Zarządzanie czasem i organizacja pracy handlowca – jak przeciwdziałać stresowi?

Samoświadomość jest kolejnym ważnym aspektem przeciwdziałania stresowi. Wbrew pozorom nasz styl pracy bardzo mocno wpływa na to, czy ten stres się pojawia, czy też nie. Jeśli mamy w naturze działanie na ostatnią chwilę, możemy sobie nieświadomie prowokować sytuacje stresujące. Działając na szybko – zapominamy o szczegółach, które są istotne w dłuższej perspektywie i mogą rzutować na sprzedaż. Kiedy rozpoznasz swój styl pracy – ograniczysz stres i jego wpływ na swoje działania. Najczęściej ograniczają nas: 

• Perfekcjonizm, czyli dążenie do ideału w każdym obszarze i koncentracja na mniej istotnych szczegółach,
• Pracoholizm, czyli doprowadzenie swojego ciała i umysłu do takiego stanu, w którym jest trudno o kreatywność i energię,
• Rozdrabnianie się, czyli dekoncentracja na wielu projektach i niedoprowadzanie spraw do końca,
• Brak asertywności, czyli branie na siebie zbyt dużej odpowiedzialności w relacjach z klientami i pracownikami,
• Nadmierny pośpiech, czyli brak uważności na szczegóły, np.narzucanie klientowi zbyt silnej presji i przyspieszanie procesu decyzyjnego wtedy, kiedy jeszcze nie dojrzał do niej.

Organizacja środowiska pracy sprzedawcy i handlowca

Nie wiem, czy zdajesz sobie sprawę, ale wiele problemów związanych ze stresem wynika z naszego nieuporządkowania. Dobra organizacja swoich zadań oraz wszystkich potrzebnych dokumentów przyczynia się do tego, że mniej ich szukamy, a w sytuacjach trudnych możemy łatwiej odnaleźć je, nie tracąc czasu na niepotrzebne frustracje. Kieruj się tu zasadą, że każda rzecz ma jedno miejsce i zawsze ją tam odkładaj. Na przykład w kontekście sztandarowego problemu handlowców: rozliczenia delegacji. Najlepszym, sposobem jest opisywanie faktur na bieżąco i odkładanie ich w jedno miejsce do teczki, którą mamy w torbie na laptopa i inne podręczne rzeczy.

Praca handlowca w home office

Praca w home office nie należy do najłatwiejszych, ponieważ musimy w trakcie jej wykonywania zwalczyć wiele pokus, które mogą rozpraszać nas w efektywnym działaniu. Podstawową rzeczą którą trzeba sobie unormować, to już na koniec dnia pracy, przygotować sobie plan na następny dzień. Ten sposób dzień zaczniemy już z dobrą energią.

Warto też z góry zaplanować, krok po kroku, czym będziemy się zajmować. Ustalić czas na wykonywanie telefonów i na wysyłanie ofert. Te zadania najlepiej łączyć w bloki czasu, aby systematycznie koncentrować się na jednej czynności, a nie rozpraszać się na zbyt wielu aktywnościach.

Pracując w home office warto zadbać o z góry ustalony rytm pracy i ustalenie zasad komunikacji ze współpracownikami. Mam tu na myśli to, aby ustalić jakimi narzędziami będziemy się posługiwać we współpracy: kiedy będziemy używać rozmów telefonicznych, wideokonferencji komunikatora czat, itp.

Pracując w domu często jesteśmy angażowali przez domowników, dlatego warto i z nimi ustalić zasady dotyczące komunikacji i wykonywania prac domowych w czasie pracy. Domownicy widząc nas w domu mają wrażenie, że mogą nam w każdej chwili przerwać, co utrudnia wykonywanie obowiązków.

Przygotowanie do wyjazdu

Przygotowując się do wyjazdu warto posługiwać się podręczną checklistą tak, aby niczego nie zapomnieć ani w kontekście ofert i materiałów dla klienta, ani wszystkich rzeczy niezbędnych do zabrania takich jak telefon, laptop, czy kabel do ładowarki. naprawdę warto mieć spisane wszystkie ważne rzeczy w formie podręcznej checklisty i przed wyjazdem z domu prześledzić wszystkie punkty krok po kroku, aby nie zapomnieć niczego ważnego. Warto w tym kontekście nie bazować tylko na tym, że myślę że spakowałem ale po prostu upewnić się że każda ważna rzecz jest w samochodzie.

Wszelkie narzędzia niezbędne do pracy z klientem tak jak oferty, katalogi, zamówienia, wizytówki i kalkulator powinny się znaleźć w podręcznej teczce, w której każda rzecz ma swoje miejsce. Uporządkowanie tych narzędzi sprawi, że wystarczy rzut oka, aby ocenić czy wszystkie niezbędne materiały się w niej znajdują. Ten sposób uporządkowania będzie robił pozytywne wrażenie na klientach, budując jednocześnie zaufanie w jego oczach.

