Home office w wielu firmach to już chleb powszedni. Najczęściej aktualnie występuje w trybie hybrydowym: część pracy wykonywana jest z biura, część z domu, po to, aby ograniczyć ilość kontaktów i zadbać o bezpieczeństwo pracowników. Firmy i managerowie mają ograniczone pole wpływu na pracowników w tej sytuacji, więc trzeba zarządzać z wykorzystaniem narzędzi IT do tego, aby osiągnąć cel, a jednocześnie zadbać o motywację w nowej sytuacji.
Samodzielna, a często nawet samotna praca w home office, bez bezpośredniego kontaktu z managerem i współpracownikami, bardzo często jest aspektem demotywującym dla pracowników. Pracując ze zdalnym zespołem pracowników nie można o tym zapominać, nawet jeśli z pozoru wszystko idzie dobrze – pracownicy potrzebują więcej uwagi i wsparcia w samotnej pracy w zaciszu home office, gdzie pracują.
Zacznij od zaufania – motywowanie w home office
W pracy zdalnej ważne jest, aby ufać swojemu zespołowi, w innym wypadku jako manager będziesz czuć się niekomfortowo, a zespół może być sfrustrowany w konsekwencji braku zaufania i nadmiernej kontroli. Zaufanie to nie może być jednak bezkrytyczne, ale poparte jasnymi i klarownymi zasadami, opracowanymi przez menedżera wspólnie z zespołem.
Listen to „NZO_06_Michał Dębkowski – Jak wdrażać pracę zdalną w organizacji”” on Spreaker.
W pracy zdalnej sprawdzają się osoby skoncentrowane na wynikach i potrafią wziąć odpowiedzialność za swoje działania – nie wszyscy jednak tacy są – trzeba im pomóc wejść w nowe tryby pracy. Jeśli masz wątpliwość co do kandydatów na członków zespołu, zastanawiasz się czy posiadają te cechy, dwa razy przemyśl zanim zatrudnisz ich do pracy w której muszą wziąć odpowiedzialność za siebie i swoje działania. Musisz mieć odpowiednich ludzi na pokładzie, aby powierzyć im pracę zdalną. Oczywiście w sytuacji koronawirusa nie było to możliwe, ale rekrutując z intencją zatrudniania pracowników na odległość, bierz pod uwagę ich predyspozycje do wykonywania pracy zdalnej.
Zadbaj o kondycję psychiczną pracowników w home office
W dobie koronawirusa ważne jest, aby umożliwić pracownikom możliwość przepracowania trudnych sytuacji związanych z pracą zdalną, pracą w domu i w związku z tym łączeniem opieki nad dziećmi, a do tego z niepewnością związaną z pandemią. Mogą w tym pomóc konsultacje z psychologiem czy choćby wspierające rozmowy z liderami w tym zakresie. Warto poruszać ten temat na spotkaniach zespołowych i podpowiadać możliwe rozwiązania, dzielić się wiedzą doświadczeniem, po prostu, najlepszymi praktykami. W tym kontekście warto zwiększyć elastyczność godzin pracy tak, aby nie wywierać presji na pracownikach, którzy w ciągu dnia pracy mogą realizować swoje zadania. To i tak się dzieje naturalnie, ponieważ zajmując się dziećmi, które nie idą do szkoły czy do przedszkola, praca się rozciąga na cały dzień. Pracownicy mogą z tego powodu wpadać w poczucie winy i potrzebują poczucia pewności w tej trudnej sytuacji.
Stwórz przewidywalne środowisko i motywujące zasady współpracy w home office
To, co motywuje pracowników, nie tylko w pracy zdalnej, to jasne zasad i standardów postępowania w określonych, powtarzalnych sytuacjach. Dlatego potrzebne są jasne i klarowne zasady, które budują poczucie bezpieczeństwa i przewidywalności w formule pracy na odległość. Zasady współpracy powinny obejmować kluczowe aspekty i formy komunikacji, sposób monitorowania aktywności, cele i wskaźniki do osiągnięcia przez zespół i jego członków.
