• Home
  • Czytelnia
  • Recenzja i opis Bitrix24 – narzędzia online do zarządzania firmą

Recenzja i opis Bitrix24 – narzędzia online do zarządzania firmą

bitrix24 recenzja

Kolejną platformą, którą omówię w ramach rankingu programów do zarządzania wiedzą i komunikacją w firmie, jest Bitrix24. Jest on dostępny w chmurze, a także może być instalowany na serwerach firmowych i dostosowywany do potrzeb przedsiębiorstwa. Bitrix24 pełni rolę intranetu, wspólnego dysku, bazy CRM, a także usprawnia wiele procesów firmowych, takich jak przepływ dokumentacji, wniosków, czy ewidencji czasu pracy. Zapraszam do szczegółowego omówienia funkcji tej platformy. 

Struktura recenzji bitrix24

1. Współpraca i zarządzanie wiedzą w Bitrix24

a. Baza wiedzy

b. Zarządzanie zadaniami i role pracowników

c. Katalog pracowników

d. CRM w Bitrix24

2. Komunikacja w firmie dzięki Bitrix24

a. Czaty pracownicze

b. Tablica aktywności

c. Grupy projektowe

d. Udostępniane kalendarze

3. Elementy Bitrix24 i ich funkcjonalności

a. Dla HR

b. Dla księgowości

c. Dla Sprzedaży

d. Dla marketingu

e. Do zarządzania i prowadzenia projektów

4. Konfigurowanie oraz wdrożenie Emplo

5. Ograniczenia

6. Podsumowanie

Współpraca i zarządzanie wiedzą w Bitrix24

Zarządzanie przepływem informacji w firmie jest bardzo istotne i znacząco wpływa na realizację jej celów.  Organizacje, które dbają o ten aspekt mogą wykorzystywać zdobyte doświadczenia i wiedzę pracowników w jeszcze szerszym zakresie niż dotychczas. Im większą wiedzą o firmie dysponują pracownicy, tym trafniejsze decyzje mogą podejmować w codziennych działaniach. Bitrix24 posiada wiele funkcji, które wspierają współpracę i proces zarządzania wiedzą w organizacji.

a. Baza wiedzy w Bitrix24

Podobnie, jak w przypadku wcześniej omawianych platform (m. in. Microsoft 365 czy Workspace od Google), Bitrix24 również umożliwia stworzenie jednej, wspólnej bazy wiedzy dla wszystkich pracowników. Poszczególne foldery i pliki mogą być udostępniane wybranym pracownikom, działom, grupom roboczym lub projektowym. Dzięki temu można, w łatwy sposób zarządzać dostępem do wiedzy, a wszelkie niezbędne pliki będą znajdowały się w jednym miejscu.

Dodatkowo, Bitrix24 oferuje edytor wizualny, dzięki któremu można szybko stworzyć szablony prezentacji, dokumentów, artykułów. To rozwiązanie będzie pozytywnie wpływało na spójność identyfikacji wizualnej firmy. Korzystając z tej funkcji możemy być pewni, że dokumenty wewnętrzne oraz pliki dla klientów, będą utrzymywały standard firmowy. Dodatkowo będą czytelne i dostępne z każdego urządzenia, nawet z telefonu komórkowego.

b. Zarządzanie zadaniami i role pracowników w Bitrix24

Kolejna funkcja tej platformy, zarządzanie zadaniami, bardzo dobrze wpływa na współpracę i realizację celów. Managerowie mogą zlecać zadania wpisując je do systemu. Pracownicy dostają powiadomienia, w których znajdują się informacje o treści zadania, osobie zlecającej oraz czasie realizacji – deadline. Bitrix24 pozwala także ewidencjonować, ile czasu zajęło jego wykonania, co ułatwia planowanie pracy w przyszłości. Pracownik może również stworzyć checklistę do danego zadania, przez co nie ominie żadnego etapu realizacji.

