Organizujemy szkolenia z metod zarządzania czasem, które wykorzystują ideę Kaizen, a także autorski model organizowania czasu i zadań ESP (Efektywny System Pracy). Współcześni managerowie, pracownicy, przedsiębiorcy coraz częściej skarżą się na brak czasu. Bardzo często przyczyną tego deficytu jest nieodpowiednie zarządzanie swoimi zadaniami, czasem ich wykonywania, a także energią, jaką poświęcamy na poszczególne działania. Metody takie jak Kaizen i ESP pozwalają wypracować swój własny, skuteczny system pracy, który pozwala osiągnąć efektywność osobistą oraz zespołową.
Zakres szkolenia:
1. Pro-aktywność w pracy managera.
- Fundamenty efektywnego działania w roli managera – WSTĘP (fragmenty filmów szkoleniowych + ćwiczenie)
2. Poznaj swój styl pracy, swoich współpracowników, aby lepiej wykorzystać potencjał i zniwelować zagrożenia.
- Autodiagnoza stylu pracy – kwestionariusz
- Omówienie różnych stylów pracy pod kątem szans i zagrożeń w pracy managera i współpracownika
3. Jak zbudować Efektywny System Pracy?
- Omówienie modelu pracy ESP
- Uwalnianie umysłu z obciążeń od otwartych spraw – ćwiczenie
- Zasada 5S: wybór, porządkowanie, sprzątanie, standaryzacja, samodyscyplina
- Tworzenie i zarządzanie kontekstowymi listami zadań – ćwiczenie
- Check listy jako narzędzie wspierające rutynowe zadania
- Wprowadzenie zasad kontroli wizualnej i KANBAN – przykłady praktyczne
4. Jak kształtować nawyki i jak wykorzystać je do zwiększania efektywności?
- Jak tworzą się nawyki? – ćwiczenie + dyskusja
- Zasady zmiany nawyków i tworzenia nowych, bardziej efektywnych – Ćwiczenie: planowanie zmiany
- Nawyki wspierające budowę ESP
5. Narzędzia IT do zarządzania czasem.
- Kalendarz elektroniczny
- Zarządzanie pocztą elektroniczną
- Współpraca online ze współpracownikami
Analiza praktycznych case study + wymiana doświadczeń
6. Koncentracja na celu i drodze do jego zrealizowania – motywacja w pracy.
- Zarządzanie zleconymi zadaniami
- Proces efektywnego planowania – ćwiczenie
7. Elastyczność, priorytety i higiena pracy umysłowej managera.
- Ustalanie priorytetów – metody D. Allena i D. Eisenhowera – ćwiczenie
- Higiena pracy umysłowej: wydajność i efektywność na co dzień – best practise
8. Optymalizacja systemu pracy.
- Zasada doskonalenia PDCA: plan – do – check – act
- Przeglądanie systemu i utrzymywanie w spójności
9. Ograniczenie stresu zgodnie z metodą ESP – podsumowanie.
Cele szkolenia:
- poznanie spójnego systemu zarządzania pracownikami i firmą,
- uporządkowanie i optymalizacja sposobu pracy,
- zdobycie umiejętności planowania i organizowania zadań,
- zrozumienie zasad reagowania na sytuacje nagłe i stresowe,
- zwiększenie efektywności w pracy managera lub przedsiębiorcy,
- wypracowanie indywidualnego systemu pracy,
- zapoznanie się z metodą i narzędziami zarządzania czasem,
- osiągnięcie efektywności w codziennych zadaniach i realizacji celów.
Korzyści ze szkolenia z zarządzania czasem:
- zapoznanie się z nowoczesnymi narzędziami zwiększania efektywności pracy,
- poznanie skutecznych i sprawdzonych metod zarządzania czasem,
- ukierunkowanie na realizację celów i wskaźników,
- zwiększenie energii do działania i doprowadzania spraw do końca,
- poprawienie komunikacji z pracownikami,
- zrozumienie zasad organizowania czasu, przestrzeni i formy pracy,
- odnalezienie się w pracy zdalnej, hybrydowej,
- wypracowanie systemu pracy, który uwzględnia life-work balance.
