Spotkanie firmowe – Organizacja spotkań służbowych krok po kroku – ARK

W biznesie spotkania firmowe są niezwykle ważne. Odpowiednio zorganizowane zebranie służbowe może mieć ogromny potencjał nie tylko we wzmacnianiu relacji między pracownikami, ale także generowania nowych pomysłów, wymianie cennych informacji oraz osiąganiu wspólnych celów organizacyjnych.

Tymczasem, jak pokazują badania firmy Harvard Business Review, managerowie wyższego szczebla z różnych organizacji przyznają, że aż 71% spotkań, w których biorą udział można określić jako nieproduktywne i nieefektywne. Z kolei ponad 64% z nich stwierdziło, że odbywają się one kosztem tzw. pracy głębokiej w firmie i przeszkadzają im w ukończeniu swoich zadań. Aby Twoja firma nie podzieliła takiego samego losu, zapraszamy do przeczytania tego artykułu. Dowiesz się z niego, jakie są rodzaje spotkań służbowych w organizacji, a także jak je odpowiednio przeprowadzić, aby nie stały się stratą czasu i źródłem frustracji pracowników. Przedstawimy wskazówki dotyczące organizacji spotkań firmowych, które naprawdę przyczynią się do zwiększenia efektywności działań w waszej firmie.

• Rodzaje spotkań w organizacji
• Kiedy spotkanie firmowe jest stratą czasu
• Jak zorganizować efektywne spotkanie firmowe
  • Etap 1: Przygotowanie przed spotkaniem
  • Etap 2: Skuteczne zarządzanie spotkaniem firmowym
  • Etap 3: Zarządzanie dokumentacją i długoterminowe śledzenie rezultatów
• Spotkania firmowe – Podsumowanie

Rodzaje spotkań w organizacji

Rodzaje, tak jak cele spotkań firmowych w organizacji mogą być różne, lecz to właśnie od nich zależy długość, liczebność i forma takiego służbowego zebrania. Poniżej postaram się skrótowo omówić specyfikę tych najbardziej popularnych, które obecne są niemal w każdej firmie:

• Zespołowe – to m.in. wewnętrzne spotkanie zespołu handlowego lub produkcyjnego w firmie, które mają na celu omówienie bieżących spraw, podjęcie kluczowych decyzji organizacyjnych, wymianę doświadczeń lub rozwiązanie jakiegoś problemu. Przeczytaj osobny artykuł na temat prowadzenia Efektywnych spotkań biznesowych.
• Odprawy i briefingi – te rodzaje zebrań charakteryzują się bardzo krótkim czasem trwania, a ich celem jest aktualizacja i wymiana najważniejszych informacji służbowych np. omówienie wydarzeń z poprzedniego dnia lub efektów wypracowanych przez poprzednią zmianę.
• Firmowe imprezy integracyjne i motywacyjne –  to najczęściej rekreacyjne zebrania lub wyjazdy realizowane w ramach organizacji, które mają na celu podniesienie tzw. morale pracowników. Mogą być przeprowadzone w formie pikniku, szkolenia outdorowego lub wspólnej kolacji, podczas której pracownicy mogą spędzić miło czas w swoim gronie, jednak na bardziej prywatnym gruncie, bez kontekstu biznesowego i służbowego. 
• Oceny pracy i ewaluacje –  to dedykowane rozmowy między pracownikiem a przełożonym, które służą m.in. cyklicznej ocenie osiągnięć, postępów i wyników, a także ewaluacji i weryfikacji wcześniej postawionych celów służbowych przed pracownikiem. Spotkania oceny pracy i ewaluacyjne mają na celu podniesienie efektywności pracy w firmie.
• Rozmowy indywidualne i rozwojowe – z kolei ten rodzaj spotkań organizacyjnych ma na celu nawiązanie partnerskiej relacji między pracownikiem a przełożonym, a także omówienie jest potrzeb i możliwości rozwojowych. Podczas tych spotkań służbowych analizowane są m.in. mocne strony i obszary do poprawy, ustalane cele osobiste i zawodowe na przyszłość oraz udzielana jest wzajemna informacja zwrotna między pracownikami firmy. 