Zarządzając zadaniami można również uwzględniać ich zależność i powtarzalność. Określanie zależności jest szczególnie przydatne w przypadku, gdy dany pracownik może rozpocząć realizację swojego zadania dopiero wtedy, gdy inna osoba ukończy pracę nad swoim. Natomiast powtarzalne zadania zostają automatycznie zlecane pracownikom, np. wiadomość e-mail z informacją o konieczności rozliczenia delegacji, samoistnie zamienia się w zadanie. Dzięki czemu nie zostaje ono pominięte, a także nie wymaga dodatkowego angażowania przełożonych w tak prosty proces.

Tworząc zadania istnieje możliwość nadawania konkretnych ról pracownikom. Możemy określić, czy dana osoba pełni w projekcie rolę twórcy, osoby odpowiedzialnej, uczestnika czy obserwatora. Ta funkcja jest pomocna, gdy w danym zadaniu uczestniczy wiele osób. Szukając kontaktu z pracownikami decyzyjnymi jakiejś grupy roboczej, można użyć filtrowania według roli.

c. Katalog pracowników w Bitrix24

Bitrix24, podobnie jak we wcześniej recenzowana platforma Emplo, pozwala tworzyć profile pracowników, z uwzględnieniem struktury działów, a tym samym całej organizacji. Katalog pracowników obejmuje obecnych, jak i byłych zatrudnionych – ich stanowiska, pełnione funkcje, zadania, nad którymi pracują, a także dane kontaktowe. Tworzenie struktury organizacyjnej w tak przejrzystej formie ma swoją dużą zaletę. Pozwala bowiem w prosty sposób analizować dysponowanie zasobami firmy, zatrudnieniem oraz rozlokowaniem pracowników.

Katalog ma również opcje kalendarza nieobecności, który jest widoczny dla całej organizacji. Pracownicy mogą dzięki temu sprawdzać dostępność innych osób i w oparciu o tę wiedzę planować realizację zadań i swoją pracę. Ogólnodostępny kalendarz nieobecności jest także przydatny w planowaniu międzydziałowych spotkań i dyskusji. A także w określaniu zastępowalności poszczególnych pracowników.

d. CRM w Bitrix24

Platforma udostępnia ona najpopularniejszy na świecie (jak twierdzi sam Bitrix24), darmowy system CRM, pod względem liczby użytkowników. Pracownicy działów sprzedaży, marketingu, a także customer support, mogą w przejrzysty sposób dotrzeć do wszystkich niezbędnych informacji o klientach. Widoczne są dane kontaktowe, jakość i częstotliwość spotkań, wypracowane ustalenia, aspekty, na które należy zwracać uwagę.

CRM od Bitrix24 pozwala tworzyć lejki sprzedaży, harmonogramy, rezerwować zasoby, planować spotkania – potwierdzać i przypominać o nich. Warto również wspomnieć, że CRM pozwala zbiorczo analizować i zestawiać dane sprzedażowe i marketingowe. O innych zaletach systemu CRM dla działów sprzedaży i marketingu opowiem w dalszej części tej recenzji.

3.       Komunikacja w firmie dzięki Bitrix24            

Bitrix24 może pełnić w firmie rolę intranetu. Szczególnie w większych firmach, lub takich w których duża część pracy odbywa się zdalnie, będzie to niezwykle pomocne rozwiązanie. Dzięki tablicy aktywności, czatom pracowniczym i przestrzeniom projektowym o wiele łatwiej jest realizować zadania i dbać o prawidłowy przepływ informacji w organizacji.

a. Czaty pracownicze w Bitrix24

Tak jak w przypadku wszystkich wcześniej recenzowanych w ramach mojego rankingu platform, również Bitrix24 ma opcję czatu. Pracownicy mogą prowadzić rozmowy indywidualne, a także grupowe czy projektowe. Z poziomu czatu można dodawać pliki, oznaczać osoby i komentować wybrane wiadomości. Czat umożliwia nawiązywanie połączeń wideo i prowadzenia wideokonferencji. Spotkania prowadzone w tej formie pozwalają na sprawne przekazywanie informacji wszystkim pracownikom lub prowadzenie dyskusji.

