Zarówno właściciele firm, jak i specjaliści z sektora MŚP obawiają się często, że opisanie i optymalizacja zarządzania procesami ograniczą ich elastyczność lub spowolnią dynamikę biznesu. W rzeczywistości jednak to właśnie wsparcie zarządzania procesowego pozwala na szybkie reagowanie na zmiany oraz utrzymanie spójnego standardu obsługi klientów. W niniejszym artykule obalę kilka mitów na temat zarządzania procesami w przedsiębiorstwie , a także wyjaśnię, dlaczego identyfikacja procesów biznesowych jest fundamentem sprawnego rozwoju.
Przekonasz się, że odpowiednie podejście do zarządzania procesem ciągłego doskonalenia może stać się kluczem do zwiększenia efektywności procesu i budowania przewagi konkurencyjnej w Twojej firmie — niezależnie od jej wielkości.
- Zarządzanie procesami a projektami – rozróżnienie
- Skąd się biorą opory przed zarządzaniem procesami i optymalizacją procesów biznesowych?
- „U nas się nie da” – kiedy właściciel procesu nie wierzy w sukces
- „Stracimy elastyczność” – doskonalenie procesu to szansa, a nie przeszkoda
- „Każdy proces i projekt jest inny – jak nimi zarządzać?” – sterowanie procesem można się nauczyć
- „Nie chcemy biurokracji” – metody zarządzania procesami nie muszą być biurokratyczne
- „Nie chcemy być korporacją” – narzędzia zarządzania i efektywność procesu w praktyce małej firmy
- Podejście procesowe: Czy efektywne zarządzanie procesami jest takie straszne?
Zarządzanie procesami a projektami – rozróżnienie
Zanim przyjrzymy się temu, skąd biorą się opory wobec nowoczesnego zarządzania procesami, warto w paru słowach odróżnić proces od projektu. Projekty są zazwyczaj ograniczone w czasie i służą jednorazowemu osiągnięciu konkretnego rezultatu, podczas gdy proces to sekwencja działań powtarzalnych w codziennej działalności firmy. W niektórych przedsiębiorstwach te pojęcia bywają stosowane zamiennie, co może prowadzić do mylnego wrażenia, że prowadzenie projektów to to samo, co zarządzanie procesami biznesowymi (BPM).
Proces biznesowy – dlaczego trzeba nim zarządzać
Definicja zarządzania procesami nie jest skomplikowana. Proces to coś powtarzalnego, sekwencja kroków i procedur, które stale wykonujemy w firmie, np. wprowadzanie faktur do systemu czy przygotowywanie oferty dla nowego klienta. Jeżeli nie wprowadzimy zarządzania procesem ciągłego doskonalenia, nie będziemy mogli sprawdzać, czy nasze działania przebiegają optymalnie ani też czy warto je modyfikować.
W rezultacie każdy pracownik mógłby inaczej realizować tę samą czynność, co prowadzi do rozbieżności w wynikach i utrudnia doskonalenie procesu, a już tym bardziej automatyzację procesów biznesowych. Efektywne zarządzanie procesami pozwala stworzyć optymalną, sprawdzoną ścieżkę działania, która oszczędza firmowe zasoby i zapewnia spójne rezultaty. W tym właśnie tkwi istota optymalizacji zarządzania procesami.
Skąd się biorą opory przed zarządzaniem procesami i optymalizacją procesów biznesowych?
Niezależnie od tego, czy mówimy o małym przedsiębiorstwie, firmie średniej wielkości czy korporacji, wszędzie istnieją procesy biznesowe w firmie. Problem zaczyna się, gdy nikt nie określa jasnej definicji zarządzania procesami i nie kontroluje świadomie tych powtarzalnych sekwencji zadań. Wówczas trudno stwierdzić, czy są one optymalne i czy nie należałoby czegoś zmienić.
Z drugiej strony brak jasno opisanych stanowisk powoduje zacieranie się odpowiedzialności. Brakuje specjalizacji i konkretnego przydziału zadań do osób lub działów, co jeszcze bardziej utrudnia organizacyjne zarządzanie procesami i modelowanie procesów.
„U nas się nie da” – kiedy właściciel procesu nie wierzy w sukces
Z mojego doświadczenia wynika, że powszechnym powodem niechęci do implementacji zarządzania procesami w firmie jest przekonanie, że „u nas jest to niemożliwe, bo nasza firma jest specyficzna, procesy są zbyt złożone i nie da się ich uporządkować”. Często jest to bardziej wymówka niż faktyczna blokada.
Jeśli nawet nie uda się zmapować i skodyfikować wszystkich działań w 100%, to mapowanie procesów i zarządzanie procesami strategicznymi na poziomie 50-60% daje już ogromną wartość. Dzięki zarządzaniu procesowemu zaczynamy lepiej rozumieć, co i w jaki sposób robią nasze zespoły oraz gdzie są obszary do poprawy procesu zarządzania.
