Zarządzanie czasem managera i przedsiębiorcy w XXI wieku

Coraz więcej managerów spotyka się z zarzutem, że zbyt mało uwagi poświęca na rzeczy ważne, a więcej na gaszenie pożarów. Z tej sytuacji nie są zadowoleni pracownicy, którym poświęca się mniej czasu. na omówienie wyników pracy, wspieranie w rozwoju, czy motywowanie. 

Przedsiębiorcy i menedżerowie są współcześnie jednymi z najbardziej zajętych i przeciążonych zadaniami osób. Muszą oni łączyć jednocześnie bardzo dużo kompetencji i ról. W wyniku poświęcenia dla swojej pracy często cierpi na tym rodzina, ale i inne obszary życia są zaniedbywane. Jednakże, wiele z tych wyrzeczeń można uniknąć, jeśli przedsiębiorcy i menedżerowie zwiększyliby swoją umiejętność organizacji pracy i poświęcenia się tym aspektom, które są najważniejsze do osiągania ich celów.

Zorganizowany manager/przedsiębiorca

Co można zrobić w tej sytuacji? Można i to wiele, a mianowicie, używając prostych metod, zbudować wydajny system pracy. Dzięki narzędziom w postaci kalendarza, podziału spraw na konteksty, check-listom, intuicyjnym metodom planowania, czy sposobom wydobywania kreatywności, świat zostaje „oswojony”. System pracy prowadzi do większej koncentracji na podejmowaniu działań, przeciwdziałając odkładaniu decyzji o wykonaniu ważnych czynności. Tak skonstruowany model pozwala zmierzyć się z płynną rzeczywistością w której żyjemy i doprowadzać ważne sprawy do końca, będąc skoncentrowanym na działaniu.

 Szkolenie Zarządzanie czasem i zespołem z wykorzystaniem metody ESP i KAIZEN 

Szybkość, wyzwania dla biznesu

Współczesny biznes wymaga nowego podejścia do zarządzania. Zmienność otoczenia, technologia, uwarunkowania prawne, rozwój technologiczny, zmiany pokoleniowe, restrukturyzacje, spłaszczanie organizacji powoduje, że od pracowników wymaga się więcej samodzielności, odpowiedzialności, podejmowania szybkich decyzji, optymalizacji kosztów i procesów w firmie. To czego potrzebują organizacje to zaangażowani pracownicy, którzy będą w ramach swojej pracy wykorzystywali maksimum posiadanego potencjału.

Rola i kompetencje menedżera we współczesnym świecie

Współczesny manager musi być bardziej skoncentrowany i uważny na wielu polach. Wymaga się od niego innowacyjności, która pozwoli wykorzystywać pojawiające się szanse i przeciwdziałać zagrożeniom w dynamicznie zmieniających się okolicznościach. Zwiększa się rotacja w firmach, a więc musi nauczyć się podejmowania trafnych decyzji personalnych, ale także wdrażać nowych pracowników w obowiązki. Manager coraz częściej realizuje projekty rozwojowe, więc musi zarządzać wiedzą i zmianą w swojej organizacji. Na rynek pracy wkracza nowe pokolenie Y, które wymaga innego podejścia, a przede wszystkim, zmiany stylu zarządzania. Manager sam wszystkiego nie zrobi, więc musi dzielić się odpowiedzialnością i delegować uprawnienia jeszcze efektywniej. Dlatego też powinien wchodzić w rolę przywódcy i lidera wyznaczającego kierunki, strategie i standardy działania.

 Szkolenie: Strategia budowania efektywnych zespołów PRO TEAM TOOLS 

Proaktywność w zarządzaniu czasem pracy przedsiębiorcy i managera

Generalnie – w życiu zawodowym nie brakuje przedsiębiorcom i managerom proaktywności, rozumianej jako dążenie do działania, przeciwdziałania trudnościom i pokonywania barier. Są oni bardzo aktywni i kreatywni, jednakże to, co jest ich piętą achillesową, to brak umiejętności odpoczywania i regenerowania się.

