Pierwsza recenzja w naszym rankingu programów do zarządzania wiedzą i komunikacją w firmie dotyczy Google Workspace, wcześniej znany jako G Suite, dostarcza użytkownikom pełen pakiet biurowy, bardzo dobrego klienta poczty, który jest znany i lubiany przez użytkowników prywatnych oraz szereg różnych aplikacji, które można zainstalować w ramach tego środowiska.
Artkuł jest częścią rankingu programów do zarządzania firmą i komunikacją wewnętrzną:
Nawigacja po artykule:
Zarządzanie wiedzą w Google Workspace
- Współdzielenie plików na Google Drive
- Filmy na You Tube jako źródło wiedzy dla pracowników
- Google Currents – firmowa tablica ogłoszeń i źródło wiedzy
- Wzorce dokumentów, ofert, szablony, standardy, lessons learned
- Google Formularze
- Google Arkusze kalkulacyjne
Komunikacja w firmie dzięki Google Workplace
- Klient poczty
- Zarządzanie plikami w Google Drive
- Komunikacja w dokumentach
- Komunikacja korporacyjna
- Podręczny czat
- Ankiety wewnętrzne, zbieranie opinii
- Kalendarz wewnętrzny
- Wideokonferencje
- Tablica kanban
Zarządzanie wiedzą w Google Workspace
Dzięki narzędziom Google’a można w łatwy sposób dzielić się wiedzą poprzez odpowiednie porządkowanie plików na Google Drive, udostępnianie filmów na YouTube (dostępne tylko dla użytkowników firmy) czy też poprzez tworzenie odpowiednich kanałów informacyjnych (You Tube, Chat, Currents, Calendar, Keep, Dokumenty, Prezentacje, Formularze, Arkusze kalkulacyjne).
Bardzo łatwo dzięki temu osiągnąć tzw. “jedno źródło wiedzy”, z którego udostępniamy wszystkim pracownikom informacje i aktualizujemy je na bieżąco bez konieczności poprawiania, zmieniania linków wewnętrznych czy zewnętrznych ponieważ nawet jeżeli zmienimy lokalizację plików, to osoba która szuka danego pliku, albo kliknie w stary link znajdzie dany dokument pomimo tego, że zmienił on miejsce czy swoją lokalizację. Lokalizacja pojawia się w obok nazwy pliku.
Najważniejsze jest to że np. jeżeli chcemy w jednym miejscu zebrać corporate identity. Możemy na bieżąco w jednym miejscu znajdować i podmieniać pliki które są najbardziej aktualne.
Współdzielenie plików na Google Drive
Ważne w tym kontekście jest także, to Google udostępnia w ramach Google Drive (dysk w chmurze) możliwość składowania plików nawet tych dużych w chmurze przez to nie trzeba trzymać ich na dyskach komputera. Bardzo łatwo przydzielić dostęp odpowiednim osobom do konkretnych plików tak, aby chronić ważne dla firmy informacje. Wiele innych rozwiązań, aplikacji, umożliwia synchronizację z Google Drive. Mam tutaj na myśli takie narzędzia jak narzędzia do komunikacji i współpracy Trello czy wiele wiele innych. Zaletą tego rozwiązania jest to, że większość użytkowników z nas codziennego użytku narzędzia Google dzięki czemu nie trudno jest przesiąść się z innych rozwiązań typu open Office czy Microsoft Office.
Filmy na You Tube jako źródło wiedzy dla pracowników
Na naszym kanale na YouTubie możemy zamieszczać krótkie filmy instruktażowe, onboardingowe lub produktowe, dostępne dla wszystkich pracowników. Możemy tworzyć playlisty filmów dla pracowników z podziałem na konteksty.
Możemy też umieszczać nagrania z wewnętrznych szkoleń czy webinarów. Można tam zamieszczać pigułki wiedzy, które mają pracownikom ułatwiać bieżącą pracę: standardy, procedury. Oczywiście, aby to miało sens musimy odpowiednio kategoryzować informacje.