Jakie zasady współpracy warto wprowadzić w zespole:
- Ustal godziny pracy i czas dostępności w ciągu dnia
- Określ godziny/dni pracy biurowej
- Wprowadź statusy pracy: spotkanie z klientem, praca biurowa, przygotowanie ofert, spotkanie online, przerwa, telekonferencja
- Wprowadź zasadę informowania o statusie pracy w kalendarzu elektronicznym lub na czacie dostępnym dla wszystkich członków zespołu
- Wprowadź zasady o trybie załatwiania spraw prywatnych w trakcie pracy
- Ustal standardowy rytm spotkań zespołowych (online lub telefonicznie) – raz w tygodniu spotkanie robocze i raz w miesiącu strategiczne powinno wystarczyć
- Prowadź czat do szybkiej wymiany informacji pomiędzy członkami zespołu i biurem
- Udostępnij narzędzia do szybkiego dostępu do niezbędnych informacji
Podejście zadaniowe, zamiast czasowego
Większość demotywujących sytuacji pomiędzy pracownikami a menedżerami, dotyczy kwestii czasu pracy, jednakże, zamiast koncentrować się na czasie pracy lepiej koncentrować się na monitorowaniu wskaźników kluczowych działań prowadzących do osiągania wyników. Moim zdaniem lepiej przekierować energię na budowanie świadomości biznesowej i wspieranie pracowników w realizacji celu. Nadmierna kontrola powoduje opór i zachęca do gry w policjantów i złodziei pomiędzy szefami i pracownikami.
Zadbaj o odpowiednie wsparcie techniczne
W pracy zdalnej ważne jest to, aby wszelkie pojawiające się trudności techniczne rozwiązywać jak najszybciej. Pracując w biurze mamy większą tolerancję na niedziałający sprzęt, brak internetu, niż pracując w terenie, gdy mamy większe poczucie bezsilności i braku wsparcia, a cele trzeba realizować… Ważne jest to, aby pracownicy mieli sprawne telefony i laptopy, jak najszybszy internet, który umożliwia wymianę plików i przesyłanie informacji i komunikację w cyfryzującym się środowisku pracy. Może to być internet udostępniony nawet z telefonu, ważne, aby były szybki i niezawodny.
Jeśli wprowadzasz jakiekolwiek oprogramowanie zadbaj o odpowiednie wsparcie dla użytkowników, niezależnie czy to jest CRM, wideorozmowy, poświęć odpowiednią ilość czasu na przeszkolenie pracowników z efektywnego wykorzystywania tych narzędzi. Unikniesz w ten sposób obopólnej frustracji, prowadzącej do spadku motywacji i koncentracji na tym co nie działa systemowo, zamiast na kliencie i sprzedaży.
Komunikacja z zespołem rozproszonym
Wyzwaniem w zarządzaniu zespołem rozproszonym, jest przepływ informacji. Brak informacji, niepełne informacje, często są przyczyną demotywacji w pracy. Warto zwrócić uwagę, na to, że w rozmowach indywidualnych mogą pojawić się ważne tematy dla wszystkich członków zespołu, więc trzeba zadbać o platformę przekazywania tych informacji wszystkim zainteresowanym, zatem ważne jest, aby zadbać o odpowiednie kanały przepływu wiedzy w firmie.
Praca zdalna w zespole wymaga od menedżera większej przemyślanej uważności na pracowników, aby utrzymać motywację do działania. Sama odległość od pracownika nie powinna zwalniać managera od działań monitorujących, wspierających czy budujących relację. Warto zadbać o naturalną potrzebę przynależności społecznej, bezpieczeństwa, jak i przewidywalnych, codziennych rytuałów.
Autor: Maciej Sasin
Konsultant rozwoju organizacji. Założyciel firmy Akademia Rozwoju Kompetencji specjalizującej się w rozwoju organizacji. Autor książek: Budowanie zaangażowania, Efektywny system pracy, Skuteczna sprzedaż, Checklisty dla biznesu, Pro Meeting Tools. Organizacja i prowadzenie spotkań offline i online. Pomaga firmom budować zaangażowanie pracowników.
