Systemy ocen okresowych w firmie

Oceny pracownicze to temat ważny. Piszę ten artykuł, aby uchronić właścicieli i zarządzających MSP przed pochopnym podjęciem decyzji o wdrożeniu ocen okresowych w firmie. Przez wiele lat organizacja posiadająca system okresowej oceny uchodziła za wzór do naśladowania. Teraz korporacje, które zaczęły wdrażać te systemy w latach osiemdziesiątych, najczęściej właśnie się z nich wycofują. Wśród nich są takie firmy jak Deloitte, czy Microsoft. Wiele firm przekonało się, że nie tędy droga do osiągania pożądanych rezultatów.

Przyszłość ocen okresowych w firmach

Systemy ocen okresowych w firmie zdają się przychodzić powoli, ale systematycznie, do lamusa historii zarządzania. Wielu zapyta dlaczego? Przecież pracownicy potrzebują oceny, a firma chce mieć pewność, że osiąga wyniki, a jej pracownicy są zaangażowani w cele. To prawda, ale to czego naprawdę potrzebują pracownicy, to informacja zwrotna, która pozwala im się rozwijać, a to czego potrzebują firmy, to pewność, że cele które się wyznacza są realizowane. Do tego nie jest potrzebna ocena pracownicza, ale bieżące wyznaczanie celów, korygowanie i monitorowanie wyników pracy. Potrzebne są rozmowy, ale nie oceniające pracowników, lecz dwustronnie określające wzajemne cele i oczekiwania pomiędzy firmą, menedżerami, a pracownikami.

Zrób przegląd firmy:

Przegląd firmy

Postrzeganie oceny okresowej przez pracowników

Generalnie nie słyszałem wielu dobrych opinii o systemie ocen okresowych w jej tradycyjnej formie, czyli w formie kwestionariuszowej, opartej o rozpisane kompetencje oceniane według punktów. Słyszałem za to wiele negatywnych opinii od uczestników takich rozmów, którzy narzekali na formułę i na jednostronność takiej oceny. Co więcej, negatywne opinie płynęły ze strony osób ocenianych, jak i oceniających.

Negatywny wpływ ocen okresowych

W zamierzeniu ma ona motywować pracowników, a tak naprawdę bardzo często ich demotywuje oraz niszczy relacje pomiędzy pracownikami, a menedżerem. Negatywny wpływ ocen okresowych widać przede wszystkim na samych rozmowach i po nich. Menedżerowie nie czują się komfortowo, kiedy raz w roku muszę usiąść z pracownikiem i ocenić go według skali punktowej, niczym w szkole. Pracownicy też się dziwią tej sytuacji ponieważ, często przyjęte kryteria oceny nie odzwierciedlają złożoności ich pracy i nie są obiektywne.

Zapoznaj się z naszą koncepcją doradztwa biznesowego:

Projekty rozwojowe w organizacji

Ocena okresowa zwalnia też menedżerów z bieżącej komunikacji z pracownikami, którzy mogą odkładać ważne tematy rozmów na później. Często czekają oni na ocenę okresowa, aby przekazać informację pracownikowi na temat tego, jak postrzegają jego pracę. Tak naprawdę, informacja zwrotna powinna być przekazywana na bieżąco, codziennie, ale także np.w trakcie podsumowań w tygodniowych, miesięcznych czy w kwartalnych rytmach. Częstotliwość ich prowadzenia zależy od specyfiki pracy, potrzeb firmy i od momentu rozwoju pracownika.

W czasach szybkich zmian, w dobie rynku pracownika oraz coraz bardziej dominującego pokolenia millenialsów pojawiającego się na rynku pracy, takie podejście jest zgubne dla organizacji. Jest tak dlatego, że potrzeby firm i pracownika się rozmijają. Wszyscy potrzebujemy częstych informacji zwrotnych, ale młodsze pokolenie nie obawia się o nie prosić, a nawet zaczyna ich wymagać.

Rzeczywistość na rozmowach okresowych

Rozmowy okresowe prowadzą do okopywania się na stanowiskach szczególnie wtedy, kiedy powiązane są z wynagrodzeniem czyli podwyżkami lub ich brakiem. Niektóre firmy z góry zakładały z góry, że dolne 10% pracowników trzeba zwolnić 10% awansować i rozwijać a resztę, no cóż tutaj planów zazwyczaj nie było, albo były okrojone… Oczywiście, efektem rozmów powinny być plany rozwojowe dla pracowników, ale te, jeśli powstają, są często mało precyzyjne i nie wnoszą wiele do pracy.

Pracownicy wiedząc o tym, bardzo często szli w zaparte i oceniali się lepiej niż ich menedżer. Menedżer z kolei zaniżał oceny, po to, aby mógł negocjować. Często przecież miał określony budżet na podwyżki, a jeżeli wszystkich oceniłby bardzo dobrze, to musiałby je dać… wszystkim, na co go nie stać i tak spotykali się po środku. Każdy był po części zadowolony, a po części sfrustrowany. Oprócz tego aspektu problemem jest jeszcze ten sposób udzielania informacji zwrotnych, który nie zawsze przestawał do oczekiwań jednej i drugiej strony, ponieważ przekazywany komunikat był zbyt oceniający i postrzegany jako niesprawiedliwy.

Co robić zamiast ocen okresowych?

Planowanie ścieżek rozwoju i awansu zawodowego

Narzędziem wspierającym efektywne jest wspólne planowanie kariery zawodowej przez menedżera i pracownika. Ważne, by uwzględniały cele firmy, które chce osiągnąć. W ten sposób łączy się cele wszystkich zainteresowanych pracowników i menedżerów oraz organizacji.

