Recenzja i opis Emplo, systemu do zarządzania wiedzą w firmie

emplo

Kolejnym rozwiązaniem, które omówię w ramach rankingu programów ułatwiających zarządzanie firmą, jest Emplo. Jest to platforma, która pomaga usprawnić procesy, wymianę informacji i współpracę. Ten program różni się swoją funkcjonalnością od omawianych wcześniej Workplace od Google czy Microsoft 365. Przeanalizuję jego przydatność pod kątem komunikacji, motywowania, monitorowania i zlecania zadań. 

  1. Współpraca i zarządzanie wiedzą w Emplo

a. Baza wiedzy

b. Profile pracowników i struktura

c. Testy wiedzy

2. Komunikacja w firmie dzięki Emplo

a. Feed z powiadomieniami

b. Grupy dyskusyjne

c. Ankiety i kwestionariusze

d. wydarzenia

3. Elementy Emplo i ich funkcjonalności

a. Dla HR

b. Dla Księgowości i kadr

c. Dla Marketingu

d. Dla Sprzedaży

c. Do zarządzania i prowadzenia projektów

4. Konfigurowanie oraz wdrożenie Emplo

5. Ograniczenia

6. Podsumowanie

Współpraca i zarządzanie wiedzą w Emplo

W dobie hybrydowego trybu pracy, powszechności home office oraz zespołów projektowych, bardzo cenne jest usprawnianie pracy i przenoszenie procesów firmowych do formy online. Nie jest to już moda dążenia za nowinkami technologicznymi, lecz coraz częściej wymóg. Każde przedsiębiorstwo, które odnajduje się w świecie online zyskuje przewagę konkurencyjną. Jak przyczynić do tego się może Emplo?

Baza wiedzy w Emplo

Tak jak w przypadku np. Workspace od Googla lub SharePointa od Microsoft 365, w Emplo zorganizowane zostało miejsce nazywane bazą wiedzy, w którym można umieścić całe know-how firmy. Baza wiedzy ma strukturę katalogu z folderami, do którego pracownicy mają łatwy dostęp. To w tym miejscu można stworzyć bibliotekę potrzebnych linków, case study sprzedażowych lub ważnych materiałów.

Dostępy do konkretnych katalogów są indywidualnie nadawane, co oznacza, że to przełożony decyduje o tym, jaki pracownik ma dostęp do danego folderu i jakie pliki w nim widzi. Emplo pozwala nadawać role i uprawnienia poszczególnym użytkownikom, dzięki temu możliwe jest odzwierciedlenie hierarchii firmowej w formie elektronicznej.

W przypadku bazy wiedzy możemy stworzyć osobne katalogi dotyczące poszczególnych klientów, projektów, działów. Ważne jest, aby wszyscy pracownicy mieli stały dostęp do podstawowych informacji o firmie, czyli o jej misji, wizji i głównych celach. taki katalog powinien być umieszczony w miejscu z łatwym dostępem i widoczny. dla każdego

Profile pracowników i struktura firmy w Emplo

Ciekawym elementem są profile pracowników i zbudowana na ich podstawie cyfrowa struktura firmy. Ten element zdecydowanie wyróżnia Emplo spośród wcześniej omawianych programów do zarządzania pracą. W przykładowym profilu użytkownika znajdziemy opis jego stanowiska, zakres odpowiedzialności, miejsce w hierarchii, nazwisko przełożonego, a także inne informacje, które pracownik będzie chciał o sobie udostępnić.

Bardzo istotne jest to, że tego typu profile pełnią również rolę książki adresowej. Gdy w firmie pracuje dużo osób, często występuje trudność z odnalezieniem tej, do której powinniśmy się zgłosić z naszą sprawą. Emplo wychodzi naprzeciw tej trudności i udostępnia dane, dzięki którym możemy wyszukam i skontaktować się z dowolną osobą w firmie. Ta funkcja przydaje się również w przypadku nowych pracowników, którzy muszą przyswoić dużą ilość informacji, poznać wiele osób i ich stanowiska, w krótkim czasie.