Czytaj także: Zarządzanie czasem i organizacja pracy handlowca jak przeciwdziałać stresowi? Zarządzanie czasem, a właściwie zarządzanie sobą w czasie dzięki ESP 

Brak czasu na “ostrzenie piły”, niekiedy bardzo duża nadpobudliwość i dążenie do niemal natychmiastowego działania, podejmowania decyzji – powoduje ograniczenie czasu niezbędnego na analizę tych działań. Zdarza się też, że przedsiębiorcy i menedżerowie są tak zapracowani, że nie mają czasu załadować przysłowiowej “taczki”.

Brakuje im dystansu do tego, co robią, przez co widzą poszczególne drzewa, a nie widzą całego lasu. Są końmi pociągowymi w swoich firmach, które pracują najciężej ze wszystkich, a jednocześnie, mają trudność z oddelegowaniem mniej istotnych działań, które to właśnie doprowadzają do ich przeciążenia i przepracowania.

Aby wyjść z tego błędnego koła, trzeba stanąć obok, przyjrzeć się z dystansu temu, co robimy. Należy zrezygnować z tych aspektów, które są dla nas mało rozwojowe, a jednocześnie na nowo przyjrzeć się swoim celom i priorytetom. Bardzo często w natłoku bieżących zadań zapominamy o tym, po co my je właściwie robimy… Trzeba na nowo nawiązać kontakt z samym sobą, aby czerpać prawdziwą satysfakcję z tego, co się robi i w jaki sposób działa się w firmie.

Rozwój samoświadomości zarządzania czasem przedsiębiorcy i managera

Wróg jest w nas samych. Niestety większość problemów, które spotykamy na swojej drodze są wynikiem naszego podejścia do pracy i do zarządzania. W życiu każdego człowieka, także przedsiębiorcy i menedżera, ważne jest to, aby zwiększyć zrozumienie siebie i motywów swoich działań. Wynikający z nich styl pracy, przyczynia się do tego, jakie rezultaty osiągamy.

Rozpoznanie swoich słabych i mocnych stron, oraz wdrażanie pozytywnych zmian sprawi, że będziemy funkcjonować w sposób bardziej efektywny i wydajny, w zgodzie ze sobą i swoimi wartościami.

Nadopiekuńczość w pracy managera i przedsiębiorcy

Jest kilka głównych barier, które stoją na drodze do efektywnej pracy przedsiębiorcy i menedżera. Pierwsza polega na tym, że w tej roli jesteśmy nastawieni na sprawianie, aby wszyscy wokół byli zadowoleni. Wchodzimy w rolę nadopiekuńczego rodzica w stosunku do klientów i do pracowników, przez co bierzemy na siebie zbyt dużą odpowiedzialność, ale także, możemy poczuć się w końcu sfrustrowani tym, że rzeczywiście stajemy się niezastąpieni. Mamy problem z delegowaniem, ponieważ nie chcemy obciążać zbytnio innych.

Perfekcjonizm jako ograniczenie efektywności managera i przedsiębiorcy

Kolejną barierą może być nadmierny perfekcjonizm. Chcę wszystko zrobić idealnie i to najlepiej za pierwszym razem. Nie daję sobie szansy na popełnienie błędów, wymagam od siebie i od innych osiągania rzeczy niemal niemożliwych od samego początku. Koncentruję się na wielu szczegółach, które w dalszej perspektywie okazują się mniej istotne dla całości organizacji, czy projektu. Jako przedsiębiorca, czy manager mogę dojść do przekonania, że sam lepiej wykonam niezbędną pracę, więc nie będę jej delegował, bo czas przeznaczony na jej wyjaśnianie będzie dłuższy, niż jej fizyczne wykonanie. Niestety popadamy tutaj w błędne koło: pracownicy się nie rozwijają, a przedsiębiorca, czy menedżer jest nieustannie dociążony najtrudniejszymi kwestiami, ponieważ boi się podzielić odpowiedzialnością.

