Trudności w zarządzaniu zespołem rozproszonym

W zmieniającym się świecie rozrastających się firm, coraz częściej mamy do czynienia z pracą w zespołach rozproszonych (nazywanych również wirtualnymi). Zarządzanie zespołami tego typu stawia nowe wyzwania dla menadżerów i wymaga często zastosowania odmiennych metod pracy od tych klasycznych.

Jak scharakteryzować zespół rozproszony?

Po pierwsze to zespół, którego członkowie pracują w różnych lokalizacjach. Może być to odległość między miastami lub nawet między państwami, kontynentami. Również przypadek, w którym pracownik wykonuje swoje zadania z domu, pokazuje specyfikę zespołu wirtualnego.

Po drugie, zespół pracujący w innych godzinach. Różnice w godzinach pracy mogą wynikać z innej strefy czasowej ale także ze względów na optymalizację procesów produkcyjnych, czyli firmy pracujące przez całą dobę w systemie zmianowym.

Szkolenie: Strategia budowania efektywnych zespołów PRO TEAM TOOLS

Po trzecie, zespoły są złożone z zewnętrznych pracowników. Takich, których zadaniem jest wykonanie jakiejś składowej części projektu. Przykładem może być firma, która organizuje szkolenia na terenie całego kraju i przez to współpracuje z trenerami ze wszystkich województw.
Zespołem wirtualnym można nazwać również zespół, który posiada tylko jednego pracownika zdalnego lub działającego w innej lokalizacji.

Co może sprawiać trudność w zespole rozproszonym? – Komunikacja

Podstawowymi obszarami, w jakich mogą pojawiać się kłopoty w zarządzaniu zespołem rozproszonym są trudności komunikacyjne i niesprecyzowany kierunek działań. Radząc sobie z brakiem możliwości bezpośredniego kontaktu oraz pracą w różnym czasie i lokalizacji można wykorzystać rozwiązania jakie dostarcza nam wsparcie IT. Powstało wiele aplikacji usprawniających komunikację. Firmy pracują m. in. na narzędziach, takich jak Skype, Lync czy Google Hangout, za pomocą których mogą prowadzić wideorozmowy, wideokonferencje, konwersacje lub przesyłać pliki.

Szkolenie: Skuteczna komunikacja w organizacji

Programy te są szczególnie przydatne w przypadku zespołów pracujących w wielu lokalizacjach. Wieloosobowe prowadzenie rozmowy z jednoczesną możliwością przesyłania plików zawierających np. prezentacje, będzie prowadziło do wyeliminowania wielu trudności związanych z komunikacją, między innymi dzięki okazji do natychmiastowego uzgadniania pojawiających się rozbieżności. Metoda ta pozwala na wyjaśnienie pytań na forum, co zmniejszy dublowanie się maili z tym samym pytaniem oraz pozwoli na bardziej jednoznaczną interpretację zagadnień. Inną grupą aplikacji ułatwiających pracę w zespole rozproszonym są te pozwalające na prowadzenie całych projektów. Przykładami takich programów są Redmine, Trello i Emplo.

Aplikacja Redmine umożliwia prowadzenie całych projektów. Można w niej kontrolować koszty i postępy projektu lub zadania. Dzięki diagramowi Gantta klarownie widać wąskie gardła oraz wskaźniki wykonania zadań.
Redmine umożliwia też prowadzenie monitoringu czasu pracy członków zespołu, co pozwala na skuteczniejsze delegowanie zadań. Przykładowo widzimy, który pracownik ukończył już swoją część zadania i może rozpocząć nowe lub wspomóc inne działania.

Drugi przykład to aplikacja Trello (z którego korzysta nasza firma), dzięki której możliwe jest tworzenie zespołów projektowych do konkretnych zadań. Stanowi wówczas źródło informacji i materiałów dla wszystkich członków bez względu na miejsce, w którym się znajdują. Aplikacja pozwala na zamieszczanie list zadań, delegowania ich i tworzenia checklist. Możliwość dodawania komentarzy na bieżąco wpływa zmniejszenie ilości maili wewnątrz firmy.

