Organizowanie takich wydarzeń, jak szkolenie czy konferencja, wymaga niemałego wysiłku od organizatorów, aby wszystko było dopięte na ostatni guzik. Niestety, natłok pracy, często wiąże się z tym, że zapominamy o rzeczach, które mogą mieć większe znaczenie, niż mogłoby się początkowo wydawać. Co pomijamy? Na co warto zwrócić większą uwagę? O tym kilka słów w poniższym artykule.
Kontakt z uczestnikami wydarzenia
Często zdarza się tak, że informacje publikowane w mediach społecznościowych lub w mailach zbiorowych nie są wystarczające dla niektórych uczestników wydarzenia.
W związku z tym, warto regularnie sprawdzać pocztę oraz kanały społecznościowe, aby nie umknęły nam nawet najmniejsze zapytania.
Aby to sobie ułatwić, organizatorzy mogą wyznaczać sobie „dyżury” odpisywania na wiadomości zainteresowanych.
Innym, równie skutecznym sposobem jest określenie konkretnej pory, w której odpowiadamy na pytania uczestników.
Zadbanie o odpowiedź w ciągu 48 godzin znacznie poprawia komfort pytających, co z pewnością może wpłynąć na ich ogólną opinię o organizatorach wydarzenia.
Oznaczenia miejsca wydarzenia
W większości przypadków, szkolenia, konferencje lub inne spotkania biznesowe odbywają się na terenie większego obiektu, w którym równolegle mogą odbywać się inne wydarzenia.
Jeśli tak nie jest, równie dobrze budynek może cechować się sporymi rozmiarami, co również może utrudnić uczestnikom odnalezienie wynajętej sali.
Aby uniknąć przykrych niespodzianek oraz poczucia zagubienia u naszych uczestników, dobrze jest wcześniej pomyśleć o różnego rodzaju oznaczeniach, które ułatwią dotarcie na miejsce.
Mogą to być np. strzałki tego samego koloru (to ważne), plakaty lub zwykłe informacje z nazwą oraz godziną wydarzenia.
Dobrym rozwiązaniem może okazać się również zorganizowanie małego stoiska przy wejściu do budynku, przy którym będzie znajdowała się osoba kierująca uczestników w odpowiednie miejsce.
Niestandardowe opcje gastronomiczne
W naszych czasach wiele osób rezygnuje ze spożywania niektórych pokarmów (mięsnych, mlecznych, zawierających gluten i nie tylko). O ile w przypadku obiadu, najczęściej nie stanowi to problemu – uczestnicy sami deklarują wcześniej, jaki rodzaj posiłku chcieliby dostać, to warto mieć to również na uwadze przy organizacji serwisu lub przerwy kawowej.
Weganin za pewne z chęcią skusiłby się na ciasteczko, a osoba z nietolerancją laktozy, napiłaby się kawy z mlekiem 🙂
Aktywność organizatorów nie tylko przed i w trakcie wydarzenia
Po każdej konferencji, szkoleniu lub innym wydarzeniu angażującym w jakiś sposób jego uczestników, dobrze jest poprosić o feedback, przygotować reportaż z wydarzenia, wysłać uczestnikom zdjęcia, podziękowania, a może nawet zaproszenie na kolejną edycję.
Chodzi przede wszystkim o to, aby utrzymać choć przez chwilę kontakt z uczestnikami. Być może coś wymagało rozwinięcia, czegoś nie zrozumieli.
Czas po wydarzeniu jest wówczas odpowiedni do niespiesznego dopięcia wszelkich spraw, aby nasze audytorium nie odniosło wrażenia, że skoro wydarzenie już się odbyło, to wszyscy idą w swoją stronę, a szkolenie czy konferencja odchodzi w niepamięć.
Utrzymanie dobrych relacji z uczestnikami po wydarzeniu nie tylko świadczy o naszym profesjonalizmie, ale i utwierdza audytorium w przekonaniu, że jesteśmy specjalistami w naszej dziedzinie. Lubimy to i jesteśmy tymi szczęściarzami, którym udało się połączyć pasję z pracą.
Miejsce, w którym odbywa się wydarzenie
Paradoksalnie, możemy być przygotowani nawet na najbardziej nieoczekiwane sytuacje, ale jeśli przestrzeń, w której odbywa się wydarzenie nie będzie sprzyjająca, wrażenia uczestników już nie będą takie same.
W związku z tym, warto dokładnie sprawdzić obiekt, który chciałbyś wynająć. Aby to sobie ułatwić, możesz skorzystać ze spotello.pl – nowoczesnej wyszukiwarki obiektów szkoleniowych i konferencyjnych w całej Polsce. Z ich pomocą znajdziesz interesujące obiekty w dogodnej dla Ciebie lokalizacji, a także porównasz ich ceny i zamówisz katering dla swoich gości.
Kliknij, aby sprawdzić listę obiektów w Poznaniu: link
Podsumowując, organizowanie różnego rodzaju szkoleń, konferencji i innych spotkań biznesowych wymaga nie lada wysiłku i dobrze współpracujących ze sobą organizatorów. Czasem jednak przy nawet najbardziej zgranym teamie, może zdarzyć się coś, co zakłóci całe wydarzenie.
Dlatego warto wcześniej zastanowić się, co mogłoby nas zaskoczyć i wziąć to pod uwagę podczas tworzenia planu działania.