Rozmowy jeden na jeden

Bardzo ważne, wpływające na efektywność współpracy, są rozmowy 1 na 1 pomiędzy menedżerami i pracownikami. Powinny być one prowadzone tak często, jak to potrzebne, ale nie rzadziej niż raz na kwartał. Celem tych rozmów powinno być ukierunkowanie pracownika na cel organizacji, jego indywidualnego stanowiska oraz oczyszczenie relacji pomiędzy menedżerem i pracownikiem w kontekście bieżących zadań i doświadczeń. Kluczowym aspektem rozmów jeden na jeden  jest dwustronny feedback, czyli menedżer otrzymuje feedback od swojego pracownika na temat tego, w jaki sposób jest przez niego kierowany, i jakiego wsparcia od niego oczekuje że, aby skuteczniej osiągać  swoje wyniki.

Wyznaczanie celów i wskaźników

Najczęściej spotykaną formą powiązaną z systemem ocen okresowych jest wyznaczanie celów zgodnie z metodą SMART. to mogą być cele roczne kwartalny miesięczne, albo tygodniowe. Może to być wyznaczenie wskaźników do realizacji. Chodzi o to, aby pracownik mógł skoncentrować się na jasno sprecyzowanych celach i zadaniach w danym czasie.

Określenie normatywów

Innym narzędziem jest wyznaczenie normatywów w danej pracy, czyli czasów trwania dla poszczególnych czynności które wykonuje pracownik. Co ważne trzeba być tutaj rozsądnym i nie ulegać chęci nadmiernego śrubowania norm. Pamiętajmy, że pracownicy potrafią skutecznie zaniżać normy jeśli one są dla nich niesprawiedliwe i trudne do osiągnięcia. Normatywy mają być punktem do odniesienia i monitorowania, a nie wyrocznią wszystkich działań. Może przecież dojść do takiej sytuacji, w której pracownicy zaczną robić wszystko żeby normy osiągnąć, łącznie z obniżeniem jakości lub pominięciem pewnych starań, które mogłyby podjąć, a które są ważne z perspektywy długofalowej.

OKR czyli Objective Key Results

To narzędzie wymyślone przez firmę Intel, a stosowane między innymi przez Google, w którym pracownicy w rytmie kwartalnym mają wyznaczone konkretne cele, a mierzony jest stopień ich realizacji w przeciągu tych trzech miesięcy. Pracownik na bieżąco może monitorować swoje wyniki oraz dostaje wsparcie kiedy ma trudność w realizacji celów. Takie podejście umożliwia zwiększenie zaangażowania pracowników i koncentrację ich na odpowiednich działaniach ważnych z perspektywy strategicznej firmy.

Instant feedback – ciągła informacja zwrotna

Zamiast stosowania ocen okresowych lepiej przejść na ciągłą informację zwrotną, czyli tak zwany instant feedback. Ludzie potrzebują bieżącej oceny i potrzebują wsparcia w realizacji zadań i ich ocenie. w innym przypadku będą czuli się zagrożeni i niepewni w swoich rolach. Szczególnie to dotyczy pracowników na początku kariery zawodowej lub zatrudnienia w danej firmie.

Feed-forward – co zmienić w przyszłości

Kolejnym narzędziem, które warto zastosować zamiast ocen okresowych jest tak zwanych feed forward, czyli informacja zwrotna nakierowana na przyszłość. Czyli zamiast koncentrować się na ocenie przeszłości warto mówić komunikować pracownikowi, jakie postawy, umiejętności, czy zachowań oczekuje się od niego w przyszłości w danym kontekście. Poza tym, że taka informacja będzie lepiej przyjęta to unikniemy “rozdrapywania ran” z przeszłości, które często nic nie wnosi do współpracy.

Ocena 360 stopni

Bardziej sformalizowanym narzędziem oceny pracowników jest ocena 360 stopni, w tym wydaniu jednak to pracownicy menedżerowie oceniają siebie nawzajem. Ocena ta jest przeprowadzone przez osoby, które blisko ze sobą współpracują w organizacji. Jest to jeden ze sposobów, aby zdiagnozować klimat organizacyjny i zastanowić się, w którym kierunku się rozwijać jako pracownik otrzymując zbiorczą informację zwrotną od wielu osób.

Podsumowanie

Jeśli zamierzasz wdrożyć system ocen okresowych w firmie, to mam nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu, będziesz wiedzieć jakie są szanse i zagrożenia wynikające z jego wdrożenia i co można zrobić, aby im zapobiec. Ocena pracy jest ważna, ale ważniejsze jest to, żeby była ona obiektywna i efektywna dla organizacji, a nie utrudniała realizacji jej celów. Dlatego właśnie polecam tobie przyjrzenie się innym narzędziom niż ocena okresowa, które zwiększą efektywność pracy w twojej organizacji, a jeżeli masz pytania napisz do mnie. Powodzenia.

Maciej Sasin
Konsultant rozwoju organizacji

Założyciel firmy Akademia Rozwoju Kompetencji specjalizującej się w rozwoju organizacji. Autor książek Budowanie zaangażowania, Efektywny system pracy oraz Skuteczna sprzedaż. Pomaga firmom budować zaangażowanie pracowników.

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA!

NEWSLETTER

Zapisz się już dziś do naszego newsletter'a a otrzymasz darmowy fragment książki "Skuteczna sprzedaż. Model, który zwiększy Twoje zyski" autorstwa Macieja Sasina!

Send this to a friend