Recenzja i opis Firmao, oprogramowania do zarządzania firmą

firmao

Następną platformą, która wzbogaci ranking programów do zarządzania wiedzą i komunikacją w firmie, jest Firmao. Jest to oprogramowanie, które zawiera między innymi rozbudowany system CRM, umożliwia zarządzanie zadaniami oraz czasem pracy, a także posiada funkcjonalny system do fakturowania oraz rozliczania kosztów firmowych. Działa na rynku od 10 lat, a na swojej stronie chwali się obecnie ilością 50 000 użytkowników.

Spis treści

1. Współpraca i zarządzanie wiedzą w Firmao

a. Zadania pracowników

b. Obieg dokumentów

c. CRM

d. Serwis sprzętu

2. Komunikacja w firmie dzięki Firmao

a. Czat

b. Kalendarz

c. Skrzynka email

3. Elementy Fimao i ich funkcjonalności

a   Dla HR

b.  Dla Księgowości

c.  Dla Marketingu

d.  Dla Sprzedaży

4. Konfigurowanie oraz wdrożenie Firmao
5. Ograniczenia
6. Podsumowanie

1. Współpraca i zarządzanie wiedzą w Firmao

Po przeanalizowaniu oferty oprogramowania Firmao, na pierwszy rzut oka widać, że ich oferta skupia się głównie na systemie CRM oraz rozbudowanych funkcjach księgowych w firmie. Dużo mniejszą część ich oferty stanowią rozwiązania wspierające współpracę oraz zarządzanie wiedzą. Jednak ten aspekt nie został zupełnie pominięty. Poniżej opiszę rozwiązania, które wspierają kooperację firmową, zaproponowane przez Firmao.

a. Zadania pracowników

Firmao umożliwia tworzenie zadań z uwzględnieniem statusów realizacji, priorytetu, oraz kolejności ich wykonywania. Można w prosty sposób stworzyć zadanie, przypisać je konkretnemu pracownikowi i ustalić termin jego wykonania. Dzięki temu łatwo jest monitorować postęp pracy nad danym zadaniem, a także obłożenie danego pracownika. Pracownik może zobaczyć wszystkie swoje zadania w jednym miejscu i efektywniej planować swoją pracę.

Do zarządzania zadaniami można wykorzystywać wykres Gantta. To dzięki niemu widać przejrzysty harmonogram pracy nad projektem, jego rozłożenie w czasie, a także zależność pomiędzy poszczególnymi zadaniami. Wiadomo, które zadania muszą zostać zakończone, aby móc rozpocząć pracę nad kolejnymi. Oprogramowanie Firmao wysyła przypomnienia o zbliżających się terminach, a także powiadomienia o nowych zadaniach do zrealizowania.

b. Obieg dokumentów

Platforma pozwala zautomatyzować i uporządkować proces obiegu dokumentów w firmie. Umożliwia archiwizowanie historii zmian danego pliku, nawet na lata wstecz. Dzięki temu łatwo jest kontrolować wcześniejsze wersje dokumentów, a także sprawdzać, które osoby były odpowiedzialne za ich edycję. Istnieje również możliwość monitorowania, na jakim etapie realizowana jest praca nad danym dokumentem, np. wnioskiem urlopowym.

Inną cenną funkcją związaną zarządzaniem dokumentacją firmową są szablony raportów. Można je dowolnie edytować i komponować zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem. Firmao pozwala na generowanie raportów uwzględniających wszelkie interesujące nas dane. Gotowy raport można zapisać w wielu formatach, do tych najpopularniejszych należą PDF oraz XLS.

c. CRM

To chyba najbardziej rozbudowana funkcja oprogramowania Firmao. Customer Relationship Management przeznaczony jest do zarządzania relacjami z kontrahentami. Pozwala on przechowywać i analizować informacje związane z klientami, częstotliwością i rodzajem kontaktu, zaplanowanymi spotkaniami, a także kosztami i przychodami związanymi z tą współpracą.

