Zarządzanie czasem w pracy w XXI wieku

We współczesnym świecie biznesu trzeba nauczyć się wielotorowego zarządzania czasem, związanymi z: klientami, pracą działu, nowym oprogramowaniem, zmianami, projektami we współpracy z innymi działami. W tym artykule wskażę kilka kierunków które powinien rozważyć każdy pracownik, aby być skutecznym w swoim środowisku pracy.

Zarządzanie czasem – indywidualne podejście

Zarządzanie czasem? Czy to możliwe? Wielu zapyta: jak można zarządzać czymś, co jest poza naszym wpływem? Prawda, czasu nie da się zatrzymać, powstrzymać, spowolnić, czy przyspieszyć. To co możemy zrobić, to lepiej spożytkować czas, który mamy do wykorzystania. Wiele osób posiada negatywne przekonania na temat swojego podejścia do czasu. Uważają, że jest to ich słaba strona i nic z tym nie robią. Inni myślą o sobie, jako o osobach dobrze zorganizowanych i pozostają przy swoich sprawdzonych technikach.

„Kto przyjmuje wszystko w takiej postaci, w jakiej to na niego spada, ten nie kieruje sam swoja pracą, lecz jest przez nią kierowany”. Polymedia

Postawa, którą warto w sobie ukształtować w swojej pracy i w życiu osobistym, jest przejmowanie kontroli nad swoimi zadaniami i nie pozwolenie im, aby to one przejęły kontrolę nad Tobą. Efektem skutecznego zarządzania czasem ma być większa satysfakcja z życia osobistego i zawodowego, a czas który da się wygospodarować, należy wykorzystać tak jak chcemy, nie koniecznie na dodatkową pracę.

Dobre zarządzanie czasem jest mianownikiem sukcesu w życiu osobistym i zawodowym, jak również drogą do panowania nad przyszłością, która będzie bardziej przewidywalna. Jest także podstawą kreowania profesjonalnego wizerunku w oczach kontrahentów, szacunku ze strony kolegów, wzoru do naśladowania dla dzieci, czy w końcu źródłem uznania przełożonych.

Szkolenie: PRO TIME TOOLS zarządzanie czasem i sobą w czasie w XXI wieku

Żyjemy w świecie, w którym zmiana jest jedynym pewnym elementem. Ilość wiedzy do zdobycia, zadań do wykonania, czynności do podjęcia, czy odległości do pokonania, jest coraz większa i cały czas rośnie. Zarządzanie swoimi zadaniami jest niezbędne do osiągnięcia efektów w pracy, nie gubiąc się w ogromie spraw, oraz nie powodując nadmiernego stresu.

Zbuduj Efektywny System Pracy, aby lepiej zarządzać czasem

Generalnie w zarządzaniu zadaniami chodzi o to, aby sporządzić indywidualny system pracy, który pozwoli na bezstresowe i spokojne opanowywanie zadań do wykonania. System pracy ma być wypracowany w zależności od indywidualnych potrzeb. Istotą tego podejścia jest umieszczanie każdej ważnej informacji w systemie tak, aby w odpowiednim momencie mieć do niej dostęp, a nawet w taki sposób, że system sam podpowie o koniecznym działaniu.

Szkolenie: PRO TIME TOOLS zarządzanie czasem i sobą w czasie w XXI wieku

Wyrzuć wszystko z głowy

Jedną z bolączek naszego życia stał się nadmiar informacji, którymi musimy zarządzać. Pierwszą rzeczą, którą warto zrobić, to wypisanie wszystkich spraw pogrupowanych w odpowiednie konteksty i systematyczne przeglądanie ich. Pozwala to ograniczyć konieczność myślenia o otwartych sprawach i koncentrowanie się na właściwych rzeczach, we właściwym czasie.

Realizacja tej głównej idei jest bardzo prosta: przejrzyj wszystkie sprawy. To co nieważne, wyrzuć do kosza, resztę umieść na odpowiednich listach, w kalendarzu, deleguj osobom, które mogą dane zadanie zrobić lepiej lub podejmij odpowiednie działanie.

fragment-zarzadzac-soba-w-czasie-maciej-sasin

Zrób to, jeśli zajmie ci to dwie minuty

To jedna z kluczowych myśli, bardzo prosta, ale istotna. Dlaczego? Dlatego, że większość spraw które odkładamy na później, można załatwić bardzo szybko, a kiedy je odłożymy, prawdopodobnie utkną gdzieś zapomniane. Może to być szybka odpowiedź na maila, lub podjęcie decyzji ważnej dla pracownika. Nie ma co ich odkładać.

Mądrze używaj swojego kalendarza

Sugeruję, aby wszystkie sprawy, które można umieścić w kalendarzu, zapisać i zapomnieć o nich do momentu, kiedy będą wymagały działania. W celu kontroli nad nimi trzeba przeglądać kalendarz lub ustawić odpowiednie przypomnienie (w telefonie, lub elektronicznym kalendarzu). Kalendarz prowadzony systematycznie pozwala zwiększyć bezpieczeństwo i pewność wykonania zadań.

Monitoruj zadania, listy, sprawy przekazane

Jednym z ważniejszych działań jest monitorowanie zadań do wykonania, sporządzonych w postaci list, ale także przekazanych do realizacji innym osobom. To jest szczególnie ważne w pracy każdej osoby, dla której monitorowanie delegowanych zadań to jedna z najważniejszych spraw do załatwienia.

Czytaj więcej:
Zarządzanie czasem i organizacja pracy handlowca jak przeciwdziałać stresowi?
Zarządzanie czasem, a właściwie zarządzanie sobą w czasie dzięki ESP
Zarządzanie czasem dla managera i przedsiębiorcy w XXI wieku

Podsumowanie

Warto stosować przedstawione powyżej. Sam to robię i jestem z niego bardzo zadowolony. Warto zrobić jeszcze jedną rzecz: nauczyć swoich współpracowników tej metody, dzięki czemu wasza praca będzie bardziej efektywna. Wspólny język w myśleniu o pracy i częściowo wspólne kalendarze, zwiększają bezpieczeństwo, ograniczą stres i poprawią wyniki pracy. Odpowiedzialność za sukces leży po Twojej stronie! Jednak, aby Tobie pomóc w we wdrożeniu ESP, zapraszamy do kontaktu w sprawie indywidualnego lub grupowego szkolenia.

Maciej Sasin
trener, coach, konsultant rozwoju organizacji
Akademia Rozwoju Kompetencji
Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk za zgodą autora.

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA!

NEWSLETTER

Zapisz się już dziś do naszego newsletter'a a otrzymasz darmowy fragment książki "Skuteczna sprzedaż. Model, który zwiększy Twoje zyski" autorstwa Macieja Sasina!

Send this to a friend