Poznaj zalety oraz wady pracy w domu i poza biurem

Praca w domu, czyli home office, nazywane w naszym kraju także „pracą zdalną” polega na wykonywaniem firmowych obowiązków w miejscu swojego zamieszkania lub z miejsca, z którego jest wygodnie pracować. Pracę zdalną można wykonywać także w kawiarni, w podróży pociągiem, czy w biurze co-workingowym. Wiele osób uważa to za duży atut: sami układamy swój plan pracy, w wolnej chwili bez problemu sięgniemy w stronę naszej kuchni, czy toalety, a do biurka możemy zasiąść nawet w piżamie… bajka, ale czy na pewno?

Praca zdalna. Czy to się opłaca?

Wśród ogłoszeń o pracę zamieszczanych przez pracodawców coraz częściej możemy natrafić na oferty pracy zdalnej. Ten system pracy kojarzył się dotychczas ze stanowiskiem freelancera lub osoby posiadającej własną, niewielką firmę. Jest to szczególnie atrakcyjna oferta dla pokolenia Y oraz Z – młodych osób zaznajomionych z technologią, zwracających uwagę na innowacje oraz elastyczny system pracy, który może pobudzać zaangażowanie i kreatywność.

W kontekście naszych osobistych doświadczeń postanowiliśmy opisać korzyści oraz utrudnienia, które wynikają z możliwości pracy zdalnej. Z naszych doświadczeń wynika, że będąc zdyscyplinowanym, efektywność tego systemu pracy może być zbliżona a nawet większa od tej, jaką wykonujemy w biurze. Może być tak dlatego, ponieważ we współczesnym biurze wiele osób i sytuacji, których nie mamy w domu, może nas rozpraszać w ciągu dnia pracy.

Szkolenie: Zdalne zarządzanie zespołem rozproszonym

Największe ograniczenie w pracy zdalnej

Nie da się jednak ukryć, że najbardziej introwertyczny człowiek jest z natury istotą społeczną, dlatego częstotliwość kontaktowania się z innymi pracownikami bezpośrednio wpływa na jego poczucie integracji i przynależności do firmy. Dlatego powinniśmy zadbać o udostępnienie odpowiednich narzędzi do pracy w rozproszonym zespole , które chociaż mogą usunąć większość niedogodności pracy poza biurem.

Czytaj także: Trudności w zarządzaniu rozproszonym zespołem

Korzyści wynikające z pracy zdalnej

Praca poza biurem posiada swoje zalety, wymieniliśmy wśród nich takie, które określone zostały na podstawie naszego doświadczenia oraz te, które pojawiły się wśród opinii pracowników w Internecie:

1. Indywidualnie planowany czas pracy, który pozwala na elastyczność, poczucie odpowiedzialności oraz dostosowanie do zaistniałych potrzeb
2. Ten system pracy jest bardzo atrakcyjny dla kobiet w ciąży lub rodziców, w przypadku potrzeby opieki nad noworodkiem lub chorym dzieckiem
3. Oszczędność na wynajmowanym biurze: nasze mieszkanie staje się naszym biurem i miejscem pracy. W ten sposób unikamy opłat za czynsz oraz wyposażenie biura
4. Jako pracodawca, możesz wiele zyskać w oczach pracowników pozwalać im na elastyczny czas pracy w swoim domu
5. Dodatkowa oszczędność czasu oraz pieniędzy, związana z dojazdami do biura. Oszczędzając na dojeździe dajemy sobie również więcej czasu na pracę lub wypoczynek
6. Możliwość stworzenia dogodnych warunków pracy, dostosowanych do naszych potrzeb: w niektórych biurach nie jest mile widziane słuchanie głośnej muzyki lub spożywanie posiłków przy biurku. Będąc w domu sam możesz dyktować warunki, odnośnie do tego typu szczegółów
7. Lepsza koncentracja w przypadku osób, które nie są przyzwyczajone do pomieszczenia pełnego innych (przykładowo praca w systemie open space), dyskutujących ze sobą ludzi

Utrudnienia związane z pracą w domu:

Przedstawione poniżej opinie, wskazują, że posiadanie biura w domu wiąże się również z wieloma trudnościami, z jakimi musi zmagać się pracownik:

1. Domowe warunki, w jakich pracujemy, mogą nam sprzyjać, ale również utrudniać wykonywanie obowiązków: jeśli jesteś rodzicem małego dziecka, wymaga ono ciągłej uwagi, często również naszą uwagę przykuwają drobne rzeczy, jak nieumyte naczynia lub niepoukładane książki. Czasem wpada sąsiadka, czasem zagada nasz partner… och, czy to już 16:00?
2. Mylenie przestrzeni do pracy z przestrzenią do wypoczynku. Dla osób pracujących zdalnie warto zorganizować osobne pomieszczenie, które jest przeznaczone tylko i wyłącznie na pracę. Nasz umysł przyzwyczaja się do obrazów i pomieszczeń, co również przekłada się na naszą efektywność.
3. Jeśli pracujemy w tym samym miejscu, w którym śpimy, często nasz mózg kojarzy to miejsce z wypoczynkiem. Jesteśmy senni, wzrok ucieka nam w stronę łóżka, a rozmyślanie o przyjemnej drzemce obniża wydajność pracy
4. Home office może okazać się niewdzięczną i przygnębiającą pracą dla osób, które są bardzo towarzyskie i świetnie odnajdują się w pracy zespołowej. Brak integracji z innymi pracownikami obniża ich motywację i chęć realizowania projektów. Z punktu widzenia psychologów oraz socjologów, człowiek jest istotą społeczną, która potrzebuje kontaktu z innymi ludźmi, inaczej może czuć się osamotniona i mniej związana z misją firmy
5. Brak możliwości bezpośredniej wymiany doświadczeń, pomiędzy pracownikami, jak i menadżerami. Będąc w biurze, w momencie wątpliwości możemy szybko zapytać naszego zwierzchnika lub współpracownika o radę.
6. Pracując w trybie zdalnym mamy możliwość wykonania telefonu lub wysłania maila, niestety nasz rozmówca, nie zawsze może być dostępny
7. Małe bodźce, takie jak ból głowy lub niewyspanie często zachęcają nas do odsuwania pracy na później, gdy masz świadomość, że możesz do niej zasiąść w każdym momencie
8. Praca w pidżamie lub ubraniach noszonych wyłącznie po domu może być wygodna, jednak przy dłuższym obcowaniu w takich warunkach możemy przestać dbać o swój strój, jak i wygląd

Praca zdalna wymaga od nas większej dyscypliny, umiejętności zarządzania czasem oraz automotywacji, tak by nie stała się udręką, pociągającą za sobą konsekwencje również dla firmy, u której pracujemy.

Co zrobić, by praca zdalna była efektywna?

Praca zdalna z perspektywy widzenia pracodawcy:

• Wspólnie z pracownikiem określ jasne zasady wykonywania obowiązków home office, które będą przestrzegane przez obie strony
• Zasady pracy zdalnej powinny obejmować m.in: sposób i zasady komunikowania się w różnych kontekstach, sposób delegowania, monitorowania i kontrolowania zadań, sposoby i prowadzenia spotkań zespołowych online
• Utrzymuj stały kontakt z pracownikiem: komunikacja to podstawa efektywnej pracy. Reaguj odpowiednio szybko na maile, ustal godziny kontaktu telefonicznego
• Pracodawca może przejść na tryb zadaniowy, a nie godzinowy w przypadku tego typu pracy
• Umów się z pracownikiem na rozmowy podsumowujące, omawiające cząstkowe efekty pracy oraz jej przebieg
• Pamiętaj, że pracownik pracujący w biurze, jak i zdalnie potrzebuje regularnej informacji zwrotnej
• Możesz ustalić krótkie zebrania robocze przez np. przez skype na początku i na końcu dnia
• Staraj się, by Twoje wiadomości zrozumiałe, czytelne i nie nabrały bezemocjonalnego wydźwięku: bezrefleksyjna komunikacja mailowa stwarza takie zagrożenie ze strony odbiorcy
• W komunikacji z pracownikiem, pracodawca może zaproponować zdawanie dziennych lub tygodniowych raportów z tego, co udało się osiągnąć, co sprawiało trudności oraz co jest do ewentualnej poprawy w systemie pracy pracownika

Praca zdalna z punktu widzenia pracownika:

• Będąc w domu zbuduj sobie przestrzeń spokoju do pracy, jeśli masz osobne pomieszczenie wykorzystaj je, jeśli jest to pomieszczenie w którym sypiasz, staraj się dostosować swoje biuro do warunków, które pozwolą Ci na koncentrację. Przygotuj dokumenty, książki, długopisy. Pozbądź się rozpraszaczy, którymi są między innymi media społecznościowe, na czas pracy powinny być wyłączone – chyba, że zajmujesz się social media w swojej pracy : )
• W zarządzaniu czasem, mamy do wykorzystania darmowe narzędzia online do planowania swojego dnia jak np. Google Kalendarz lub notatnik workflowy. Synchronizowanie ich z telefonem pozwala w łatwy sposób przypominać nam o obowiązkach, jakie nas czekają w ciągu następnych kilku godzin
• Zaplanuj sobie regularną przerwę, np. 10 minut relaksu co godzinę pracy, nasz umysł wypocznie wtedy i pozwoli sobie na dalszą koncentrację
• Zapewnij sobie przygotowane posiłki na ten dzień, tak byś nie musiał spędzać swojego czasu pracy przy kuchence, gotując obiad
• Warto co jakiś czas spotkać się z zespołem oraz naszym pracodawcą, omówić realizowane projekty i zaplanowaćstrategie działania na następne dni, by praca w domu nie utrudniała nam realizowania tego planu.

Podsumowanie

Praca zdalna niesie ze sobą dużo korzyści, jeśli zostanie zaplanowana w sposób rozsądny nie tylko ze strony pracownika ale również pracodawcy. Jest to rozwiązanie dla małych firm, które dopiero rozpoczynają swoją karierę na rynku licząc się z każdymi kosztami. Nie wykreśla to jednak możliwości pracy w tym systemie w większych firmach, jeśli tylko ich kultura organizacyjna ma wypracowany efektywny sposób komunikacji między pracownikami oraz klientami – w końcu ich zainteresowanie, wykazuje wynik efektywności naszych działań.

Magdalena Tyl
Specjalista ds. szkoleń i marketingu
Akademia Rozwoju Kompetencji
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk za zgodą autora