Emplo umożliwia tworzenie rozwijanego drzewa, ukazującego strukturę organizacji. Ułatwia to pracownikom szybkie zrozumienie ról, które są pełnione w informacji i zależności między działkami, spółkami, pracownikami. To dobry sposób na uporządkowanie informacji o stanowiskach w firmie. 

Testy wiedzy w Emplo

To funkcja pozwalająca weryfikować wiedzę pracowników z poszczególnych tematów. Jest to opcja podobna do ankiet, jednak jej celem jest sprawdzenie poziomu wiedzy danego użytkownika. Szczególnie może przydać się jako forma grywalizacji, w której pracownicy konkurują ze sobą w ramach zabawy. Innym zastosowaniem tej funkcji może być onboarding, gdzie pracownik sprawdza swoją wiedzę w formie quizu. 

Testy wiedzy będą miały też duże znaczenie w budowaniu bazy kompetencji pracowników. Możemy zweryfikować w jakim stopniu dany użytkownik zna omawiany temat, jak dobrze się w nim orientuje. Mogą one również stanowić podstawę do ewaluacji zorganizowanych szkoleń. Wyniki testu wiedzy widoczne są na bieżąco, dzięki czemu można łatwo zbierać i monitorować udzielane odpowiedzi. 

Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna w Emplo

Emplo może pełnić rolę intranetu, najprościej jest porównać go do portalu społecznościowego, którym posługujemy się w firmie. Jedną z jego głównych cech jest usprawnianie komunikacji biznesowej i prywatnej. 

Feed – przestrzeń do dzielenia się informacją w Emplo

Emplo, przy wykorzystaniu mechanizmów jakimi rządzą się portale społecznościowe, stworzył newsfeed. Czyli stronę aktualności, na której pracownicy mogą przeglądać najświeższe wiadomości lub nowe wpisy na grupach, do których należą. Wyświetlają się tam również ważne informacje od przełożonych, przypomnienia o wydarzeniach i inicjatywach organizowanych aktualnie w firmie.

Tego typu rozwiązania sprzyjają nie tylko przepływowi informacji od przełożonych w dół firmowej hierarchii, ale także ułatwiają komunikację międzydziałową. Poszczególne zespoły mogą tworzyć cykliczne podsumowania swoich działań, a tym samym chwalić się osiągnięciami, informować o nowych inicjatywach i rozwiewać niepewności lub niedomówienia (takie jak „ci z marketingu nic nie robią, a księgowość tylko pije kawę”).

Szczególnie przydatna jest funkcja powiadomień, dzięki której ważne informacje nie zostaną pominięte i nie umkną nikomu w gąszczu wiadomości. Pracownik od razu widzi, że na grupie danego projektu pojawiła się nowa wiadomość lub w firmie organizowana jest ankieta dotycząca jakiegoś ważnego wydarzenia.

Grupy dyskusyjne w Emplo

Tu również, trochę na kształt grup, które znamy z takich portali jak Facebook lub Linkedin, Emplo przychodzi z możliwością tworzenia grup dyskusyjnych. Mogą one być uruchamiane w ramach konkretnych projektów, działów, zespołów. Osoba zakładająca grupę może do niej zaprosić każdego pracownika, którego dotyczy omawiany na niej temat.

Każdy pracujący przy danym projekcie lub kliencie ma z poziomu grupy dostęp do raportów, dokumentów oraz zdjęć. Dzięki temu wszystkie pliki oraz dyskusje na dany temat znajdują się w jednym miejscu. Taka sytuacja ułatwia bardzo wprowadzanie nowych osób do projektu, ponieważ w prosty sposób mogą oni uzyskać dostęp do wszelkich niezbędnych informacji oraz ustaleń.

Grupy dyskusyjne nie muszą mieć wyłącznie firmowego charakteru, Można także tworzyć grupy hobbystyczne lub społecznościowe, niezwiązane bezpośrednio z działalnością danego przedsiębiorstwa. Pozwoli to pracownikom na większe poznanie i zintegrowanie się, szczególnie w przypadku pracy zdalnej.

Ankiety i kwestionariusze w Emplo

Emplo zapewnia również możliwość sprawnego i intuicyjnego tworzenia ankiet dla pracowników. Aplikacja daje dostęp do kreatora z gotowymi szablonami, dzięki któremu w ułatwiony sposób stworzyć można dowolny kwestionariusz i rozesłać go do pracowników. Istnieje możliwość konstruowania pytań otwartych oraz zamkniętych, co pozwala dopasować ankietę do obecnych potrzeb przedsiębiorstwa.