Google Currents – firmowa tablica ogłoszeń i źródło wiedzy
Aplikacja sprawdza się do informowania globalnego o sytuacji w firmie. Przypomina firmowego facebooka, ale bez zbędnych informacji, poukładanych na odpowiednie kanały informacyjne, które pracownicy mogą śledzić na bieżąco w formie przejrzystego feed’u. Do codziennej komunikacji przyda się inna aplikacja opisana poniżej, czyli Google Chat. Warto na użytek wewnętrzny ustalić, jakie aspekty w której z tych aplikacji
Wzorce dokumentów, ofert, szablony, standardy, lessons learned
W wielu firmach problemem jest zbieranie ważnych informacji w jednym miejscu. Dzięki prostym rozwiązaniem jakie umożliwia Google Drive możemy zebrać potrzebną nam wiedzę w odpowiednich kontekstach i w odpowiednim folderze. Mogą to być:
- strategia firmy: misja, wizja, wartości, cele, kluczowe projekty,
- zasady komunikacji wewnętrznej
- realizowane w firmie projekty
- szablony dokumentów, mogą to być wnioski po zrealizowanych zadaniach,
- corporate identity – marketingowe wzory i grafiki
- może to być niezbędna wiedza merytoryczna, projektowa, potrzebna do wykonywania obowiązków w pracy
- wiedza o klientach
- wiadza o produktach
- wiedza o marketingu
- wiedza o procesach firmowych
Najważniejsze jest to, że możemy, a właściwie musimy na bieżąco i aktualizować ją, aby spełniała swoją funkcję. Sam fakt że możemy tą wiedzę umieszczać w jednym miejscu i elastycznie ją formować to już jest bardzo dużo w kontekście zarządzania wiedzą w firmie (o firmie) – a także wszelkich zmian, które
Google Formularze
Dzięki formularzom i ankietom wewnętrznym możemy zbierać informacje od pracowników, ich pomysły czy też badać satysfakcję i zaangażowanie w pracy. Możemy zbierać oddolne inicjatywy, a nawet testować wiedzą pracowników, jeśli zamienimy formularz w test wiedzy. Zebranie pomysłów na imprezę integracyjną, czy w jakimś innym kontekście nie jest zatem problemem. Do tego możemy otrzymać graficzną reprezentację wyników i łatwi eksportować do
Google Arkusze kalkulacyjne
Dzięki współdzielonym arkuszom kalkulacyjnym możemy stworzyć dashboardy śledzić swoje i zespołowe wyniki, raportować w trybie online, dzielić się ważnymi danymi bez obawy o udostępnianie właściwych plików lub bez konieczności ich przesyłania. Każdy na bieżąco może sprawdzić stan aktualny lub poprzez oznaczenie w dokumencie zapytać lub poprosić o jakąś informację.
Komunikacja w firmie dzięki Google Workplace
Komunikacja w firmie ułatwiona jest wtedy, kiedy nie musimy się przełączać pomiędzy wieloma aplikacjami, a wszystko jest w jednym miejscu. Taka sytuacja daje nam duże poczucie komfortu w pracy, a i informacje krążą po firmie w sposób płynny i przemyślany. Google daje tutaj duży komfort i jest to niewątpliwa przewaga nad wieloma innymi aplikacjami.
Klient poczty
Klienta poczty Google każdy niemal zna. Jest to bardzo intuicyjne rozwiązania a Google cały czas je rozwija. Jest ono kompatybilne z Google Meet, Google Calendar, Google Chat i wielu innymi. Z poziomu maila można umówić jednocześnie spotkanie, zrobić notatkę w Google Keep, wysłać link do pliku na Google Drive, zarządzać zadaniami w aplikacji Google List To Do. W panelu bocznym mamy dostęp do wszystkich ważnych aplikacji ze środowiska Google ale także tych z nimi ze synchronizowany z takich jak CRM. Widzimy je na pasku z boku i możemy edytować zawartość bez konieczności otwierania aplikacji w nowym oknie. To taka użyteczna forma picture in picture.