---

---

Spotkania firmowe, służbowe i organizacyjne – czy jest między nimi jakaś różnica?

Rzeczywiście można wyróżnić rodzaje spotkań również pod kątem tego, czy są one firmowe, służbowe czy organizacyjne. Poniżej przygotowaliśmy krótkie rozróżnienie tych obszarów, jednak należy pamiętać, że różnica między nimi jest często płynna. Słowa firmowy, służbowy czy organizacyjny w tym kontekście, są często używane zamiennie lub mają inny wydźwięk w danej organizacji. Na potrzeby tego tekstu my również używamy ich zamiennie, ale poniżej znajdziesz propozycję ich rozróżnienia.

• Firmowe: Spotkania firmowe odnoszą się do działalności biznesowej danej firmy. Mogą można tu wymienić zespołowe, kierownicze, projektowe, z klientami czy szkoleniowe itp. Celem zebrań firmowych jest współpraca, komunikacja i osiąganie celów biznesowych organizacji.

• Służbowe: Spotkania służbowe są ściśle związane z wykonywaną pracą i mają na celu omówienie bieżących spraw związanych z zadaniami i projektami. Zebrania służbowe skupiają się na efektywnym zarządzaniu pracą i osiąganiu celów projektowych.

• Organizacyjne: Mogą to być spotkania zarządu, walne zgromadzenia akcjonariuszy, negocjacje zespołów odpowiedzialnych za strategię organizacji itp. Ten rodzaj koncentruje się na zarządzaniu, podejmowaniu strategicznych decyzji firmowychi planowaniu rozwoju organizacji.

Kiedy spotkanie firmowe jest stratą czasu

Każde spotkanie, które mamy wbite w służbowym kalendarzu, powinno mieć jasno określony cel – z poziomu zespołu lub całej organizacji. W innym wypadku może ono być prawdziwym złodziejem firmowego czasu, który jedynie rozprasza pracowników i wprowadza zamęt. Jednak nie tylko brak celu może sprawiać, że firmowe spotkania nie są efektywne. W badaniu przeprowadzonym wśród 20 organizacji z wielu branż zweryfikowano, że dysfunkcyjne zachowania podczas spotkań firmowych, m.in. narzekanie, odbieganie od tematu lub nadmierne krytykowanie, wiązały się z niższym poziomem innowacyjności, stabilności zatrudnienia i co najważniejsze, mniejszym udziałem w rynku. Z kolei firmy, w których managerowie uważnie podchodzą do optymalizacji spotkań, mogą liczyć na wzrost współpracy zespołowej, większy poziom zaufania i lepszą wydajność pracy zespołów.

Co robią pracownicy podczas nieefektywnych, nieciekawych i przeciągających się spotkań firmowych?*

• 91% marzy i fantazjuje na inne tematy, niż te omawiane podczas spotkań w organizacji
• 96% pomija takie spotkania i nie pojawia się na nich
• 39% pracowników przyznaje, że zdarzyło im się zasnąć na zebraniu
• 45% czuło się przytłoczone
• 73% wykonywało podczas spotkań inne, zaległe zadania służbowe
• 47% narzekało, że zebrania organizacyjne pochłaniają czas

Przeczytaj także artykuł: (nie)Efektywne spotkania biznesowe – garść ciekawych faktów

Istnieje kilka aspektów, przez które spotkanie firmowe nie będzie przynosiło oczekiwanych rezultatów. Pierwszym z nich jest wcześniej wspomniany brak celu danego zebrania w organizacji i określonego efektu, jaki powinien być podczas niego osiągnięty. Kolejnym aspektem jest brak agendy, dzięki której możemy w odpowiedniej kolejności i przedziale czasowym realizować kolejne kroki spotkania służbowego. Następny istotny aspekt to, zbyt rozległa długość, która może powodować utratę koncentracji i zmniejszenie produktywności pracowników firmy. Idąc dalej, brak aktywnego udziału i zaangażowania uczestników może prowadzić do powierzchownych dyskusji i braku konkretnych rezultatów. Ważne jest, aby spotkanie było dobrze zorganizowane, a to oznacza, że powinno mieć wyraźny cel, klarowną agendę, odpowiednią długość i angażowało uczestników w konstruktywną interakcję. Tylko wtedy spotkanie firmowe będzie narzędziem umożliwiającym służbową efektywność, która pozwala realizować cele biznesowe organizacji.

