tomHRM jest kolejną platformą, która wzbogaci ranking programów do zarządzania wiedzą i komunikacją w firmie. Jest to nowoczesny system HR, dzięki któremu procesy, takie jak rekrutacja, onboarding oraz zarządzanie projektami rozwojowymi w firmie, będą zdecydowanie łatwiejsze. Również tutaj, jak w przypadku wcześniej opisywanego HCM Deck, mamy do czynienia z platformą HR-ową, w której znajdą się rozwiązania wspierające obszary związane z zarządzaniem kapitałem ludzkim, zatrudnianiem i wdrażaniem nowych pracowników, a także nadzorowaniem i ewidencjonowaniem pracy.
Spis treści
1. Współpraca i zarządzanie wiedzą w tomHRM
- Baza wiedzy i dokumenty firmowe
- Zarządzanie szkoleniami
- Zarządzanie przez cele
- Baza i profile pracowników
2. Komunikacja w firmie dzięki tomHRM
3. Elementy tomHRM i ich funkcjonalności
4. Konfigurowanie oraz wdrożenie tomHRM
Współpraca i zarządzanie wiedzą w tomHRM
tomHRM posiada szereg funkcji, dzięki którym gromadzenie i udostępnianie wiedzy firmowej staje się bardzo łatwe. Wiele biznesowych procesów przechodzi do formy online, dzięki czemu można je zautomatyzować. Wśród nich możemy znaleźć ogólnodostępna bazę wiedzy, strukturę organizacyjną wraz z profilami pracowników, a także system ułatwiający zarządzanie przez cele.
a. Baza wiedzy i dokumenty firmowe
Z firmową, ogólnodostępna bazą wiedzy spotkaliśmy się już przy omawianiu innych programów do zarządzania wiedzą i komunikacją w firmie (Google, Firmao, HCM Deck. Microsoft 365, Bitrix24, Emplo). To niezwykle wygodne rozwiązanie i sposób na dbanie o know how danego przedsiębiorstwa. Baza w tomHRM jest częścią firmowego intranetu i może stanowić centrum współpracy między pracownikami. To tutaj znajdują się wszystkie niezbędne informacje, szablony ofert i prezentacji, misja i wizja firmy, wzory umów, cenniki, materiały reklamowe.
Największą zaletą firmowej bazy wiedzy jest kontrola nad przepływem informacji oraz łatwe nadawanie dostępów. Przechowywane w bazie pliki i foldery można udostępniać wybranym pracownikom, lokalizacjom lub działom. Za pomocą prostego kliknięcia jesteśmy w stanie przekazać nowym pracownikom wszystkie dane, które będą im potrzebne. W orientacji po bazie wiedzy pomaga podział na kategorie, podkategorie, a także wyszukiwarka, w której możemy wpisać interesującą nas frazę.
b. Zarządzanie szkoleniami
Czymś, co wypływa nie tylko na rozwój pracowników i budowanie kapitału kompetencyjnego firmy, ale także poprawia employer branding oraz employee experience jest możliwość prostego zgłaszania potrzeb szkoleniowych przez pracowników. Mogą oni wybrać interesujące ich zagadnienie z rozwijanej listy szkoleń, a także samodzielnie wpisać swój pomysł, jeżeli nie ma go w opcjach wyboru. Istnieje również możliwość przeprowadzania testów wiedzy, a także ankiet ewaluacyjnych, sprawdzający poziom wiedzy przed i po szkoleniu oraz zadowolenie z przeprowadzonego warsztatu – podobne rozwiązanie znajdziemy w HCM Deck lub Emplo.
System do zarządzania szkoleniami, oferowany przez tomHRM, pozwala zarządzać całym procesem szkoleniowym za pomocą jednej platformy. Mamy bowiem dostęp do kalendarza, list uczestników, zarzadzania budżetem, generowania certyfikatów i materiałów edukacyjnych. Istnieje również możliwość tworzenia indywidualnych ścieżek szkoleniowych dla konkretnych stanowisk. W planach twórców tomHRM jest także stworzenie platformy e-learningowej, nad którą pracę już trwają (plan na 2023).
c) Zarządzanie przez cele
tomHRM umożliwia również sprawne zarządzanie przez cele. Dzięki tej platformie możemy w prosty sposób określić cele ogólne firmy, cele poszczególnych działów oraz zespołów, a także wyznaczyć indywidualne i zawodowe cele pracowników. Mogą one być planowane hierarchicznie, dzięki czemu można w prosty sposób sprawdzić, czy cele danego pracownika są zgodne z celami zespołu, czyli w dużym uproszczeniu, czy ustalone cele są ze sobą spójne. Możliwe jest również określanie zależności pomiędzy poszczególnymi celami.