Maile można łatwo kategoryzować a dodatkowo można włączyć kilka bardzo fajnych funkcji, takich jak:
- Możemy odłożyć wysłanie maila w czasie na przykład za dwie godziny
- Jeżeli pomyliliśmy się w trakcie pisania maila możemy cofnąć jego wysłanie w trakcie 20 sekund od momentu kliknięcia enter
- Ważną funkcją też jest ukrywanie maila widoku ogólnym a pojawi się on wtedy kiedy będziemy chcieli się nim zająć (funkcja odłóż)
- Z poziomu maila Możemy też dodać daną wiadomość do listy zadań do zrobienia w aplikacji List To Do
Zarządzanie plikami w Google Drive
Na uwagę zasługuje Google Drive, alternatywa dla typowego gromadzenia wiedzy na wewnętrznych serwerach i współdzielonych dyskach sieciowych, w którym można w bardzo użyteczny sposób dzielić się plikami i udostępniać się tym osobom którym chcemy dany plik lub folder udostępnić.
Można w ten sposób bardzo płynnie udostępniać pliki między działami, a kiedy Trzeba współpracować z członkami organizacji, którzy mogą widzieć dany dokument lub go komentować bez możliwości edycji. Pracując na danym dokumencie mamy nieograniczoną historię śledzenia zmian w dokumentach przez to nigdy nie pogubimy się w jego wersjach ale też możemy w bardzo prosty sposób wrócić do wcześniejszych jego wyglądów.
Jak na Google przystało, bardzo dobrze działa wyszukiwarka informacji na dysku, dzięki której nie tylko możemy filtrować dokumenty poprzez nazwę czy format, ale przede wszystkim, poprzez zawartość dokumentów to znaczy: wpisując daną frazę widzimy wyniki także w zawartości dokumentów, a nie tylko ich opisach. Aby funkcja działała optymalnie, musimy jednak samodzielnie przygotować standard opisu plików w firmie, aby każdy wiedział jak to robić, aby zachować porządek. Ale to jest istotne niezależną narzędzia jakim się posługujemy w firmie. Podobnie ważny jest bieżące Sprzątanie zbędnych plików na dysku lub przeniesienie i do archiwum, ewentualnie do kosza.
Wszelkie powiadomienia od innych użytkowników mamy szybko na naszym mailu przez co bardzo łatwo na nie zareagować. Na przykład można poprosić o dostęp do danego pliku jeżeli go nie mamy lub wysłać zaproszenie do współpracy przy pliku (poprosić o komentarz).
Dzięki rozwiązaniom Google Drive bardzo łatwo wskazywać jedno źródło wiedzy dla wszystkich pracowników którzy pracują w danym kontekście czy dziale.
Inne użyteczne funkcje w Google Drive to:
- możliwość tworzenia tak zwanych obszarów roboczych gdzie mamy tylko podręczne pliki w danym kontekście
- możliwość kolorowania folderów – czyli zarządzanie wizualne
- możliwość oznaczania miejsc jako ulubione przez co mamy w szybki dostęp.
- drive pokazuje, na samej górze pliki które były ostatnio najczęściej używane i przez to łatwo możemy do nich dotrzeć w pierwszej kolejności, bez poszukiwania
- Nie musimy wysyłać dużych plików, wystarczy że prześlemy link i każdy ma do niego dostęp – będzie mógł sobie go ściągnąć na dyski jeśli będzie musiał pracować nad plikiem w jakiejś innej aplikacji
- w aplikacji możemy swobodnie odtwarzać muzykę czy też filmy
- widzimy w niej pliki które automatycznie dodają się z innych aplikacji na przykład Jamboard, Kanbanchi czy draw.io, czyli aplikacji kompatybilnych z Drive
Problemem jest jednak, jeśli mamy bardzo rozbudowany system plików, przenoszenie z jednego folderu do drugiego – czasem aby zmienić miejsce pliku trzeba dużo przeklikać i czekać na załadowanie się alfabetycznej listy folderów.
Szukasz narzędzia do zarządzania wiedzą w firmie?
Komunikacja w dokumentach
Bardzo dobrym rozwiązaniem od Google jest to, że komunikację można prowadzić poprzez dokumenty, na których się pracuje np. w edytorze tekstu Docs jest możliwość prowadzenia czatu z innymi osobami, które również pracują na danym dokumencie np. jednocześnie może pracować wiele osób na tym samym dokumencie tej samej prezentacji czy na tym samym arkuszu kalkulacyjnym.