Jak zorganizować efektywne spotkanie firmowe

Jak już określiliśmy, organizacja spotkań firmowych jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania w biznesie. Jednak nie wszystkie służbowe spotkania przynoszą oczekiwane rezultaty. Istotne jest bowiem zastosowanie odpowiednich strategii i praktyk, aby zagwarantować oczekiwaną efektywność. W tym podrozdziale przedstawimy wskazówki, które pozwolą zorganizować spotkanie firmowe tak, żeby było skuteczne, angażujące i przyczyniało się do sukcesu organizacji. Dowiesz się, jak ustalić cel spotkania firmowego, stworzyć jasną agendę, wykorzystać odpowiednie narzędzia komunikacyjne oraz skutecznie zarządzać czasem i zaangażowaniem uczestników.

Etap 1: Przygotowanie przed spotkaniem

Jednym z najważniejszych elementów efektywnych spotkań firmowych jest odpowiednie przygotowanie. To dzięki niemu możemy nadać naszemu zebraniu odpowiednia formułę i sprawić, że zarządzanie nim stanie się dużo łatwiejsze. Przed rozpoczęciem spotkania służbowego warto:

1. Określ cel spotkania: Najważniejszym punktem tego etapu jest zdefiniowanie jasnego celu i oczekiwanych rezultatów, które są kluczowe do wypracowania. Wszyscy uczestnicy powinni mieć jasność co do tego, dlaczego spotkanie firmowe się odbywa i czego oczekuje się po jego zakończeniu. To pozwala pracownikom organizacji skupić się na istotnych tematach, unikając marnowania służbowego czasu na niepotrzebne lub niezwiązane z celem zagadnienia. 

2. Ustal agendę: Kolejnym krokiem powinno być sporządzenie szczegółowej agendy, która uwzględnia tematy do omówienia, przydziela czas na każdy punkt oraz określa kolejność dyskusji. Agenda nadaje konstrukcję spotkania firmowego, a ponadto pozwala pracownikom organizacji na odpowiednie przygotowanie się i rozwiewa wiele wątpliwości. Z jasno określoną agendą i planem działania można skoncentrować się na kluczowych tematach i zapewnić, że spotkanie służbowe przebiegnie sprawnie.

3. Wybierz odpowiednie narzędzia komunikacyjne: W zależności od rodzaju spotkania służbowego i potrzeb uczestników organizacji, wybierz odpowiednią jego formę. Zebrania firmowe mogą odbywać się offline, jako dyskusja, prezentacja czy 15-minutowe zebranie na stojąco, które zadba o odpowiednią dynamikę. Mogą to być również spotkania online, telekonferencje, wykłady czy rozmowy na firmowych komunikatorach. Upewnij się, że narzędzia umożliwiają płynną i efektywną komunikację.

Przeczytaj także artykuł: Jaki wpływ na zaangażowanie pracowników mają spotkania online?

4. Przygotuj materiały i prezentacje firmowe: Aby zwiększyć efektywność spotkań w firmie warto zawczasu przygotować niezbędne materiały, takie jak prezentacje, raporty czy dokumenty służbowe. Upewnij się, że są czytelne, zrozumiałe i wspierają przekazywane informacje. Osoby prowadzące spotkanie w organizacji mogą przygotować odpowiednie plansze, aby wizualnie wspomagać przekazywanie treści. To przyczynia się do skutecznej komunikacji i zrozumienia ze strony uczestników.

5. Zaproś odpowiednich uczestników: Nie każdy musi być obecny na spotkaniu firmowym. Wskazane jest zaproszenie tylko tych osób w organizacji, których udział jest niezbędny dla osiągnięcia celu spotkania. Cała reszta pracowników może oddać się swoim zadaniom służbowym. Liczba uczestników powinna być optymalna, aby umożliwić swobodną interakcję i dyskusję.

Przygotowanie efektywnego spotkania firmowego wymaga starannego planowania, uwzględnienia potrzeb uczestników i skupienia się na konkretnych celach, istotnych z perspektywy organizacji. Pamiętaj o utrzymaniu aktywnego zaangażowania uczestników i skutecznym zarządzaniu czasem zebrania służbowego. To pozwoli na osiągnięcie sukcesu i realizację celów biznesowych, zespołowych i organizacyjnych.

