Ranking programów do zarządzania wiedzą i komunikacją w firmie wzbogaca się o kolejną pozycję. Tym razem przyjrzę się funkcjom oferowanym przez HCM Deck, czyli nowoczesną platformę wspierającą procesy HR w firmach. Po wejściu na stronę internetową tego oprogramowania, w oczy rzuca się od razu duży nacisk na rozwiązania wspierające komunikację oraz pomagające zarządzać wiedzą pracowników. Właśnie z tego powodu, to rozwiązanie spodoba się szczególnie pracownikom działów HR oraz rozwoju kompetencji. Nie są to jednak jedyne elementy platformy, które ucieszą pracowników. HCM Deck pozwala przenieść wiele procesów zachodzących w firmie do formy online – obecnie niezbędnej.
Spis treści
1. Współpraca i zarządzanie wiedzą w HCM Deck
2. Komunikacja w firmie dzięki HCM Deck
- Kanały komunikacyjne
- Komunikator
- Wewnętrzny newsletter
3. Elementy HCM Deck i ich funkcjonalności
4. Konfigurowanie oraz wdrożenie HCM Deck
Współpraca i zarządzanie wiedzą w HCM Deck
Misją platformy jest kreowanie miejsca, które będzie wzmacniało każdego pracownika. I rzeczywiście, jak wspomniałem wcześniej, zarządzanie wiedzą w przedsiębiorstwie jest jednym z najsilniejszych elementów HCM Deck. W tej części opowiem o ogólnodostępnej bazie wiedzy, wewnętrznej platformie e-learningowej, a także innych elementach wspierających zarządzanie wiedzą.
Baza wiedzy
Coraz więcej firm dostrzega korzyści, jakie niesie ze sobą dbanie o know how organizacji. Często cenne informacje giną w gąszczu codziennych spraw lub znikają razem z pracownikiem, który odchodzi z pracy. Wiedza jest jednym z kapitałów firmy i należy dołożyć starań, by był on zbierany i przechowywany w jednym, ogólnodostępnym miejscu. HCM Deck udostępnia przestrzeń, w której można zorganizować firmową bazę wiedzy. Twórcy skupili się na tym, aby wszystkie foldery i pliki, były dostępne dla pracowników w jednym miejscu. Oferowana przez nich baza wiedzy pozwala przechowywać dokumenty w różnych formatach i udostępniać je wybranym pracownikom lub grupom projektowym.
To rozwiązanie jest bardzo podobne do dysku oferowanego przez Workspace od Google, różnica polega na tym, że w przypadku HCM Deck nie ma możliwości pracowania nad wspólnym dokumentem w czasie rzeczywistym, co jest dość dużym ograniczeniem, ale do zaakzeptowania. Korzystanie z bazy ułatwia wyszukiwarka, w której można wpisywać nazwy plików, których szukamy, a także pozwala filtrować wg treści artykułów. Dodatkowe menu boczne sprawia, że wiedza jest uporządkowana, a poruszanie się po bazie wiedzy nie stanowi trudności. Można wyszukać dane związane z konkretnym projektem, klientem lub akcją prowadzoną w firmie.
Struktura organizacyjna
Żyjemy w świecie, w którym ilość informacji, którą musimy przetworzyć jest ogromna. Twórcy HCM Deck zdają się mieć tego świadomość, ponieważ do swojego oprogramowania dodali opcję tworzenia struktury firmy w formie online. Dzięki temu pracownik nie musi posiadać szczegółowej wiedzy na każdy temat, ale z łatwością może skontaktować się z osobą, która posiada interesujące go informacje. Co ciekawe, jak podaje Maja Gojtowska (Ekspertka HR, Gojtowska.com): statystyczny pracownik dużej firmy spędza 20% swojego czasu na szukaniu osoby w organizacji, która pomoże mu w rozwiązaniu jego problemu. Skrócenie tego czasu jest dużą oszczędnością dla firmy.
W skład struktury organizacyjnej wchodzą profile poszczególnych pracowników, w których znaleźć można dane kontaktowe, bezpośrednich przełożonych, a także daty urodzin. Menedżerowie mają dostęp do profili kompetencyjnych, ale o tym elemencie napiszę więcej w dalszej części.
Również tutaj możemy korzystać z wyszukiwarki i znajdować pracowników za pomocą nazwiska, stanowiska lub projektu. Element onlinowej struktury organizacyjnej znaleźć można też w programach Emplo i Bitrix24, których recenzję również znajdziesz w rankingu.
