Powitanie nowej osoby na pokładzie to proces, który rzutuje nie tylko na employee experience danego pracownika, ale ma wpływ na wiele innych aspektów w organizacji, takich jak wskaźniki, produktywność i panująca atmosfera. To właśnie w ciągu pierwszego półrocza aż 90% pracowników podejmuje decyzję o tym, czy chcą związać się z danym pracodawcą na dłużej. Tymczasem wg danych przedstawionych przez Gallupa zaledwie 12% pracowników zdecydowanie zgadza się ze stwierdzeniem, że ich organizacja świetnie sobie radzi z onboardingiem nowych pracowników. Oznacza to, że w najgorszym scenariuszu nawet 88% pracowników może mieć negatywne doświadczenia w zakresie wdrożenia Jak zatem przeprowadzić skuteczny onboarding, który będzie przystępny dla nowego pracownika i przyniesie korzyści firmie?
5 etapów onboardingu
- Zanim pracownik rozpocznie pracę
- Planowanie pierwszego dnia
- Jak wspierać pracowników w pierwszym tygodniu nowej pracy
- Pierwszy kwartał na nowym stanowisku to czas nauki
- Po pierwszym roku nowej pracy nadchodzi czas podsumowań
Należy pamiętać, że onboarding nowego pracownika zaczyna się jeszcze zanim rozpocznie on swój pierwszy dzień pracy. Jak to możliwe? Proces onboardingu nowego pracownika można podzielić na pięciu etapów, a każdy z nich nakłada na pracodawcę oraz jego nowego pracownika szereg obowiązków i wyzwań. Etapy onboardingu dzielą się na okresy: przed przystąpieniem do pracy, pierwszy dzień pracy, pierwszy tydzień, pierwszy kwartał oraz pierwszy rok.
1. Zanim pracownik rozpocznie pracę
Pierwsze wrażenie: Współczesny biznes coraz poważniej podchodzi do tematu candidate experience oraz znaczenia roli pierwszego wrażenia, jakie firma robi na pracowniku. Jeszcze przed przystąpieniem do pracy pracownik zaczyna zbierać informacje na temat firmy. Tego, jak traktuje obecnych i przyszłych pracowników? Czy dotrzymuje złożonych obietnic? Czy wraca z obiecanym feedbackiem? Czy proces rekrutacji jest przyjazny i zbudowany na zasadach partnerstwa?
Komunikacja: Współczesny onboarding kładzie duży nacisk na otwartą i jednoznaczną komunikację z przyszłymi pracownikami. Jeszcze przed rozpoczęciem pracy, nowozatrudniona osoba może otrzymać paczkę powitalną, a także link do wszystkich informacji, które mogą być dla niej przydatne na tym etapie. Mogą być to filmy na temat historii oraz misji i wizji firmy, wirtualny spacer po biurze lub FAQ z odpowiedziami na najczęstsze pytania m.in. gdzie powinien się zgłosić nowy pracownik lub czy powinien przynieść lunch do biura.
2. Planowanie pierwszego dnia
Nadanie dostępów i przygotowanie stanowiska pracy: W świecie idealnym pracownik pierwszego dnia swojej pracy u nowego pracodawcy otrzymałby cały niezbędny mu sprzęt oraz wszystkie dostępy. W rzeczywistości jednak stanowiska pracy nie zawsze są gotowe na przyjście nowej osoby. Przez to pracownicy marnują czas, energię oraz zaczynają odczuwać frustrację i stres. Na szczęście wysoki poziom digitalizacji miejsc pracy sprawia, że dużo łatwiej jest zarządzać i automatyzować proces onboardingu.
Prezentacja firmy, współpracowników i przełożonych: Nie bez znaczenia jest także to, w jaki sposób pracownik pozna nowe biuro, a także innych członków zespołu, w którym będzie pracować. To element szczególnie istotny w dobie pracy zdalnej, w której pracownicy nie zawsze mają okazję poznać się twarzą w twarz. Warto zapewnić nowemu pracownikowi możliwość przedstawienia się i nawiązania relacji tak ze współpracownikami, jak i z bezpośrednimi przełożonymi. Dobrą praktyką jest zaproszenie przez managera nowego pracownika na rozmowę 1:1, w której poruszają temat wzajemnych oczekiwań i planów.