Poznaj naszą koncepcję prowadzenie spotkań zespołowych PRO MEETING TOOLS. Pomożemy wypracować system efektywnych spotkań firmowych, które staną się źródłem budowania przewagi konkurencyjnej, a nie nudnym obowiązkiem.

Etap 2: Skuteczne zarządzanie spotkaniem firmowym

Zarządzanie spotkaniem firmowym ma kluczowe znaczenie dla efektywności komunikacji, wzmacniania zaangażowania zespołu, rozwiązywania konfliktów oraz problemów, a także  budowania odpowiednich relacji. Odpowiednie zarządzanie spotkaniem służbowym pozwala na wykorzystanie pełnego jego potencjału i przyczynia się do sukcesu organizacji.

1. Monitoruj czas: Przydziel odpowiednią ilość czasu na każdy punkt agendy i pilnuj, aby spotkanie firmowe nie wydłużało się niepotrzebnie. Efektywne wykorzystanie czasu jest istotne zarówno dla organizatorów, jak i dla uczestników spotkania służbowego. Jeśli jest potrzebne więcej czasu, rozważ podzielenie go  na kilka sesji.

2. Utrzymuj dyscyplinę: Zachęcaj uczestników do przestrzegania ustalonych czasów i porządku. W razie potrzeby, przejmij rolę moderatora, który skupia się na utrzymaniu dyscypliny i przestrzeganiu zasad spotkania firmowego. Pilnuj, aby dyskusja skoncentrowała się na istotnych tematach organizacyjnych, zgodnie z agendą. Odrzucaj lub przechodź szybko przez tematy, które nie są związane z głównym celem spotkania służbowego.

3. Angażuj uczestników: Stwórz atmosferę, w której każdy pracownik organizacji czuje się komfortowo i jest zachęcony do aktywnego udziału. Zadawaj pytania, proś o opinie i zapraszaj do zabierania głosu w dyskusji. Wprowadź interaktywne elementy, takie jak burza mózgów czy ćwiczenia grupowe, aby pobudzić kreatywność i zaangażowanie. Poprzez odpowiednie zarządzanie spotkaniem służbowym, można zapewnić skuteczną wymianę informacji, idei i pomysłów między uczestnikami. Pamiętaj też, że pracownicy czują się bardziej zaangażowani, gdy mają świadomość, że spotkanie firmowe jest dobrze przygotowane i wartościowe. Prowadź je w sposób klarowny i zrozumiały. Wykorzystuj prezentacje, grafiki lub notatki służbowe, aby wizualnie wspomagać przekazywanie informacji. Dbaj o zrozumienie ze strony wszystkich uczestników i daj im możliwość zadawania pytań i wyjaśniania wątpliwości.

4. Rozwiązuj problemy i podejmuj decyzje: Spotkania firmowe są również miejscem, w którym można skupić się na rozwiązywaniu problemów służbowych i podejmowaniu decyzji. Poprzez odpowiednie zarządzanie, można stworzyć strukturę dyskusji, umożliwić wymianę różnych perspektyw i wspólnie dochodzić do najlepszych rozwiązań. Efektywna rozmowa i rozwiązywanie konfliktów sprzyja podejmowaniu konkretnych decyzji i przełamywaniu trudności.

5. Podsumuj i ustal działania do wdrożenia w firmie: Na zakończenie spotkania podsumuj omówione tematy, wypracowane wyniki i ustal konkretne działania, które wynikają z dyskusji. Określ odpowiedzialność za realizację tych działań i ustal terminy ich wykonania.

Efektywne zarządzanie spotkaniem firmowym wymaga planowania, dyscypliny służbowej, aktywnego zaangażowania uczestników i skupienia na istotnych tematach. Pilnuj czasu, utrzymuj porządek i angażuj uczestników, aby osiągnąć sukces i osiągnąć zamierzone cele spotkania.

