Pomysły na radzenie sobie z kryzysem w firmie

Jak zareagować na kryzys w organizacji? Kiedy firmę dotknie trudna sytuacja, warto zastanowić się nad tym, jak postępować, aby sobie z nią poradzić. Oczywiście okoliczności kryzysów w firmie mogą być różne, mimo wszystko warto potraktować je jako inspirację do bardziej przemyślanego i planowego działania. Najważniejsze jest to, aby nie tracić głowy i nie panikować, ponieważ pod wpływem stresu możemy podjąć złe decyzje. Poniżej znajdziesz różne strategie radzenia sobie z kryzysem w organizacjach.

Nawigacja po artykule:

• Reakcja na sytuację kryzysu w firmie
• Dokonaj zwrotu w strategii kiedy pojawi się kryzys w firmie
• Jak wykorzystać kryzys do rozwoju biznesu?
• Rozwój pracowników w kryzysie
• Kryzys w sprzedaży i marketingu – najważniejsze kroki
  • Optymalizacja procesów sprzedaży w trakcie kryzysu
  • Aktywizacja sprzedaży w czasie kryzysu
  • Zarządzanie cenami w czasach kryzysu
  • Marketing w czasie kryzysu
  • Organiczanie kosztów marketingowych
• Obniżanie kosztów w firmie – pomysły
• Kryzys w sytuacji finansowej firmy
• Wskazówki dla managerów i liderów w kryzysie
• Wskazówki dla firm w kontekście zwalniania pracowników

Jeśli kryzys jeszcze nie zapukał do Twoich drzwi, wiele dodatkowych informacji możesz znaleźć tutaj:

Jak przygotować firmę na kryzys i czas spowolnienia gospodarczego

Reakcja na sytuację kryzysu w firmie

Reakcja na sytuację kryzysową w firmie powinna być natychmiastowa, ale także opanowana i racjonalna – to pozwoli zachować spokój w głowach przedsiębiorców, managerów jak i samych pracowników. Poniżej znajdziesz kluczowe wskazówki postępowania, z których możesz wybrać te, które najlepiej pasują do Twojej sytuacji oraz organizacji:

1. Nie podejmuj decyzji pod wpływem silnego stresu lub wzburzenia. Zazwyczaj mamy więcej możliwości niż nam się wydaje na początku. Opanuj nerwy.
2. Powołaj w firmie sztab kryzysowy złożony z kluczowych pracowników na czele z prezesem lub założycielem firmy.
3. Ogranicz wewnętrzne konflikty i zmobilizuj wszystkich pracowników do współdziałania.
4. Chroń najważniejsze zasoby firmy w pierwszej kolejności: markę, ludzi, technologię i procesy.
5. Intensyfikuj komunikację z pracownikami, zbieraj informacje z samego dołu drabinki organizacyjnej. Stwórz przestrzeń – np. platformę informacyjną lub grupę na komunikatorze, w której pracownicy znajdą informację na temat tego, co aktualnie dzieje się w firmie .
6. Dokonajcie diagnozy stanu obecnego i zagrożeń: może pomóc tutaj analiza SWOT i analiza scenariuszowa. Bazujecie na faktach nie opiniach.
7. Ustalcie plan działań na najbliższy czas i codziennie monitorujcie jego postępy – wprowadzajcie zmiany na bieżąco.
8. Podejmijcie rozmowy z kluczowymi partnerami biznesowymi, którzy mogą wesprzeć w trudnej sytuacji. Im szybciej zaczniecie współpracować, tym lepiej. Myślcie w kategoriach długofalowej współpracy.
9. Zastanów się jak możesz pozytywnie wykorzystać sytuację kryzysową dla rozwoju swojej firmy – nowe produkty, dopasowanie istniejących produktów.
10. Przeprowadź akcję informacyjną wśród pracowników, aby szczerze z nimi porozmawiać o bieżącej sytuacji – ogranicz stres a wynikający ze zmiany.
11. Wybierzcie jedną formę komunikowania się: mail, Slack. komunikatory typu Messenger, sms, itp. w ramach której będą komunikowane aktualne, niezniekształcone informacje o sytuacji w firmie.
12. Skorzystaj z doradztwa biznesowego, uzyskasz wsparcie profesjonalisty i szerszą perspektywę na sytuację kogoś, kto jest mniej zaangażowany emocjonalnie w sytuację.

