Zarządzanie zmianą w organizacji – praktyczne wskazówki dla menedżerów w komunikowaniu nadchodzącej zmiany.

Zarządzanie zmianą w organizacji jest nierozłączną częścią każdej firmy, ale nie każdy jej pracownik chętnie na nią się godzi. Niektórzy płynną z prądem zmian, a dla innych zmiany są  impulsem do działania i rozwoju. Pozostali obawiają się, próbują uniknąć, wręcz walczą ze zmianami. Niestety, według licznych statystyk sytuacje „zaprzeczenia zmianie” występują znacznie częściej. Ludzie zazwyczaj boją się nowości, w szczególności niepewnej przyszłości po zmianie.

W poniższym artykule:

  • przedstawione zostaną najpierw etapy przejścia przez zmianę, omówione zostaną elementy “expose” informującego o zmianie.
  • podam praktyczne wskazówki menedżerom, jakie zwroty stosować i jak pomóc pracownikowi przejść przez zmianę.

Zarządzanie zmianą w organizacji

Mówiąc o zmianie w organizacji lub zmianie całej organizacji również mówimy o przejściu z jednego stanu do drugiego, które się odbywa w pewnym zakresie czasowym.  Każda zmiana jest procesem, którego nie da się w 100% zaplanować. Zazwyczaj jest to proces wymagający ciągłego przekształcania i dopasowywania się do sytuacji.

Jeszcze za czasów Starożytnej Grecji Heraklit z Efezu stwierdził, że “jedyną stałą rzeczą we wszechświecie jest zmiana”. Wszystko co nas otacza, jak również sami my – nieustannie przechodzimy z jednego stanu do innego.  Ciekawostką jest przetłumaczenie słowa “zmiana” na język chiński. Zmiana po chińsku to – 变化” – z czego jeden element oznacza zagrożenie, a drugi szansę. W mojej opinii, takie tłumaczenie  słowa “zmiana” nie wymaga szerszej definicji i w dobry sposób określa pojęcie zmiany.

Etapy zmiany w organizacji

We współczesnym świecie zmiany są nieuniknione. Jeśli masz okazję przeprowadzenia zmiany w organizacji, lub któraś zmiana dotyczy bezpośrednio Ciebie, jako lider zmiany musisz najpierw ją zrozumieć, zaakceptować i poprowadzić swój zespół przez każdy etap tej zmiany.

Niezależnie czego dotyczy zmiana (życia prywatnego lub zawodowego),  polega na przejściu przez 4 następujące fazy:

 #1 ZAPRZECZENIE
#2 OPÓR
#3 EKSPERYMENTOWANIE
#4 ZAANGAŻOWANIE

1. Etap zmiany: ZAPRZECZENIE 

Na tym etapie zmiana jest przez nas uznawana za ryzyko i zagrożenie. Bronimy się przed zmianą, ignorując informacje o zmianie lub jej inne przejawy. Udajemy, że nic się nie dzieje, lub że to nas nie dotyczy. Zachowujemy się jakby się nic nie zmieniło, a nawet jeśli i zmieniło się, to nie dotyczy nas i niedługo wszystko się skończy.

Nic nie pozostaje takie samo. Jedyne, czego można być, w życiu pewnym – to zmiana” – Trudi Canavan

Najlepszą metodą na szybkie przejście do kolejnej fazy jest szukanie informacji o tej zmianie w swoim otoczeniu. Np. poprzez rozmowę z innymi ludźmi, których ta zmiana również dotknęła będzie pomocne.

2. Etap zmiany: OPÓR

Na tym etapie zmiana w dalszym ciągu jest uznawana za zagrożenie. Zaczynamy się denerwować zachodzącymi zmianami, nie jesteśmy pewni czy sprostamy tym zmianom. Ten stan najlepiej obrazuje cytat “tak źle jak teraz, jeszcze nigdy nie było”.

Jest to najtrudniejsza z 4 faz przejścia przez zmianę. Aby sobie z nią poradzić warto uświadamiać, że własne odczucie i negatywne emocje są naturalne. Musimy pozwolić sobie na ten opór, nie zatrzymywać emocji w sobie. Warto poszukać wsparcia u innych, porozmawiać otwarcie i szczerze i przejść do etapu number 3.

3. Etap zmiany: EKSPERYMENTOWANIE

Zaczynamy się zastanawiać “być może są jakieś plusy tych zmian, hm… zobaczymy”.  Poznajemy nowe metody i rozwiązania. Najgorszy etap już mamy za sobą. Powoli przekonujemy się do nowego modelu pracy. Pozytywnie odbieramy to, co się dzieje dookoła.

4. Etap zmiany: ZAANGAŻOWANIE

W tym momencie uświadamiamy sobie, że powrót do stanu poprzedniego nie nastąpi.  Sporo przeszliśmy i nowe rozwiązania zaczynają działać coraz lepiej. Być może dzięki tym zmianom zaczniemy działać coraz sprawniej. Tak czy inaczej warto spróbować.