Potrzebujesz wsparcia w organizowaniu i zarządzaniu spotkaniami firmowymi? Skorzystaj ze szkolenia:

Etap 3: Zarządzanie dokumentacją i długoterminowe śledzenie rezultatów

1. Sporządź notatki ze spotkania: wyznacz osobę w firmie, do której zadań będzie należało robienie notatek ze spotkania organizacyjnego. Niech rejestruje omówione tematy, decyzje, podjęte działania i przydzielone zadania służbowe. Upewnij się, że notatki są czytelne, zrozumiałe i zawierają wystarczające szczegóły, by móc wdrożyć je w organizacji. Po spotkaniu udostępnij notatki i wszelką inną dokumentację zainteresowanym pracownikom. Może to być poprzez udostępnienie ich na wspólnym dysku służbowym, wysłanie pocztą elektroniczną lub udostępnienie w firmowej bazie wiedzy lub aplikacji rozwojowej.

2. Przypomnij o ustalonych działaniach w firmie: W określonym czasie po spotkaniu firmowym, przypomnij uczestnikom organizacji o ustalonych działaniach i przypisz im odpowiedzialność za ich wykonanie. Możesz to zrobić poprzez wysłanie powiadomienia lub zaplanowanie krótkiego spotkania follow-up, aby sprawdzić poczynione postępy. Monitoruj realizację działań i zadaj pytania o ich status podczas kolejnych spotkań lub w regularnych raportach. Upewnij się, że ustalone działania firmowe są wykonane w terminie i podejmij odpowiednie działania, jeśli są jakieś opóźnienia.

3. Dokumentuj rezultaty i osiągnięcia: Zapisuj osiągnięcia, zmiany i rezultaty, które wynikają z przeprowadzonych działań po spotkaniu służbowym. Warto utrzymywać historię rezultatów, aby można było śledzić postęp i ocenić wpływ spotkań na organizację. W przyszłości te informacje staną się motorem do zmian w firmie i będą cenną dawką wiedzy o poczynoinych krokach i ich korzystać biznesowych dla firmy.

4. Analizuj efektywność organizacyjną: Regularnie oceniaj efektywność spotkań w firmie, analizując, czy osiągają zamierzone cele, czy istnieją obszary do poprawy i jak można jeszcze bardziej zoptymalizować proces spotkań. Wykorzystuj te informacje do doskonalenia tego procesu organizacyjnego w przyszłości. Zebrania służbowe mogą być stale ulepszane, dlatego pytaj pracowników o ich doświadczenia z nimi związane, np. poprzez ankiety lub firmowy komunikator.

5. Wykorzystuj narzędzia do zarządzania spotkaniami firmowymi: Rozważ wykorzystanie specjalistycznych narzędzi organizacyjnych, takich jak oprogramowanie do planowania spotkań, rejestrowanie notatek służbowych, w których program przepisuje dźwięk na tekst, monitorowanie działań i generowanie raportów. Mogą one ułatwić śledzenie rezultatów i efektywność zebrań w firmie.

Efektywne zarządzanie dokumentacją i długoterminowe śledzenie rezultatów po spotkaniu firmowym wymaga skrupulatnego rejestrowania informacji, monitorowania działań i systematycznego analizowania osiągnięć. To pozwoli na utrzymanie klarowności, odpowiedzialności i skuteczności spotkań służbowych, przyczyniając się do efektywnej realizacji celów organizacji.

Spotkania firmowe – Podsumowanie

W artykule omówiliśmy znaczenie organizowania efektywnych spotkań firmowych. Przede wszystkim kluczowe jest odpowiednie przygotowanie. Należy określić cel spotkania, opracować jasną agendę i wybrać odpowiednie narzędzia komunikacyjne, które ułatwią wymianę służbowych informacji i będą dbały o ich przepływ w organizacji. Ważne jest także, aby skupiać się na istotnych zagadnieniach, angażowaniu pracowników organizacji i efektywnym wykorzystaniu czasu. Po zebraniu nie zapominaj o zarządzaniu dokumentacją i śledzeniu rezultatów długoterminowych dla firmy. Odpowiednie kierowanie spotkaniem przyczynia się do efektywnej komunikacji, osiągania celów biznesowych, budowania zaangażowania zespołu oraz rozwiązywania problemów, tych służbowych i czysto personalnych.