Posłuchaj podcastu o tej tematyce:

Dokonaj zwrotu w strategii kiedy pojawi się kryzys w firmie

Zmiana sytuacji, wymusza zmianę strategii. Jeśli nie mielimy planów awaryjnych, teraz trzeba się nad nimi pochylić i zastanowić się, w jakim kierunku trzeba przestawić firmę.

Słuchaj też podcastu w temacie modelu biznesowego:

1. Przeformułuj cele organizacji na bardziej realistyczne.
2. Dopasuj kluczowe działania do zmian w rynku.
3. Wprowadź nowe produkty lub odkurz stare zaniechane projekty, które nie generują dodatkowych kosztów (np. nowe opakowanie większe/mniejsze)
4. Zastanów się nad aktualnym modelem biznesowym, na ile on może wymagać zmiany.
5. Rozważ różne 2-3 różne scenariusze sytuacyjne i reakcje na nie. Zaplanuj działania, które podejmiesz jeśli spełnią się przewidywane scenariusze.
6. Przeczytaj jak zrobił to Sturbucks w 2008 – 2009 roku.
7. Zacznij wdrażać strategię lean management i filozofię kaizen.
8. Pomyśl o sukcesji w firmie, jeśli sam nie masz siły walczyć z kryzysem.
9. Postaraj się zdywersyfikować działalność firmy – na tyle, na ile to możliwe. Pomyśl jak wykorzystać online, jeśli jeszcze tam nie zaistniałeś lub offline, jeśli tylko tam byłeś obecny.

Jak wykorzystać kryzys do rozwoju biznesu?

Postępowanie podczas sytuacji kryzysowych w firmie dobrze obrazuje stare chińskie przysłowie: gdy wieją wichry zmian, jedni budują mury, a inni wiatraki. Gdy organizacja staje przed trudną sytuacją, warto się zastanowić, jakie strategie mogą pomóc w rozwoju i uporaniu się w kryzysem.

1. Na kryzys lub na chwile spowolnienia w firmie należy przygotować dobry i przemyślany plan, aby nie działać w chaosie, gdy te nadejdą.
2. Szukaj szans, tam gdzie wcześniej ich nie widziałeś/aś.
3. Zapytaj pracowników, jakie mają pomysły na sytuację kryzysową. Otwórz się na ich punkt widzenia i kreatywność. Im również zależy na swoich stanowiskach pracy.
4. Kiedy pracownicy mają więcej czasu, wykorzystaj go na działania kreatywne, na które często brakowało przestrzeni w okresie prosperity.
5. Zwiększenie produktywności pracowników i efektywności bieżących procesów – analiza tego co robimy, w jaki sposób robimy i czy możemy to robić lepiej.
6. Jeśli masz gotówkę zainwestuj w rozwój firmy, wykorzystując pojawiające się okazję. Np. zatrudniając konsultantów lub przyjmując wykwalifikowanych pracowników.
7. Pozyskaj z rynku specjalistów, których brakowało w Twojej firmie.

Doradztwo biznesowe dla firm – na czym ono polega?

