Zarządzanie czasem który mamy do dyspozycji, jest kluczem do osiągnięcia produktywności w sferze zawodowej i prywatnej. We współczesnym świecie biznesu trzeba nauczyć się wielotorowego zarządzania czasem, związanymi z: klientami, pracą działu, nowym oprogramowaniem, zmianami, projektami we współpracy z innymi działami. W tym artykule wskażę kilka kierunków które powinien rozważyć każdy pracownik, aby być skutecznym w swoim środowisku pracy.
Co znajdziesz w artykule:
- Zarządzanie czasem – indywidualne podejście
- Zbuduj Efektywny System Pracy, aby lepiej zarządzać czasem
- Panowanie nad czasem – czy to możliwe w biznesowym świecie?
- Podsumowanie
Zarządzanie czasem – indywidualne podejście
Zarządzanie czasem? Czy to możliwe? Wielu zapyta: jak można zarządzać czymś, co jest poza naszym wpływem? Prawda, czasu nie da się zatrzymać, powstrzymać, spowolnić, czy przyspieszyć. To co możemy zrobić, to lepiej spożytkować czas, który mamy do wykorzystania. Wiele osób posiada negatywne przekonania na temat swojego podejścia do czasu. Uważają, że jest to ich słaba strona i nic z tym nie robią. Inni myślą o sobie, jako o osobach dobrze zorganizowanych i pozostają przy swoich sprawdzonych technikach.
„Kto przyjmuje wszystko w takiej postaci, w jakiej to na niego spada, ten nie kieruje sam swoja pracą, lecz jest przez nią kierowany”. Polymedia
Postawa, którą warto w sobie ukształtować w swojej pracy i w życiu osobistym, jest przejmowanie kontroli nad swoimi zadaniami i nie pozwolenie im, aby to one przejęły kontrolę nad Tobą. Efektem skutecznego zarządzania czasem ma być większa satysfakcja z życia osobistego i zawodowego, a czas który da się wygospodarować, należy wykorzystać tak jak chcemy, nie koniecznie na dodatkową pracę.
Dobre zarządzanie czasem jest mianownikiem sukcesu w życiu osobistym i zawodowym, jak również drogą do panowania nad przyszłością, która będzie bardziej przewidywalna. Jest także podstawą kreowania profesjonalnego wizerunku w oczach kontrahentów, szacunku ze strony kolegów, wzoru do naśladowania dla dzieci, czy w końcu źródłem uznania przełożonych.
Żyjemy w świecie, w którym zmiana jest jedynym pewnym elementem. Ilość wiedzy do zdobycia, zadań do wykonania, czynności do podjęcia, czy odległości do pokonania, jest coraz większa i cały czas rośnie. Zarządzanie swoimi zadaniami jest niezbędne do osiągnięcia efektów w pracy, nie gubiąc się w ogromie spraw, oraz nie powodując nadmiernego stresu.
Zbuduj Efektywny System Pracy, aby lepiej zarządzać czasem
Generalnie w zarządzaniu zadaniami chodzi o to, aby sporządzić indywidualny system pracy, który pozwoli na bezstresowe i spokojne opanowywanie zadań do wykonania. System pracy ma być wypracowany w zależności od indywidualnych potrzeb. Istotą tego podejścia jest umieszczanie każdej ważnej informacji w systemie tak, aby w odpowiednim momencie mieć do niej dostęp, a nawet w taki sposób, że system sam podpowie o koniecznym działaniu.
12 kluczowych kompetencji zarządzania czasem, które składają się na efektywny system pracy
Kompetencje te układają się w akronim Pro Time Tools, który jest kluczem do zwiększania efektywności osobistej, czyli:
Proaktywność, aby przeciwdziałać trudnościom
Refleksja i samoświadomość, aby ograniczyć wpływ swoich słaby stron
Organizacja w system pracy, aby o niczym nie zapomnieći nie tracić czasu na szukanie
Terminy i planowanie, aby ukierunkować swoje działania
Integracja z narzędziami IT, aby wspierać swoją pamięć i organizajcję miejsca pracy
Mindfullnes, czyli dbanie o koncentrację i uważność w trakcie pracy
Elastyczność, aby przygotować się na zmiany
Trenowanie nawyków, aby utrwalać potrzebne zmiany
Optymalizacja działań, aby caly czas doskonalić siebie i swój system pracy
Otwartość i kreatywność, aby mieć cały czas dostęp do nowych pomysłów
Listy i check listy, aby mieć najważniejsze sprawy pod kontrolą
Stres-odporność, aby radzić sobie z największymi wyzwaniami w pracy i życiu
Inspiracji do stworzenia powyższego modelu było wiele, wśród najważniejszych trzeba wymienić: metodę Kaizen, GTD Davida Allena, 7 nawyków skutecznego działania S. Covey’a, metody NLP, analizę transakcyjną Berne’a, badania P. Zimbardo nad czasem, Siłę nawyku Ch. Duhigga, Potęgę checklisty A. Gawande, nurt mindfullness Jona Kabat Zina, filozoficzne i socjologiczne obserwacje Zygmunta Baumana i wiele innych.