Do każdego zadania przypisanego do działu lub pracownika można dodać komentarz lub informacje zwrotną, albo załączyć konkretne pliki lub formularze. Pracownicy otrzymują powiadomienia o swoich zadaniach i terminach ich wykonania. W intuicyjny sposób, mogą oni zaznaczać status wykonywanego zadania. Dzięki temu można monitorować postęp prac i reagować, gdy sytuacja tego wymaga.
d. Baza i profile pracowników
W tomHRM można korzystać ze struktury organizacji wraz z profilami poszczególnych pracowników. W profilu pracownika znajdziemy podstawowe informacje dotyczące pełnionych obowiązków, zadań, przełożonych, ukończonych szkoleń albo uzyskanych certyfikatów. Znajdzie się tam również profil kompetencyjny danej osoby, który jest na bieżąco uzupełniany dzięki realizowanym szkoleniom i testom wiedzy.
Baza pracowników nie pełni roli wyłącznie informacyjnej, ale także jest sposobem na archiwizowanie historii zatrudnienia danej osoby. Znajdą się tam oceny pracownicze, zawarte umowy, a także ewidencja czasu pracy i wykorzystane dni urlopowe. Struktura organizacyjna zachowana w takiej formie to doskonałe źródło informacji o zasobach firmy, a także możliwościach zastępowania pracowników oraz ścieżkach awansu wewnętrznego.
Szukasz narzędzia do zarządzania wiedzą w firmie?
3. Komunikacja w firmie dzięki tomHRM
Wspieranie firmowej komunikacji to kolejny mocny punkt od tomHRM. W organizacjach często można spotkać sytuacje, w których pewne dane utykają w jakimś miejscu i nie są dostępne dla wszystkich pracowników. Bywa też tak, że niektóre informacje umykają lub gubią się w gąszczu wiadomości. Platforma tomHRM oferuje szereg możliwości, dzięki którym łatwiej jest uniknąć nieporozumień i wzmocnić przepływ informacji w firmie.
a. Intranet firmowy i komunikator
Również w przypadku tej platformy, możemy korzystać z intranetu, czyli przestrzeni online dostępnej dla każdego pracownika, w której odbywa się większość życia firmowego. Podstawowym elementem jest wall, czyli opcja znana z powszechnych portali społecznościowych. To tutaj wyświetlane są aktualności firmowe i najważniejsze komunikaty. Można organizować wydarzenia, a także dawać polubienia i komentować. To funkcja bardzo przydatna dla zespołów pracujących zdalnie. Dzięki temu wszystkie palące wiadomości znajdują się w jednym miejscu i unika się chaosu informacyjnego.
W ramach intranetu można tworzyć grupy dyskusyjne związane z danym projektem, lokalizacją lub tematyką. Pracownicy mogą tworzyć grupy nie związane bezpośrednio z ich stanowiskiem, ale dotyczące ich hobby lub zainteresowań. Istnieje także możliwość budowania indywidualnych stron dla poszczególnych działów. To opcja szczególnie przydatna osobom, które biorą udział w różnych projektach lub współtworzą kilka działów. Na komunikatorze istnieje możliwość przesyłania plików, a także oznaczania wybranych osób lub grup. Dzięki temu, w prosty sposób można skomunikować się z dowolnymi pracownikami i wymienić z nimi informacje.
b. Kalendarz nieobecności
Kolejnym elementem, który dobrze wpłynie na komunikację w firmie jest współdzielony kalendarz nieobecności. Istnieje możliwość automatycznego sprawdzania dostępności pracowników, a także filtrowania po działach oraz lokalizacjach. Przejrzysty dostęp do kalendarza urlopów pozwala na szybkie i trafne wybieranie terminów wspólnych spotkań. Grafik urlopów umożliwia także prognozowanie ilości obowiązków i obłożenia pracą w danym okresie.