Ważne jest to, że właśnie widzimy kto w danej chwili pracuje na danym dokumencie i możemy z nim porozmawiać na temat prowadzonych zmian w pliku. Google w ten sposób rozwiązuje problem których charakterystyczne jest dla tradycyjnego środowiska w serwerowni że tylko jedna osoba może Optymalnie pracować na od na dokumencie a reszta musisz spokojnie czekać na swoją kolej praktyce takie rozwiązanie uniemożliwia współpracę nad dokumentem online.
Komunikacja korporacyjna
Inne narzędzie do komunikacji, które mamy w Google jest Currents (wcześniej Google+ – odpowiednik firmowego feed’u), które umożliwia prowadzenie kanałów komunikacji wewnątrz firmy na różne tematy, tworzenie grup uczestników zainteresowanych śledzeniem danego tematu. Tutaj sprawdza się poziom komunikacji ogólno firmowej, dotyczącej wszystkich pracowników.
Podręczny czat
Google dostarcza też typowy czat Google Chat do komunikacji wewnętrznej służący do szybkiej wymiany informacji pomiędzy współpracownikami. Dzięki rozdzieleniu na dwie tego typu aplikację możemy tą pierwszą traktować jako kanał ogólnoinformacyjny firmowy a drugą np. do bieżącej współpracy w zespołach. Aplikacja umożliwia grupowanie pracowników w pokoje, a w nich linkowanie plików, przydzielanie zadań i synchronizację ze wszystkimi aplikacjami środowiska Google, co umożliwia pracę projektową.
Ankiety wewnętrzne, zbieranie opinii
Do usprawnienia komunikacji mogą służyć też formularze Google Forms, czyli ankiety, które można prowadzić online z pracownikami na tematy, które nas aktualnie interesują ankiety można też zamieniać na testy sprawdzające wiedzę. w ten sposób można zbierać informacje na temat satysfakcji z pracy, robić badanie potrzeb szkoleniowych, zbierać opinie na jakieś tematy, czy też przeprowadzać konsultacje czy też głosowania. Wyniki ankiet są wizualizowane w postacie wykresów, które można eksportować jako grafiki lub do arkusza kalkulacyjnego Google Sheets.
Kalendarz wewnętrzny
Do narzędzi pomagających w komunikacji może służyć też Google Calendar który ułatwia współpracę poprzez możliwość dzielenia kalendarzach i udostępniania go innym współpracownikom że łatwo możemy umówić się na spotkanie face to face czy też online ponieważ kiedy napiszemy ustalimy termin spotkania w kalendarzu możemy zaprosić kogoś na spotkanie i on nam odpowie czy na to spotkanie może przebyć czy też nie. Możemy też tam napisać informacje agendę tego spotkania możemy tam wbić adres. Dzięki kalendarzowi możemy też komunikować się ponieważ zaproszenia na wydarzenia otrzymujemy na maila jak również jako nieaktywne ale widocznie pojawia się w kalendarzu i możemy z tych dwóch poziomów nie za twierdzić.
Wideokonferencje
Dobrym sprawdzonym narzędziem do wideokonferencji jest Google Meet który dostępny jest tak z poziomu maila jak i z poziomu kalendarza. Narzędzie to umożliwia ono prowadzenie wideokonferencji w dużym gronie osób dzięki czemu można Wed zmieścić się na wydarzeniu 250 osób takie wydarzenie może być nagrane i automatycznie zapisane na Google drive a następnie udostępnione uczestnikom lub skatalogowane w odpowiednim miejscu, dzięki czemu możemy lepiej zarządzać wiedzą w organizacji. Program ten jest cały czas rozwijany, ale jego największym atutem jest bezpieczeństwo i intuicyjność. Nie posiada
Tablica kanban
To czego aktualnie najbardziej brakuje mi w środowisku Google to aplikacja, która miałaby funkcje tablicy kanban. Niestety aby skorzystać z tego typu rozwiązania musimy podpiąć aplikację spoza środowiska Google, np. Kanbanchi (notabene świetna, ale płatna) lub Trello. Większość jednak z tych aplikacji działa dobrze z Google i umożliwia np. wykorzystanie dysku Google Drive.