Ramka: kategorie rzeczy do zabrania

Materiały handlowe

• Oferty
• Próbniki
• Katalogi
• Teczki ofertowe
• Wizytówki
• Gadżety firmowe
• Notesy
• Długopisy

Sprzęt techniczny

• Laptop
• Kalkulator
• Ładowarka do laptopa
• Telefon
• Ładowarka do telefonu
• Drukarka
• Kabel do drukarki
• Rzutnik

Garderoba 

• Koszule
• Marynarka
• Spodnie
• Pasek
• Buty 
• Ręcznik 
• kosmetyczka
• Bielizna

Logistyka

• Optymalizacja trasy
• Rezerwacja hoteli
• Pogoda
• Samochód 
• Tankowanie

Dokumentowanie wyjazdu

Praca z dokumentami, fakturami i delegacjami to coś czego handlowcy nie lubią najbardziej. Tutaj mam taką sugestię: nie odkładajcie pracy na buzię na koniec miesiąca tylko róbcie ją systematycznie każdego dnia. Dziesięć piętnaście minut dziennie możemy śmiało poświęcić w międzyczasie na wykonanie tych bądź co bądź mądrych czynności, ale jeśli z kumulują się nam na koniec miesiąca i będziemy musieli na to poświęcić cały dzień to wiesz czy nie będzie to ostatnia rzecz którą będziecie chcieli zrobić i prawdopodobnie zrobicie ją na ostatnią chwilę.

Trenowanie nawyków w celu poprawy organizacji pracy

Praca handlowca, podobnie jak sportowca, składa się z wielu, czasem drobnych, czynności, które wpływają na finalny wynik. Ważne jest, aby kształtować nawyk przygotowywania się do spotkań i standardowego prowadzenia ich w taki sposób, aby osiągać założone cele.

To, co ratuje nas w sytuacjach stresowych to właśnie nasze nawyki. Wracając do naszej sytuacji z wystąpieniami publicznymi, jeśli jestem dobrze wytrenowany w tym zakresie, bo moja energia w trakcie wystąpienia idzie w większym stopniu na część merytoryczną niż na tą część związaną z technicznymi aspektami wystąpień. Dobrze ukształtowane nawyki chronią nas przed stresem. Jeśli mam wytworzony nawyk odkładania ważnych dokumentów w jedno miejsce, za każdym razem wiem, gdzie je znaleźć, nawet jeżeli jestem zdenerwowany lub muszę wykonać czynność szybko i w bardzo krótkim czasie. 

Korzystanie ze wsparcia aplikacji IT dla zwiększenia efektywności pracy handlowca

Żyjemy w XXI wieku więc jeśli nie korzystamy z dostępnych aplikacji, może być trudniej. Dla handlowca taką aplikacją powinien być CRM, który ogranicza stres w ten sposób, że nie musimy pamiętać o wszystkich drobiazgach, które dla klienta powinniśmy wykonać lub o kontaktach, które powinniśmy podtrzymać. System CRM przypomni nam (w odpowiednim momencie, który uznamy za stosowny) o tym, że powinniśmy wykonać działanie. Trzymanie zbyt wielu spraw w głowie powoduje, że po prostu o nich nie pamiętamy i nie dotrzymujemy zobowiązań. Wtedy też mogą pojawiać się sytuacje stresujące, ponieważ nie mamy kontroli nad realizacją naszych celów.

Uważność na swoje ciało i umysł

W zarządzaniu czasem i przeciwdziałaniu stresowi bardzo ważna jest uważność na siebie, swoje myśli i emocje, ale także odczucia w ciele. Jeżeli czujemy się przemęczeni – powinniśmy odpocząć. Jeśli pracujemy zbyt długo – powinniśmy zdawać sobie z tego sprawę, że prędzej czy później zapłacimy za nie odpowiednią cenę, jaką jest brak efektywności i pogorszenie relacji z innymi ludźmi (nawet z rodziną). Jeśli mnie coś boli to znaczy, że ciało daje sygnał: zwróć na mnie uwagę. Jeśli dużo czasu spędzasz w samochodzie – możesz bagatelizować po jakimś czasie te bóle i twoje ciało przestanie wysyłać sygnały. Nie oznacza to, że problem się rozwiązał. Być może wróci on ze zdwojoną mocą za kilka lat albo miesięcy. Działaj proaktywnie, rób częstsze przerwy w trakcie jazdy na długich odcinkach i w trakcie nich rozciągaj się lub wykonuj proste ćwiczenia gimnastyczne.