Rola lidera w zarządzaniu procesami biznesowymi
Kluczowe jest zaangażowanie lidera – zarówno w małym, jak i dużym zespole. Jeśli zarządzający dostrzega, że doskonalenie procesów biznesowych może przełożyć się na lepsze wyniki, zaczyna się poważne myślenie o zarządzaniu procesami operacyjnymi, czyli tym, co naprawdę dzieje się w codziennej praktyce firmy. Lider powinien inspirować i wspierać zarządzanie przepływem pracy, nie traktując formalnych narzędzi jedynie jako zbędnej biurokracji.
„Stracimy elastyczność” – doskonalenie procesu to szansa, a nie przeszkoda
Kolejny mit brzmi: „nie chcemy ograniczać się sztywnymi regułami, bo cenimy sobie elastyczność”. W rzeczywistości podejście procesowe może tę elastyczność zwiększać. Jeśli mamy zdefiniowane procesy biznesowe poprzez poszczególne działy, łatwiej będzie je zmieniać i adaptować do nowych wyzwań. Doskonalenie procesu nie musi być zatem postrzegane jako „kaganiec”, lecz raczej jako element zarządzania procesowego, które przyspiesza rozwój i wprowadzanie innowacji.
Najważniejsze cele procesów w organizacji
- Odpowiednie zarządzanie procesami zapewnia spójność i jednakową jakość podejmowanych działań.
- Lepsze wykorzystanie zasobów, czyli zarządzanie zasobami w oparciu o realne dane.
- Możliwość szybkiego skalowania usług lub produktów.
Gdy mamy opisane, zmapowane procesy biznesowe w firmie i możemy prowadzić monitorowanie procesu w czasie rzeczywistym, łatwiej jest też wprowadzać zmiany i poprawki. To z kolei przekłada się na wyższą wydajność procesów oraz możliwość skupienia się na tworzeniu wartości dodanej dla klienta.
„Każdy proces i projekt jest inny – jak nimi zarządzać?” – sterowanie procesem można się nauczyć
Kolejnym ograniczeniem bywa przekonanie, że każdy klient czy projekt wymaga innego podejścia. To prawda, że cele biznesowe mogą być różne, a jednak pewne etapy i zadania w obsłudze klienta można ustandaryzować, aby nie musieć każdorazowo „wymyślać koła na nowo”.
Jeśli każda realizacja procesu wygląda inaczej, firma nie wyciąga wniosków z poprzednich doświadczeń i nie wprowadza analizy przyczynowo-skutkowej, przez co nie dokonuje poprawy procesów biznesowych. Z kolei świadome zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) i modelowanie procesów biznesowych pozwala iteracyjnie udoskonalać działania. Na przykład dzięki cyklowi uczenia się, mamy okazję przekonać się, co działa, a co nie i możemy wprowadzić Kaizen, czyli metodę małych kroków, która pozwala na ciągłe doskonalenie.
Cykl Deminga (PDCA):
Podstawowe narzędzia zarządzania procesowego
Wdrażając zarządzanie procesami, warto zaczynać od prostych rozwiązań, takich jak listy kontrolne (checklisty) czy panele do analizy procesów biznesowych. Możemy też posłużyć się oprogramowaniem ERP czy systemem zarządzania procesami, który pomaga w monitorowaniu procesu i mapowaniu procesów krok po kroku. Takie narzędzia zarządzania procesowego ułatwiają plan zarządzania procesami oraz ich konsekwentną realizację.
„Nie chcemy biurokracji” – metody zarządzania procesami nie muszą być biurokratyczne
Wiele osób boi się, że zarządzanie procesami oferuje jedynie rozbudowane instrukcje i stosy dokumentów. Istotnie, koncepcja zarządzania procesami w dużych korporacjach bywa kojarzona z procedurami na wszystko, ale w praktyce chodzi o użycie takich modeli, które realnie usprawniają działanie firmy.
Jeśli metodyka zarządzania procesami jest wdrożona po to, by zespół lepiej rozumiał, co należy zrobić i w jaki sposób, to nie ma w tym nic z biurokracji dla biurokracji. Organizacja procesowa potrafi być bardzo zwinna – wystarczy postawić na optymalizację zarządzania procesami tak, by zespół miał jasność działań, a jednocześnie nie czuł się przytłoczony formalnościami.
Podejście procesowe – zacznij od monitorowania procesu
Dobre zarządzanie procesami w firmie nie polega na tworzeniu stosów dokumentów, a na identyfikacji procesów (co właściwie robimy?), projektowaniu procesu (jak to powinno wyglądać?), a następnie systematycznym zarządzaniu procesem ciągłego doskonalenia. Tylko wtedy możliwa jest poprawa procesu zarządzania i wypracowywanie najlepszych praktyk.