Czym jest metoda Kaizen i ESP
Może się wydawać, że to właśnie czas jest naczelną walutą dzisiejszego świata. Różnego rodzaju marki, twórcy, projekty rywalizują o to, ile czasu i uwagi im poświęcimy. Ta sytuacja obecna jest również w środowisku biznesowym. Tam czas jest nieocenionym zasobem, którym trzeba odpowiednio zarządzać, aby móc efektywnie wykonywać swoje obowiązki. Na szczęście istnieją metody takie jak Kaizen i Efektywny System Pracy (ESP), które ułatwiają życie managerów, pracowników i przedsiębiorców oraz pozwalają im skutecznie zarządzać swoim czasem i zadaniami.
Czym jest metoda Kaizen?
Metoda Kaizen nie dotyczy wyłącznie czasu, to holistyczna koncepcja ciągłego doskonalenia się, która świetnie sprawdza się w biznesie i zarządzaniu. Kaizen (z japońskiego zmiana na lepsze, ciągła poprawa) to strategia biznesowa, którą od lat wykorzystują światowe korporacje. Na pewno obiła ci się o uszy metoda małych kroczków – to właśnie największe uproszczenie idei, która stoi za Kaizen. Pozwala ona realizować zamierzone cele oraz utrzymywać wysoką efektywność firm, dzięki wykonywaniu drobnych, stopniowych kroków, w kierunku obranego celu. Każda zmiana, również ta na lepsze, budzi naturalny lęk. Jest to reakcja silnie zakorzeniona w fizjologii ludzkiego mózgu. I to właśnie ten lęk często jest przyczyną niepowodzenia innowacyjnych sposobów na osiąganie celów. Technika kaizen pozwala oswoić i zminimalizować lęk przed zmianą, a w dodatku uczy tego, jak podchodzić twórczo do napotkanych barier.
5S według Kaizen:
- Seiri (wybór) – wybranie rzeczy niezbędnych do pracy i oddzielenie ich od tych, które rozpraszają uwagę.
- Seiton (uporządkowanie) – znalezienie specjalnego miejsca dla każdej rzeczy, dokumentu i narzędzia.
- Seiso (sprzątanie) – dbanie o estetykę miejsca pracy, aby szybko wykrywać błędy i niedoskonałości.
- Seiketsu (standaryzacja) – porządkowanie działań i tworzenie nawyków wspierających efektywność.
- Shitsuke (samodyscyplina) – trenowanie i wzmacnianie samodyscypliny oraz umiejętności samokontroli.
Czym jest metoda ESP?
Efektywny System Pracy (ESP) to zestaw narzędzi dla współczesnego managera lub przedsiębiorcy, dzięki któremu można skutecznie radzić sobie z natłokiem spraw i zarządzać nimi. To metoda, która w prosty sposób pokazuje, jak z wykorzystaniem kilku sprawdzonych metod, zbudować swój własny efektywny system pracy. ESP określa konkretne obszary codzienności managera lub przedsiębiorcy, o które należy zadbać i zaplanować je, aby móc zwiększyć swoją skuteczność w pracy. Metaforycznie można porównać ESP do systemów bezpieczeństwa instalowanych w nowych autach. Ich celem jest monitorowanie wielu wskaźników i dbanie o kierowcę oraz pasażerów, pilnowanie, aby samochód trzymał się drogi i działał optymalnie. W naszym życiu jest podobnie. Odpowiednio zaprojektowany system pracy pozwala elastycznie reagować na zmiany i zarządzać czasem i przestrzenią wokół siebie.
Z jakich narzędzi zbudowany jest Efektywny System Pracy?
- listy kontekstowe spraw do załatwienia,
- listy kontrolne dotyczące powtarzalnych czynności.
