Kolejnym punktem naszego rankingu programów do zarządzania firmą i komunikacją wewnętrzną jest Microsoft 365, całkiem niedawno przemianowany z Office 365. Jest to środowisko pracy, które służy szeroką funkcjonalnością. Szczególnie, że jego działanie można wzbogacić o aplikacje ułatwiające pracę zdalną i usprawniające zarządzanie firmą. Jest to odpowiednik i największy konkurent wcześniej opisywanego Google Workplace.
Spis treści:
1. Współpraca i zarządzanie wiedzą w Microsoft 365
2. Komunikacja w firmie dzięki Microsoft 365
3. Pakiet biurowy – Aplikacje i ich funkcjonalności
4. Konfigurowanie oraz wdrożenie Microsoft 365
6. Pakiety dla firm i cena za jednego użytkownika
Współpraca i zarządzanie wiedzą w Microsoft 365
Ważnym elementem pakietu Microsoft 365 jest możliwość pracy na dysku w chmurze. Pozwala on na proste wyszukiwanie, udostępnianie i edycję i komentowanie plików w czasie rzeczywistym. Dokumenty, szczególnie te współdzielone, mogą być dostępne dla wszystkich użytkowników online, w dowolnym czasie. Pozwala to zwolnić miejsce na dyskach komputerów, pracować z kilku urządzeń nad jednym plikiem oraz łatwo przekazywać dostępy i zadania innym użytkownikom. Wszelkie niezbędne konwersacje, pliki, aplikacje i dokumenty w jednym miejscu.
Dzięki aplikacjom takim jak SharePoint, możliwe jest stworzenie tzw. jednego źródła wiedzy. Czyli podobnie jak w przypadku Workspace od Googla. Chodzi o miejsce, w którym możemy zebrać niezbędne informacje, materiały, źródła, procedury.
Możemy archiwizować oraz katalogować:
– culture booki, zawierające opis misji, wizji, zasad komunikacji;
– opisy procedur i regulaminy;
– dokumenty dotyczące konkretnych działów lub projektów;
– szablony dokumentów, wniosków
– materiały marketingowe – zasady identyfikacji wizualnej, layouty, szablony;
– katalog produktów i dokumentów z nich związanych;
– bazę klientów i materiałów, które ich dotyczą;
– każdy inny tym dokumentów, potrzebny w danej organizacji.
Komunikacja w firmie dzięki Microsoft 365
Można powiedzieć, że centrum życia firm korzystających z Microsoft 365 jest aplikacja Microsoft Teams, czyli usługa internetowa zamieszczona w chmurze. Dostępna jest w 53 językach i obsługują ją urządzenia Windows, Mac, iOS oraz Android. Pozwala to na stworzenie wspólnego środowiska pracy nawet dla pracowników z różnych krajów.
Microsoft Teams jest miejscem, w którym odbywa się zdecydowana większość pracy zespołowej. Aplikacja umożliwia sprawne komunikowanie się na kilka sposobów: czat, wideo konferencje, spotkania grupowe online, połączenia telefoniczne. Microsoft Teams w dużym stopniu ułatwia pracę zdalną oraz hybrydową, dzięki wielu funkcjom poszczególnych sposobów komunikacji.
Czat w Microsoft 365
Umożliwia scalane zespołu podczas np. burz mózgów, dyskusji, poinformowania wszystkich pracowników o nowych zasadach pracy, zmianach w firmie, osiągnięciach i ustaleniach. Czat stwarza też możliwość uruchamiania kanałów prywatnych. Pracownicy mogą łączyć się w grupy dyskusyjne zgodnie z aktualnym zapotrzebowaniem. Czat dla całego działu, dla danego projektu oraz indywidualne czaty pomiędzy pracownikami.
Jedna z największych zalet czatu od Microsoft 365 jest wbudowany tłumacz. Obsługuje on aż 35 języków, co doskonale wpływa na komunikację wszystkich pracowników firmy i niweluje bariery językowe. Z tłumacza można korzystać na grupowych oraz indywidualnych kanałach czatu. Ta funkcja przyda się szczególnie w zespołach i firmach zróżnicowanych pod względem kraju pochodzenia poszczególnych jej członków.
Spotkania w Microsoft 365
Microsoft Teams pozwala na prowadzenie wideokonferencji nawet do 10 000 użytkowników. Istnieje również możliwość dołączenia do danej konferencji za pomocą jednego, globalnego numeru telefonu, na który można się wdzwonić z dowolnego miejsca na świecie. Funkcja spotkań posiada także tryb razem, czyli tworzenie tzw. wirtualnego tłumu. Polega ona na generowaniu wspólnego wirtualnego tła dla wszystkich użytkowników, dzięki czemu powstaje wrażenie przebywania w tym samym pomieszczeniu z innymi uczestnikami. To może stanowić dobry, motywujący i spajający element pracy zespołowej, szczególnie potrzebny w takich sytuacjach jak obecna pandemia, gdy wielu osobom brakuje kontaktu z innymi, a kwestie jednoczenia zespołów są utrudnione.