Ze względu na rodzaj poruszanego w kwestionariuszu tematu, jest opcja na tworzenie publicznych oraz anonimowych ankiet. Ta opcja przydaje się, gdy mamy podejrzenie, że pracownicy nie będą chcieli udzielać szczerych odpowiedzi w formie otwartej lub że potrzebują poczucia większej anonimowości.

Dużą zaletą jest to, że Emplo zbiera informacje przekazane przez użytkowników i zestawia je w postaci raportu gotowego od razu po zakończeniu zbierania odpowiedzi z ankiet. Za pomocą tej funkcji można organizować duże, ogólnofirmowe badania np. employee experiene, które opiszę szczegółowo w dalszej części, jak i te małe sondaże, dotyczące np. rodzaju kawy lub mleka dostępnych w kuchni.

Wydarzenia w Emplo

Za pomocą aplikacji Emplo możliwe jest także zarządzanie kwestią wydarzeń organizowanych w firmie. Funkcja ta jest przydatna bez względu na to, czy dotyczą one firmowych wyjazdów, szkoleń, spotkań czy mają one wymiar mniej biznesowy, jak np. zbiórki charytatywne, świętowanie urodzin lub innych okazji.

Chociaż i w tym przypadku trudno jest odsunąć od siebie skojarzenia związane z takimi samymi funkcjami w innych mediach społecznościowych. Wydarzenia w Emplo działają na podobnej zasadzie i pozwalają na wysyłanie zaproszeń wybranym pracownikom, zespołom lub wszystkim zatrudnionym w firmie. Istnieje również możliwość ewidencjonowania tego, kto zadeklarował swój udział w danym wydarzeniu.

Elementy Emplo i ich funkcjonalności

W Emplo wiele funkcji jest uniwersalnych i dopiero użycie ich w konkretnym kontekście nadaje im danego charakteru. Ankiet, testów wiedzy oraz grup dyskusyjnych można używać na wiele sposobów. w tej części skupię się na wykorzystaniu rozwiązań dostarczanych przez Emplo przez poszczególne działy przedsiębiorstw.

Emplo dla HR

Dzięki ankietom i testom Emplo, można w prosty sposób zaplanować i przeprowadzić oceny okresowe pracowników, a także oceny zaangażowania lub satysfakcji z pracy. Do tego celu można wykorzystać gotowe kwestionariusze lub stworzyć własny szablon. Emplo generuje przejrzyste raporty z badań, które można udostępnić wybranym osobom.

Inną zaletą, która spodoba się pracownikom działów HR jest odwzorowania struktury firmy wraz z opisem stanowisk i modelami kompetencyjnymi. Ułatwia to procesy rekrutacyjne, tworzenie ścieżek rozwojowych pracowników, a także ustalanie zastępowalności poszczególnych osób. 

Emplo dla księgowości i kadr

Emplo pozwala przenieść dowolny proces do formy online. Szczególnie widać to na przykładzie wniosków internetowych, które z powodzeniem zastępują dotychczasowe, papierowe formy. Za pomocą Emplo można stworzyć jakikolwiek wniosek (np. rozliczenie delegacji), wysłać go do wybranej osoby, a także śledzić status jego rozpatrywania przy pomocy powiadomień.

Aplikacja umożliwia również prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz urlopów. Ułatwia to rozliczanie się z pracownikami oraz zarządzanie nieobecnościami w firmie – szczególnie w okresie wakacyjnym. Emplo kontroluje, ile wolnych dni zostało poszczególnym pracownikom oraz ułatwia zarządzanie nieobecnościami, skracając czas potrzebny na akceptację wniosków. 

