Biznes wkroczył do sieci, dlatego ważny jest każdy krok, jaki kierujemy w stronę budowania marki swojej firmy. Nasza firma często występuje w roli klienta, kontaktując się w sprawie produktów promocyjnych, chęci nawiązania współpracy, uzyskując oferty, ze strony innych usługodawców, zachęcających nas do zakupu swoich produktów. Czasem dostrzegamy błędy, które niestety wpływają na poziom komunikacji, a tym samym decyzję o podjęciu potencjalnej współpracy.
Komunikacja elektroniczna
Przedstawiamy 9 zasad komunikacji z klientem lub partnerem biznesowym w Internecie, które powinien znać każdy pracownik organizacji, niezależnie od specyfiki branży:
ZASADA 1: Tytuł
Wpisz koniecznie tytuł wiadomości. Osoba, która otrzymuje dużo korespondencji może od razu nie wiedzieć, czego list dotyczy.
ZASADA 2: Treść
Treść wiadomości powinna być krótka i zwięzła. Najważniejsze wiadomości znajdują się na początku i na końcu listu – „efekt pierwszeństwa” i „efekt świeżości”.
ZASADA 3: Myśl o odbiorcy
Poprawnie redaguj list używając akapitów. Pisząc myśl o osobie, która będzie tą wiadomość czytała na ekranie komputera. Zależy Tobie przecież na tym, aby odbiorca poprawnie zrozumiał treść listu.
ZASADA 4: Unikaj błędów
Zwróć uwagę na błędy ortograficzne i literówki! Przed wysłaniem przeczytaj list raz jeszcze i popraw wszystkie błędy.
ZASADA 5: Polskie znaki
Jeśli wysyłasz list do nieznanej osoby i nie wiesz, jakim programem pocztowym ona dysponuje, nie używaj polskich znaków diakrytycznych.
ZASADA 6: Układ treści
E-mail powinien mieć budowę klasycznego listu. Może rozpoczynać się od słów wyrażających nasz szacunek względem adresata: np. „Szanowni Państwo” i kończyć słowami: np. „Pozdrawiam”. Należy się również podpisywać pełnym imieniem i nazwiskiem.
ZASADA 7: Nie używaj dużych liter
Pamiętaj, że słowa czy zdania napisane wielkimi literami są odbierane, jako krzyk, należałoby, zatem ich unikać. Jeżeli chcesz nadać szczególną ważność niektórym słowom czy zdaniom wystarczy je podkreślić.
ZASADA 8: Emotikony
W korespondencji służbowej nie stosuj emotikonów, chyba, że pozostajesz w przyjacielskiej, długiej znajomości z klientem.
ZASADA 9: Inne błędy
Niedopuszczalne jest wysyłanie „łańcuszków”.
Co dodalibyście do tej listy? Czekamy na informacje zwrotną z zasadami, które Waszym zdaniem powinny znaleźć się wśród proponowanych przez nas podpunktów. Całą listę zamieścimy na naszej stronie, w zakładce „Czytelnia” oraz udostępnimy dalej w mediach społecznościowych.
Na koniec klasyczny błąd, sformułowanie „Witam”
Jeśli masz pytania napisz do nas:
Zespół Akademii Rozwoju Kompetencji
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk za zgodą autora.