Wideokonferencje pozytywnie wpływają na efektywność zespołów projektowych, ponieważ pozwalają współpracować w czasie rzeczywistym. Opcje spotkań w Microsoft Teams mają dodatkowo takie funkcje jak udostępnianie ekranu, rozmywanie oraz ustawianie spójnego tła, dostęp do notatek i nagrań z poprzednich spotkań, możliwość tworzenia nagrań ze spotkań, do których można wrócić lub udostępnić je innym pracownikom.
Takie nagranie ze spotkania może być później zamieszczone we wspólnej bazie wiedzy i odtwarzane przez pracowników zgodnie z zapotrzebowaniem. To rozwiązanie będzie szczególnie przydatne, gdy podczas spotkania omawiana jest jakaś nowa procedura działania, tłumaczona jest obsługa jakiegoś programu lub przekazywana wiedza, do której warto jest wrócić. Możliwość obejrzenia wcześniej odbytych wideokonferencji będzie korzystna dla nowych pracowników podczas onboardingu. Będą oni mogli zdobyć dużą część wiedzy samodzielnie, w swoim tempie, słuchając wcześniej przygotowanych wystąpień czy oglądając prezentacje.
Połączenia telefoniczne w Microsoft 365
Dodatkowo płatnym elementem aplikacji Microsoft Teams jest również możliwość wykonywania indywidualnych, wewnętrznych połączeń. Jednak, aby skorzystać z tej funkcji potrzebna jest dodatkowo usługa Systemu telefonicznego firmy Microsoft. W przypadku połączeń warto pamiętać, że Skype również należy do rodziny Microsoft, jednak większość firm wybiera korzystanie z Teams’ów, ze względu na ich szeroką funkcjonalność.
E-mail czyli stary znajomy Outlook od Microsoft 365
Jednym z najważniejszych elementów komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej są bez wątpienia maile. Pakiet Microsoft 365 pozwala tworzyć konta email z nazwą domeny, a dodatkowo posiada aż dwa produkty, które służą do obsługiwania poczty internetowej. Jednym z nich jest Outlook, w którym możemy zarządzać kontaktami, priorytetami i rodzajami maili, mamy również dostęp do listy zadań. Program dopasowuje się do potrzeb użytkownika, np. przypomina o zaplanowanych płatnościach i podróżach.
Drugą aplikacją mailową jest Exchange, czyli produkt bardziej biznesowy. Pozwala on podglądać kalendarze innych pracowników, np. w celu wybrania wolnego terminu spotkań. Ten program jest dużym ułatwieniem w zarządzaniu wiadomościami, ponieważ wiele rzeczy dzieje się automatycznie, np. podpinanie maili do zdarzeń w kalendarzu. Exchange pozwala przeglądać maile na serwerze, bez pobierania ich.
Korzystając z jednego, jak i drugiego produktu, bardzo ważna jest funkcja kalendarza, dzięki której możemy wpisywać zadania, planować i umawiać spotkania, rezerwować sale, potwierdzać udział w spotkaniu, w łatwy sposób ustalać terminy spotkań większych zespołów, a także widzimy ilość np. spotkań sprzedażowych każdego z pracowników.
Szukasz narzędzia do zarządzania wiedzą w firmie?
Pakiet biurowy – aplikacje i ich funkcjonalności w Microsoft 365
Miscrosoft 365 posiada swoje podstawowe produkty, dostępne w pełnej wersji w pakiecie Business Standard oraz Business Premium. Dodatkowo, można do niego dodać wiele innych, płatnych oraz darmowych, aplikacji wspierających działanie firmy oraz współpracę. Dzięki temu wzbogacamy i modyfikujemy pakiet, zgodnie z bieżącymi potrzebami przedsiębiorstwa. Można tutaj wyróżnić programy wspomagające produktywność, branżowe, ułatwiające zarządzanie projektami. Poniżej opiszę podstawowe produkty tego rozwiązania oraz przykładowe aplikacje dodatkowe, które usprawnią funkcjonowanie MŚP.
Aplikacje podstawowe Microsoft 365
Word – znany i powszechny edytor tekstowy, który oprócz rozbudowanych funkcji zarządzania treścią, daje również możliwość graficznego opracowania wyglądu dokumentu. Dokumenty w Word można tworzyć wspólnie ze współpracownikami podczas pracy zdalnej.