Rozwój pracowników w kryzysie

1. Zmień tematykę szkoleń, dopasowując je do bieżącej sytuacji, np. zarządzanie zmianą, ograniczanie kosztów, zwiększanie efektywności pracowników, umiejętności negocjacji.
2. Zorganizuj spotkania facylitacyjne, aby wspierać zarządzanie zmianą i zaangażowanie pracowników.
3. Dostarcz kluczowe kompetencje dla kluczowych pracowników – inwestycja w tym kontekście zawsze się zwraca.
4. Przejdź na krótsze, bardziej dopasowane szkolenia w formule online.
5. Wykorzystaj trudną sytuację do nadrobienia zaległości, na przykład wdrożenie oprogramowania ERP lub CRM.

Czytaj także:

Szkolenia online zamiast na sali szkoleniowej

Kryzys w sprzedaży i marketingu – najważniejsze kroki

Najczęściej pierwsze kroki w kryzysie, jeśli chodzi redukcję kosztów, kierowane są do działu sprzedaży i marketingu. Uważam jednak, że należy robić to z głową, aby nie wylać dziecka z kąpielą, szczególnie że to od sprzedaży zależy być, albo nie być organizacji. W trakcie kryzysu pamiętaj, aby przede wszystkim zadbać o aktualnych klientów i utrzymać dobre relacje. Nie staraj się wykorzystywać złej sytuacji do zwiększonego zarobku na produktach.

Optymalizuj także proces współpracy marketingu i sprzedaży.

Optymalizacja procesów sprzedaży w trakcie kryzysu

1. Optymalizuj procesy sprzedaży dzięki CRM, szkoleniom, spotkaniom wewnętrznym, analizowaniu działań sprzedażowych. Organizuj wspólne wizyty w terenie, na których spotkasz się z rynkiem i przyjrzysz się taktykom handlowców, a także zaplanujesz ich rozwój.
2. Zamień na chwilę dział sprzedaży w dział badań opinii klientów i ich nowej sytuacji. Zbieraj w ten sposób problemy do których będziesz mógł dopasować rozwiązania.
3. Poszerzaj lejek sprzedaży – korzystaj z wielu nowych kanałów dotarcia do klientów.
4. Powołaj osoby odpowiedzialne za pozyskiwanie nowych klientów, jeśli nie było ich wcześniej w organizacji.
5. Zrezygnuj z obsługi klientów przenoszących małe zyski lub generujących ponadstandardowe trudności i niezauważalne w kosztach straty czasu.
6. Zwiększ portfolio swoich produktów, które możesz zaoferować przy okazji – np. produkty zbliżone do Twojej kategorii, usługi serwisowe, itp.
7. Wykorzystaj sprzedaż pakietową i cross selling, aby zwiększyć obroty i marże.
8. Automatyzuj i standaryzuj procesy sprzedażowe i obsługi klienta – oczywiście w miarę możliwości (zastosuj marketing automation, chatboty, samoobsługę klienta).
9. Modeluj najlepsze techniki sprzedaży handlowców. Zobacz jak sprzedają najlepsi pobieraj ten model w swojej firmie. Inspiracją niech będzie książka Sprzedaj jak challenger.
10. Zastosuj elementy sprzedaży prowokującej klientów do zakupu pomimo trudnej sytuacji – opisaliśmy to podejście, które sprawdziło się w latach 2008 -2011 w artykule Sprzedawaj jak challenger.
11. Przenieś pracowników z back office do sprzedaży i obsługi klienta, jeśli ma to sens w Twoim przypadku.

Posłuchaj podcastu w tej tematyce:

Aktywizacja sprzedaży w czasie kryzysu

1. Dobrze przemyśl: czego w tej chwili naprawdę potrzebują Twoi klienci.
2. Zastosuj techniki aktywizowania sprzedaży w firmie (cross selling, up selling).
3. Sprzedawaj mniejsze produkty w większych ilościach i większych cenach.
4. Rozważ wprowadzenie produktów premium, które są zazwyczaj bardziej odporne na kryzys.
5. Zaproponuj wersje budżetowe produktów, z ograniczoną funkcjonalnością.
6. Zaproponuj nowe produkty – zamień te które się sprzedawały, na te, których klienci potrzebują – są firmy szwalnicze, które z dnia na dzień, w trakcie epidemii koronawirusa, przestawiły swoją produkcję na maseczki.
7. Udostępnij klientom nowe formy finansowania (raty, leasing, wynajem).
8. Zmień model biznesowy, kategorię klientów, kanał sprzedaży, itp.
9. Wytwarzaj ssanie oddolne: poszukuj klientów dla swoich dystrybutorów: zadbaj o marketing (konferencje, kampanie generujące leady i przekazuj je dystrybutorom).