ESP (Efektywny System Pracy) to nawiązanie do rozwiązania znanego w samochodach – czyli systemu utrzymującego tor jazdy na zakręcie, kiedy wydarza się coś nie spodziewanego na naszej drodze. Moim skromnym zdaniem największą wartością ESP i Pro Time Tools jest kompleksowe spojrzenie na kwestię efektywności osobistej. Z jednej strony dotyczy postaw, a z drugiej, daje spójne narzędzia i konkretne techniki do wdrożenia w życie. Wszystko to jest potrzebne w szalonych czasach, w których żyjemy.
Przyświecała mi także idea projektowania, budowania i tworzenia. ESP jest modelem składającym się z modułów, które można dopasowywać do swojej specyfiki pracy i przyjętego stylu życia.
Proaktywność jako fundament ESP
Kluczowym dla zarządzania sobą w czasie jest proaktywność, którą można porównać do fundamentu domu. To dzięki niej możemy lepiej zapanować nad przyszłością, działając rozważnie, zapobiegliwie i przygotowując się na możliwe negatywne scenariusze. W skrócie proaktywność to sztuka wyboru działań, które w przyszłości mogą osłabić skutki niespodziewanych działań. Do działań proaktywnych należą np. robienie planów awaryjnych, tworzenie buforów czasowych, zabezpieczanie środków na czarną godzinę.
Rozwijaj samoświadomość – poznaj samego siebie, aby lepiej zarządzać sobą w czasie
Samoświadomość jest kluczem do osiągania sukcesu w życiu prywatnym, zawodowym, a także w relacjach z innymi. Znając siebie możemy dokonywać lepszych wyborów, działać bardziej proaktywnie, a także podejmować się działań, które dają większe prawdopodobieństwo sukcesu, a unikać lub poszukiwać wsparcia w tych, które nie są naszą mocną stroną. Samoświadomość to także rozumienie jakie jest nasze osobiste podejście do czasu, czy jesteśmy osobami żyjącymi „tu i teraz”, czy raczej jesteśmy nastawieni na planowanie przyszłości. Osoby o odmiennym nastawieniu do czasu mogą się borykać z trudnościami w realizacji zadań i celów.
Panowanie nad czasem – czy to możliwe w biznesowym świecie?
Postawa, którą warto w sobie ukształtować w swojej pracy i w życiu osobistym, jest przejmowanie kontroli nad swoimi zadaniami i nie pozwolenie im, aby to one przejęły kontrolę nad Tobą.
Efektem skutecznego zarządzania czasem ma być większa satysfakcja z życia osobistego i zawodowego, a czas który da się wygospodarować, należy wykorzystać tak jak chcemy, nie koniecznie na dodatkową pracę.
Dobre zarządzanie sobą w czasie jest mianownikiem sukcesu w życiu osobistym i zawodowym, jak również drogą do panowania nad przyszłością, która będzie bardziej przewidywalna. Jest także podstawą kreowania profesjonalnego wizerunku w oczach kontrahentów, szacunku ze strony kolegów, wzoru do naśladowania dla dzieci, czy w końcu źródłem uznania przełożonych.
Pamiętaj jednak o jednej ważnej sprawie: poznając gotowe narzędzia do zastosowania, musisz zacząć z nich korzystać, inaczej będą tylko pustymi hasłami. Odpowiedzialność za sukces leży po Twojej stronie! Jednak, aby Tobie pomóc w we wdrożeniu ESP, zapraszamy do kontaktu w sprawie indywidualnego lub grupowego szkolenia.
Postawy wobec czasu, a zarządzanie czasem
Wiele osób posiada negatywne przekonania, na temat swojego podejścia do czasu. Uważają, że jest to ich słaba strona i nic z tym nie robią. Inni myślą o sobie, jako o osobach dobrze zorganizowanych i pozostają przy swoich sprawdzonych technikach. Wiedza, którą mamy na temat zarządzania czasem, ma wspierać rozwój obu tych grup. Zapoznanie się z najskuteczniejszymi technikami stosowanymi w praktyce, a które mają na celu wspieranie rozwoju kompetencji zarządzania czasem, jest bardzo ważną częścią naszego rozwoju osobistego.
Czytaj więcej w poniższym artykule:
Wyrzuć wszystko z głowy, aby odzyskać kontrolę nad zadaniami
Jedną z bolączek naszego życia stał się nadmiar informacji, którymi musimy zarządzać. Pierwszą rzeczą, którą warto zrobić, to wypisanie wszystkich spraw pogrupowanych w odpowiednie konteksty i systematyczne przeglądanie ich. Pozwala to ograniczyć konieczność myślenia o otwartych sprawach i koncentrowanie się na właściwych rzeczach, we właściwym czasie.