Nadmierne rozproszenie na wiele projektów i inicjatyw

Kolejną trudnością, która pojawia się w pracy przedsiębiorcy czy menedżera, bywa jego gotowość do otwierania wielu nowych projektów i nie kończenia ich. Jego kreatywność wprowadza chaos w szeregach firmy, zmienność decyzji, a finalnie nie doprowadza tak naprawdę niczego do końca. Pracownicy czują się wtedy sfrustrowani, a nawet często myślą o odejściu z firmy lub też przestają się angażować, bo wiedzą, że ich inwencja nie znaczy nic przy kreatywności menedżera, czy przedsiębiorcy. Oczywiście ta sytuacja doprowadza również do przepracowania i braku rezultatów w realizacji postawionych przed organizacją i sobą celów. Aby ograniczyć negatywny wpływ, należy dokonać wyboru i skoncentrować się na kluczowych aspektach istotnych dla rozwoju biznesu. Doba ma tylko 24 godziny i choćbyśmy chcieli zaklinać rzeczywistość – nie da się w trakcie niej dobrze zrealizować tego wszystkiego, co byśmy chcieli.

Wszystko jest na barkach przedsiębiorcy i managera

Kolejną barierą wzrostu w organizacji patrząc z perspektywy postępowania przedsiębiorcy i menedżera, jest wewnętrzne przekonanie, że wszystko muszę zrobić sam i nikogo nie powinienem prosić o pomoc. Bycie supermanem nie jest dobrą strategią rozwoju biznesu. Przedsiębiorcy i menedżerowie często popadają w pułapkę, która polega na tym, że skoro są właścicielami firmy to powinni wszystko wiedzieć, o każdym aspekcie jej funkcjonowania. To prosta droga do przepracowania i stania się wąskim gardłem w rozwoju swojej firmy. Rozwiązaniem tej sytuacji jest inwestycja w odpowiednich pracowników lub współpraca z podwykonawcami, którzy wypełnią w naszej organizacji lukę kompetencyjną. Dzięki temu wbrew pozorom biznes być może będzie chwilowo mniej zarabiał, ale jednocześnie będzie mógł przyspieszyć swój rozwój, a efekty przyjdą po czasie np.dzięki temu głowa właściciela będzie wolna od kwestii operacyjnych. Drogi przedsiębiorco i menedżerze, napisz nad biurkiem: “wszystkiego sam nie zrobisz” i wracaj do tej myśli, kiedy tylko będziesz czuł się przeciążony lub będziesz brał na siebie zbyt wiele.

Zbyt szybko podejmowane decyzje drogą do kłopotów

Ostatnią trudność, o której chcę tutaj powiedzieć w kontekście samoświadomości menedżera i przedsiębiorcy, jest nadmierny pośpiech w podejmowaniu decyzji często kluczowych dla rozwoju firmy. Wielu założycieli firm i menedżerów zarządzających to ludzie czynu, ale niestety, może ujawnić się tutaj pewna wada, polegająca na tym, że szybciej robią niż myślą nad tym, co robią, przez co nie analizują odpowiednio wcześniej swojej decyzji, a ma ona wpływ na funkcjonowanie całego biznesu. Stare powiedzenie: jak się człowiek spieszy to się diabeł cieszy jest tutaj najbardziej na miejscu. W tym kontekście lepiej posłuchać starego mądrego cieśli, który mówił: zawsze mierz dwa razy – tnij raz.

Organizacja pracy przedsiębiorcy i menedżera

Wyobraź sobie sytuację, w której tylko przez 30 minut dziennie szukasz informacji, która jest dla ciebie ważna do działania. Wbrew pozorom nie jest to rzadka sytuacja. Jeśli dziennie tracisz tyle czasu na poszukiwania – rocznie oznacza to, że poświęcasz na nieproduktywne działania 10 dni roboczych swojego czasu… Ale nie tylko dlatego ważne jest, aby tak zorganizować system pracy, żeby każda niezbędne informacja była pod ręką. Nieporządek powoduje frustrację, brak płynności w pracy, a następnie stres i negatywne emocje, które przeciążają nasz umysł. 

