpośrednie docenianie za wkład, nazywanie konkretnych pozytywnych działań, czy też szybka reakcja na niepożądane postawy i wskazywanie właściwych, przyczynia się do tworzenia i utrwalania pożądanych standardów i etyki pracy. Wiele organizacji nadal nie wykorzystuje potencjału tkwiącego w pozytywnej motywacji, czyli skoncentrowanej na tym co jest mocną stroną, na tym co działa,  a nie na negatywnych aspektach pracy.

Dlaczego kultura organizacyjna jest tak ważna w firmie?

Każda organizacja ma swój unikatowy styl działania, formę komunikacji oraz indywidualną atmosferę pracy. Na kulturę mają wpływ różne czynniki, między innymi to, jacy ludzie zatrudnieni są w firmie, a także jakie podejście do zarządzania ma jej szef. Firmy, które dbają o budowanie stabilnej i pozytywnej kultury organizacyjnej, będą wyprzedzały konkurencję, która zostawia ten obszar ślepemu przypadkowi. Poniżej znajdziesz listę najważniejszych korzyści, świadomego kształtowania kultury organizacyjnej w firmach:

• Określenie wizji, misji i wartości – te elementy powinny być widoczne w kulturze organizacyjnej i przejawiać się w codziennych działaniach pracowników. Jasna wizja i sprecyzowane wartości, nadają pracownikom kierunek działań i wspierają pracę zespołową. Wspólny cel spaja organizację i pozwala jej przetrwać w czasie transformacji oraz kryzysów.
• Przyciąganie i zatrzymywanie talentów – osoby, które czują, że kultura organizacyjne wspiera pracowników oraz podchodzi do nich po partnersku, chętniej będą zgłaszali się na procesy rekrutacyjne i rzadziej będą rozglądali się za nowym pracodawcą. To właśnie klimat firmy powinien być głównym czynnikiem spajającym pracowników. To właśnie kultura organizacyjna jest źródłem dobrego employer brandingu i poleceń pracowniczych.
• Zwiększanie zaangażowania pracowników – pozytywna kultura organizacyjna sprawia, że członkowie zespołów czują się zmotywowani i zainspirowani do działania. Czują odpowiedzialność za powierzone im zadania i podchodzą poważnie do ich realizacji. Chętnie angażują się oni w swoją pracę, szukają ulepszeń i innowacji. To z kolei przekłada się na wyższą efektywność, o której więcej przeczytasz w kolejnym punkcie.
• Wzrost produktywności – gdy pracownicy mają odpowiednie zasoby i atmosferę, do podejmowania nowych wyzwań, wówczas można obserwować wzrost efektywności ich działań. Polepsza się poziom komunikacji i współpracy, a sama metodyka pracy jest doskonalona i wciąż rozwijana. Dobra kultura organizacji zmniejsza ryzyko wystąpienia konfliktów i niedomówień, a tym samym popełnianych błędów.
• Szybsze wdrożenie nowych osób – ustrukturyzowana i jasno określona kultura organizacyjna będzie wspierała nowych pracowników w pierwszych miesiącach ich pracy. Nowe środowisko pracy będzie dla nich bardziej czytelne i zrozumiałe. Ponadto, gdy będą oni czuli oparcie u innych pracowników oraz przełożonych, szybciej będą osiągali samodzielność na swoich stanowiskach.
• Łatwiejsze wprowadzanie zmian – transparentna kultura organizacyjna ułatwia także wprowadzanie różnego rodzaju innowacji oraz transformacji w firmach. Dzieje się tak między innymi dzięki zwiększonemu zaufaniu między pracownikami a kadrą zarządzającą. Innym ważnym czynnikiem przyspieszającym adaptację do nowych warunków, jest sprawna komunikacja i partnerskie podejście do wszystkich osób, zatrudnionych w przedsiębiorstwie.
• Zwiększone poczucie przynależności – silna kultura organizacyjna spaja wszystkie jej elementy. Pracownicy czują się częścią większej całości i istotnym elementem funkcjonowania firmy. Bardzo trudno zadbać o ten obszar w dobie pracy zdalnej. Właśnie dlatego firmy powinny jeszcze większą uwagę przykładać do budowania trwałych i wspierających miejsc pracy.