Poniżej filmik przedstawiający wykorzystanie Trello:

Trzeci przykład to aplikacja Emplo, która oprócz korzyści płynących z usprawnienia komunikacji między pracownikami pozwala na budowanie profili kompetencyjnych, zarządzanie szkoleniami, zarządzanie celami, czy choćby urlopami. Posiada funkcję automatycznego raportowania z zachowaniem wskaźników wykonania celu. Umożliwia również konstruowanie indywidualnych planów rozwojowych pracowników, posiada funkcję natychmiastowego feedbacku. W natłoku obowiązków zapomina się o tym elemencie. Gdy po jakimś czasie wracamy do udzielenia feedbacku nie pamiętamy już o emocjach jakie czuliśmy lub czego dotyczyła konkretna sytuacja. Pracownik może już nie pamiętać jakiegoś zdarzenia, wypowiedzianych słów. Stosując „instant feedback” ma się pewność, że komentuje się o konkretne i jasne dla obu stron sytuacje.

Przyjazny filmik objaśniający pracę na Emplo:

 

Co może sprawiać trudność w zespole rozproszonym? – Brak wspólnego kierunku

Czynnikiem, który buduje zespół i usprawnia jego komunikację jest bez wątpienia skonkretyzowana i zrozumiana przez wszystkich członków wizja oraz szczegółowo określone cele i priorytety. Zarządzając zespołem rozproszonym warto pamiętać, aby poszczególni członkowie wiedzieli w jakim kierunku i tempie mają zmierzać. Dodatkową trudnością jest fakt, że kontrolowanie postępów poszczególnych zadań w rozproszonym zespole jest o wiele trudniejsze niż w zespołach pracujących w tym samym miejscu i czasie. W takiej sytuacji zarządzanie przez misje i wizję staje się jedną z najskuteczniejszych metod. Wizja stanowi jasny i motywujący do działania obraz przyszłości. Zespoły rozproszone są często urozmaicone pod względem kulturowym i narodowościowym.

Ze względu na te różnice, rozumienie i postrzeganie wizji przez poszczególnych członków zespołu może być odmienne. Efektywną metodą na zbadanie jak pracownicy postrzegają wizję oraz cele, może być stosowanie pytań kontrolnych. Takim pytaniem może być „Jak mnie zrozumiałeś?”, „jakie są kolejne kroki które podejmiesz?”, „Po czym poznasz, że twoje zadanie zostało wykonane?”.

Narzędzia parafrazy i wizualizacji również bywają skuteczne. Możemy poprosić współpracowników, aby opowiedzieli nam o wizji i celach zespołu, o tym jak widzą wytworzony przez zespół produkt lub zrealizowany projekt. Gdy ktoś mówi swoimi słowami oraz wizualizuje sobie rezultaty działania, możemy mieć większą pewność, że rozumie wizję w podobny do nas sposób niż w przypadku, gdy powtarza nasze słowa lub tylko je akceptuje.

Podsumowanie

Zarządzanie oraz praca w zespole rozproszonym może stanowić ogromne wyzwanie. Często nacisk w takim zespole położony jest na inne elementy współpracy niż w zespołach stacjonarnych. Najważniejszym jest obserwowanie przepływu informacji i procesów w grupie, dzięki czemu możliwe będzie dobranie najskuteczniejszych narzędzi do uporania się z trudnościami.

Zapraszamy do lektury fragmentu  książki Budowanie zaangażowania

Joanna Tymczyj
Asystent marketingu i sprzedaży
Akademia Rozwoju Kompetencji
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk za zgodą autora.

W celu szerszego zapoznania się z naszą ofertą, zapraszamy Państwa do kontaktu telefonicznego lub klikając na poniższy formularz zgłoszeniowy:

lub

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA!

NEWSLETTER

Zapisz się już dziś do naszego newsletter'a a otrzymasz darmowy fragment książki "Skuteczna sprzedaż. Model, który zwiększy Twoje zyski" autorstwa Macieja Sasina!

Send this to a friend