Dzięki zarządzaniu procesowemu możemy krok po kroku sprawdzać, czy dana procedura wciąż jest optymalna, czy może należy ją udoskonalić. Ważnym wsparciem bywa tu system zarządzania jakością – niekoniecznie rozbudowany, ale choćby w postaci prostych wskaźników efektywności i bezpieczeństwa. Jeżeli obserwujemy efektywność zarządzania i dokonujemy optymalizacji procesów tam, gdzie realnie coś nie działa, to z czasem realizacja procesu staje się coraz szybsza, sprawniejsza i mniej kosztowna.
„Nie chcemy być korporacją” – narzędzia zarządzania i efektywność procesu w praktyce małej firmy
Szczególnie w niewielkich przedsiębiorstwach zarządzanie procesami czasem wydaje się „korporacyjną” metodą prowadzenia biznesu. Jednak zarządzanie procesami strategicznymi czy zarządzanie procesami operacyjnymi nie musi oznaczać, że wszyscy będą wypełniali tabelki i raporty. W małych i średnich firmach decyzyjność bywa łatwiejsza niż w korporacjach. Istnieje też bliższy kontakt między działami, co sprzyja samodzielnemu zarządzaniu procesami na poziomie poszczególnych zespołów.
Elementy zarządzania procesami, które sprawdzą się w każdej firmie
- Jasne wskazanie właścicieli procesów i odpowiedzialności.
- Mapa procesów (choćby prosta) pokazująca, co dzieje się krok po kroku.
- Modelowanie procesów i organizacyjne zarządzanie procesami, by wiedzieć, które działania muszą być realizowane sekwencyjnie, a które równolegle.
- Automatyzacja procesów biznesowych lub przynajmniej części powtarzalnych czynności, jeśli to możliwe technicznie i finansowo.
Taki zestaw pozwala elastycznie reagować na zmiany, a przy tym zachować ład i większą przewidywalność.
Podejście procesowe: Czy efektywne zarządzanie procesami jest takie straszne?
Jeżeli chcemy uzyskać większą powtarzalność działań, lepsze zarządzanie przedsiębiorstwem i zagadnienia zarządzania procesami mamy potraktować poważnie, to powinniśmy zacząć od identyfikacji procesów biznesowych. Zrozumienie, jak wygląda przepływ pracy, pomaga nie tylko menedżerom, ale i samym pracownikom. Procesowe zarządzanie przedsiębiorstwem nie ma nic wspólnego z odbieraniem ludziom decyzyjności – wręcz przeciwnie, ma usprawniać współpracę i pozwalać efektywniej się komunikować.
Błędem bywa również odkładanie decyzji o wprowadzeniu automatyzacji procesów czy rozwiązań zarządzania procesami z obawy przed kosztami lub zaburzeniem dotychczasowego ładu. Tymczasem dzięki zarządzaniu procesowemu bardzo często okazuje się, że zbędnych kroków jest sporo, a finalnie firma oszczędza i szybciej się rozwija.
Szkolenie z zarządzania procesami – skorzystaj w swojej firmie
Jeśli chcesz wprowadzić zarządzanie procesami w jednostce lub rozwinąć metodykę zarządzania w swoim zespole, polecam rozważyć szkolenia z zarządzania procesami. Dzięki temu:
- poznasz podstawy zarządzania procesami i zrozumiesz najważniejsze uwarunkowania zarządzania procesami,
- zobaczysz, jak działa automatyzacja procesów, a także w jaki sposób można wykorzystać zarządzanie procesami poprzez mapowanie procesów i modelowanie procesów biznesowych,
- nauczysz się, jak wygląda poprawa procesu zarządzania krok po kroku, by stale usprawniać firmowe działania,
- zrozumiesz, jak zarządzanie procesami strategicznymi łączy się z zarządzaniem procesami operacyjnymi, zarządzaniem strategicznym i jak tworzyć spójne zarządzanie organizacją.
👆
W Akademii Rozwoju Kompetencji prowadzimy organizację szkoleń w różnych formach – także w modelu szkolenia online, co pozwala elastycznie wdrażać plan zarządzania procesami we własnym tempie. Warto pamiętać, że specjalność zarządzanie procesami staje się coraz ważniejsza przy ciągle zmieniających się warunkach rynkowych.
Jeżeli potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu koncepcji zarządzania procesami czy chcesz usprawnić procesy zarządzania marketingiem bądź inne działania w firmie, zapisz się na bezpłatną konsultację z doradcą Akademii Rozwoju Kompetencji. Razem opracujemy system zarządzania dopasowany do Twoich potrzeb, uwzględniający zarządzanie procesami strategicznymi, implementację zarządzania procesami, a nawet zarządzanie kosztami i zasobami.
Pamiętaj, że zarządzanie procesami to nie tylko procedury. To także analiza przyczynowo-skutkowa, efektywność zarządzania, planowanie celów organizacji i działania z zakresu zarządzania zmianą. Wiele firm już się przekonało, że takie podejście nie ogranicza elastyczności, a wręcz przeciwnie – daje przestrzeń do prawdziwych innowacji i prowadzi do nowoczesnego zarządzania procesami.