Komunikacja w kształtowaniu kultury organizacji

W kontekście informacji zwrotnej istotne jest, aby była ona przekazywana nie tylko od managerów do pracowników, ale także, aby managerowie otrzymywali informację zwrotną od swoich zespołów. Powinna ona dotyczyć tego, co dotyczy ich współpracy: co pomaga, nad czym warto popracować, aby wspólnie można było osiągać zakładane cele. Możliwość otwartego dialogu pomiędzy pracownikami różnych szczebli jest ważne dla kształtowania kultury organizacyjnej opartej na partnerstwie, wspólnocie i otwartości.

Szkolenie: Skuteczna komunikacja w organizacji 

Dzielenie się wiedzą, sukcesami, ale także omawianie porażek i wyciąganie z nich konstruktywnych wniosków na przyszłość jest ważnym elementem kształtowania kultury organizacyjnej. Zachęcanie pracowników do dyskusji na temat tego co działa i nie działa, może być dla managerów trudne i niekiedy frustrujące, ale z drugiej strony odpowiednio skanalizowanie tych informacji może przyczynić się do rozwoju organizacji w pożądanym kierunku.

Ludzie w kształtowaniu kultury organizacji

W kształtowaniu kultury organizacyjnej dużą rolę odgrywa dobór odpowiednich ludzi do zespołów. Polityka zatrudniania nie powinna się opierać tylko na kompetencjach, wiedzy i umiejętnościach. Te mogą być na najwyższym poziomie, ale jeśli zatrudnione osoby nie będą dopasowane do panujących zasad w organizacji, dojdzie do nieporozumień i działań niezgodnych z oczekiwaniami. Jest powód dla którego wiele firm preferuje zatrudnianie absolwentów z potencjałem, u których dużo łatwiej ukształtować pożądaną etykę pracy. Istnieją też firmy, które włączają pracowników w proces rekrutacji, to znaczy, nie tylko manager podejmuje decyzję o zatrudnieniu, lecz angażowany jest cały zespół.

 Szkolenie: Coachingowy styl zarządzania manager coachem 

Zazwyczaj odbywa się to po okresie próbnym dla kandydata. Generalnie, dobrze dobrani członkowie zespołu, którzy kierują się wspólnymi wartościami jak inni członkowie i cała organizacja, lepiej funkcjonują w organizacji i szybciej osiągają założone cele. Oczywiście w zespole ważna jest różnorodność posiadanych kompetencji, umiejętności, poglądów – jednakże, ponad tym wszystkim dobrze jest kiedy członkowie kierują się w działaniu wspólnymi wartościami.

Podsumowanie

Kultury organizacyjnej nie da się ukształtować w firmie z dnia na dzień. Buduje się ją metodą małych kroków: planowym, konsekwentnym, systematycznym działaniem. Wymaga pełnej świadomości w działaniach zarządczych, jak i wizji do której się zmierza. Kultura organizacyjna jest żywa i zmienna. O ile w miarę łatwo kształtować ją w małych zespołach, czy na początku funkcjonowania organizacji, to w dużych firmach nie jest to już takie proste. Warto świadomie ją tworzyć i wspierać pożądane postawy przez częstą i konsekwentną komunikację, podkreślanie sukcesów i zagrożeń związanych z codziennym funkcjonowaniem firmy. Prowadzenie dialogu na każdym szczeblu organizacji

Aby lepiej zrozumieć kulturę organizacyjną w Twojej firmie, zachęcam, aby odpowiedzieć sobie na poniższe pytania:

1. W jaki sposób określa się oczekiwania wobec pracowników w Twojej firmie?
2. Jak często i w jaki sposób rozmawia się z pracownikami o oczekiwanych standardach pracy?
3. Jakie postawy promuje się w związku z rozwojem i podejściem do pracy?
4. Jakie działania podejmuje się, aby pracownicy wiedzieli, co naprawdę ważne jest ich w pracy i dla całej organizacji?
5. W jaki sposób promuje się długofalowe podejście do podejmowanych decyzji?
6. Na ile świadomie i  aktywnie kształtuje się kulturę organizacji i zatrudnia ludzi, którzy podzielają podobne wartości?
7. Jakie organizacja ma przekonania w stosunku do ludzi i jakie mają one wpływ na relacje z pracownikami i ich zaangażowanie w pracę?

Życzę powodzenia w kształtowaniu pożądanej kultury organizacyjnej.

Ciekawy? Pomożemy zaprojektować pożądaną kulturę organizacyjną w Twojej firmie!
Zapoznaj się z naszą koncepcją doradztwa biznesowego!

Zrób przegląd firmy:

Maciej Sasin
trener, konsultant rozwoju organizacji, coach
www.maciejsasin.pl