Również z poziomu czatu można tworzyć zadania, co ułatwia proces delegowania pracy. Czat ma wbudowaną wyszukiwarkę, dzięki której w prosty sposób można dotrzeć do interesujących nas informacji. Ta opcja przydaje się szczególnie w czatach grupowych, gdzie ilość wiadomości i poruszanych tematów jest duża. Korzystając z katalogu pracowników i opcji czatu, możemy dotrzeć bezpośrednio do praktycznie każdej osoby w firmie. Czat dostępny jest w wersji desktopowej oraz mobilnej, dzięki czemu mamy dostęp do komunikatora z dowolnego urządzenia.

b. Tablica aktywności w Bitrix24

Bitrix24 udostępnia tablicę aktywności, podobną do tych, które znamy z portali społecznościowych takich jak Facebook czy LinkedIn. Można na niej umieszczać ogłoszenia i pisać posty – pracownicy mogą je polubić, skomentować oraz śledzić interesujące ich wątki. Dodatkowo można organizować wydarzenia i zapraszać na nie wybrane osoby, a także tworzyć ankiety, aby w szybki sposób poznać opinie pracowników na danych temat.

Na tablicy pracownicy widzą również zadania, które są do nich przypisane i etap ich realizacji. Wyświetlają się tam także przypomnienia o spotkaniach, urodzinach i deadlinach. Tablica aktywności może stanowić centrum życia firmy, szczególnie tej pracującej w trybie hybrydowym i zdalnym. Bieżące informacje znajdują się w jednym miejscu i prezentowane są w przejrzysty sposób, intuicyjny dla pracowników.

c. Grupy projektowe Bitrix24

Coraz częściej firmy działają nie tylko w ramach działów, ale tworzonych projektów, które realizowane są przez specjalistów z różnych departamentów. Zespoły projektowe muszą mieć odpowiednia przestrzeń do spotkań i pracy. Bitrix24 pozwala tworzyć takie grupy, wymieniać się w nich informacjami, opiniami i omawiać najważniejsze kwestie. Grupy te mogą być prywatne oraz publiczne.

Bitrix24 pozwala na zapraszanie do współpracy również członków z zewnątrz organizacji, a także na współpracę pomiędzy odrębnymi kontami. Co oznacza, że gdy działamy razem z inną firmą, która również korzysta z tej platformy, to mamy możliwość stworzenia wspólnej przestrzeni projektowej. Możliwa jest również współpraca za pomocą poczty elektronicznej.

d. Udostępnianie kalendarzy w Bitrix24

Powyżej już opisałem zalety płynące z korzystania z kalendarza nieobecności pracowników. Bitrix24 pozwala także zsynchronizować kalendarz z terminarzem od Google lub Outlookiem. Pracownicy mogą udostępniać sobie nawzajem kalendarze, aby móc trafniej określać terminy spotkań i wydarzeń. Za pomocą kalendarza deklarują również swój udział w organizowanych eventach.

Istnieje także możliwość tworzenia kalendarzy grupowych lub firmowych, w których zapisywane są najważniejsze wydarzenia i terminy realizacji poszczególnych etapów projektów. Na tablicy aktywności, a także w mailach przychodzą powiadomienia o planowanych spotkaniach. Z poziomu kalendarza można rezerwować miejsca zebrań. Kalendarz dostępny jest również w formie aplikacji mobilnej.

4.       Elementy Bitrix24 i ich funkcjonalności

Bitrix24 sam w sobie posiada wiele funkcji, które świetnie sprawdzą się w prowadzeniu firmy i usprawnianiu komunikacji. Ponad to, podobnie jak w przypadku Microsoft 365, istnieje możliwość instalowania różnych aplikacji i dodatków. Gotowe funkcje i rozwiązania można znaleźć w marketplace, w wersji płatnej oraz bezpłatnej.

a.       Bitrix24 dla HR

Elementem podstawowym, który przyda się działom HR jest możliwość ewidencji obecności i czasu pracy pracowników. Za pomocą Bitrix24 można wysyłać wnioski urlopowe oraz żądania dotyczące podróży służbowych. Istnieje także możliwość zbierania ocen pracowniczych i katalogowania opinii wystawionych przez przełożonych.

