Zmiana, jakość, efektywność! To słowa, które coraz częściej pojawiają się we współczesnym świecie, nie tylko w biznesie. KAIZEN to idea nieustannego rozwoju, krok po kroku, bez rewolucji, lecz systematycznie. W tym systemie myślenia o rozwoju najważniejsze jest to, aby unikać stresu związanego z dużymi zmianami, wywołującymi niepokój, reakcję obronną, strach, a w rezultacie frustrację z braków efektów.
Wykorzystanie modelu KAIZEN to jeden z fundamentów ESP, czyli Efektywnego Systemu Pracy, opierającego się o model Pro Time Tools w oparciu o który prowadzimy szkolenia w naszej firmie z zakresu zarządzania sobą w czasie. Na jego bazie napisałem książkę o tytule Efektywny System Pracy, czyli jak zarządzać sobą w czasie.
Metoda małych kroków to doskonały sposób na wprowadzanie małych zmian, prowadzących do dużych efektów. Wprowadzając małe zmiany, nie odczuwamy ich w krótkim czasie, a w dłuższym zyskujemy wiele korzyści. Metoda kaizen mobilizuje nas do ciągłego doskonalenia i poszukiwania drogi do optymalizacji, bez koniecznej rewolucji, zgodnie z techniką PDCA (Plan – Do – Check – Act).
Metoda PDCA mówi tyle, że nieustannie powinniśmy planować małe kroki w drodze do zmian, wprowadzać je tymczasowo w życie (Do) do momentu w którym nie dokonamy weryfikacji wdrożonego planu (Check), czyli musimy mieć określone wcześniej określone wskaźniki do których dążymy lub po których poznamy, że cel został osiągnięty. Jeśli zmiany idą w odpowiednim kierunku podejmujemy decyzje, że działamy w taki sposób na stałe (Act), aż do kolejnego usprawnienia.
Jak stosować metodę kaizen w firmie?
Aby stosować metodę kaizen w firmie nie musimy od razu wdrażać lean management. Wystarczy, że zaczniemy robić mikro eksperymenty, testy A/B np. przy projektowaniu newslettera, grafik do reklam. Możemy sprawdzić, które z nich są skuteczne. W sprzedaży możemy weryfikować jedną z technik stosowaną na spotkaniach i porównywać z tymi spotkaniami, gdzie jej nie stosujemy. Na produkcji natomiast możemy sprawdzać, jaki sposób pracy będzie bardziej optymalny pod katem jakości czy efektywności.
Jak wykorzystać metodę małych kroków wg KAIZEN do rozwoju pracowników?
Jak zjeść słonia? KAWAŁEK PO KAWAŁKU! Jeśli poświecimy 15 minut dziennie, 300 dni w roku na naukę, to tak jakby w ciagu roku odbyć 12,5 dni dni szkoleniowych… Tylko że w firmach, nie mam czasu na prowadzenie takiej ilości szkoleń. Natomiast w każdej firmie można znaleźć 15 minut na codzienny, świadomy rozwój kompetencji.
Na przykład z aplikacją AskMentor / Quico.io , stworzoną przez naszych konsultantów z ARK, przyspieszysz proces uczenia się i wyrobisz nawyk codziennej nauki.
Na czym polega istota aplikacji do edukacji, zarządzania wiedzą Ask Mentor?
1️⃣ Aplikacja udostępnia na smartfonie i w przeglądarce bazę wiedzy w kluczowych obszarach funkcjonowania firmy: zarządzanie, HR, marketing, sprzedaż i obsługa klienta, komunikacja w firmie, rozwoju kompetencji miękkich.
2️⃣ Aplikacja umożliwia też tworzenie wewnętrznej firmowej bazy informacji dla pracowników ułatwiając zarządzanie wiedzą w firmie.
3️⃣ Idea aplikacji opiera się na microlearningu dostępnego w każdej chwili – można tworzyć w niej harmonogramy przekazywania pigułek wiedzy dla pracowników, brać udział w mikro szkoleniach i korzystać z codziennych, stymulujących do rozwoju i zmian, małych dawek wiedzy w obszarze swojej specjalizacji.
4️⃣ Aplikacja usprawnia też komunikację wewnętrzną, umożliwia stworzenie jednego źródła wiedzy dla pracowników w firmie.
ASK Mentor prowadzi użytkowników małymi krokami do rozwoju: dostarcza gotowe pigułki wiedzy, linki do sprawdzonych interesujących filmów, podcastów, artykułów, skróty książek, bez konieczności weryfikowania ich jakości. Pomaga też w utrwalaniu wiedzy poprzez testy i quizy. Zapoznaj się z AskMentor / Quico.io.