Zarządzanie cenami w czasach kryzysu

1. Obniżanie cen nie jest najlepszą drogą do zwiększenia zysku firmy. Mniejszą marżą nie da się zabezpieczyć odpowiedniej sprzedaży. Kosztów firmy nie pokryją zmniejszająca się marże. Lepiej czasem jest zaakceptować mniejszy obrót. Zakładając marżę na poziomie 40% i pomijając koszty stałe, obniżka cen o 10% prowadzi do spadku zysku o 25%. za to redukcja wolumenu o 10% oznacza zmniejszenie zysków tylko o 10%. Doprowadzenie do wojny cenowej może wyniszczyć całą branżę. Lepiej pogodzić się z częściową utratą obrotu.
2. Czasem lepiej zaoferować rabaty rzeczowe, niż cenowe. Dodać produkt gratis, aby nie doprowadzać do erozji ceny.
3. Kieruj swoje usługi w szczególności tam, gdzie wpływ kryzysu jest mniejszy. Znajdź te branże, w których korzysta się na sytuacji kryzysowej i nie ograniczają budżetu. Przemyśl na nowo segmentację swoich klientów.
4. Stosuj strategię dobra jakość za rozsądną cenę. Ta w dobie kryzysu sprawdza się najlepiej.
5. Różnicuj zmiany cen w kontekście różnych produktów i segmentów klientów – nie rób obniżki/podwyżki, która będzie równa dla wszystkich.

Sprzedawanie w czasach kryzysu

Marketing w czasie kryzysu

Nowoczesny marketing B2B opisaliśmy w poniższym artykule, w którym znajdziesz wytyczne które sprawdzają się w czasie kryzysu. Znajdziesz w nim wiele wskazówek, szczególnie w kontekście B2B. Warto sięgnąć do koncepcji Sprzedawaj jak challanger Adamsona i Dixona.

Ograniczanie kosztów marketingowych

1. Po pierwsze zakochaj się w narzędziach marketing automation.
2. Ogranicz koszty projektów graficznych korzystając takich aplikacji online jak Canva.
3. Stosuj szablony stron www, które dział marketingu może dopasować samodzielnie do swoich potrzeb, np. landingi.pl
4. Organizuj webinary online na których przez edukację możesz lepiej sprzedawać. Organizuj konferencje online zamiast offline.
5. Postaw na content marketing i pozycjonowanie w sieci.
6. Buduj wizerunek firmy w internecie.
7. Twórz treści video: instrukcje, przewodniki, screencasty o swoich produktach. Umieszczaj ja na www i You Tube.