Dodatkiem, który można zainstalować w swojej wersji Bitrix24, a który będzie wspierał pracę działu HR, jest na przykład kalendarz urodzin. Pamiętanie o świętach pracowników i celebrowanie ich w formie poczęstunku, prezentu lub po prostu złożenia życzeń przez współpracowników, będzie świetnym narzędziem employer brandingowym.

Inną, ciekawa aplikacją jest Corporate University, pozwala ona stworzyć profile kompetencji naszych pracowników, organizować oceny umiejętności branżowych, zespołowych, miękkich. A także umożliwia tworzenie kursów i stanowi swego rodzaju platformę e-lerningową. Dzięki niej możemy zorganizować onboarding, wspierać naszych pracowników w obejmowaniu nowych funkcji i wzmacnianiu umiejętności takich jak zarządzanie efektywnością osobistą, skuteczne dawanie informacji zwrotnych czy współpraca w różnorodnych zespołach projektowych.

b.       Bitrix24 dla księgowości

Funkcją, która przyda się pracownikom księgowości jest bez wątpienia automatyczne składanie ofert i zbieranie faktur z systemu CRM. Dzięki niemu można tworzyć kosztorysy, akceptować i automatycznie ewidencjonować płatności realizowane przez Paypal, Stripe, Braintree i tym podobne.

Można również zintegrować dane z różnymi oprogramowaniami księgowymi, np. Xero, Quickbooks, Freshbooks. Dzięki Bitrix24 można ograniczyć zbędną biurokrację i ilość przesyłanych dokumentów w firmie. Wnioski o rozliczenie wyjazdów służbowych lub zatwierdzenie kosztów można przesyłać bezpośrednio za pomocą platformy.

Płatnym dodatkiem, który może wspomóc pracę księgowości, jest aplikacja Project Expenses. Pozwala ona zarządzać kosztami w ramach poszczególnych projektów i działów. Tego typu rozwiązanie przyda się szczególnie firmom, w których istnieje wiele zespołów z przydzielonym budżetem. W prosty sposób można przypisać konkretny wydatek do danego projektu i na bieżąco sprawdzać ilość wydanych środków i kosztowność realizowanych działań.

c.    Bitrix24 dla marketingu

Powyżej wspomniałem już o korzyściach rozbudowanej bazy CRM dla marketerów. Warto również dodać, że CRM pozwala na kontrolę kosztów wydanych na działania marketingowe i automatycznie oblicza ROI – zwrot z inwestycji. Umożliwia on dogłębną analizę skuteczności poszczególnych kanałów dotarcia do klienta, a także jakości wykorzystywanych haseł lub słów kluczowych

Dzięki Bitrix24 można prowadzić kampanie e-marketingowe, wysyłać newslettery oraz oferty. Utrzymywać kontakt z potencjalnymi i obecnymi klientami firmy. Platforma pozwala na wysyłanie nawet 5000 maili w miesiącu za darmo.

Instalując dodatkową aplikację, można stworzyć chatboty, które na bieżąco będą odpowiadały na najczęstsze pytania klientów oraz osób zainteresowanych usługą. Inną ciekawą opcją jest aplikacja umożliwiająca wysyłanie wiadomości SMS do pracowników oraz klientów firmy. Tego typu wiadomości można zautomatyzować i zsynchronizować z bazą CRM, przez co konkretny sms będzie wysyłany na w wybranym przez nas czasie lub w odpowiedzi na jakieś zachowanie klienta. Wiadomości są przechowywane w powiązaniu z kontaktem, dzięki czemu widzimy pełną komunikację z danym odbiorcą.

d.    Bitrix24 dla Sprzedaży

Tym, co szczególnie przyda się pracownikom działu sprzedaży jest jasno skonstruowany lejek sprzedażowy, który może być modyfikowany i optymalizowany. Można obserwować ścieżki sprzedażowe, tworzyć reguły i planować kroki. Sprzedawcy widzą, kto wpadł do lejka i na jakim jego etapie się znajduje, dzięki temu mogą podjąć odpowiednie kroki, by sfinalizować sprzedaż.