CRM to doskonałe narzędzie dla działów sprzedaży, obsługi klienta oraz księgowości, o czym napiszę więcej w dalszej części.  Firmao pozwala na dostosowanie CRM do potrzeb przedsiębiorstwa. Dzięki temu można korzystać wyłącznie z tych funkcji, które są nam potrzebne – bez zbędnego chaosu i przeładowania informacjami. CRM to wspólna baza danych dostępna z urządzeń stacjonarnych i mobilnych.

d. Serwis sprzętu

Elementem, z którym nie spotkałem się we wcześniej omawianych programach do zarządzania wiedzą i komunikacją w firmie, jest ewidencja sprzętu firmowego. Myślę, że to przydatna opcja wspierająca działania w firmie. Szczególnie obecnie, gdy wiele osób pracuje w formie home office, posiada w domu sprzęt firmowy i o wiele trudniej jest im radzić sobie z usterkami.

Serwis sprzętu to miejsce, w którym zapisywane są wszelkie dane związane z narzędziami pracy. Ich zakup, przekazanie pracownikowi, historie napraw i co najważniejsze – informacje związane z najczęstszymi usterkami i sposobami na ich uniknięcie lub naprawienie. Dzięki temu pracownicy mogą na bieżąco informować pracodawcę o stanie sprzętu, a także samodzielnie radzić sobie z prostymi trudnościami, aktualizacjami lub ustawieniami. Ta usługa szczególnie przyda się MŚP, w których rzadko można spotkać osobny dział IT.

2. Komunikacja w firmie dzięki Firmao

Jak już wspomniałem, aspekty wspierające współpracę i komunikację, nie są najsilniejszymi elementami Firmao. Nie oznacza to jednak, że platforma pominęła je w tworzeniu swojego narzędzia. Podobnie jak w przypadku wcześniej recenzowanych platform (Worplace od Google, Microsoft 365 czy Bitrix 24), również w przypadku tego oprogramowania możemy korzystać z wewnętrznego czatu, skrzynki mailowej oraz kalendarza.

a. Czat

Firmao udostępnia czat, dzięki któremu można komunikować się z innymi pracownikami firmy w formie konwersacji indywidualnych, a także grupowych. Dzięki temu mamy opcję szybkiego skontaktowania się z wybraną osobą w firmie lub stworzenia grupy dyskusyjnej dla wybranego projektu. Firmao zapewnia archiwizowanie i wyszukiwanie interesujących nas wiadomości i tematów rozmów. Niestety nie posiada opcji zapraszania do czatu osób z zewnątrz firmy.

Czat ma również opcje ustawiania statusów, dzięki czemu widzimy, który pracownik jest teraz dostępny, a także czy odczytał naszą wiadomość. Korzystając z czatu można również wstawiać hasztagi, dzięki czemu możemy oznaczyć cały dział handlowy lub hr. Czat jest elementem systemu CRM, a jego główne zadanie to polepszenie kontaktu z klientem i skracanie drogi do potencjalnych kontrahentów. Właśnie dlatego wzbogacony jest o funkcje Callback oraz Livechat.

b. Kalendarz

Innym elementem usprawniającym komunikację w firmie jest kalendarz, który może być zsynchronizowany z kalendarzem od Google. Umożliwia on zapisywanie planowanego i faktycznego czasu pracy, spotkań, urlopów i wydarzeń. Możliwy jest widok zbiorczy, co ułatwia umawianie wspólnych spotkań i dogadywanie terminów realizacji zadań. W przejrzysty sposób widać również urlopy i dostępność pracowników.

Łatwo można zapisywać wydarzenia w kalendarzu, dzięki opcji „przeciągnij i upuść”. A także ustalać typy aktywności zapisywanych w kalendarzu – będą one wyświetlały się w różnych kolorach, co pozwala na proste i intuicyjnie posługiwanie poruszanie się po kalendarzu. Dodatkowo istnieje możliwość filtrowania wydarzeń pod względem projektów, klientów lub statusów, a także dodawanie własnych filtrów.

c. Skrzynka email

Istnieje możliwość zintegrowania skrzynek mailowych z Firmao. Dzięki temu ma się dostęp do kilku kont mailowych z poziomu jednej platformy. Każdą otrzymaną wiadomość można od razu przekształcać w zadanie lub przypisywać do któregoś już istniejącego. To pozwala przechowywać wszystkie niezbędne informacje i wątki w jednym miejscu.

