Lubię proste narzędzia w pracy coachingowej, które uwalniają potencjał ludzi i tworzonych przez nich zespołów. Jednym z takich narzędzi jest model naturalnego planowania opisany przez Davida Allena w książce Getting Things Done. Książka jest na temat organizacji czasu i dążenia do finalizacji rozpoczętych projektów. Zaadaptowałem to narzędzie do pracy z zespołami i okazało się wyjątkowo efektywne w wielu kontekstach kreatywnej pracy z zespołami, szczególnie w kontekście zaczynania czegoś od nowa, czy wdrożenia nowej kultury pracy.
Model ten nie jest czymś zupełnie nowym, nie jest nawet specjalnie odkrywczy, a jednak, ujmuje prostotą i jak sama nazwa wskazuje, naturalnością. Opiera się na zdolności umysłu do planowania i myślenia perspektywicznego: od ogółu do szczegółu, które każdy z nas posiada. Planowanie zaczyna się od wyznaczenia celu, który sobie stawiamy, następnie określa się wizję jego realizacji, przechodzi się przez kreacje pomysłów, możliwości i ich ocenę, a następnie zaplanowania poszczególnych działań.
Krok 1. Określanie celu do osiągnięcia.
W pierwszym kroku określamy co chcemy realnie osiągnąć. Najlepiej jeśli będzie on sformułowany pozytywnie, z użyciem konkretnych wskaźników. Warto przy tej okazji skorzystać ze starego dobrego SMART’a, czyli cel powinien być: konkretny, mierzalny, ambitny, realistyczny oraz umiejscowiony w czasie. Ważne jest także, aby był zgodny z wartościami członków zespołu jak i organizacji w której pracują. Na początku sesji motywujemy uczestników do tego, aby wspólnie wypracowali cel, który będzie zaakceptowany przez zespół, a jeśli trzeba, moderujemy dyskusję, aż do osiągnięcia satysfakcjonującego konsensusu. Jest to ważny moment, w którym może dochodzić do ciekawej wymiany zdań, ścierania się poglądów.
Uczestnicy rozmawiają na temat swoich motywacji, wymieniają się obawami. To ważny moment, w którym warto sprawdzać poczucie spójności grupy. Wszelkie nieodkryte obawy dojdą do głosu w następnych krokach, więc rolą coach’a jest bycie uważnym na spójność uczestników spotkania i ich pozytywne nastawienie do celu. W tym momencie możemy nawet prowokować zespół, podważając zasadność celu, pokazywać trudności które będą piętrzyć się w drodze do celu, po to aby sprawdzić motywację do działania.
Krok 2. Określanie wizji rezultatu.
Ten krok jest ważny dla procesu zmiany. Odpowiada on jednemu z siedmiu nawyków skutecznego działania Covey’a, zaczynaj z wizją końca. Wizja realizacji celu przyczynia się do pobudzenia wewnętrznej motywacji do działania. Na tym etapie proponujemy, aby uczestnicy wyobrazili sobie, że cel jest już osiągnięty, jak funkcjonuje idealne rozwiązanie. Prosimy ich, aby powiedzieli co się wtedy zmieni, co jest możliwe. To może być wyzwaniem dla niektórych członków zespołów, jednakże nie warto z niego zrezygnować, dlaczego? Dlatego, że w tym momencie może się okazać że cel powinien zostać przeformułowany, że pojawią się wątpliwości co do jego realizacji, którym będzie można przeciwdziałać już na starcie. Jednakże jeśli tak się nie stanie, uczestnicy będą mieli szansę na zwiększenie swojej motywacji do działania i będzie to dobrym ćwiczeniem przed następnym krokiem.
Krok 3. Burza mózgów.