- kalendarz elektroniczny do planowania,
- uporządkowane dokumenty w komputerze i w tradycyjnej formie,
- dyktafon.
Postawy wspierające ESP:
- proaktywność,
- rozwijanie samoświadomości,
- efektywne podejście do czasu,
- uważność na teraz,
- tworzenie pozytywnych nawyków,
- elastyczność,
- otwartość i kreatywność,
- optymalizacja środowiska pracy,
- zdolność radzenia sobie ze stresem.
Właściwe zarządzanie czasem jest ważne!
Według badań C. Hannaway i G. Hunt, aż połowa czasu pracy managerów jest marnowana na zajęcia i działania, które nie przynoszą realnych rezultatów i nie są skuteczne. Chyba każdy z nas zna takiego managera lub przedsiębiorcę, który jest w nieustannym biegu, ciągłym gaszeniu pożarów, nigdy na nic nie ma czasu, zapomina o swoich deklaracjach, trudno go złapać na rozmowę i nie dotrzymuje założonych celów. Nie zawsze powodem takiego zachowania są złe intencje lub temperament. Czasami przyczyną jest wysoki poziom stresu i chęć złapania wielu srok za ogon. W takich przypadkach najlepszym rozwiązaniem jest zrozumienie swojego systemu pracy i uporządkowanie chaosu, w którym się funkcjonuje. I tutaj z pomocą przychodzą metody Kaizen i ESP, które pozwalają wypracować nowe podejście do swojego typu pracy, zarządzania informacjami i zadaniami, a w rezultacie efektywniej zarządzać swoim czasem.
Zbudowanie swojego Efektywnego Stylu Pracy i wykorzystywanie zasad Kaizen pozwolą świadomie zarządzać rozpraszaczami umysłu poprzez ograniczenie liczby bodźców docierających do nas różnymi kanałami. Dzięki temu łatwiej znaleźć przestrzeń na bycie od offline i planować czas na nieprzerwaną, skoncentrowaną pracę bez rozpraszaczy, przypomnień i chaosu. Nie w każdej roli można sobie pozwolić na taką sytuację, ale zawsze warto to zrobić, kiedy możemy.
Szkolenie z zarządzania czasem z ARK – dlaczego warto
Najważniejszymi korzyściami umiejętnego gospodarowania swoim czasem i czasem swojej pracy pozwala zwiększać efektywność, produktywność, znajdować więcej czasu na siebie, swoje hobby, rodzinę, rozwój pasji i zainteresowań, a także czerpać większą satysfakcję z pracy. Praca nie powinna nas przerastać, ale stymulować do działania i angażować.
Uczestnicy otrzymają narzędzia w postaci check-list, scenariuszy rozmów z pracownikami i spotkań, narzędzi do planowania, czy metod wydobywania kreatywności. Szkolenie jest odpowiedzią na potrzebę zwiększania efektywności pracy w czasach, których natłok informacji, zadań i projektów ogranicza efektywne pełnienie roli managera. Osłabia to zaangażowanie pracowników, w momencie, w którym staje się ono najważniejszym celem firm w drodze do budowania zysku.
Efekty ze szkolenia – co zyskujesz
- skuteczniejsze zarządzanie stresem;
- umiejętność regenerowania się i znajdowania czasu na ważne dla nas rzeczy;
- łatwiejsze planowanie dużych projektów lub długoterminowych zadań;
- zmniejszanie przemęczenia i zwiększanie kreatywności i innowacyjności;
- lepsza i uważniejsza komunikacja ze współpracownikami;
- zwiększenie ilości czasu na ważne zadania;
- zmniejszenie presji i przemęczenia w pracy;
- mniejsza ilość błędów i przeoczeń;
- lepsze zarządzanie zasobami.
Czytaj więcej Zarządzanie czasem, a właściwie zarządzanie sobą w czasie dzięki ESP
W celu zapoznania się z naszą ofertą, zapraszamy Państwa do kontaktu telefonicznego lub klikając na poniższy formularz zgłoszeniowy:
lub