Pakiet biurowy
W pakiecie biurowym otrzymujemy niemal kompatybilne z Microsoft Office oprogramowanie typu: prezentacji multimedialne, dokumenty tekstowe, Google List To Do, zarządzanie notatkami Google Keep arkusz kalkulacyjny, wirtualny flipchart (Jamboard) analizę danych w Google Data Studio, programy do obróbki graficznej, ankiety.
Ważnym atutem tego rozwiązania jest możliwość linkowania wewnętrznego pomiędzy różnymi aplikacjami. Możemy się w nich oznaczać, komentować i dodawać zadania. Każdy plik ma również możliwość udostępniania na wiele sposobów: dla wszystkich, dla wybranej grupy, dla osób spoza organizacji.
Do tego otrzymujemy wiele dobrych wzorów (templates), które umożliwiają pracę nad projektami, tworzenie ofert, czy CV. Mogą one służyć jako wzorzec do inspiracji lub gotowe do wykorzystania. Możemy też tworzyć swoje wzory i szablony dokumentów: ofert, formularzy, corporate id, itp. Wszystkie można na bieżąco aktualizować, dzięki czemu będziemy mieli jedno źródło wiedzy.
Wszystkie te aplikację są bardzo dobrze ze sobą zsynchronizowane. Można komunikować się ze sobą poprzez informowanie i oznaczanie się w dokumentach czy też przydzielanie sobie zadań w trakcie pracy asynchronicznej (kiedy nie pracujemy w jednym czasie nad dokumentem). Powiadomienia przychodzą do nas na maila przez co nic nam nie umyka.
Pakiet biurowy dobrze sprawdza się także na komórkach, gdzie możemy znaleźć odpowiednie aplikacje, które umożliwiają sprawną edycję dokumentów na których pracujemy.
W dokumentach możemy pracować offline i online. Jedynym ograniczeniem jest to, że możemy tylko korzystać z pracy offline tylko na jednym koncie Google (często mamy też prywatne).
Ważną funkcjonalnością jest możliwość głosowego pisania, zamiast używania klawiatury – to rozwiązanie całkiem fajnie się sprawdza, kiedy pracujemy samodzielnie i nie chce nam się używać klawiatury lub po prostu, jest szybciej podyktować tekst.
Ograniczenia Google Workspace
- Największym ograniczeniem jest brak możliwości funkcjonowania jak pełny ERP. Do funkcji księgowych, magazynu w dużych firmach potrzebujemy innych aplikacji. Na szczęście to zazwyczaj w miarę możliwości udostępniają możliwość synchronizowania się i dobrej współpracy z narzędziami Google. Niestety, nie ma idealnego rozwiązania, które
- Dodatkowe oprogramowanie np. Kanabanchi jest dodatkowo płatne w pełnych wersjach.
- W porównaniu do głównego konkurenta Microsoft 365 posiada produkty mniej rozbudowane, ale dla jednych będzie to wadą dla innych zaletą.
Podsumowanie recenzji Google Workspace.
Google daje nam świetny zestaw narzędzi do komunikacji i zarządzania wiedzą w firmie. Do innych ważnych procesów takich jak magazyn, księgowość, HR, zarządzanie sprzedażą, będą jednak potrzebne inne aplikacje. Te w dużej większości są dostępne i rekomendowane na marketplace Google Workspace (niestety są one jednak dodatkowo płatne).
Maciej Sasin
Konsultant rozwoju organizacji. Założyciel firmy Akademia Rozwoju Kompetencji specjalizującej się w rozwoju organizacji. Biznesem zajmuje się od 15 lat, pracuje m.in. w branżach motoryzacyjnej, agro, ubezpieczeniowej, szkoleniowej. Autor książek Budowanie zaangażowania, Efektywny system pracy oraz Skuteczna sprzedaż. Model, który zwiększy Twoje zyski. Checklisty dla biznesu, Pro Meeting Tools – Efektywne prowadzenie spotkań offline i online. Pomaga firmom budować zaangażowanie pracowników.