Emplo dla sprzedaży

Zaletą Emplo, która z pewnością spodoba się sprzedawcom jest możliwość stworzenia bazy wiedzy sprzedażowej, w której znajdą się ciekawe case study, diagramy, prezentacje, a nawet lista argumentów sprzedażowych. Wszystkie niezbędne elementy i aktualne wersje w jednym miejscu. Inną zaletą jest przejrzysta struktura firmy i widoczny zakres obowiązków. Sprzedawca mający specyficzne pytanie od klienta, może skontaktować się bezpośrednio z osobą, której dotyczy dane pytanie. Wiedza każdego pracownika jest na wyciągnięcie ręki.

Emplo dla marketingu

Działy marketingu, pracujące za pomocą Emplo, mają ułatwione angażowanie pracowników w bieżące akcje promocyjne i wizerunkowe firmy. Dzieję się tak ze względu na newsfeed. Po pierwsze, marketerzy mogą w prosty sposób komunikować swoje działania i upewniać się, że wszyscy znają zasady komunikacji zewnętrznej. Po drugie, pracownicy będą stanowili ich pierwszą grupę kontrolną – czy dany przekaz jest skuteczny i jakie reakcje wywołuje – tutaj przydatna może być także funkcja ankiety. 

Emplo do zarządzania i prowadzenia projektów

Emplo pozwala na planowanie i monitorowanie celów poprzez ustalanie celów poszczególnych pracowników, a także zespołów i całego przedsiębiorstwa. Dodatkowo możemy ustawić mierniki osiągnięcia danego celu i tym samym śledzić jego realizacje w czasie rzeczywistym. Tego typu rozwiązanie wpływa pozytywnie na planowanie pracy, dopasowywanie celów indywidualnych do celów całej firmy i stanowi przejrzysty system dla samych pracowników.

Innym elementem usprawniającym zarządzanie jest możliwość budowania modeli kompetencji poszczególnych pracowników. Emplo dostarcza gotową skalę kompetencji, którą możemy modyfikować zgodnie z zapotrzebowaniem. Dzięki systematycznie uzupełnianym profilom kompetencji pracowników można nie tylko planować działania rozwojowe, a także sprawnie wybierać składy zespołów projektowych. To też informacja dla pracowników, nad jakimi umiejętnościami powinni pracować. 

Konfigurowanie oraz wdrożenie Emplo

Większość funkcji tej aplikacji ma postać otwartych kreatorów, przez co można w Emplo odwzorować prawie każdy proces firmowy. Konsultanci z Grupy Pracuj (właściciela Emplo) wspierają wdrożenie w firmach od początku współpracy – jeszcze przed ostatecznym uruchomieniem. Pierwszym etapem jest zaplanowanie całego procesu, w dalszym kroku przenoszone do aplikacji są dane oraz procesy firmowe. Emplo daje również wskazówki co do tego, w jaki sposób promować aplikację wśród pracowników. Dopiero po tych krokach następuje jej uruchomienie. Oprócz tego dostarcza materiałów z instrukcjami oraz support – chociaż te elementy występują przy każdym omawianym dotychczas rozwiązaniu. 

 Ograniczenia Emplo

  • Brak współdzielonych dokumentów. Emplo dostarcza miejsca do przechowywania i katalogowania bazy wiedzy, nie ma jednak możliwości pracy na wspólnych dokumentach. 
  • Takie elementy jak modele kompetencji i realizowane cele będą działać tylko w przypadku skrupulatnego aktualizowania ich w aplikacji. Nieaktualne dane mogą przynieść więcej szkód niż pożytku dla przedsiębiorstwa.
  • Nie daje możliwości współtworzenia dokumentów lub folderów wspólnie z klientami lub innymi osobami spoza firmy. 

Podsumowanie

To świetne rozwiązanie dla firm, którym bardzo zależy na uproszczeniu procesów organizacyjnych oraz udrożnieniu przepływu informacji. Najlepiej sprawdza się w firmach, w których pracuje od 100 do 2500 osób. W przypadku młodych osób, korzystanie z tej aplikacji będzie instynktowne, ponieważ na co dzień korzystają oni z podobnych rozwiązań w swoich telefonach i komputerach. 

Zarządzanie celami oraz kompetencjami pracowników, a tym samym całych zespołów, a także szczegółowa wiedza o strukturze są tym, co wyróżnia Emplo. Te funkcje dostarczają wielu informacji o naszej firmie – to dobra podstawa do podejmowania świadomych decyzji biznesowych.