Excel – jeden z najczęściej wybieranych arkuszy kalkulacyjnych. Pozwala prezentować, analizować oraz oprawiać dane. W wielu firmach właśnie z apomocą tego programu tworzy się bazy danych. Również te dokumenty można udostępniać i pracować na nich wspólnie.
Power Point – służy do tworzenia prezentacji multimedialnych oraz pozwala w prosty sposób zrobić wizualne opracowanie danych i informacji. Dale możliwość dodawania komentarzy tworzenia konspektów, dogrywania dźwięku do obrazu.
One Drive – to wirtualny dysk od Microsoft. Umożliwia dostęp do plików i dokumentów z wielu urządzeń oraz lokalizacji. Pozwala na autozapis, co chroni postępy pracy.
Share Point – ta aplikacja została przybliżona powyżej, w rozdziale o zarządzaniu wiedzą. Służy ona do magazynowania i katalogowania dokumentów firmowych. Jest jednym, ogólnym źródłem wiedzy, do którego można nadawać dostępny.
Publisher – program dostępny wyłącznie na komputerach PC. Służy on do tworzenia profesjonalnych materiałów do druku. Z jego pomocą można przygotować plakaty, wizytówki, ulotki, materiały szkoleniowe oraz wewnętrzne.
Access – program również dostępny wyłącznie na komputerach PC. Pozwala na tworzenie baz danych, które automatycznie zapisują się w bazie SQL. Daje możliwość rysowania zależności między danymi oraz ułatwia wyciąganie wniosków biznesowych.
Rozwiązania dla HR dostępne w środowisku Microsoft 365
Time of Manager – zarządzanie urlopami, dodatek do SharePointa, dodatek płatny.
JobAdder – pomoc przy rekrutacji, dodawanie ogłoszeń, analiza aplikacji, dodatek do Outlooka, płatny.
Bookings – ewidencja czasu pracy, umawianie spotkań, analiza aktywności pracownika.
Employee Onboarding Tool – zarządzanie doświadczeniem pracownika od pierwszych dni pracy, może być wykorzystywany również do offboardingu, dodatek do SharePointa, płatny.
Recognize – employee recognition & rewards – pomaga zarządzać docenianiem i nagradzaniem pracowników, dodatek do Outlooka, bezpłatny.
Aplikacje współpracujące z Microsoft 356 dla księgowości
Expanse Approval Pro – pomaga zarządzać wydatkami w firmie i określać budżety, dodatek do SharePointa, płatny po 14 dniach użytkowania.
Zoho Invoice – program do wystawiania faktur, przypomnienia o płatnościach, wysyłanie spersonalizowanych podziękowań do kontrahentów, bezpłatny.
Warehouse Mobile – ewidencja stanu magazynowego, bezpłatna w wersji próbnej.
Aplikacje współpracujące z Microsoft 365 dla Marketingu
Boomerang – automatyzacja wysyłania maili i analiza aktywności odbiorców, dodatek do Outlooka, bezpłatny.
Pexels – darmowe obrazki do dokumentów i prezentacji, dodatek do Worda i PowerPointa, bezpłatny.
Facebook Ads Manager for Excel – wtyczka umożliwiająca analizę aktywności na facebooku, dodatek do Excel, bezpłatny.
Content Quality &SEO Optimizer – sprawdzanie czytelności tekstu i jego zoptymalizowanie pod SEO, płatny.
Aplikacje współpracujące z Microsoft 365 dla sprzedaży
HubSpot Sales – organizuje kontakty i leady, wysyła maile oraz analizuje aktywność odbiorców, dodatek do Outlooka, płatny.
ZOHO CRM for Microsoft 365 – tworzenie baz klientów, zarządzanie sposobem i częstotliwością kontaktów, płatny.
Excel to SMS – wysyłanie wiadomości bezpośrednio z programu Excel, płatny.
Aplikacje współpracujące z Microsoft 365 do prowadzenia projektów
MS Project Manager – aplikacja Microsoft do zarządzania projektami
Asana for Teams – wspiera zarządzanie projektami, rozdzielanie zadań, ustalanie celów i terminów ich wykonania, dodatek do Teams, bezpłatny w wersji podstawowej.
Kanban Board by Virto – zarządzanie zadaniami dzięki tablicy kanban, dodatek do SharePointa, płatny.
Gantt Chart by Virto – wykres Gantta, ustalanie poszczególnych kroków projektu, osób odpowiedzialnych za realizację i kolejności wykonywania, dodatek do SharePointa, płatny.
Konfigurowanie oraz wdrożenie Microdoft 365:
Microsoft 365 udostępnia bazę wiedzy, z której można wiele dowiedzieć się o funkcjach i obsłudze poszczególnych elementów pakietu. Firma pomaga wdrożyć aplikacje, zaadoptować ją pod potrzeby firmy a także wspiera w migracji danych. Choć w sieci pojawiają się głosy, że support nie działa tak prężnie jak w przypadku innych rozwiązań chmurowych.