Szkolenia stacjonarne i platforma e-learningowa
Oprócz podstawowych funkcji, takich jak terminarz szkoleń, powiadomienia oraz uproszczony sposób zadawania pytań przez uczestników szkoleń, HCM Deck pozwala także zarządzać efektywnością oraz budżetem szkoleniowym. Możliwe jest ustalanie konkretnych ścieżek szkoleniowych, a także proste generowanie rozbudowanych raportów, na temat odbytych szkoleń i ich skuteczności.
W nowej, post-pandemicznej, rzeczywistości biznesowej, na swojej mocy zyskały rozwiązania związane z e-learningiem. Tutaj trzeba przyznać, że HCM Deck oferuje szerokie rozwiązania dla firm wdrażających szkolenia zdalne. W tej formie można zaprojektować dowolny proces, m. in. onboarding, wdrożenie pracowników w nowe projekty, wzbogacenie ich profili o nowe kompetencje, a także przeprowadzenie dowolnej zmiany w firmie. Pracownicy mogą traktować wyzwania e-learningowe jako formę rywalizacji – grywalizację – i zbierać punkty za ukończone kursy.
HCM Deck umożliwia pełne korzystanie z blended learning, czyli hybrydowej metody, która łączy w sobie tradycyjne formy nauki z tymi prowadzonymi online. W przypadku e-learningu, prowadzący widzi, czy jego materiały zostały pobrane przez pracowników, a także który z nich cieszył się największym powodzeniem. Dzięki temu można doskonalić ścieżkę rozwoju i wspierać ją materiałami w wielu różnych formatach. Po szkoleniach stacjonarnych oraz tych e-learningowych, zdobyte kompetencje zostają dopisane do profilu pracownika.
Testy i ankiety
Platforma HCM Deck pozwala tworzyć ankiety oraz testy, które mogą sprawdzać poziom wiedzy przed i po szkoleniu. Pomagają zbierać informacje zwrotne, a także określać obszary do rozwoju. Zapewniają także łatwy dostęp do opinii pracowników i ułatwiają analizowanie ich potrzeb oraz zbieranie pomysłów. Formularz testu lub ankiety można stworzyć zgodnie z tym, czego w danym momencie potrzebuje firma.
Można konstruować pytania otwarte, zamknięte, wielokrotnego wyboru, a także stosować skalę Likerta. Ta ostatnia pozwala określić, w jakim stopniu ktoś zgadza się z prezentowanym stwierdzeniem. Dzięki testom i ankietom można przeprowadzać cykliczne oceny zaangażowania pracowników, oceny roczne, a także identyfikować wąskie gardła i wyzwania w firmie. Podobne rozwiązanie można znaleźć również w Emplo i tak jak tam, również tutaj ta funkcja może pomagać w budowaniu grywalizacji i aktywizowaniu pracowników.
Szukasz narzędzia do zarządzania wiedzą w firmie?
Komunikacja w firmie dzięki HCM Deck
Można powiedzieć, że komunikacja jest jednym z kluczowych elementów działania firmy. Dbając o ten obszar i inwestując w niego, można wpływać na efektywność i unikać wielu nietrafionych decyzji biznesowych. HCM Deck dostarcza rozwiązań, które ułatwiają porozumienia się między pracownikami, a także poszczególnymi działami lub grupami projektowymi.
Kanały komunikacyjne
To odrębne miejsca, w których mogą toczyć się dyskusje w obrębie działów, projektów lub lokacji. Ta funkcja przypomina grupy, do których należą zainteresowani pracownicy, dzieląc się wiedzą, plikami, inspiracjami i statusami swoich zadań. Jeden pracownik może należeć do grupy związanej z daną lokalizacją, w której omawiane są kwestie zasad panujących w firmowej kuchni oraz rodzaju kawy, jaki zostanie wybrany. Ten sam pracownik może również współtworzyć grupę omawiającą budżet marketingowy na przyszły rok, a także prezent urodzinowy dla kolegi z działu księgowości. Będzie również powiadamiany o nowych komunikatach na grupach, przez co nic nie umknie jego uwadze.
