Szkolenie online zamiast tradycyjnego spotkania w sali szkoleniowej? Sam nie byłem od początku przekonany do tej formy uczenia się. Wiele zależy jednak od inwencji twórczej prowadzącego i jego otwartości na nowe formy przekazywania wiedzy. Z drugiej strony, potrzebna jest otwartość uczestników na tę formę edukacji. Oni także muszą przyzwyczaić się do innego rodzaju uważności przed ekranem komputera, czy nawet smartfona. Szkolenie online może być dobrą alternatywą dla tradycyjnych form szkoleń face to face. Mamy coraz więcej dobrych narzędzi do tego, aby prowadzić je w ciekawej formule nauczania na odległość, nawet w formie grupowej.
W większości nasze ograniczenia co do tej formy są przekonaniami wynikającymi ze złych doświadczeń z e-learningiem, który jest jednostronną formą nauczania i przekazywania wiedzy, której wielu z nas nie lubi.
Tymczasem szkolenie online w formie wideokonferencji, może być równie skuteczne, szczególnie, jeśli weźmiemy pod uwagę pracę indywidualną, ale także pracę z mniejszymi i większymi grupami.
Jak zwiększyć efektywność pracowników w ich nowych rolach? Onboarding.
Kiedy pracowałem jeszcze jako HR Business Partner, kiedy pracownik otrzymywał awans, zawsze otrzymywał ode mnie wsparcie szkoleniowo-rozwojowej w nowej roli.
Spotykaliśmy się wtedy przez kilka miesięcy raz w tygodniu lub częściej, na około dwie godziny. W tym czasie znajdowała się przestrzeń na to, aby przepracować najważniejsze kwestie związane z nową rolą, albo bieżące tematy, co do których awansowana osoba miała wątpliwość. Takie podejście umożliwiało w miarę bezstresowe i skuteczne wejście w rolę managera lub sprzedawcy, bo akurat wtedy głównie tymi osobami się zajmowałem.
Niewiele firm jednak stać na zatrudnienie trenera lub wysłanie pracownika na szkolenie indywidualne w formule otwartej. Chociaż są to dobre rozwiązania, to jednak nie jest to forma dopasowana do potrzeb wszystkich uczestników. Dlatego czasem warto podejść do tematu inaczej i skorzystać z możliwości jakie daje nowoczesna technologia, organizując szkolenia online dla indywidualnych osób, ale także i grup..
Szkolenie online jeden na jeden – łączenie różnych form rozwojowych
Szkolenia online, jak każde rozwiązanie, ma ona swoje plusy i minusy, ale największą wartością jest to, że pracując jeden na jeden, w krótszym czasie, pracownik otrzymuje wsparcie takie, jakie naprawdę potrzebuje. Ja osobiście takie szkolenia łączę z elementami coaching’u i mentoring’u, co pozwala uczestnikom na pełniejsze skorzystanie z tego, bądź co bądź, krótkiego czasu.
Proces szkolenia online można uzupełnić pracą wdrożeniową pomiędzy sesjami, kiedy to uczestnik przepracowuje kwestie, które zostały poruszone na warsztacie w praktyce. Cykl takich spotkań może trwać od kilku, do nawet kilkunastu spotkań w zależności od specyfiki potrzeb uczestnika procesu rozwojowego.
Zalety indywidualnych szkoleń online
Firmy bardzo często myślą w kategorii szkoleń jedno lub dwudniowych. Takie myślenie powoduje, że zanim zbierze się grupa, ustali się termin, zorganizuje logistykę szkoleń, osoby które najbardziej potrzebują wsparcia i wiedzy, mogą poczuć się pozostawione samym sobie, bez wsparcia. W tym czasie mogą też popełnić wiele błędów które trudno będzie już naprawić na przykład w kontekście zarządzania zespołem.
Zaletą takich szkoleń online jest także to, że nie trzeba tracić czasu na kosztowne dojazdy i całą logistykę szkoleniową. Jest to wygodne rozwiązanie w nowoczesnym, zmieniającym się świecie, w którym mamy teraz mniej czasu, niestety także na działania rozwojowe.
Spotkanie online być może nie zastąpi w pełni spotkania face to face, ale w dużej mierze może pomóc nowo mianowanej osobie w rozwoju jej kompetencji. Czasem może się nawet okazać, że będzie bardziej skuteczny, bo dopasowane do indywidualnych potrzeb uczestnika i organizacji. W pracy indywidualnej można odwoływać się do indywidualnych doświadczeń, a nawet dopasować się do typu osobowości, z którą wiązać się mogą słabe lub mocne strony w danym rozwijanym obszarze.
Szkolenia online w grupach
Szkolenia online, także te wewnętrzne, w organizacjach rozproszonych warto prowadzić online, a nie czekać, aż spotkamy się na spotkaniu firmowym, np. raz na kwartał. To jeden z elementów cyfryzacji i innowacyjności w organizacjach.
Jeżeli chodzi o część wykładową, to nie ma wielkiej różnicy pomiędzy częściami wykładowymi na sali szkoleniowej i tymi online. W trakcie wideokonferencji możemy zadawać pytania za pomocą czatu, nie przerywając wypowiedzi prowadzącemu, co daje nawet przewagę wykładu online. Często zdarza się że uczestnicy wykładów w formie tradycyjnej, nie zadają pytań ponieważ obawiają się zabierania głosu publicznie. Na szkoleniach online nie ma takiego problemu.