Ważne jest to, że istnieje możliwość skonfigurowania swojego pakietu dzięki funkcjom:
Power Apps – do tworzenia swoich własnych aplikacji, a także niestandardowych formularzy do przechowywania plików.
Power Automate – do automatyzacji powtarzających się zadań i tworzenia procedur.
Power Virtual Agents – do budowania chatbotów o niskim użyciu kodu.
Power Bi – do wizualizowania wyników.
Ograniczenia Microsoft 365:
Praca online/offline – Microsoft 365 pozwala na korzystanie z aplikacji online (w każdej wersji pakietu) oraz z klasycznych wersji takich programów jak Word, Excel czy PowerPoint (w pakietach Business Standard oraz Business Premium). W wersjach klasycznych, możliwe jest używanie ich nawet w trybie offline. Jednak ich funkcjonalność jest wtedy ograniczona. Nie ma możliwości współtworzenia oraz udostępniania plików. W trybie offline niemożliwe jest również tworzenie dokumentów na podstawie szablonów, natomiast auto zapis działa dopiero po połączeniu się z internetem.
Zużycie pamięci – Część użytkowników zgłasza, że MS Teams nieproduktywnie zużywa pamięć komputera.
Użytkownicy zewnętrzni – nie ma możliwości zaproszenia zewnętrznych użytkowników do współdzielenia dokumentów. Dlatego chcąc pracować razem z np. klientem nad planem jego usługi, musimy jemu także zapewnić dostęp do pakietu Microsoft 365.
Pakiety dla firm i cena za jednego użytkownika Microsoft 365
Pakiet Microsoft 365 dla firm można kupić w trzech wersjach: Business Basic, Business Standard oraz Business Premium. Każdy z nich umożliwia pracę zespołową oraz usprawnia komunikację. Każdy pozwala na dostęp do kalendarza, udostępnianie i przechowywanie plików. Pracownicy jednej firmy mogą korzystać z różnych pakietów, zgodnie z tym jakie mają potrzeby. Microsoft 365 daje również możliwość tworzenia indywidualnych środowisk pracy i wersji ich aplikacji, jednak jest to opcja przydatna głównie wielkim przedsiębiorstwom lub instytucjom. Dla standardowych MŚP, zupełnie wystarczające będą gotowe, proponowane pakiety.
Business Basic
W przypadku najprostszego i najtańszego pakietu należy przygotować się na koszt 4,20€ miesięcznie za jednego użytkownika (podane ceny dotyczą zobowiązania rocznego). Mamy wówczas dostęp do bezpiecznych usług w chmurze dzięki programom Microsoft Teams, Exchange, OneDrive oraz SharePoint. Pakiet Basic nie obejmuje klasycznych wersji Worda, Excela czy PowerPointa. Dostęp do edytora tekstowego lub arkusza kalkulacyjnego możliwy jest jedynie w formie internetowej.
Business Standard
Wersja Business Standard to koszt 10,50€ miesięcznie za użytkownika. Obejmuje ona usługi w chmurze, opisane w pakiecie Business Basic, a do tego dostęp do aplikacji programu Office. W tym wariancie możemy korzystać z takich programów jak Word, Excel, Power Point i Outlook. Pakiet ten posiada również dostęp do aplikacji Publisher i Access, jednak tylko z komputerów PC.
Business Premium
Pakiet Business Premium zawiera w sobie wszystkie aplikacje dostępne w wersji Business Standard. Jednak przeznaczony jest dla firm, którym szczególnie zależy na dodatkowym bezpieczeństwie informacji, ochronie przed zagrożeniami cybernetycznymi oraz możliwości zarządzania urządzeniami. Posiada on bowiem aplikacje Intune oraz Azure Information Protection. W przypadku tego pakietu należy przygotować się na wydatek 16,9€ miesięcznie za użytkownika.
Podsumowanie recenzji Microsoft 365:
Wydaje się Microsoft 365 szczególnie sprawdzi się w przypadku firm pracujących w ramach tradycyjnego systemu biurowego. Jego największą zaletą jest bardzo duża możliwość edycji plików, ponieważ programy tego pakietu mają mocno rozbudowane arkusze tekstowe i kalkulacyjne. Dodatkowym plusem jest to, że całe pokolenia milenialsów, X a nawet baby boomers uczyło się w szkołach obsługi właśnie Worda i Excela, więc jest ona dla nich intuicyjna.
Największym minusem i jednocześnie barierą jest cena. Funkcjonalność pakietu Microsoft 365 może być praktycznie nieograniczona dzięki dodatkom, z jakimi można go sparować. Jednak większość z tych dodatków ma swoją cenę.