Obniżanie kosztów w firmie – pomysły

1. Pamiętaj, że zwalnianie pracowników, to jest często pozbywanie się najważniejszych zasobów w firmie – trudno będzie ten zasób odbudować. Koszt wymiany wykwalifikowanego pracownika to często kilkadziesiąt tysięcy złotych. Odbudowanie kadr po kryzysie może wiele kosztować i zatrzymać rozwój firmy na lata.
2. Poproś pracowników o wybranie urlopów lub w miarę możliwości, aby przeszli na urlop bezpłatny.
3. Obniż do niezbędnego minimum stany magazynowe.
4. Skróć / wydłuż godziny pracy placówek.
5. Ogranicz asortyment koncentrując się na najważniejszych kategoriach produktów.
6. Poproś managerów i pracowników poszczególnych działów, aby wypracowali pomysły na oszczędności w firmie.
7. Zmotywuj pracowników do przejścia ze spotkań i wyjazdów służbowych offline na online. Jeśli nie jest to możliwe, poproś pracowników o optymalizację wydatków, obniż budżet lub standard noclegu, np. tańsze apartamenty zamiast hotelu. Ograniczysz w ten sposób koszty logistyczne.
8. Przeanalizuj z księgowym wszystkie wydatki i zastanów się, jakie z nich można obniżyć. Uważaj jednak by nie wylać dziecka z kąpielą.
9. Umów się z pracownikami na chwilowe obniżenie pensji tam gdzie ma to uzasadnienie: postojowe, czasowe obniżenie podstaw, zawieszenie premii.
10. Unikaj sytuacji, w której obniżasz koszty, które są kluczowe dla Twoich usług czy produktów.
11. Podnajmij część budynku, którego jesteście właścicielami.

Czytaj także:

Szkolenie: Proces budowania zysków – czyli jak zwiększyć rentowność firmy, bez redukcji zatrudnienia

Kryzys w sytuacji finansowej firmy

1. Oszczędności w firmie zacznij od samej góry. W tej sytuacji nie ma świętych krów.
2. Zastanów się co wymaga outsourcingu, centralizacji lub decentralizacji.
3. Określ najmniejszy punkt krytyczny gotówki posiadanej w firmie która umożliwia jej przetrwanie. Na przykład, wiele firm posiada nieefektywne marżowo linie produktowe których trzeba się szybko pozbyć.
4. Ogranicz planowane inwestycje do niezbędnego minimum, jeśli nie masz pewności co do ich realizacji, a te które opanowałeś wstrzymaj na lepsze czasy. Jeśli masz zasoby, to poczekaj na spadek cen.
5. Renegocjuj długoterminowe umowy, zobowiązania, argumentując to wspólnym interesem i długofalowymi korzyściami.
6. Sprzedawaj tylko za gotówkę lub na krótki termin sprawdzonym odbiorcom, ubezpieczonym lub na faktoring.
7. Ściągaj należności z rynku, jeśli trzeba korzystaj z firmy windykującej.
8. Renegocjuj ceny wynajmu lokalu lub poszukaj alternatywy i część osób przestaw na pracę zdalną.
9. Przeanalizuj wynagrodzenia w firmie pod kątem wartości jaką wnoszą poszczególne stanowiska i realnie generowanej wartości dla firmy.

Wskazówki dla managerów i liderów w kryzysie

1. Najpierw zbuduj swój wewnętrzny spokój, uporaj się ze swoimi emocjami, aby nie przenosić ich na pracowników.
2. Pamiętaj: najgorszy jest brak informacji. Pokazuj, że masz informacje, że masz plan, że jesteś przygotowany. Nie zamykaj się w sobie – będzie to odebrane negatywnie, a zespół poczuje się zagrożony. Bądź z innymi, nie uciekaj, nie chowaj się.
3. Przekazując informacje, nie kieruj się tylko faktami – pokazuje emocje, współczucie wobec tych, których sytuacja dotyka – informuj o rozważanych kwestiach i dlaczego akurat tę wybraliście. Pokazuj długoterminowe konsekwencje i sposób dochodzenia do wniosków. Potrzeba tutaj wiele sprawdzonych informacji. Okazując współczucie okazujesz ludziom godność i pozostawiasz w nich więcej wiary w swoje umiejętności. Pokazujesz, że to nie ich wina, tylko wpływ sytuacji zewnętrznej.
4. Nie koncentruj się tylko na sobie. Słuchaj obaw pracowników z prawdziwą troską i uwagą – daj im poczucie wsparcia, wysłuchania i nadziei.
5. Zwracaj szczególna uwagę na to co mówisz i robisz – ludzie patrzą na Ciebie i biorą przykład – kształtujesz w ten sposób ich nastawienie.
6. Koncentruj się na potrzebach swojego zespołu – dodawaj otuchy pracownikom – ale także na działaniu, a nie na narzekaniu – przekierowuj uwagę na szanse i mocne strony.
7. Na tyle ile możesz – informuj o wynikach narad, decyzjach, planach ogólnofirmowych – dzięki temu pracownicy będą czuli się pewniej, bo będą wiedzieli co mają robić – najgorsza jest niepewność.
8. Komunikuj się otwarcie i szczerze – nie chowaj głowy w piasek. Zapewnij przewidywalność sytuacji, nawet w nieprzewidywalnych do końca czasach.
9. Pokazuj co i dlaczego się zmieni. Myśl w kategoriach zarządzania zmianą. Przedstawiaj wielokrotnie motywy zmian, nie zakładaj, że jeden przekaz wystarczy.
10. Pokazuj małe sukcesy w zwycięstwie nad sytuacją kryzysową.
11. Zaangażuj zespół do poszukiwania rozwiązań i podejmowania decyzji.