Firma, która korzysta z tomHRM, może samodzielnie ustalić politykę przyznawania urlopów oraz publikacji nieobecności w kalendarzu. Dzięki temu proces przyznawania urlopów staje się bardziej zautomatyzowany, a składanie wniosków jest o wiele łatwiejsze. Możliwe jest definiowanie różnych typów urlopów, a także ustalanie odrębnych ścieżek ich akceptacji. Dodatkowo, ewidencję urlopów można zintegrować z dowolnym systemem kadrowym, a także z kalendarzem od Google lub pakietem Microsoft 365.
c. Testy i ankiety
Jak już wspomniałem przy okazji omawiania funkcji związanej z zarządzaniem szkoleniami, w tomHRM można również tworzyć testy i ankiety dla pracowników. Testy zapewne przydadzą się do sprawdzania poziomu wiedzy lub stopnia kompetencji, jakie posiada dana osoba. Można również wykorzystać te funkcje do angażowania pracowników np. w formie quizów, konkursów, grywalizacji. Funkcja testów umożliwia określanie prawidłowych odpowiedzi, ustalenie punktacji oraz progu zdawalności, a także monitorowanie wyników.
W tomHRM można również tworzyć ankiety. Ta opcja przyda się między innymi do badania zaangażowania pracowników, wybierania najodpowiedniejszej formy celebrowania jakichś świąt w firmie lub zbierania feedbacku na temat odbytych szkoleń, przeprowadzonych spotkań lub zorganizowanych akcji. Ankiety mogą być anonimowe lub podpięte pod profil danego pracownika. Zebrane informacje można analizować pod kątem konkretnej lokalizacji, działu lub projektu.
d. Spotkania 1:1
W tomHRM istnieje także możliwość planowania spotkań 1:1, wraz z agendą. To dzięki niej możemy, jeszcze przed spotkaniem, określić jakich założeń będzie ono dotyczyło, jakie kwestie będą na nim poruszane lub jakie rezultaty powinno się osiągnąć. Można zaprosić wybraną osobę na spotkanie i przekazać jej wszystkie niezbędne informacje, które powinna posiadać przed jego rozpoczęciem. Funkcja spotkań pozwala na wysyłanie notatek i podsumowań po przeprowadzonym spotkaniu, a także ich archiwizowanie.
4. Elementy tomHRM i ich funkcjonalności
Jak wspomniałem na początku tej recenzji, tomHRM jest platformą HRową i to właśnie pracownicy tego działu będą najbardziej zadowolonymi użytkownikami. Nie oznacza to jednak, że funkcje tej platformy przydadzą się tylko w dziale HR. tomHRM to także świetne narzędzie do planowania celów pracowniczych oraz ewidencji czasu pracy. Należy także pamiętać, ze tomHRM można integrować z innymi programami, które już funkcjonują w firmie np. API, SAP, Slack, kalendarz Google.
a. Dla HR
Zdecydowanym atutem tomHRM jest możliwość dokładnego i szczegółowego planowania oraz monitorowania przebiegu prowadzonych rekrutacji. W systemie ATS można rozpisać proces rekrutacji z podziałem na poszczególne jego etapy, stworzyć bazę kandydatów, kalendarz spotkań i zadań, a także budować formularze rekrutacyjne. Istnieje możliwość tworzenia rankingu kandydatów, a także tagowania kandydatów – np. po umiejętnościach, lokalizacjach, kwalifikacjach.
System ATS pozwala na prowadzenie wielu rekrutacji jednocześnie. Monitorowanie skuteczności poszczególnych źródeł poszukiwania kandydatów do pracy, raportowania, a także masowe operacje, takie jak wysyłka maila do wszystkich kandydatów lub rozesłanie zadania rekrutacyjnego do wybranych osób. Co ciekawe, system potrafi sczytywać interesujące nas informacje wprost z dokumentów aplikacyjnych wysłanych przez kandydatów.