Kanały komunikacyjne bardzo ułatwiają pracę. Na górze grupy można przypinać posty, z kluczowymi informacjami, a także sprawdzać, czy wiadomości zostały odczytane przez wszystkich pracowników. Dzięki temu mamy pewność, że nasz komunikat dotarł do wszystkich zainteresowanych. Można również przesyłać pliki, wideo a także komentować wiadomości wysyłając zdjęcia lub gify. Istnieje możliwość oznaczania poszczególnych pracowników lub całych działów, a także określenia prywatności kanału – publiczny, prywatny, tajny.
Komunikator
W 2020 roku koronawirusa duża część firm przeszła z komunikacji offline – czyli twarzą w twarz – do formy zdalnej. Firmowe czaty zaczęły grać dużą rolę w kształtowaniu klimatu organizacji. Pracownicy pracujący w ramach home office także chcą mieć możliwość nawiązywania nieoficjalnych kontaktów ze współpracownikami, a ciężko jest to zorganizować przez maila. Właśnie dlatego, coraz więcej osób zaczyna korzystać z czatów, do komunikacji firmowej, również tej nieoficjalnej.
Komunikator można pobrać w formie aplikacji, a to wpływa na większą mobilność pracownika. Może być on dostępny z każdego miejsca, w którym aktualnie się znajduje. To rozwiązanie szczególnie podoba się milenialsom i młodszym pokoleniom, które przyzwyczajone są do prowadzenia rozmów za pomocą komunikatorów. Na czacie można rozmawiać z wybranym pracownikiem, a także w ramach konkretnej grupy osób (max. 30).
Wewnętrzny newsletter
Jak sprawić, by współpraca między działami w firmie kwitła? Poleciłbym, aby wspierać komunikację i eliminować wątpliwości. Często obserwując organizację dostrzegam tarcia, pomiędzy poszczególnymi zespołami. Wynikają one z braku wiedzy o tym, nad czym pracuje dany dział i jakie osiąga cele. To właśnie w takich sytuacjach pojawiają się zarzuty o tym jak „ta księgowość to pije kawę i nic nie robi” lub „dział marketingu tylko wymyśla hasła reklamowe”. Rozwiązaniem na takie trudności może być wewnętrzny newsletter, w którym znajdą się informacje o najważniejszych sukcesach w firmie.
Co najważniejsze, stworzenie takiego newslettera za pomocą HCM Deck jest niezwykle proste. Można samodzielnie wybrać szablon oraz wrzucić w niego interesujące nas informacje za pomocą opcji „przeciągnij i upuść”. Nie trzeba być biegłym w kwestiach technicznych, by stworzył ładny i konkretny newsletter, który trafi do wszystkich pracowników. Taka cykliczna wiadomość, może pełnić w firmie rolę biuletynu informacyjnego oraz tablicy ogłoszeń. To sposób na docenienie pracowników, którzy włożyli dużo pracy w zadanie, które zakończyło się pomyślnie, a także sposób, na dzielenie się sukcesami ze wszystkimi pracownikami.
Elementy HCM Deck i ich funkcjonalności
HCM Deck sam na swojej stronie nazywa się platformą HRową, właśnie dlatego, to pracownicy tego działu będą najbardziej zadowoleni z funkcji, które oferuje to oprogramowanie. Równie szczęśliwi mogą być menedżerowie, którzy z pomocą HCM Deck będą mieli ułatwione procesy ocen pracowniczy, zarządzania kompetencjami poszczególnych osób, a także całych zespołów. Nie oznacza to, że pracownicy innych działów nie znajdą tutaj nic dla siebie. Funkcja e-learningu, baza wiedzy oraz kanały komunikacji przydadzą się każdemu pracownikowi w firmie.
HCM Deck dla HR
Najsilniejszymi atutami tej platformy, jest możliwość szczegółowego zaplanowania i zoptymalizowania procesów onboradingowych, a także offboardingowych. Dzięki funkcjom e-learningu, testom oraz strukturze organizacji, można bardzo skutecznie i szybko wdrożyć nowego pracownika. Łatwo można przekazać mu wszelkie niezbędne dostępy do miejsc, w których odnajdzie interesujące go informacje. W każdej chwili można sprawdzić, na jakim etapie jest wdrażany pracownik, jak sobie radzi lub gdzie napotkał trudności. Dzięki ankietom można badać candidate experience, employee experience oraz analizować zebrane wyniki ulepszając proces wdrażania pracowników i skracając go.