3. Jak wspierać pracowników w pierwszym tygodniu nowej pracy
Ustalenie oczekiwań i planu wdrożenia: Aby zminimalizować stres w pierwszym tygodniu pracy, nowa osoba powinna mieć jasno przedstawiony plan wdrożenia, a także oczekiwania, jakie na poszczególnych etapach będzie stawiała przed nim organizacja. To właśnie w pierwszym tygodniu powinno nastąpić kontraktowanie i omówienie zakresu obowiązków nowego pracownika, aby wiedział on, na co ma się przygotować i miał jasność podczas podejmowania decyzji.
Rola Buddiego w onboardingu: Dobrą praktyką jest przydzielenie nowemu pracownikowi Buddiego, czyli opiekuna, do którego ten będzie mógł zgłosić się z każdym pytaniem lub wątpliwością. Nie chodzi tutaj o przełożonego, ale o osobę na podobnym stanowisku, która będzie stanowiła mentalne i informacyjne wsparcie w pierwszych tygodniach pracy. To właśnie do zadań buddiego może należeć oprowadzenie nowej osoby po biurze i jego zakamarkach, pokazanie obsługi ekspresu do kawy czy pomoc przy formalnościach związanych z multisportem lub firmowym ubezpieczeniem.
4. Pierwszy kwartał na nowym stanowisku to czas nauki
Wsparcie w uczeniu się i rozwoju: Trzy pierwsze miesiące pracy to czas wzmożonej nauki i przyswajania dużych ilości informacji. Szczególnie teraz, gdy pracownicy działają zdalnie, coraz więcej firm decyduje się na automatyzację procesu nauki i onboardingu. Wykorzystywanie nowych narzędzi w organizacjach jest niezwykle istotne, aby m.in. niwelować dług technologiczny. Ciekawym case jest przypadek sieci sklepów Leroy Merlin, w której dzięki prowadzeniu onboardingu za pomocą platformy rozwojowej oferowanej przez HCM Deck, udało się zwiększyć efektywność pracowników po pierwszym miesiącu z 40% na 70%. Rotacja wśród pracowników, którzy przepracowali krócej niż jeden rok spadła o 9%, a rotacja całkowita o 5%. Dzięki temu sieci sklepów mogła poczynić oszczędności, które wynosiły nawet kilka milionów złotych. W trzech pierwszych miesiącach szczególnie ważne jest, aby pracownicy mieli dostęp do niezbędnej im wiedzy na wyciągnięcie ręki.
5. Po pierwszym roku nowej pracy nadchodzi czas podsumowań
Ewaluacja procesu wdrożenia pracownika: Oczywiście okres wdrożenia nowego pracownika zależy od wielkości i specyfiki organizacji, a także od stanowiska, jakie ten obejmuje. Jednak mniej więcej po roku pracy powinno nastąpić podsumowanie procesu onboardingu i ewaluacja. To na tym etapie staramy się znaleźć odpowiedź na pytania: Co możemy poprawić następnym razem w procesu onboardingu? Jakie aspekty stanowią mocną stronę procesu wdrożenia w naszej organizacji? Jakie wrażenie na pracowniku zrobiła organizacja i czy informacje, jakie otrzymywał w pierwszych tygodniach i miesiącach pracy, pomogły mu szybko osiągnąć sprawność na swoim stanowisku? Najlepszą drogą do odpowiedzi na te pytania jest zebranie informacji zwrotnych od pracowników.
Współczesne spojrzenie na onboarding
Dotychczasowe podejście do tematu onboardingu w wielu organizacjach polegało na tym, że pracownik był rzucany na głęboką wodę, a dodatkowo to on był obarczany dużą częścią odpowiedzialności za błędy, które popełniał w pierwszych tygodniach u nowego pracodawcy. Współczesny rynek pracy jest inny, rotacja jest wysoka, a pracownicy są coraz bardziej świadomi i chętni do komunikowania swoich oczekiwań i wrażeń na temat warunków budowania współpracy z pracodawcą.
Obecnie warto patrzeć na etap wdrażania nowego pracownika jak na nawiązywanie z nim trwałej relacji. Firmy nie mogą dopuszczać do sytuacji, w których po wielu działaniach employer brandingowych, które mają przyciągnąć talenty do organizacji, te będą rezygnować z pracy ze względu na złe doświadczenia w pierwszych miesiącach u danego pracodawcy. To właśnie na tym etapie powstają fundamenty, na których budowana jest dalsza, często wieloletnia współpraca między pracownikami i organizacją.