(nie)Efektywne spotkania biznesowe – garść ciekawych faktów

business people sleeping in the conference room during a meeting, focus on a woman

Według badań 71% specjalistów marnuje swój cenny czas z powodu niepotrzebnych lub odwołanych spotkań biznesowych. Choć mam wątpliwość, czy te dane nie są lekko zaniżone. Każdy z nas był na spotkaniu, którego w zasadzie mogłoby nie być. Każdy z nas też był na takim, po którym sprawa wydawała się jeszcze bardziej skomplikowana niż przedtem. W tym artykule zebrałem kilka ciekawych danych i wyników badań na temat efektywności biznesowych i zespołowych spotkań.

„Nie mogę gadać – jestem na spotkaniu”


Według badań Doodle – platformy do komunikacji online – tylko w 2020 roku liczba wirtualnych spotkań 1:1 ze współpracownikami wzrosła aż o 1230%. Liczba firmowych spotkań grupowych wzrosła o 613%. Tę sytuację mocno ułatwiła i zdynamizowała wszechobecna cyfryzacja oraz rynek nowych technologii, które pozwoliły przenieść w tych trudnych chwilach działalność wielu małych i dużych biznesów do sieci.

W dobie bardzo rozsądnie zaprojektowanych programów do zarządzania komunikacją i wiedzą w organizacjach, dużo łatwiej jest wrzucić komuś w kalendarzu szybką zdzwonkę, niż szukać go po firmie lub zgrywać z nim terminy na klasyczne spotkanie offline. Problem zaczyna się wtedy, gdy wirtualnych spotkań firmowych robi się tak dużo, że nie starcza czasu na jedzenie – nie mówiąc już o wykonywaniu swoich obowiązków. Aby uniknąć przeładowania spotkaniami online, wiele firm wprowadza ustalone dni lub przedziały godzin wolne zebrań firmowych.


Podcast odc. 25Prowadzenie spotkań firmowych – ProMeetingTools

Podcast odc. 25
Prowadzenie spotkań firmowych
– ProMeetingTools

Podcast odc. 26 Angażujące prowadzenie spotkań firmowych

Podcast odc. 26
Angażujące
prowadzenie spotkań firmowych

Podcast odc. 27Checklista Pro Meeting Tools – efektywne spotkania na bis

Podcast odc. 27
Checklista Pro Meeting Tools – efektywne spotkania na bis


Czy można nie chodzić na spotkania firmowe?

Nie biorę odpowiedzialności za to, co wydarzy się, gdy nie pojawisz się na swoim zebraniu firmowym. Okazuje się jednak, że rezygnacja ze spotkań, w których bierze udział każdy pracownik z każdego zespołu, może być pomysłem płynącym „z góry”. Firma Nozbe, tworząca platformę ułatwiającą prowadzenie projektów, zupełnie zrezygnowała z informacyjnych spotkań ogólnofirmowych.

Według Nozbe w spotkaniach w firmie powinny brać udział tylko osoby zaangażowane w daną sprawę, a zebranie lub dyskusja prowadzone powinny być według jasno ustalonej agendy, a także kończyć się wnioskami i ustalonymi dalszymi krokami do wykonania. Jeżeli natomiast ktoś chce ogłosić wszystkim swoim współpracownikom jakąś informację lub podsunąć temat do rozważań – wtedy nagrywa video, które każdy z pracowników może obejrzeć w dogodnym dla siebie czasie. Nozbe zrezygnowało także z ad hockowych brainstormingów, ponieważ uznali, że burza mózgów „z zaskoczenia” nie jest efektywna i dużo lepiej wypada, gdy temat jest wcześniej przemyślany przez pracowników.

Co sprawia, że spotkanie biznesowe jest udane?

Respodnenci badania przeprowadzonego przez Doodle wykazali najważniejsze czynniki, które sprawiają, że spotkanie biznesowe można uznać jako udane. Pierwszym z nich jest wyznaczanie jasnych celów danego zebrania. Drugim czynnikiem jest klarowna agenda, której trzymają się organizatorzy i uczestnicy spotkania zespołowego. Trzecim czynnikiem jest nie za duża ilość osób biorących udział w zebraniu.

Z kolei na pytanie o czynniki sprawiające, że spotkanie staje się nieefektywne, respondenci wskazali odbieranie telefonów lub pisanie SMS w trakcie spotkań. Innymi zachowaniami zaburzającymi firmowe spotkania są przerywanie osobom zabierającym głos, „wyłączanie się” i nieuważne słuchanie innych, osoby spóźniające się lub opuszczające spotkanie przed jego końcem, a także ludzie przedłużający swoja wypowiedź i mówiący nie na temat.

Każdego miesiąca tracimy ponad dobę na spotkaniach, które nic nie wnoszą


Dane są bezlitosne. Aż 31 godzin – tyle czasu spędzają pracownicy na bezproduktywnych spotkaniach miesięcznych. Doliczmy do tego czas, który spędzamy na czekanie na spotkania i na spóźnionych uczestników. Średni czas spóźnień na spotkanie wśród pracowników wynosi 10 minut i 40 sekund, natomiast wśród kadry kierowniczej jest to aż 15 minut i 42 sekundy. W skali roku daje to ponad tydzień pracy (5 dni i 19 godzin)! Ten czas można spożytkować dużo efektywniej.

Co ciekawe, aż 40% pracowników marnuje nawet 30 minut na szukanie linku lub miejsca następnego spotkania. Rozwiązaniem może być stworzenie jednego i niezmiennego linku do cyklicznych spotkań i pokoi, w których odbywają się spotkania. Takie rozwiązanie zastosowało m.in. wcześniej wspomniane Nozbe. W tej organizacji każde cykliczne spotkanie ma przypisany konkretny pokój, więc każdy wie, gdzie ma dołączyć.

Efektywne spotkania biznesowe


Ostatnie lata mocno zmieniły formę i możliwości spotkań ogólnofirmowych, zespołowych czy 1:1. Wiele firm stanęło przed wyzwaniem przystosowania się do działania na odległość, na szczęście digitalizacja i nowoczesne narzędzia do zarządzania wiedzą i komunikacją w firmie pozwoliły sprostać temu wyzwaniu. Dzięki temu możemy coraz efektywniej prowadzić projekty i realizować wspólne działania zdalnie.

Zwiększ efektywność spotkań w swojej organizacji!
Zobacz jak prowadzić efektywne spotkania
wg koncepcji PRO MEETING TOOLS!

Newsletter

Bądź na bieżąco, zapisz się do bezpłatnego newslettera

Malcare WordPress Security