Możemy też wspólnie oglądać fragmenty filmów, np, udostępniając link w sieci, udostępniać ekran na którym demonstrujemy coś na swoim komputerze i wspólnie to omawiać.
Możemy, tak samo, wykonywać ćwiczenia indywidualne, ćwiczenia zespołowe (analiza case study), można przeprowadzać dyskusje i debaty online – niektóre rozwiązania, takie jak Google Meet, pozwalają na przełączanie się widoku kamery, na osobę, która aktualnie bierze w niej aktywny udział. Lepiej jest w ten sposób zarządzać dyscypliną spotkania ponieważ naprawdę dobrze słychać tylko jedną osobę.
Nawet takie formy szkoleniowe jak techniki prezentacji, możemy przeprowadzić w formule online. Uczestnicy mogą nagrać siebie jak przedstawiają dany temat na wideo i przesłać się prowadzącemu lub wystąpić po prostu przed uczestnikami szkolenia online odsuwając się od kamery. Po takich prezentacjach mogą oni otrzymać informację zwrotną. Oczywiście, nie jest to idealne rozwiązanie, ponieważ bez żywej publiczności to nie to samo wystąpienie publiczne, ale inne kwestie jak nauka komunikacji niewerbalnej są bardzo zbliżone.
Wskazówki dla osoby prowadzącej szkolenie online
– dobre zaznajomienie się ze sprzętem – nie improwizuj – zapoznaj się z możliwościami – zrób testowe szkolenia
– zadbaj o wysoki poziom swojej energii, którą trudniej wykrzesać w formule online – aby go zapewnić warto uwolnić ręce i więcej pracować gestami
– aktywizuj uczestników do rozmowy i zadawania pytań, wypełniania ankiet, głosowania, itp. – w formule online aktywność części uczestników może być ograniczona ze względu na „efekt próżniactwa społecznego” (czyli działają nieliczni, a reszta obserwuje, albo nie angażuje się) – warto stosować aktywizujące rundki pytań i odpowiedzi
– warto stosować częstsze sprawdzanie jak uczestnicy odbierają komunikaty, ponieważ nie mamy tak dobrego kontaktu i informacji zwrotnych jak w formule tradycyjnej – pytajmy czy się uczestnicy zgadzają, jakie mają pytania, czy wszystko jest jasne, itp.
– warto zadbać o robienie częstszych przerw, na przykład co 45 minut, choćby na rozprostowanie się
– koniecznie trzeba o wcześniejsze przekazanie odpowiednich materiałów szkoleniowych lub ich szybki transfer do uczestników – warto im przekazać wcześniej materiały wydrukowane lub aby samodzielnie je wydrukowali
Wskazówki dla uczestników szkoleń online
W tym kontekście dobrym rozwiązaniem jest wyłączenie wszelkich powiadomień, aplikacji, a w szczególności poczty email, które mogą nas rozpraszać korzystając z komputera.
Pomóż prowadzącemu dając mu informację zwrotną, choćby w komentarzach, na temat tego, jak odbierasz treści i czego potrzebujesz dla lepszego ich przyswajania.
Jeśli jest taka opcja, przenieś się ze sprzętem do innego pomieszczenia, np. salki konferencyjnej, aby oderwać się od naturalnego środowiska pracy i osób, które mogą ciebie w nim rozpraszać. Odseparuj się od środowiska przez użycie słuchawek – będzie lepiej się tobie skupić.
Wady szkoleń online
Oczywiście, nie wszystkie cele można zrealizować w tej formule, na przykład, spotkanie integracyjne w tej formie na pewno się nie sprawdzi. Problemem jest oczywiście wykonywanie ćwiczeń które wymagają współpracy zespołowej, w której fizycznie trzeba coś zbudować, ale wszelkie inne formy komunikacji możemy odwzorować w formule online.
Problemy techniczne, na które nie mamy wpływu przede wszystkim z wolnym łączem internetowym, także są ograniczeniem w prowadzaniu szkoleń online.
Problem z dźwiękiem, który nie jest dobrej jakości, to częsty problem z którym trzeba się zmierzyć, dlatego warto stosować słuchawki z mikrofonem lub mikrofon pojemnościowy dający lepszy efekt.
Problemem jest to, że środowisko uczenia często nie jest oddzielone od miejsca pracy. To może utrudnić wejście w proces nauki.
Podsumowanie informacji o szkoleniach w formie online
Szkolenie online jest uzupełnieniem, a często pełnoprawnym zamiennikiem szkoleń stacjonarnych. Działy trenerzy, HR, jak i sami uczestnicy muszą przekonać się o skuteczności tej formy, aby aktywnie promować ją w organizacjach. Więcej w tej kwestii mamy ograniczających przekonań, niż nam się wydaje. Wiele osób nie bierze w takich formach udziału, a negatywnie na jej temat się wypowiada. Szkolenia online to prężna branża rozwojowa działająca na rynku poza biznesowym, ale to kwestia czasu, jak się do tej formuły przyzwyczaimy, tak jak jest to z pracą zdalną.
Maciej Sasin
konsultant rozwoju organizacji, trener, coach
założyciel Akademii Rozwoju Kompetencji