Wiadomościom email można również dodawać etykiety oraz kontrahentów i kategoryzować według nich. Istnieje również opcja oznaczania wiadomości jako „zrobionych”. Skrzynka email jest domyślnie pierwszą stroną platformy Firmao na urządzeniach pracowników. Chociaż można to zmienić w ustawieniach.

3. Elementy Fimao i ich funkcjonalności

Firmao posiada szereg funkcji, dzięki którym zarządzanie firma staję się po prostu łatwiejsze i bardziej zautomatyzowane. Chociaż mam wrażenie, że duża część z nich jest przeznaczona dla działów księgowości i sprzedaży. Znajdą się jednak funkcje usprawniające pracę zespołów HR lub marketingu. Warto również wspomnieć, że Firmao umożliwia integrację z takimi systemami jak m. in. Google Analytics, smsAPI, Allegro, PrestaShop. Shooper, SageSymfonia.

a. Dla HR

Elementem, który może przydać się w onboardingu i szybkim wdrażaniu nowych pracowników jest rozbudowany CRM. Dzięki niemu, wszystkie niezbędne informacje, opisy procedur i standardów kontaktu z klientami znajdują się w jednym, dostępnym miejscu. Chociaż ta opcja będzie mniej przydatna przy okazji wdrażania pracowników innych działów, np. marketingu.

Co ciekawe, Firmao udostępnia również system dostosowany do potrzeb firm szkoleniowych. Umożliwia on między innymi organizację pracy, zarządzanie komunikacją z uczestnikami i prelegentami, czy rezerwowanie sal. W mojej ocenie, to rozwiązanie nie przyda się wyłącznie firmom szkoleniowym, ale również takim, które mają rozbudowane działy rozwoju kompetencji.

b. Dla księgowości

Funkcje Firmao, które z pewnością przydadzą się pracownikom działów księgowych, są bardzo szerokie. Wśród nich można wymienić rozbudowaną opcję fakturowania, z możliwością wystawiania faktur na podstawie sporządzonych zamówień oraz tworzenie zamówień w oparciu o oferty. Zautomatyzowaną ewidencję sprzedaży i zakupów, Księgę Przychodów i Rozchodów, funkcje automatycznego generowania listy płac oraz faktur do umów, a także łatwe realizowanie przelewów.

Firmao wyszło również naprzeciw potrzebom odbiorców i udostępniło możliwość generowania pliku sprawozdawczego JPK, zgodnego z wymogami formalnymi Ministerstwa Finansów. Można generować go na podstawie faktur i innych dokumentów księgowych, a to pozwala mieć pewność, że plik JPK będzie przygotowany poprawnie. Zautomatyzowanie księgowości sprawia, że firma narażona jest na mniejszą ilość błędów i sprawniej ewidencjonuje dokumenty.

Inną opcją, przydatną w prowadzeniu księgowości firmowej jest program, dzięki któremu można prowadzić kompleksową ewidencję zasobów magazynowych. Dzięki niej można składać zamówienia, analizować transakcje wewnętrzne i zewnętrzne, sporządzać i przesyłać dokumenty magazynowe, jak np. PZ, WZ. Można również generować raporty dotyczące funkcjonowania magazynu i jego stanu.

c. Dla sprzedaży

W przypadku działów sprzedaży przydatne będą praktycznie wszystkie funkcjonalności bazy CRM, oferowanej przez Firmao. Znajduje się w niej informacje dotyczące kontrahentów, przebiegu współpracy, historia finansowa, pełna korespondencja oraz notatki. Istnieje również możliwość ustawiania przypomnień w oparciu o harmonogram kontaktu z danym klientem.

Dodatkowo, Firmao zapewnia kompleksowe rozwiązania związane ze sprawną i szybką obsługą klientów. Są to między innymi opcje Call Centen, Contact Center, Callback oraz Livechat, które można dodać do swojej strony internetowej. Status aktywności na czacie Firmeo ma również opcje oznaczenia, kto w danym momencie zajmuje się odpowiadaniem na zapytania klientów napływające z Livechat.

d. Dla marketingu

Marketingowcom zapewne spodoba się możliwość wysyłania maili do tysiąca odbiorców. Za ich pomocą można rozsyłać newsletter, informacje o nowych ofertach lub funkcjonalnościach, a także ankiety badające poziom satysfakcji z usług, produktów lub obsługi sprzedażowej. Można także prowadzić statystykę otwarć i skuteczności rozsyłanego mailingu.