W podobny sposób można przygotować proces offboardingowy, w którym upewniamy się, że pracownik przekazał całą wiedzę, którą posiadał o firmie, a także rozstał się z pracodawcą w przyjaznej atmosferze. Inną zaletą jest opcja outplacementu, w której HCM Deck udostępnia odchodzącym pracownikom sesje coachingowe, praktyczne porady oraz wsparcie psychologiczne i emocjonalne. Wszystkie te elementy mają sprawić, że pracownik będzie czuł się pewny siebie i z łatwością odnajdzie się na rynku pracy.
HCM Deck do prowadzenia i zarządzania projektami
Elementem, który przyda się menedżerom w ich pracy jest możliwość organizowania ocen okresowych i pracowniczych za pomocą platformy HCM Deck. Dane zbierane są w przyjaznej formie, bez zbędnej papierologii, a ich wyniki mogą być generowane w formie raportu. Dodatkowo, pracownicy wypełniający testy kompetencji mogą wzbogacić swoje profile o zdobytą wiedzę i umiejętności, budując tym samym swój cyfrowy model kompetencyjny. Ta funkcja z pewnością przełoży się na lepsze dopasowywanie pracowników do zadań, skuteczniejsze zarządzanie procesami rozwojowymi oraz odpowiednie zarządzanie wiedzą i umiejętnościami w firmie. Menedżerowie mogą także wyszukiwać pracowników pod względem kompetencji, które ich interesują.
Osoby zarządzające dużymi projektami mogą stworzyć ścieżkę wdrożeniową dla każdego nowego członka grupy. Dzięki niej pracownicy będą mogli szybko nauczyć się wypracowanych zasad i zacząć wykonywać swoje zadania w niedługim czasie od dołączenia do projektu. Za pomocą platformy e-learningowej można przesyłać pracownikom konkretne zadania do wykonania i przypomnienia o zaległych sprawach.
Dla innych działów
Co prawda, pracownicy działów takich jak marketing, sprzedaż czy księgowość, mogą znaleźć zastosowanie np. e-learningu lub testów i ankiet w swojej pracy, jednak HCM Deck nie oferuje dodatkowych funkcjonalności dla tych działów. Można jednak postawić na kreatywność i wykorzystać e-learning w księgowości, m. in. do przedstawienia pracownikom zasad fakturowania w firmie lub sposobu ewidencji czasu pracy. Marketingowcy mogą wykorzystywać newsletter, jako cenne źródło informacji, którymi można chwalić się w mediach społecznościowych. Natomiast sprzedawcom przyda się baza wiedzy, z której mogą skorzystać w dowolnym momencie, a w której znajdą wszystkie niezbędne dane o kliencie, materiały sprzedażowe i szablony ofert.
Konfigurowanie oraz wdrożenie HCM Deck
HCM Deck oferuje szkolenia webinarowe, podczas których można poznać zasady działania i funkcje poszczególnych elementów oprogramowania. Pracownicy podpowiadają również, w jaki sposób konfigurować platformę oraz jakie kroki należy wykonać przed jej uruchomieniem. Wdrożenie całego systemu zajmuje około 1- 2 miesiące. W tym czasie firma otrzymuje wsparcie techniczne, pracownicy HCM Deck podpowiadają w jaki sposób konfigurować platformę. Ostatnim etapem jest warsztat dla administratora oprogramowania, podczas którego może on otrzymać odpowiedź, na wszelkie frapujące go pytania.
Ograniczenia HCM Deck
- brak możliwości pracy na wspólnym dokumencie jednocześnie. Istnieje jednak możliwość współtworzenia jednego pliku np. artykułu, który przekazywany jest pomiędzy pracownikami
- funkcje oprogramowania silnie wspierają dział HR i jemu pokrewne. Brakuje funkcjonalności ułatwiających pracę takich działów jak księgowość, marketing, sprzedaż czy też zarządzania projektami.
Podsumowanie
To rozwiązanie szczególnie przydatne dla firm które chcą optymalizować zarządzanie wiedzą w organizacji, oraz takich, które mają bardzo rozbudowane działy HR i pokrewne. Sprawdzi się także w firmach, w których know how gra dużą rolę i stanowi podstawowy kapitał organizacji. Przedsiębiorstwa, którym zależy na zautomatyzowaniu procesów HRowych, będą zadowolone z tego rozwiązania. Te firmy, którym zależy dodatkowo na wsparciu działów księgowości lub sprzedaży, będą musiały połączyć to oprogramowanie z innym lub porozmawiać o dodatkowych funkcjach z pracownikami HCM Deck, którzy są otwarci na nowe pomysły.