Dlatego powinniśmy dążyć do pracy mając na uwadze 5 prostych zasad:

  1. Wybierz jedną rzecz, którą w danej chwili chcesz się zająć i skoncentruj się tylko na niej, odcinając się od całej reszty.
  2. Standaryzuj wszelkie możliwe aspekty pracy tak, abyś niektóre czynności robił zgodnie z pewnego rodzaju procedurą i nie musiał ich na nowo wymyślać.
  3. Kategoryzuj i porządkuj wszelkie aspekty swojej pracy. Taki porządek dają konteksty, w których pracujemy np. projekty inwestycyjne, marketing, sprzedaż czy nowe produkty. Wszelkie informacje dotyczące tych kwestii powinny znajdować się w jednym miejscu.
  4. Sprzątaj na bieżąco wszystkie rzeczy, które tylko mogą cię rozpraszać, a nie dodają wartości do twojej pracy. Usuwaj z pola widzenia niepotrzebne maile, dokumenty, czy różnego rodzaju rozpraszacze.
  5. Konsekwentnie pilnuj się reguł, które sam sobie wyznaczyłeś. Rozwijaj je i zmieniaj wraz ze zmieniającymi się warunkami twojej pracy. Wypracuj nawyk samodyscypliny, który małymi krokami, a doprowadzi Ciebie do celu.

Więcej na temat Efektywnego Systemu Pracy przeczytasz we wpisie “Jak zorganizować efektywny system pracy i lepiej zarządzać sobą w czasie

Jeśli interesuje Ciebie temat budowania efektywności w pracy menedżera i przedsiębiorcy zapraszam do kontaktu, wzięcia udziału w szkoleniu lub indywidualnych konsultacjach na spotkaniu bezpośrednim lub przez internet.

Model zdrowia organizacji Viable System Model

Model VSM pozwala przyglądać się organizacjom z wielu różnych perspektyw: od jednostkowych operacji wykonywanych przez pracowników, przez nadzór nad czynnościami operacyjnymi, komunikację pomiędzy częściami organizacji, aż po strategię firmy, ale i również poziom utożsamiania się pracowników z celami firmy. Model ten w dużej mierze odpowiada poziomom skupienia uwagi, o których pisze David Allen. Myślenie o organizacji w tych kategoriach pozwala na stabilny rozwój jej kluczowych płaszczyzn, które manager powinien w swojej pracy uwzględniać.

Zarządzanie kołem zlecania zadań

W skład kluczowych kompetencji managerskich wchodzą: delegowanie, monitorowanie, korygowanie, wspieranie, informacja zwrotna i motywowanie. W codziennej pracy managera brakuje czasu na ich realizację. Jednakże korzystając z podejścia systemowego, można usprawnić system zarządzania kołem zlecania zadań, w taki sposób, aby uwzględniać wszystkie ważne obszary w pracy managera. Dla uczestników naszych szkoleń przygotowaliśmy wiele udogodnień w postaci gotowych check-list, scenariuszy rozmów, narzędzi planowania, prowadzenia spotkań, rekrutacji, które pozwalają na przyspieszenie i zautomatyzowanie procesów zarządzania w firmie.

 Szkolenie Zarządzanie zespołem 

Zastosowanie metod efektywnego zarządzania w pracy managerskiej

Połączenie wielu prostych, ale efektywnych narzędzi zarządzania czasem jest idealne dla współczesnego managera, który funkcjonuje w dynamicznym środowisku, na wielu polach, od którego wymaga się umiejętności przywódczych, organizacyjnych i na którym ciąży coraz więcej obowiązków. Zapraszamy na szkolenie, które zmienia podejście do zarządzania sobą i zespołem: Zarządzanie czasem inspirowane metodą KAIZEN dla managera.

Więcej o metodzie:

fragment-zarzadzac-soba-w-czasie-maciej-sasin

Maciej Sasin
trener, coach, konsultant rozwoju organizacji
Akademia Rozwoju Kompetencji
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk za zgodą autora.

W celu zapoznania się z naszą ofertą, zapraszamy Państwa do kontaktu telefonicznego lub klikając na poniższy formularz zgłoszeniowy:

lub

Drodzy Państwo,

realizujemy szkolenia i coachingi w formie ON-LINE, dzięki czemu nie musicie rezygnować z planów rozwojowych. Bezpiecznie Was wspieramy.

Zapraszamy do kontaktu.