Innym elementem, który przyda się działom HR jest zapewne opcja onboardingu, w której możemy zaplanować dokładną ścieżkę, jaką ma przebyć pracownik wdrażający się na nowym stanowisku. Dział HR, a także bezpośredni przełożeni, mają dostęp do zestawień, w których widać postępy wdrożeniowe poszczególnych zatrudnionych.
b. Dla księgowości
Elementem, który spodoba się pracownikom działu księgowości, jest zdecydowanie rejestr umów. To baza wszystkich firmowych dokumentów, podpisanych z pracownikami, kontrahentami, dostawcami. System wysyła powiadomienia o zbliżającym się terminie wygaśnięcia umowy, a także informuje o tym pracowników. Wszystkie zawarte kontrakty znajdują się w jednym miejscu, z wyraźnie widocznym terminem zakończenia. Dzięki czemu dokumenty są dostępne i archiwizowane z uwzględnieniem ciągłości umów. Rejestr można zintegrować z programami LDAP/AD/Payroll.
System tomHRM ułatwia przepływ dokumentów w firmie, co łatwo widać na przykładzie rozliczania delegacji. Pracownik sam wprowadza dane do systemu. Określa daty, rozlicza zaliczki, dołącza faktury. System zapisuje daty każdego zdarzenia, dzięki czemu ma się dostęp do informacji o tym, kiedy dane dokumenty zostały wysłane. Automatyzacja w tym obszarze zmniejsza możliwość popełniania błędów w administrowaniu dokumentami oraz przyspiesza ten proces.
d. Do zarządzania i prowadzenia projektów
O wielu funkcjach wspierających zarządzanie wspomniałem już powyżej. Są to między innymi kalendarz z nieobecnościami oraz urlopami, w którym istnieje specjalny pulpit widoczny tylko dla przełożonego, dzięki któremu może sprawnie akceptować wnioski oraz na bieżąco monitorować stan obecności oraz wykorzystanie puli urlopów przez swoich pracowników.
Innym segmentem, o którym już wspomniałem, a który wspiera pracę menedżerów jest ewidencja czasu pracy. Każdy z pracowników może korzystać ze stopera dla całego projektu lub dla poszczególnych zadań oraz planować przerwy. Element ten można zintegrować z modułem urlopowym i za pomocą kilku kliknięć generować pełne raporty czasu pracy. Pracownicy dostają także alerty np. o spóźnieniach lub o konieczności przejścia do kolejnego zadania.
Element, o którym nie wspomniałem wcześniej, a powinien być uwzględniony w tym rankingu to możliwość przeprowadzania badań 360°/270°/180°. Badania najczęściej organizowane są przez działy HR, ale w rzeczywistości, zebrane informacje zwrotne przydają się menedżerom i pozwalają im doskonalić swój styl zarządzania. Właśnie dlatego zdecydowałem się tę funckję umieścić w tym podpunkcie. W ocenie można wybrać kompetencje i zachowania, które chcemy przeanalizować, rozesłać zaproszenia oraz przypomnienia e-mail, a także określić role: współpracownik, podwładny, przełożony, samoocena.
5. Konfigurowanie oraz wdrożenie tomHRM
W przypadku tej platformy, firmy mogą skorzystać z darmowej, 30-dniowej wersji demo. Pozwala ona ocenić, czy program spełnia nasze oczekiwania oraz przetestować, czy jest to narzędzie odpowiednie dla naszego przedsiębiorstwa. Można również umówić się na prezentacje platformy w formie online. Jest to spotkanie, na którym można dowiedzieć się jak zmniejszyć koszty obsługi procesów, jak rozpocząć pracę z tomHRM oraz jakie są możliwości integracji z innymi systemami.
Na swojej stronie, tomHRM chwali się również case study, opisującymi proces wdrażania systemu w organizacjach. Swoim klientom oferują oni m. in. pomoc przy migracji danych, szkolenia dla pracowników oraz support powdrożeniowy. Duża część konfigurowania platformy polega na integracji jej z programami, które już funkcjonują w firmie np. ze skrzynką e-mail lub systemami księgowymi.
6. Ograniczenia tomHRM
– brak możliwości pracy na wspólnych dokumentach w czasie rzeczywistym;
– bardziej skomplikowany proces wdrożenia (w porównaniu do innych platform);
– mała ilość funkcjonalności wspierających pracę działów marketingu i sprzedaży;