Następny krok to znana wszystkim burza mózgów. Kiedy zespół jest ukierunkowany cel i zmotywowany do działania pozytywną wizją przyszłości, może przejść do kreowania pomysłów na jej realizację. Warto pamiętać o zasadach burzy mózgów i stać na straży przestrzegania ich w praktyce. Obowiązuje zakaz krytyki pojawiających się pomysłów, ze strony pozostałych uczestników dyskusji w czasie sesji zbierania pomysłów. Dążymy do jak największej liczby pomysłów, gdyż każdy z nich staje się źródłem dalszej inspiracji. Motywujemy uczestników do zgłaszania wszelkich pomysłów, które się nasuwają: każdy z uczestników ma możność swobodnego improwizowania na określony temat, w wyniku czego stwarza się możliwość przełamania nawyków myślowych. Możliwe jest łączenie pomysłów, które daje większą szansę i prawdopodobieństwo pojawienia się jeszcze lepszych pomysłów. Dążymy do zwięzłego prezentowania pomysłów, precyzujemy wypowiedzi, dzięki czemu pobudzamy do poszukiwań.
Krok 4. Ocena rezultatów burzy mózgów
Wygenerowane pomysły muszą przejść teraz fazę dopasowania do celu do którego dążymy. Dokonując obróbki pomysłów dbamy o to, aby nie urazić autorów tych pomysłów, które nie będą brane pod uwagę w fazie realizacji. Okazujemy im szacunek i dziękujmy za wkład dla całości. Ocena rezultatów nie może być krytykanctwem, ale wspólną rzetelną analizą przydatności danego pomysłu do realizacji celu i wizji, którą wcześniej określono. Dbajmy o to, aby używany język był skoncentrowany na wzajemnym poszanowaniu swoich praw jako członków zespołu. Dbajmy o asertywną, konstruktywną komunikację, która nikogo nie faworyzuje i nikogo nie wyklucza. Każdy ma prawo, a nawet obowiązek wypowiedzieć się i wziąć udział w dyskusji.
Ta faza ma swój koniec w momencie w którym udaje nam się wypracować konsensus co do działań, które zostały wybrane jako najbardziej adekwatne do celu, który jest postawiony przed uczestnikami. Zadaniem coach’a jest dążenie do osiągnięcia spójności w grupie w kontekście podjętych decyzji. Powinien on zadbać o to, aby przełamywać pojawiające się impasy, konflikty, niepewność. To także dobry moment na utwierdzenie grupy w przekonaniu, na ile działania, które uznano za najlepsze, rzeczywiście przyczynią się do realizacji celów. Coach może tutaj ponownie prowokować, zachęcać do zgłaszania wątpliwości, a jednocześnie motywować zespół do wprowadzania zmian.
Krok 5. Planowanie konkretnych działań.
Kiedy udało się przejść cały proces do tego miejsca pozostaje krok nie mniej ważny od powyższych, mianowicie przełożenie działań na realistyczny plan i przydzielenie obowiązków i odpowiedzialności członkom zespołu. To punkt dla realizacji którego zbyt często brakuje motywacji, a jednak, jest niezbędny do realizacji celu i towarzyszącej mu wizji. Wspólnie z uczestnikami robię prostą tabelkę, gdzie określamy Kto? Co? Kiedy? wykona. Tu znowu ważna jest rola coach’a w utrzymywaniu właściwej motywacji zespołu do realistycznego planowania działań i przeciwdziałania ewentualnym trudnościom. Przypomina tu o zasadzie SMART i konsekwencjach nieefektywnego planowania. Na koniec warto jeszcze sprawdzić motywację członków zespołu i ewentualnie wspólnie popracować nad pojawiającymi się obawami.
Podsumowanie
Model naturalnego planowania to bardzo prosty, użyteczny proces pracy z zespołem nad celami i motywacją do jego realizacji. Można wykorzystywać go w różnych kontekstach. Mnie służył między innymi do wypracowania wspierających, motywujących zasad współpracy w małej firmie, do wypracowania modelu pracy z Klientami, do zwiększenia efektywności zespołu, do wypracowania zasad korzystania ze wspólnie użytkowanej przestrzeni w firmie, do zwiększenia efektywności pracy projektowej i w wielu innych.
Maciej Sasin
trener, coach, konsultant rozwoju organizacji
Akademia Rozwoju Kompetencji
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk za zgodą autora.
W celu szerszego zapoznania się z naszą ofertą, zapraszamy Państwa do kontaktu telefonicznego lub klikając na poniższy formularz zgłoszeniowy:
lub