Szczegółowy opis relacji z kontrahentami, zawarty z CRM, będzie świetnym źródłem do planowania i optymalizowania lejka sprzedażowego. Dzięki tej wiedzy, a także rozbudowanym raportom, możliwe będzie podejmowanie trafniejszych decyzji marketingowych. Analiza pozwala zrozumieć jakie elementy przyciągają klientów, a które sprawiają, że ci jednak rezygnują z zakupu lub dalszej współpracy.

e. Do zarządzania i prowadzenia projektów.

Szczególnie istotna dla zarządzania projektami jest funkcja planowania zadań, którą opisałem wcześniej. Warto również dodać, że w ten sposób można prowadzić całe projekty i przypisywać je do jednego kontrahenta, menadżera albo pracownika. Zadania można grupować oraz nadawać dostępy poszczególnym osobom. Dzięki temu wiemy, do jakich informacji mają dostęp nasi pracownicy.

Opcją, o której nie wspomniałem przy opisywaniu planowania zadań, a która może być przydatna menedżerom, jest prosta ewidencja czasu pracy pracowników. Dodatkowo możliwe jest monitorowanie tego, czy zaplanowany czas wykonania zadania zgadza się ze stanem faktycznym. Dzięki temu wiadomo, ile czasu zajmuje praca nad danym projektem, a także jak to przekłada się na jego koszt. Pracownicy otrzymują alerty z informacją o konieczności zakończenia pracy nad danym zadaniem i przejścia do kolejnego.

4. Konfigurowanie oraz wdrożenie Firmao

Przed podjęciem decyzji o wyborze oprogramowania Firmao można skorzystać z 14 dniowego okresu próbnego. Przy konfigurowaniu dostępnych jest około 12 domyślnych motywów, istnieje również możliwość stworzenia swojego unikalnego wyglądu platformy – w oparciu o potrzeby firmy. Możemy zatem zdecydować, które moduły będą aktywne i widoczne dla pracowników, a które nie.

Firmao oferuje wsparcie konsultanta przy wdrożeniu, a także kilka darmowych szkoleń wideo. Koszt za jednego użytkownika wynosi od 30 do 90 złotych na miesiac, w zależności od wybranego wariantu. Co ważne, warianty można mieszać. Dzięki temu część pracowników może mieć wykupiona pełną, droższą wersję, z wszystkimi dodatkami, a pracownicy, którzy tego nie potrzebują, mogą mieć dostęp wyłącznie do podstawowych opcji.

5. Ograniczenia Firmao

– wśród użytkowników pojawiają się opinie, że Firmao rzeczywiście posiada szeroką gamę funkcji, jednak część z nich jest rozmieszczona nieintuicyjnie, przez co trudno jest je odszukać.

– szeroka gama funkcji odnosi się głównie do technicznych, monitorujących elementów prowadzenia firmy. Rozwiązania wspierające współpracę, komunikację lub pracę działów projektowych są dużo uboższe.

– brak wspólnego dysku, na którym byłyby wszystkie niezbędne informacje. A tym samym brak możliwości wspólnej pracy nad jednym dokumentem. Pliki w systemie CRM można podpinać wyłącznie pod konkretnych kontrahentów. 

Podsumowanie

Firmao sprawdzi się w niewielkich firmach, które pracują w stylu tradycyjnym, gdzie większość pracowników przebywa w tym samym miejscu. Przyda się również firmom, które ze względu na swoją branżę lub mnogość branż, w których działają, mają bardzo rozbudowane systemu księgowe. Dużo trudniej będzie korzystać z tej platformy przedsiębiorcom, którzy organizują pracę w oparciu o grupy projektowe. W takim wypadku Firmao może okazać się niewystarczające i pojawi się potrzeba znalezienia dodatkowego narzędzia, które wspierałoby współpracę, zarządzanie wiedzą i komunikację. Ale jedno trzeba im przyznać – ich Livechat z konsultantem na stronie działa błyskawicznie.