Bitrix24 pozwala też na zbieranie szczegółowych danych i prezentowanie ich w formie raportów. Dzięki nim można zdobyć informacje o ilości, jakości i charakterystyce leadów. Środkach wydanych na poszczególne działania sprzedażowe. Zawartych umowach i czasie, jaki zajęło przekształcenie osoby zainteresowanej usługą w klienta.

Aplikacją, która wzbogaca raporty zawarte w podstawowej wersji Bitrix24 może być Monitor 24. Pomaga on zbierać i prezentować dane o ilości nowych leadów, obciążeniu pracą poszczególnych osób zatrudnionych w dziale sprzedaży. Ten dodatek pozwala również określić, czy obciążenie danego pracownika przekłada się na jego skuteczność. Dane te mogą być widoczne jedynie dla menedżerów działów sprzedaży, lub udostępniane poszczególnym jego członkom.

c.    Bitrix24 do zarządzania i prowadzenia projektów

Najcenniejszym narzędziem ułatwiającym prowadzenie projektów jest już wcześniej wspomniane zarządzanie zadaniami. Menedżerowie mogą również sprawdzać, ile czasu zajęło dane zadanie oraz planować obciążenie pracą poszczególnych członków projektu.

Możliwe jest również wizualne zarządzanie projektami. Bitrix24 udostępnia wykres Gantta oraz tablice Kaban. Dzięki nim w jasny sposób można określić, jakie kroki należy zrealizować w pierwszej kolejności, ile zadań jest w trakcie finalizacji i jak blisko osiągnięcia celu jesteśmy. Osoby, które dołączają do projektu mogą w prosty sposób zorientować się w jego strukturze i etapie realizacji.

Osoba zarządzająca projektem może dodatkowo zainstalować aplikację Mind Map, za pomocą której można wizualnie prezentować efekty burzy mózgów, cele osobiste i firmowe i przypisywać je wszystkie do poszczególnych użytkowników. Mapa myśli może być przypisana do konkretnej grupy roboczej i stanowić miejsce, w którym zapisywane będą pomysły do realizacji w przyszłości. Gotową mapę myśli można zamienić w plik, który będzie stanowił wizualne przedstawienie struktury projektu, dostępny dla użytkowników.  

5.       Konfigurowanie oraz wdrożenie Bitrix24

Bitrix24 oferuje wsparcie w postaci banku wiedzy wdrożeniowej, w którego skład wchodzą bezpłatne webinaria, szkolenia wideo, darmowe materiały edukacyjne i pomoc ze strony helpdesku. Wsparcie ze strony konsultantów, partnerów od Bitrix24 dostępne jest tylko dla firm, które mają wykupiony płatny pakiet na tej platformie. Wsparcie techniczne polegające na dostosowaniu usługi do potrzeby danego przedsiębiorstwa można wykupić dodatkowo od lokalnych partnerów Bitrix24.

6.       Ograniczenia Bitrix24

  • Możliwość dostosowania usługi do potrzeb firmy możliwa jest jedynie w przypadku korzystania z wersji on-premise, czyli tej umieszczonej na serwerach klienta.
  • Ze względu na dużą ilość funkcji, proces wdrażania platformy w firmie może być dość długi.
  • Wersja mobilna posiada zdecydowanie mniej funkcji niż wersja on-premise, co może być barierą dla MŚP.

7.       Podsumowanie recenzji i opisu Bitrix24

Bitrix24 to narzędzie, które zaciekawiło mnie szczególnie dlatego, że posiada darmową wersję, dzięki której nie kupuje się kota w worku. Przed zakupem można sprawdzić, na ile ta platforma odpowiada potrzebom naszej firmy. Czymś, co wyróżnia to rozwiązanie jest na pewno możliwość zapraszania do współpracy osób spoza organizacji. Podobną funkcję posiada tylko Workspace od Googla. Inną zaletą jest wbudowany CRM, który pozwala mieć wszelkie niezbędne dane w jednym miejscu, przez co Bitrix24 staje się pełnowymiarowym centrum życia firmy, co jest bardzo ważne, szczególnie w firmach pracujących zdalnie.