Myślenie systemowe, na którym opiera się koncepcja rozwoju organizacji, ma swoje źródła w założeniach biologa Ludwiga von Bertalanffy, które zaczęto wykorzystywać w naukach biologicznych, inżynieryjnych, a następnie społecznych (między innymi przez socjologa Niclasa Luhmana). Zgodnie z tą koncepcją organizację możemy postrzegać jako system (a dokładniej sieć), w którym zachodzi wymiana informacji i innych zasobów. Informacje przekazywane przez pracowników oraz poszczególne podsystemy tj. np. dział marketingu, produkcji czy finansowy, mają na celu prowadzić do realizacji założonych wymagań. Poszczególne części systemu są ze sobą ściśle powiązane.
Istota podejścia systemowego
Co tak oczywiste w teorii, nie zawsze takie okazuje się w praktyce, gdzie bardzo często wskazujący dany problem organizacji, postrzegają go tylko przez pryzmat pracownika lub w jednoznaczny sposób definiują sytuację problemową, jako brak kompetencji osoby bądź działu. Jednak istota problemu może być o wiele bardziej złożona, ponieważ to co na pierwszy rzut oka wydaje się proste, przy oglądzie całościowym, już takie nie jest. Przykładowo, obniżająca się jakość obsługi Klienta nie jest wynikiem braku kompetencji pracowników, a zmiany ilości obsługiwanych programów, które wydłużają proces obsługi, powodujący niezadowolenie Klientów.
Główna zasada podejścia systemowego głosi, że mała zmiana w obrębie nawet jednego z najmniejszych podsystemów, może mieć w dłuższej perspektywie istotny wpływ na całość. Zjawisko to często określane jest jako „efekt motyla”. W powyższym kontekście zmiana w systemie oprogramowania może oznaczać także wzrost lub spadek zadowolenia z pracy samych pracowników. Usprawnienie sytemu wpłynąć może na jakość obsługi Klienta, satysfakcję z pracy, a pośrednio na zmniejszoną rotację pracowników.
Oprócz zależności wewnętrznych, myślenie systemowe bierze pod uwagę wpływ środowiska otaczającego organizację, traktując ją jako część większego systemu.
Czym jest rozwój organizacji w ujęciu systemowym?
Zapraszamy do lektury fragmentu książki Budowanie zaangażowania
Jednym z głównych celów rozwoju organizacji w podejściu systemowym jest długofalowe uczenie się organizacji, bazujące na posiadanej przez samych pracowników, wiedzy i doświadczeniach. W ujęciu systemowym rozwój organizacji jest poprzedzony diagnozą, w której biorą udział niemal wszyscy pracownicy, których dotyczy dany problem. Jest to o tyle istotne, że wykorzystując takie podejście, diagnozujemy sytuację z różnych perspektyw. Równocześnie poznajemy intencje działań, a nie same zachowania, co umożliwia nam na eliminacje wielu nieporozumień. Poznanie motywacji pracowników, może być często kluczowe do rozwiązania określonego problemu. Co ważne, konsultant prowadzący proces rozwojowy, nie wyznacza kierunku działań czy zmiany – stara się więc unikać podejścia medycznego, czyli zapisywania cudownej pigułki. Podejście systemowe zakłada, iż to pracownicy organizacji mają najszerszą i najdokładniejszą wiedzę o problemach i funkcjonowaniu organizacji, dlatego to oni potrafią je najlepiej rozwiązać. W tym podejściu działania rozwojowe są planowane i realizowane z udziałem pracowników oraz osób zarządzających. W Akademii Rozwoju Kompetencji stosujemy model Pro Org Tools, który jest planowym podejściem do zmian w organizacji na wielu jej poziomach.
Kto pomaga w rozwoju organizacji?
Za wspomaganie procesu rozwoju organizacji odpowiedzialny jest konsultant rozwoju organizacji. Ale kim on jest? Można się pokusić o stwierdzenie, iż jest on swego rodzaju coachem – moderatorem zmiany – którego klientem jest organizacja. Podczas rozwoju organizacji konsultant wciela się w rolę bezstronnego obserwatora – nie wydaje sądów, nie ocenia, nie działa też jak lekarz, który zapisuje receptę. Angażuje on klienta do autorefleksji oraz samodzielnego rozwiązywania problemu. Konsultant moderuje zmiany, wykorzystując metodologię systemową, posiadając wiedzę o procesach zachodzących w organizacji oraz świadomość, iż organizacja jest w stanie najlepiej rozwiązać problem z którym się boryka. Konsultant organizacji jest odpowiedzialny za proces, nie musi on posiadać specjalistycznej wiedzy, czy dostarczać pomysłów i rozwiązań. Konsultant wie natomiast, jakie metody dobrać, aby organizacja samodzielnie zaczęła rozwiązywać swoje problemy.
Organizacja ucząca się
Jest to ostatni etap procesu rozwojowego przeprowadzonego przez konsultanta organizacji w ujęciu systemowym. Po etapie diagnozy, w której najpierw aktywnie uczestniczy konsultant, a następnie sama organizacja, następują etapy stabilizowania zmiany oraz zamknięcia się projektu (uczenia się organizacji). W diagnozie staramy się uzyskać pełną perspektywę analizując problem z wielu punktów widzenia. Czyli przykładowo, nie bazujemy jedynie na opinii menedżera, który twierdzi, iż jego pracownicy potrzebują szkolenia z komunikacji. W diagnozie uczestniczą więc, także inni pracownicy, dzięki czemu uzyskujemy całościowy obraz sytuacji. Jest to cecha charakterystyczna dla podejścia systemowego. Następne etapy również zakładają ten warunek, doprowadzając do sytuacji w której organizacja samodzielnie będzie w stanie rozwiązywać swoje problemy.
Metodologia rozwoju organizacji
Pro Org Tools – od przeglądu organizacji do jej rozwoju
Do metodologii systemowej możemy zaliczyć między innymi: warsztaty planowania strategicznego, grupy robocze oraz warsztaty typu future search, w którym może brać nawet osiemdziesiąt osób z organizacji. W podejściu tym bardzo ważne jest poszukiwanie odpowiedzi na następujące pytania: kto uczestniczy w sytuacji problemowej? W jaki sposób sytuacja jest widziana przez innych uczestników? Jaka jest historia tej sytuacji? Co już zostało zrobione? Jaki efekt chciałby uzyskać manager jednego działu, a jakie rozwiązanie zadowala innych osób zaangażowanych w proces? Metodologia stosowana w podejściu systemowym ma jeden cel: uczenie się pracowników z własnego doświadczenia zdobytego w organizacji i określanie twórczych obszarów zmian i rozwoju.
Podsumowanie
Rozwój organizacji w podejściu systemowym zakłada aktywny udział całego systemu (firmy, przedsiębiorstwa) w rozwiązywaniu swoich problemów. Podejście to ma charakter interdyscyplinarny oraz wielokontekstowy. Ostatecznym celem jest uczenie się organizacji, która angażuje się w refleksję nad procesem rozwoju i wyciąga wnioski na przyszłość.
Ciekawy? Pomożemy pokonać trudności w rozwoju Twojej firmy:
Zapoznaj się z naszą koncepcją doradztwa biznesowego:
Zrób przegląd firmy:
Maciej Sasin
trener, coach, konsultant rozwoju organizacji
Wojciech Śląski
koordynator projektów rozwojowych
Akademia Rozwoju Kompetencji
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk za zgodą autora.
lub