Jeśli martwi mnie jakaś sytuacja i tę myśl cały czas hoduje w głowie nie próbując jej w jakiś sposób rozwiązać, osłabia ona moje zdolności poznawcze i intelektualne. Dlatego jeżeli mnie coś martwi, powinienem jak najszybciej z kimś porozmawiać lub samodzielnie przeanalizować temat, aby ruszyć z miejsca. Przeciążanie głowy trudnymi, niezałatwionymi sprawami obciąża nasz umysł. Takimi sprawami są np. trudne rozmowy z klientem, które odkładamy, a które nieustannie zatruwają nam myśli. Musimy się z nimi, jak najszybciej uporać, ponieważ one są źródłem stresu.

Elastyczność w pracy handlowca

Kompetencją, która zwiększa umiejętność zarządzania stresem jest elastyczność. W drugą stronę, jeśli jesteśmy zbyt dogmatyczni, tracimy zdolność szybkiego reagowania dopasowanego do sytuacji i możliwości klienta. Trzymanie się, często niesprawdzonych założeń, może doprowadzić nas do braku skuteczności. Elastyczność nie oznacza jednak, że rezygnujemy ze wszystkich swoich interesów na rzecz klienta, ale raczej to, że elastycznie reagujemy na jego potrzeby i staramy się dobrze zrozumieć jego sytuację, aby zaproponować mu optymalne rozwiązanie, czasem wykraczające poza wstępne oczekiwania klienta.

Dobre planowanie receptą na sukces w pracy handlowca

To, co może pomóc w osiągnięciu sukcesu i chronić handlowca przed stresem to dobre planowanie. Chodzi o to, żeby optymalnie wykorzystać potencjał posiadanych klientów (kontakt z nimi), a także odpowiednio zarządzać harmonogramem (niezbędna ilość i jakość działań), które przybliżą nas do celu. Plany sprzedażowe często są krytykowane za to, że są nierealistyczne, ale też  rzadko są dogłębnie analizowane i przekładane na konkretne działania, które należy wykonać, aby je zrealizować. W ten sposób możemy tak naprawdę zweryfikować naszą strategię i określić, czy jej wstępne założenia są realne do zastosowania.

Otwartość na wsparcie innych 

Handlowcy bardzo często wierzą, że posiadają wszelką niezbędną wiedzę i kompetencje do tego, aby samodzielnie rozwiązywać swoje problemy. Zamykają się na wsparcie z zewnątrz (ze strony przełożonego coacha/mentora, czy nawet ze strony współpracowników). To duży błąd, ponieważ sami wszystkiego nie jesteśmy w stanie zrobić i nie musimy wszystkiego wiedzieć. Dlatego musimy podejść do swojej pracy i swoich doświadczeń z otwartą głową, szukając wsparcia u bardziej doświadczonych osób. Nie ma sensu wyważać drzwi, które ktoś już wcześniej otworzył. Lepiej odnaleźć swojego mentora i z nim współpracować czerpiąc wiedzę i doświadczenie z jego sukcesów i porażek.

Optymalizacja procesu pracy sprzedawcy

W końcu, bardzo ważne jest to, aby stale optymalizować i doskonalić swoją pracę. Dzięki małym krokom można zwiększyć efektywność, a w ten sposób ograniczyć ilość stresu, który pojawia się w naszej pracy. Optymalizacja może doprowadzić do tego, że będziemy prowadzić bardziej skuteczne rozmowy handlowe, na które będziemy lepiej przygotowani. Może nas skłonić do tego, żebyśmy wybierali pracę z odpowiednią grupą klientów, a także, abyśmy usprawniali procesy przygotowywania ofert w sposób bardziej przemyślany, ale jednocześnie szybszy korzystając np. z szablonów. 

Trudno wskazać obszary, które w pracy handlowca nie można było zoptymalizować. Ważne jest zatem, aby przyglądać się swojej pracy lub poprosić kogoś, aby to robił np. w formule shadowingu lub podczas wspólnych wizyt w terenie. Kiedy wykonujemy jakąś czynność – bardzo trudno się wobec niej zdystansować, a ktoś z zewnątrz może nam podpowiedzieć, jak wykonywać ją lepiej. W ten sposób możemy uniknąć wielu trudnych i stresujących sytuacji. Po prostu musimy nauczyć się przekuwać nasze trudności i porażki w doskonalenie i sukcesy.

Sprawdź również naszą ofertę szkoleń dla handlowców.

Maciej Sasin

LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/maciej-sasin/

trener, coach, konsultant rozwoju organizacji
Akademia Rozwoju Kompetencji
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk za zgodą autora.

Bibliografia:

Maciej Sasin, Efektywny System Pracy, czyli jak zarządzać sobą w czasie, Helion, Gliwice 2016.