Komunikacja z pracownikami w sytuacji kryzysu w firmie

Wskazówki dla firm w kontekście zwalniania pracowników

Zanim zaczniesz zwalniać, pozwól że przytoczę pewien cytat:

Kiedyś zapytałem Ferdynanda Porsche (syna założyciela firmy): „Ferdynandzie, gdybyś miał dwie możliwości – stracić wszystkich swoich ludzi lub stracić cały park maszynowy – co byś wybrał?” Jak myślisz, jaka była jego odpowiedź? „Park maszynowy!”

Dlaczego? Co łatwiej wymienić, maszyny czy ludzi? Maszyny! Kupujesz je, programowanie zajmuje trochę czasu, aż w końcu zaczynają działać. Spróbuj ponownie zatrudnić ludzi, znowu ich wyszkolić, rozwinąć relacje i odtworzyć kulturę… Jak długo to zajmie?

I. Adizes

Pamiętaj że zwalnianie ludzi to zawsze delikatna sprawa, wymagająca empatii i szerszego spojrzenia. Nie zachowuj się jak słoń w składzie porcelany. Postępuj jak chirurg.

1. W procesie zwalniania pracowników warto uwzględnić odchudzenie zbyt rozbudowane struktury menedżerskiej, działać z myślą o konsekwencjach kosztów odpraw, można też pomyśleć o łączeniu stanowisk.
2. Zadbaj o samopoczucie tej części pracowników, którzy zostają w organizacji – wyjaśnij także im, jakie są motywy Twojego działania.
3. Pamiętaj, że zwalnianie pracowników, nawet tych najmniej wydajnych, musi przebiegać z szacunkiem wobec nich. Nawet po ich odejściu nie mów o nich źle. To dobrze wpłynie na morale pracowników w zespole.
4. Przed poinformowaniem pracowników o decyzji o zwolnieniu pracowników przemyśl dobrze komunikat, jaki chcesz przekazać. Mów dobrze o odchodzących, dziękuj i doceniaj ich wkład.
5. Oferuj wsparcie outplacement, poszukiwaniu pracy, dawaj mocne referencje jeśli uważasz, że to właściwe.
6. Obejrzyj film W chmurach na temat zwalniania pracowników, jest tam pokazanych wiele błędów w tym zakresie.
7. Jeśli masz pracowników, którzy mają chęć i kompetencje, aby przejść na pracę zdalną daj im choć małe zamówienia, a jak możesz ptomuj ich wśród znajomych przedsiębiorców – daj im lepszy start.

Maciej Sasin
Konsultant rozwoju organizacji

Założyciel firmy Akademia Rozwoju Kompetencji specjalizującej się w rozwoju organizacji. Autor książek Budowanie zaangażowania, Efektywny system pracy oraz Skuteczna sprzedaż. Pomaga firmom budować zaangażowanie pracowników.