Zarządzanie zmianą – praktyczne wskazówki dla menedżera 

Będąc menedżerem też przechodzisz przez wszystkie powyższe zmiany, ale Twoim głównym zadaniem i obowiązkiem jest przeprowadzenie zespołu przez zmianę. W związku z tym, musisz przed ogłoszeniem informacji o zmianie organizacyjnej zastanowić się na temat obaw, jakie mogą się pojawić u Twoich pracowników, jakie stawiają sobie pytanie. Przykłady obaw pracowników to:

  • czy to wszystko się uda? czy stracę swoją pozycję?
  • czy sprostam nowym wymaganiom?
  • czy w ogóle warto się angażować? być może lepiej od razu zrezygnować?
  • co zyskamy? co stracimy?
  • jak się zmieni tryb pracy? jak teraz będzie wyglądała współpraca?
  • od czego będzie zależał mój wynik?
  • czy nauczę się czegoś nowego?

W związku z tymi licznymi obawami pracowników, każdy menedżer przed ogłoszeniem zmiany musi dokładnie i szczegółowo przemyśleć, co należy powiedzieć, aby uspokoić i przekonać team do zmiany.

Step by step – elementy expose menedżera ogłaszającego zmianę.

  1. Zastanów się jaki jest cel zmiany? Przedstaw co zostanie osiągnięte dzięki wprowadzeniu tej zmiany.
  2. Omów konsekwencje braku wdrożenia zmiany. Uświadom, że jest to konieczne.
  3. Przedstaw co czeka pracowników po zmianie. Omów zarówno pozytywne, jak i negatywne skutki. Rozmawiaj szczerze.
  4. Wyjaśnij jak będzie wyglądał proces zmiany, zakres czasowy, osoby odpowiedzialne.
  5. Określ swoje oczekiwania wobec pracowników. Zaznacz, że ich wsparcie jest nierozerwalnie związane z sukcesem organizacji.
  6. Wyraźnie zaznacz jakie zachowanie nie będzie akceptowane. Nazwij postawy pracowników, na które nie będziesz się zgadzać.
  7. Omów zakres wsparcia ze swojej strony.
  8. Podsumuj swoje przemówienie.
  9. Wysłuchaj swoich pracowników.

Rozmawiając z pracownikiem/pracownikami staraj się wykorzystywać poniższe zwroty:

  • okaż zrozumienie wobec oporu twojego pracownika (przecież sam przez to przechodziłeś), zastosuj zwrot np.:

“Wiem, że temat zmiany wywołuje sporo emocji. Sam/sama przechodziłam to. rozumiem ten stan”

  • daj szansę pracownikowi na wypowiedzenie się. Wysłuchaj go.
  • nie oceniaj jego zachowania. unikaj stwierdzeń “to jest źle/ dobrze. nie powinieneś tak robić. niesłusznie zrobiłeś”.
  • pomóż wspólnie znaleźć pozytywne aspekty zmiany:

“Być może teraz to wygląda skomplikowanie. jednak popatrzmy na to z drugiej strony.. dzięki temu….”

  • kieruj pracownika ku stanu przyszłościowym (po zmianie)

“Zastanówmy się, jakie twoje umiejętności będą przydatne w nowej sytuacji?”

  • pomóż poczuć się pewnie w tej sytuacji:

“Czy już kiedyś wcześniej miałeś podobną sytuację? pamiętasz, jak sobie z tym poradziłeś?”

  • przekonaj do eksperymentowania.

“ Umawiamy się dzisiaj, że spróbujesz, zapoznasz się a później (określ termin) spotkamy się, aby ocenić efekty i zobaczyć jakie będziesz miał wątpliwości. dobrze?”

Od tego momentu Twój pracownik zaczyna eksperymentować , działać, przechodzić przez zmianę, uczyć się, czasem popełniając błędy – ale właśnie po to jesteś mu potrzebny, aby mógł czuć się znacznie pewniej.

Podsumowanie

Każdy człowiek przechodząc przez zmianę doświadcza  wszystkich z powyższych etapów. Sam proces u każdego  wygląda w sposób bardzo zbliżony, pod kątem psychologicznej reakcji. Różnicą jest czas i szybkość przechodzenia przez etapy zmiany. Pamiętaj jednak, że od Ciebie jako menedżera oczekuje się dobrego przygotowania siebie do zmiany  i przygotowania do niej zespołu.  Sukces w przeprowadzeniu zmiany nigdy nie jest przypadkowy.  Jest to wynik dobrego przygotowania się menedżera, właściwych komunikatów i  odpowiednich decyzji. Pamiętaj o tym!

 Autor
Jana Markiewicz

ZAPISZ SIĘ DO NEWSLETTERA!

NEWSLETTER

Zapisz się już dziś do naszego newsletter'a a otrzymasz darmowy fragment książki "Skuteczna sprzedaż. Model, który zwiększy Twoje zyski" autorstwa Macieja Sasina!

Send this to a friend