Jak stosować metodę KAIZEN zarządzania zmianą, do motywowania siebie i innych?
Chcesz rzucać palenie? Nie wypalaj go do końca, najpierw kilka zaciągnięć, później jednego papierosa dziennie mniej, następnie dwa, trzy itd., aż bezstresowo rzucisz palenie.
Chcesz zacząć biegać? Zacznij od szybkiego marszu, minutę dziennie lub co drugi dzień. Zwiększaj co kilka dni długość trasy, aż dojdziesz do długości, którą chcesz osiągnąć.
Chcesz więcej czytać?Zacznij od jednej strony dziennie, później 2, 3 strony, 10 minut, aż dojdziesz do satysfakcjonującej Cię ilości
Chcesz poprawić efektywność pracy? Wdrażaj jedną zasadę efektywnego planowania w tygodniu. Zacznij np. od zapisywania na kartce wszystkiego, co jest do zrobienia.
Zaplanuj zmianę
Planując zmianę odpowiedz sobie na cztery fundamentalne pytania: Co chcesz zmienić? Od czego zaczniesz? Jakie będą następne kroki? Do czego chcesz dojść? Taka krótka lista kontrolna poprowadzi Ciebie do realizacji celów i planowania zmian.
Zasady KAIZEN w podchodzeniu do pokonywania trudności:
- Problemy stwarzają nowe możliwości. Problemy i trudności w ujęciu KAIZEN to nowe możliwości, perspektywy przed którymi stoisz, a których jeszcze nie odkryłeś.
- Pytaj 5 razy „Dlaczego?”, aż dojdziesz do źródła problemu. Nie zadowalaj się pierwszą odpowiedzią. Pytaj: dlaczego, dlaczego, dlaczego…, aż dojdziesz do istoty, sedna problemu.
- Bierz pomysły od wszystkich. Nie staraj się rozwiązać wszystkich problemów sam, zaangażuj współpracowników, rodzinę, kolegów: podchodź do nich systemowo.
- Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia. Podchodź realistycznie i pragmatycznie do rozwiązań, które chcesz wdrożyć. Zdobądź akceptację osób, na które zmiana będzie miała wpływ.
- Odrzucaj ustalony stan rzeczy. Nie obawiaj się podważyć aktualnego stanu rzeczy. To co było dobre kiedyś, do dzisiejszej rzeczywistości może już nie przystawać.
- Wymówki, że czegoś się nie da zrobić, są zbędne. Obawa przed zmianą zawsze się pojawi, więc weź ją za naturalny element pracy nad nowymi rozwiązaniami.
- Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne. Zbytnie komplikowanie spraw może zaszkodzić. Nie czekaj na idealne, wszystko rozwiązujące pomysły. Ciesz się z małych sukcesów.
- Użyj sprytu zamiast pieniędzy. Nie każde dobre rozwiązanie musi drogo kosztować, wykorzystuj posiadane już zasoby i potencjał, o którym możesz jeszcze nie wiedzieć.
- Pomyłki koryguj na bieżąco. Nie czekaj, aż sprawy wymkną się spod kontroli: im szybciej zadziałasz, tym szybciej dostrzeżesz efekty swoich decyzji.
- Pamiętaj, ulepszenie nie ma końca. Strategia KAIZEN to strategia długofalowa, która procentuje gdy jest systematycznie i systemowo stosowana.
Chcąc osiągnąć sukces w jakiejś dziedzinie, nie musisz stawiać sobie ambitnych, często nierealnych celów, które mogą osłabiać Twoją motywację. Więc jeśli chcesz coś zmienić, zacznij od minimalnych ruchów ku celowi, ale rób to systematycznie i konsekwentnie.
Zapraszam do udziału w szkoleniu z budowania Efektywnego Systemu Pracy.
Kaizen a microlearning
Praktyczna metodą zastosowania filozofii kaizen w środowisku organizacyjnym może być m.in. microlearning. To technika uczenia się, która zwiększa efektywność nauki oraz zaangażowanie pracowników. Pozwala rozwijać organizacje i dbać o firmowe know how. Pracownicy nie muszą poświęcać wielu godzin na naukę danego zagadnienia. Mogą za to zdobywać nową wiedzę w mniejszych i lepiej przyswajalnych dawkach i sięgać po nią dokładnie wtedy, gdy jest ona im potrzebna. Zobacz jak wykorzystać microlearning w swojej organizacji na przykładzie aplikacji AskMentor.
W celu zapoznania się z naszą ofertą, zapraszamy Państwa do kontaktu telefonicznego lub klikając na poniższy formularz zgłoszeniowy:
lub
Maciej Sasin
trener, coach, konsultant rozwoju organizacji
Akademia Rozwoju Kompetencji
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk za zgodą autora.