Realizacja tej głównej idei jest bardzo prosta: przejrzyj wszystkie sprawy. To co nieważne, wyrzuć do kosza, resztę umieść na odpowiednich listach, w kalendarzu, deleguj osobom, które mogą dane zadanie zrobić lepiej lub podejmij odpowiednie działanie.
Sekwencja dobrego planowania dnia pracy
Aby dobrze zaplanować dzień pracy posłuż się następującą sekwencją:
- Przejrzyj maile, ostatnie sms i inne kanały, którymi docierają do Ciebie informacje
- Przejrzyj listy rzeczy do zrobienia z poprzedniego dnia i projekty nad którymi pracujesz
- Zajrzyj do kalendarza, aby upewnić się co ciebie czeka dziś, ale i w kolejnych dniach
- Stwórz listę rzeczy do zrobienia na dziś
- Ustal priorytety i cele na dziś
- Ustal optymalną kolejność według priorytetów, deadline”ów, dostępnej energii do działania i specyfiki swojej pracy
- Określ czas potrzebny na wykonanie najważniejszych zadań
- Zanim sam zaczniesz działać, deleguj sprawy innym, aby mogli już działać
W trakcie dnia elastycznie reaguj na pojawiające się
Unikaj przerywania pracy
Jedną z kluczowych kompetencji, która pomaga nam być bardziej wydajnym to ograniczenie wszystkich potencjalnych rozpraszaczy, których jest mnóstwo w naszym otoczeniu. Przerywanie wykonywanej pracy powoduje, że wykonujemy ją nawet dwa razy dłużej. W ciągu godziny pracy jesteśmy narażeni na kilkanaście impulsów, które mogą nam przerwać, takich jak powiadomienia w telefonie i na komputerze, częste sprawdzanie maili, czy dzwoniące telefony. Wyznaczaj sobie bloki czasu na pracę nad zadaniami bez przerw, odcinając się od wszelkich rozpraszaczy.
Zrób to, jeśli zajmie ci to dwie minuty,
To jedna z kluczowych myśli, bardzo prosta, ale istotna. Dlaczego? Dlatego, że większość spraw które odkładamy na później, można załatwić bardzo szybko, a kiedy je odłożymy, prawdopodobnie utkną gdzieś zapomniane. Może to być szybka odpowiedź na maila lub podjęcie decyzji ważnej dla pracownika. Nie ma co ich odkładać. Pamiętaj jednak, aby nie doprowadzić do efektu, w którym zasada 2 minut będzie dominować nad zasadą koncentracji na wykonywaniu pracy od początku do końca.
Mądrze używaj swojego kalendarza
Sugeruję, aby wszystkie sprawy, które można umieścić w kalendarzu, zapisać i zapomnieć o nich do momentu, kiedy będą wymagały działania. W celu kontroli nad nimi trzeba przeglądać kalendarz lub ustawić odpowiednie przypomnienie (w telefonie, lub elektronicznym kalendarzu). Kalendarz prowadzony systematycznie pozwala zwiększyć bezpieczeństwo i pewność wykonania zadań.
Monitoruj zadania, listy, sprawy przekazane
Jednym z ważniejszych działań jest monitorowanie zadań do wykonania, sporządzonych w postaci list i checklist, ale także przekazanych do realizacji innym osobom. To jest szczególnie ważne w pracy każdej osoby, dla której monitorowanie delegowanych zadań to jedna z najważniejszych spraw do załatwienia.
Podsumowanie
Pracując nad lepszym wykorzystywaniu czasu pracy warto stosować się do rad przedstawionych powyżej. Sam to robię i jestem z bardzo zadowolony z efektów tych nowych nawyków. Warto zrobić jeszcze jedną rzecz: nauczyć swoich współpracowników tej metody, dzięki czemu wasza praca zespołowa będzie bardziej efektywna. Wspólny język w myśleniu o pracy i częściowo wspólne kalendarze, zwiększają bezpieczeństwo, ograniczą stres i poprawią wyniki pracy. Odpowiedzialność za sukces leży po Twojej stronie! Jednak, aby Tobie pomóc w we wdrożeniu ESP, zapraszamy do kontaktu w sprawie indywidualnego lub grupowego szkolenia.
Maciej Sasin
Konsultant rozwoju organizacji
Założyciel firmy Akademia Rozwoju Kompetencji specjalizującej się w rozwoju organizacji. Autor książek Budowanie zaangażowania, Efektywny system pracy oraz Skuteczna sprzedaż. Pomagam firmom budować zaangażowanie pracowników.